Ein Leitfaden für Finanzteams zur Einhaltung von Finanzvorschriften

Unternehmen im Finanzsektor sind aufgrund der strengen und sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften zur Einhaltung von Finanzvorschriften erheblichen Belastungen ausgesetzt. Diese Vorschriften bilden ein komplexes System, in dem Risiko, Innovation und Verbraucherschutz mit den unvermeidlichen Veränderungen in Einklang gebracht werden müssen. Führungskräfte im Finanzsektor müssen proaktiv regulatorische Rahmenbedingungen einführen, die neue Herausforderungen angehen, Verbraucher schützen und die Stabilität ihres Unternehmens auf dem Markt verbessern.

Finanzkrisen, technologische Entwicklungen und Marktumwälzungen zwingen Regierungen dazu, neue Compliance-Vorschriften einzuführen, um die finanzielle Stabilität und Transparenz wiederherzustellen und gleichzeitig das Risikomanagement zu verbessern. Doch trotz dieser sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften ist die Finanzbranche nach wie vor anfällig für Verstöße und böswillige Akteure, wobei die durchschnittlichen Kosten eines Sicherheitsverstoßes bei 5,97 Millionen US-Dollar liegen.

Um sich vor Instabilität oder Verstößen zu schützen, setzen Finanzverantwortliche zunehmend auf spezialisierte Tools und Automatisierung, um die Risiken zu verringern, die durch Ineffizienz, menschliches Versagen und Nichteinhaltung von Vorschriften entstehen.

Bevor wir im Detail darauf eingehen, welche Vorschriften eingehalten werden müssen, ist es wichtig zu verstehen, welche Konsequenzen die Nichteinhaltung von Compliance-Standards hat.

Was sind Finanz-Compliance-Vorschriften und wie wirken sie sich auf Finanzteams aus?

Eine Finanz-Compliance-Vorschrift bezieht sich auf einen vorgegebenen Standard, eine Spezifikation oder ein Gesetz, das für die Finanzbranche relevant ist. Diese Vorschriften wahren die Integrität der Finanzmärkte und schützen Verbraucher und Unternehmen vor Vorfällen wie Cyberangriffen oder Betrug. Sie können sich auf alles erstrecken, von der Art und Weise, wie Finanzinstitute personenbezogene Daten verwalten, über die Art und Weise, wie die Finanzkonsolidierung durchgeführt wird, bis hin zu der Frage, welche Finanzinstrumente auf verschiedenen Märkten eingeführt werden dürfen.

Warum Vorschriften zur Einhaltung von Finanzvorschriften wichtig sind

Vorschriften zur Einhaltung von Finanzvorschriften schützen Verbraucher und Anleger und wahren gleichzeitig die Integrität der Finanzmärkte im weiteren Sinne. Die Vorschriften schützen die Verbraucher vor unethischen Praktiken und sorgen dafür, dass Finanzunternehmen transparent bleiben, was für die Aufrechterhaltung des Vertrauens in Finanzinstitute und -märkte unerlässlich ist.

Die Einhaltung der Vorschriften verhindert auch Finanzverbrechen und Angriffe, die erhebliche wirtschaftliche Folgen haben können. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu Geldstrafen und rechtlichen Schritten führen und den Ruf eines Unternehmens schwer schädigen.

Unterschiede zwischen Finanz-Compliance-Management und Vorschriften

Finanzvorschriften beziehen sich speziell auf die Einhaltung von externen rechtlichen Vorgaben, Regeln und Gesetzen. Das Financial Compliance Management bezieht sich auf die internen Strukturen und Verfahren, die die vorgegebenen Geschäftsanforderungen auf der Grundlage der jeweiligen Rechtsprechung erfüllen müssen. Eine Financial Performance Platform wie Prophix One kann Unternehmen dabei helfen, beides zu bewältigen.

Globale Perspektiven für finanzielle Compliance-Vorschriften

Aus internationaler Sicht gibt es einige Ähnlichkeiten zwischen den Compliance-Vorschriften in den wichtigsten Volkswirtschaften der Welt. Beispielsweise liegt der Schwerpunkt weltweit verstärkt auf dem Datenschutz und strengen Maßnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche. Währenddessen passen sich die Entwicklungsländer langsam an die globalen Finanz-Compliance-Standards und ihre besonderen Herausforderungen an.

In einigen Fällen stehen Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, vor besonderen Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften. So muss beispielsweise ein Finanzinstitut, das sowohl in den USA als auch in der EU tätig ist, die Vorschriften beider Länder einhalten, die möglicherweise widersprüchliche Anforderungen stellen. In diesem Fall müssen Unternehmen zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um die Unterschiede auszugleichen, was die Betriebskosten erhöhen und Schwachstellen und Ineffizienzen in ihren Prozessen schaffen kann.

Finanzielle Compliance-Vorschriften, die von Finanzleitern zu beachten sind

1. Unternehmensrichtlinien/interne Kontrollen

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) enthält Vorschriften für die Speicherung und Verwaltung unternehmensrelevanter digitaler Finanzdaten. Dazu gehört die Protokollierung, Überwachung und Prüfung bestimmter Aktivitäten. SOX-Prüfungen konzentrieren sich auf die Informationssicherheit, einschließlich der Verwaltung von Zugriffskontrollen und regelmäßigen Datensicherungen.

Die SOX-Vorschriften umfassen Sicherheits- und Finanzbestimmungen und gelten für börsennotierte Unternehmen ab einer bestimmten Größe sowie für alle Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die öffentliche Unternehmen prüfen.

2. Anerkannte Rechnungslegungspraktiken

Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) sind eine Reihe von Standards und Verfahren, die vom Financial Accounting Standards Board (FASB) und dem Governmental Accounting Standards Board (GASB) ständig überarbeitet und neu herausgegeben werden. Die GAAP gewährleisten die Genauigkeit, Konsistenz und Transparenz der Finanzberichterstattung in den verschiedenen Branchen der USA. Öffentliche Gesellschaften und Unternehmen müssen bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und Dokumenten die GAAP befolgen.

Die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) werden vom International Accounting Standards Board (IASB) herausgegeben. Sie sind eine Reihe von Rechnungslegungsvorschriften für die Jahresabschlüsse öffentlicher Unternehmen und sollen dafür sorgen, dass diese transparent, einheitlich und so zugänglich sind, dass sie weltweit leicht verglichen werden können. Die IFRS gelten in 168 Ländern außerhalb der USA, darunter auch in der EU.

3. Lokale/staatliche/Bundesgesetze

Das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre der Verbraucher (California Consumer Privacy Act, CCPA ) räumt den kalifornischen Verbrauchern bestimmte Rechte in Bezug auf die Art und Weise ein, wie Unternehmen ihre personenbezogenen Daten behandeln und verarbeiten. Dazu gehört das Recht, zu erfahren, welche Daten verwendet, weitergegeben und verkauft werden, sowie das Recht, persönliche Daten zu löschen, die bei einem betroffenen Unternehmen gespeichert sind.

Außerdem haben sie das Recht, dem Verkauf personenbezogener Daten zu widersprechen, unrichtige Daten zu korrigieren und die Offenlegung sensibler Daten einzuschränken. Und schließlich haben die Verbraucher das Recht auf Nichtdiskriminierung bei Dienstleistungen und Preisen. Das CCPA gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Millionen Dollar, für Unternehmen, die 50 % oder mehr ihres Umsatzes mit dem Verkauf von Informationen erzielen, und für Unternehmen, die jährlich die personenbezogenen Daten von mehr als 50.000 Personen verarbeiten.

Der California Privacy Rights Act (CPRA) ähnelt dem CCPA, konzentriert sich jedoch nicht auf die Rechte des einzelnen Verbrauchers, sondern umfasst auch die Rechte von Arbeitnehmern auf personenbezogene Daten und die Rechte der Kalifornier im B2B-Geschäft (Business-to-Business).

Kalifornische Arbeitgeber mussten bis zum 1. Januar 2023 Datenschutz- und Datenerfassungsprotokolle einführen, um die CPRA-Vorschriften zu erfüllen. Das CPRA verleiht dem Einzelnen drei neue Rechte, unabhängig davon, ob er Arbeitnehmer, Verbraucher oder an B2B-Partnerschaften beteiligt ist:

• Das Recht, die Verwendung sensibler personenbezogener Daten einzuschränken.
• Das Recht, personenbezogene Daten zu berichtigen, indem man Änderungen an den Aufzeichnungen verlangt.
• Das Recht, automatisierte Entscheidungsfindungsmethoden abzulehnen.

4. Einhaltung von Steuer- und Meldepflichten

Die zweite Säule des OECD/G20-Projekts zur Bekämpfung der Gewinnverkürzung und -verlagerung (Base Erosion and Profit Shifting, BEPS) zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Einkommen nach dem globalen Minimum besteuert wird. Als Teil der Säule "Globale Mindestbesteuerung" des BEPS-Projekts verfügt es über mehrere komplexe Mechanismen, um sicherzustellen, dass diese Steuern gezahlt werden.

Die Regeln sind komplex und erfordern neue Formen von Finanzdaten für die Steuerabteilungen, zu denen sie Zugang haben können oder auch nicht. Diese Regeln und Vorschriften gelten für multinationale Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 750 Millionen Euro und sehen eine generelle Steuer von 15 % vor.

5. Industrie-/Regulierungsstandards

Umwelt-, Sozial- und Governance-Standards (ESG) messen die sozialen und ökologischen Auswirkungen einer Organisation. Obwohl sie in der Regel bei Investitionen eingesetzt werden, gelten sie auch für Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter und die Öffentlichkeit.

Es wurden zahlreiche Rahmenwerke geschaffen, die Unternehmen bei der Verwaltung der ESG-Berichterstattung unterstützen. Die Global Reporting Initiative (GRI) beispielsweise hat ein globales Rahmenwerk geschaffen, das Ansätze für die Wesentlichkeit, das Management und die Finanzberichterstattung sowie die Offenlegung für verschiedene andere ESG-bezogene Themen regelt.

6. Standards für die Datensicherheit

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) gilt gemeinhin als die strengste Datenschutzverordnung der Welt. Sie wurde geschaffen, um die Datenschutzgesetze in den EU-Mitgliedsstaaten zu harmonisieren" und gleichzeitig den Einzelnen mehr Schutz für ihre Daten zu bieten. Die GDPR basiert auf einem strengen Rahmen, der den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Genauigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sowie Verantwortlichkeit folgt.

Kanadas Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) ist das neue Anti-Spam-Gesetz des Landes. Es gilt für alle digitalen Nachrichten, einschließlich E-Mails und Texte, die Unternehmen in Verbindung mit einer "kommerziellen Aktivität" versenden Das bedeutet, dass globale Organisationen und kanadische Unternehmen, die kommerzielle elektronische Nachrichten (Commercial Electronic Messages, CEMs) von, nach oder innerhalb Kanadas versenden, vor dem Versand die Zustimmung der Empfänger einholen müssen. CASL gilt nicht für CEMs, die durch Kanada geleitet werden.

Wichtige Anforderungen an die Einhaltung von Finanzvorschriften

Datenschutz und Privatsphäre

Datenschutz und Privatsphäre stellen sicher, dass sensible Daten nur für zugelassene und zustimmende Stellen zugänglich sind. Sie verhindern auch, dass Cyberkriminelle Daten in böswilliger Absicht nutzen, und stellen sicher, dass Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten. Ohne gründliche und umfassende Richtlinien ist ein Unternehmen anfällig für Datenlecks, Rufschädigung oder Datenverlust durch einen Cyberangriff.

Prophix arbeitet mit Organisationen zusammen, um deren Anforderungen an den Datenschutz und die Verwaltung der finanziellen Offenlegung zu erfüllen, damit Unternehmen sicher sein können, dass sie die Compliance-Standards einhalten.

Cybersecurity

Die Einhaltung von Cybersicherheitsstandards bietet einen strengen Rahmen für den Schutz sensibler Kundendaten und stärkt so den Ruf und das Vertrauen eines Unternehmens in der Öffentlichkeit. Sie zeigt, dass sich das Unternehmen für sichere Geschäftspraktiken einsetzt und das Risiko eines Cyberangriffs oder einer Datenverletzung minimiert. Insbesondere Wirtschaftsprüfungsunternehmen verfügen über einige der wertvollsten Daten von Einzelpersonen und Unternehmen, und Hacker wissen dies, was sie anfälliger für Angriffe macht.

Eine Financial Performance Platform wie Prophix One unterstützt Unternehmen, die eine robuste Cybersicherheit aufbauen und aufrechterhalten wollen.

Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden

Die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden (Customer Due Diligence, CDD) umfasst die Überprüfung der Identität eines Kunden, die Bewertung seines Risikos und die kontinuierliche Überprüfung und Überwachung seiner Transaktionen. Sie hilft Unternehmen dabei, Betrug einzuschränken und Geldstrafen und schlechte Publicity zu vermeiden. CDD ist ein integraler Prozess für Finanzinstitute, die Geldwäsche und andere finanzbezogene Straftaten verhindern wollen. Prophix One ist eine hervorragende Plattform, die Unternehmen bei der Erfüllung der CDD-Anforderungen unterstützt.

Interne Kontrollen und Audits

Wenn ein Unternehmen keine internen Kontrollen hat und keine regelmäßigen Audits durchführt, kann es Investoren und Aufsichtsbehörden nicht versichern, dass die Finanzdaten sicher und korrekt sind. Jede Praxis zur Risikominderung geht auf Audits und interne Kontrollen zurück.

Qualitätskontrollen stellen sicher, dass die Ziele erreicht werden, und liefern routinemäßige Finanzberichte für Managemententscheidungen. Sie verringern auch das Risiko eines öffentlichen Skandals und stellen sicher, dass keine rechtlichen Schritte eingeleitet werden, indem sie das Unternehmen bei der Einhaltung der Compliance-Standards unterstützen. Die Implementierung einer Financial Performance Platform wie Prophix One ist eine gute Möglichkeit, um mit internen Kontrollen, Berichterstattung und Audits zu beginnen.

Transaktionsüberwachung

Die Transaktionsüberwachung dient der Verhinderung und Aufdeckung von Geldwäsche, was in der Regel bedeutet, dass verdächtig erworbene Gelder aufgespürt werden. Dabei werden Transaktionsdaten gründlich analysiert und Aktivitäten wie Kreditkartenbetrug und Überweisungsbetrug aufgedeckt. Prophix One, eine Financial Performance Platform, kann Unternehmen dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie Muster und Trends in Transaktionen erkennt, die auf illegale Aktivitäten hindeuten, und diese zur Überprüfung kennzeichnet.

Risikobewertung und -management

Die Risikobewertung ist ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Risikomanagementstrategie eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass sich alle Beteiligten an die vorgegebenen Bedingungen halten. Risiken müssen in der Finanzberichterstattung, im Betrieb und bei der Einhaltung von Vorschriften dargestellt und analysiert werden. Die Bewertung dieser Risiken ermöglicht es Unternehmen, ihre Ziele besser zu erreichen, indem sie bestimmen, wie sie Fallstricke vorhersehen und bewältigen können.

Prophix One, eine Financial Performance Platform, kümmert sich um die Bewertung und das Managementfinanzieller Risiken , damit Unternehmen sicher sein können, dass sie eine sichere und risikoarme Strategie aufbauen.

Behalten Sie mit Prophix One™ die Einhaltung von Finanzvorschriften im Auge.

Finanzielle Compliance-Vorschriften müssen nicht mehr so viel Kopfzerbrechen bereiten wie in der Vergangenheit. Wenn Sie die Vorschriften kennen, die Finanzleiter beachten müssen, darunter GDPR, SOX, GAAP und CCPA, sind Sie gut gerüstet, um die Compliance-Standards zu erfüllen.

Es ist auch wichtig, die Anforderungen für jede Vorschrift wie Cybersicherheit, Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und Transaktionsüberwachung zu berücksichtigen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu Geldstrafen, rechtlichen Schritten und einer Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens führen.

Mit Prophix One, einer Financial Performance Platform, ist die Einhaltung von Finanzvorschriften ein Kinderspiel. Wir bieten Ihrem Team ein umfassendes Lösungspaket, das auf die Finanzanforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.