Konsolidierung und Abschluss beschleunigen mit CPM
Reclaim your late nights and weekends
Defining consolidation and close
Too many organizations are still closing their books manually. It is no secret that manual accounting processes are a top frustration for nearly every finance team. The endless spreadsheets, and the late nights and weekends doing repetitious tasks like journal entries, reconciliations, reporting, and variances. Then, it suddenly got more interesting, or more complicated shall I say?
2020 happened and with it a pandemic, a lockdown and now, many of us are working from home. So, on top of everything, we now have distance, and remote communication to further hamper a process that already needed improving. Awesome, right?
In today’s world, we have several options when it comes to leveraging the right solution to tackle issues with consolidation and close. Many Enterprise Resource Planning (ERP) systems offer consolidation features to combine financials. Spreadsheets can also be used, but this often requires a lot of manual work.
There’s also purpose-built software that can support financial consolidation, close, and reporting. Corporate Performance Management (CPM) software is one such example of purpose-built software, and many organizations are already using it to streamline their FP&A processes.
CPM software streamlines FP&A by unifying all your financial data and automating mundane processes, giving you the luxury of time back on your side. Some CPM software can also provide robust and provides workflow capabilities to automate mundane financial processes and gives you the luxury of time back on your side. The interesting point here is that some CPM solutions also can provide robust consolidation and close capabilities. For some segments of the market, this might prove quite useful and provide a competitive advantage.
The consolidation process
A company’s approach to consolidation can vary depending on the controlling stake the parent company has in each subsidiary. Consolidation accounting is used when the parent has a controlling interest of more than fifty percent, which means that assets, liabilities, revenues, and expenses from subsidiary companies will be combined into the parent company’s financial statement. If a company owns a stake that is less than controlling but still has significant influence over the business, the equity method of account is required.
In the equity method of consolidation, the parent company reports their investment in subsidiaries on their balance sheet, as an asset equal to the purchase price. Once the subsidiary company reports its net income, the parent company reports revenue equal to its share of the subsidiary’s profit, increasing the value of the investment asset and recording the revenue as an increase to retained earnings.
Unabhängig davon, wie Sie Konsolidierungen in Ihrem Unternehmen durchführen, können Sie mit der speziell entwickelten Konsolidierung-Software Ihre individuellen Gegebenheiten konfigurieren und direkt in die Software integrieren.
Consolidation and close methods
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP-Systeme können Ihnen helfen, Ihre Bücher zu konsolidieren und abzuschließen, aber sie können ein schwieriges Werkzeug sein, da sie Ihre Konsolidierungs-, Abschluss- und Reporting Prozesse nicht vollständig automatisieren können. Daher erfordert ein Großteil des Abschlussprozesses immer noch manuelle Buchhaltungsmethoden und Tools wie Tabellenkalkulationen.
Tabellenkalkulationen
Spreadsheets are the tool accounting professionals are most familiar with, but they can demand a lot of human work hours, not to mention, focus and patience to assure that the complex process of consolidation and close are running correctly. The process can be very manual and error-prone, especially when more than one system is being used, loading data, and reviewing cells. Resolution can take a long time that could be better spent on planning or forward-looking strategic initiatives like frequent forecasting or even modelling scenarios to reduce your business risk as you plot your course through these unpredictable times.
Konsolidierungsspezifische Software
Purpose-built software that automates system-to-system reconciliation is usually used by companies with multiple systems to roll up. A tool focused on consolidation can replace the manual process of comparing multiple ledgers, integrate with different systems, bring data into a unique location, and create workflows. However, consolidation-specific software can get expensive and is sometimes overkill for small to mid-market companies, given they are limited to enhancing the consolidation and close process.
Corporate Performance Management (CPM)
Did you see this coming? Yes, the same software many organizations use to budget and plan can be used, depending on the vendor, to enhance the consolidation and close process. CPM software has much of the same functionality as a consolidation solution, but also offers a holistic finance solution that enables reporting and planning. In terms of the close process, CPM software allows users to create, edit, manage, and report all aspects of journal entries quickly and easily, such as intercompany eliminations and currency conversions. CPM software can also make it easy to apply credit and debit adjustments to support the financial consolidation process.
Wie du mit CPM schneller und genauer schließen kannst
Using a CPM tool like Prophix will simplify collaboration by tracking information as it flows into the software. Prophix helps administrators monitor the consolidation process and report on the status of it at any time. Consolidation with CPM software reduces the length of the financial close cycle and provides more accountability, ownership, and control to the finance team and key stakeholders. Prophix will allow you to automate many processes, such as:
Data imports
Das Einbringen von Daten aus verschiedenen Systemen wie ERP-, CRM-, HR- und Gehaltsabrechnungssystemen kann für jeden Abschluss ein großer Aufwand sein. Bei der alleinigen Verwendung traditioneller Tabellenkalkulationen ist die Datenkonsolidierung von Informationen aus verschiedenen Systemen oft die zeitaufwändigste Aufgabe für Finanzteams.
What if you could automatically pull data from these systems into the same place for each financial close? CPM software can integrate with different ERP, CRM, HR, and payroll systems for a seamless download of all your data into monthly report templates. By automating this data pull, you can save time that can be better used for financial analysis.
Intercompany-Eliminierungen
Intercompany-Eliminierungen werden verwendet, um die Kosten zu beseitigen, die mit dem Verkauf von Waren, Dienstleistungen, Krediten oder Eigentumsanteilen zwischen einer Muttergesellschaft und ihren Tochtergesellschaften verbunden sind. Prophix verfügt über eine Lösung namens Journals Manager, die im Herbst 2019 veröffentlicht wurde und bei der Eingabe und Anzeige von Intercompany-Eliminierungen hilft. Wähle einfach aus, für welche Entitäten du Informationen eingeben möchtest, und das Tool hat eine automatische Prüfung, um sicherzustellen, dass alle Werte ausgeglichen sind. Die erhöhte Sicherheit bei Journalbuchungen trägt auch dazu bei, die externen Auditprozesse zu erleichtern.
Anpassungen
Wenn eine Transaktion verspätet gebucht wird, oder schlimmer noch, wenn eine Transaktion falsch eingegeben wurde, muss eine Anpassung vorgenommen werden, um die Buchung für eine genaue Reportingabzugleichen. Mit dem umfassenden Datenverlaufs-Tracking-Tool von Prophix können Sie leicht sehen, ob Werte angepasst wurden. Sie können Journals Manager auch verwenden, um Anpassungen zwischen verschiedenen Perioden zu verfolgen, falls eine Transaktion in die falsche Periode gebucht wurde. Das spart dir Zeit, indem es einen transparenten, sichtbaren Pfad für einfachere Prüfungen erstellt.
Währung translation adjustment
CTA wird auch als kumulative Umrechnungsanpassung (CTA) bezeichnet und stellt die Differenz der Wechselkurse dar, die für die Umrechnung zwischen den Konten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden. Da Sie unterschiedliche Periodenend- und Periodendurchschnittssätze verwenden, ist CTA etwas, das bei jedem Abschluss berechnet werden muss. Die Verwendung einer CPM-Software kann dir helfen, diese CTA-Berechnung zu automatisieren, wodurch du Zeit sparst und du dich auf strategische Initiativen konzentrieren kannst.
Finanziell close management
Many financial teams cite the improvement of financial close management as a factor in their purchase of a CPM tool. With currency conversions, intercompany eliminations, adjustments and more, it is apparent why financial closes are such a tedious process for many companies. Prophix’s Workflow Manager allows you to streamline your financial close process by scheduling and organizing the different components of the close cycle. You can easily automate your monthly, quarterly, and annual financial close. Workflow Manager can also help with report distribution after all other processes have been completed.
Conclusion: CPM for consolidation and close
Wie wir bereits besprochen haben, ist CPM-Software eine überzeugende Option, um den Konsolidierungs- und Abschlussprozess zu beschleunigen. Die gleichen Attribute, die CPM-Software zu einer großartigen Planungsplattform machen, machen sie auch zu einer hervorragenden Lösung.
Wenn du deinen Planungs- und Abschlussprozess in derselben Lösung hast, erhältst du einen ganzheitlichen Überblick über die Finanzlage deines Unternehmens. Prophix verkleinert nicht nur Planungsfenster und erhöht die Genauigkeit durch Data integration und Automatisierung, sondern wendet die gleiche Methodik auch bei der Rationalisierung des Abschlusses an.
Die Cloud-basierte CPM-Lösung von Prophix ist ideal für die Arbeit aus der Ferne, da sie für jeden über ein mit dem Internet verbundenes Gerät zugänglich ist. Zentralisierte Daten, Automatisierung und Zusammenarbeit sind für alle Mitglieder des Finanzteams zugänglich, unabhängig davon, wo sie arbeiten.
Mit Prophix sparen Sie Zeit bei der Planung, Konsolidierung und dem Abschluss von Prozessen. Mit der zusätzlichen Zeit kannst du deinen Fokus auf strategische Initiativen verlagern, lange Tage und späte Nächte reduzieren und den Erfolg deines Unternehmens unterstützen.
