Warum die Hochschulbildung 2021 und darüber hinaus einen kontinuierlichen Planungsansatz verfolgen muss

Prophix ImageProphix Jan 21, 2021, 3:24:00 AM
Zuerst die schlechten Nachrichten.  2020 war ein herausforderndes Jahr für Colleges und Universitäten. Die Zahl der Anmeldungen für das Herbstsemester 2020 war im Vergleich zum Vorjahr um 3,3% gesunken. Die höheren Preise für internationale Studierende gingen um 16% zurück. Es war ein Kampf. Die Finanzteams mussten noch stärker werden und an vorderster Front stehen, um die Schulen durch diese herausfordernde Zeit zu begleiten. Es gibt natürlich einen Hoffnungsschimmer. Die Pandemie beschleunigt die digitale Transformation, und das wird die Qualität der Fernunterrichtsmöglichkeiten verbessern. Die Utah State University und viele unserer anderen Kunden aus dem Hochschulwesen bieten vollständige Online-Abschlüsse an. Hochschulen und Universitäten betrachten Online-Lernen als verpflichtendes und spezielles Angebot und nicht als Ergänzung zu bestehenden Präsenzprogrammen. Das hat knifflige Auswirkungen auf die Preisgestaltung für viele Schulen und es hat Auswirkungen auf Schüler, die Präsenzangebote bevorzugen, aber es vergrößert auch den Pool möglicher Kandidaten für die Institution erheblich. Dieser Trend ist auch für Menschen auf der ganzen Welt großartig — Bildung wird globaler und weniger geografisch und finanziell begrenzt. Wenn du das Finanzteam an einer Universität oder Hochschule leitest, hast du jetzt zahlreiche kurzfristige Auswirkungen und Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

Wie hoch wird deine tatsächliche Einschreibung für das Sommersemester und für das akademische Jahr 2021/2022 sein? 

Während sich Schüler in der Regel drei Monate oder länger im Voraus für ein Semester anmelden, können sie in der Regel innerhalb eines Monats nach dem ersten Schultag kündigen und von der Schule zurücktreten.  Da die Wirksamkeit von Impfstoffen und das Vertrauen der Gemeinschaft nach wie vor fraglich sind, ist es viel schwieriger geworden, die Zahl der Anmeldungen rechtzeitig vorherzusagen. Umgekehrt, werden die Einschreibungen viel höher sein, wenn neue Schüler, die 2020/2021 abgesagt haben, entscheiden, dass es jetzt sicher ist, die Schule zu besuchen?

Wird die Zahl der persönlichen Einschreibungen wieder auf das Niveau vor der Pandemie zurückkehren?

Die persönliche Anmeldung wirkt sich auf mehrere Bereiche aus, und ein steiler Rückgang hat weitreichende Auswirkungen. Zum einen finanzieren die Nettoeinnahmen aus den Wohnheimen oft Verwaltungsabteilungen und andere Funktionen der Schule. Persönliche „Aktivitäten“ im Zusammenhang mit Dingen wie Leichtathletik haben ebenfalls zu einem Verlust von Finanzmitteln geführt. Schließlich sehen sich Universitäten und Hochschulen mit einer überwältigenden Stimmung gegenüber niedrigeren Studiengebühren für Fernunterricht konfrontiert: Eine Umfrage der Charles Koch Foundation ergab, dass 9/10 Studierende der Meinung sind, dass sie weniger für Fernunterricht bezahlen sollten.

Wie werden sich Änderungen bei der Registrierung auf unseren Personalbestand auswirken? 

Viele Hochschulen mussten aufgrund von Umsatzeinbußen und weniger Präsenzunterricht Mitarbeiter beurlauben und Personal reduzieren. Einige dieser Mitarbeiter (wie Bibliothek, Internat, Essen &, Getränke und Leichtathletik) sind an die Anwesenheit vor Ort und die Anzahl der Studierenden auf dem Campus gebunden. Andere, wie die Anzahl der Lehrassistenten oder Dozenten, könnten an die Einschreibung gebunden sein.  Finanzteams müssen die Beziehungen zu den verschiedenen Arten von Mitarbeitern und den Studentenmix für das kommende Semester verstehen.

Was ist unser Finanzierungsdefizit?

Du kannst Finanzierungslücken beheben, indem du die Kosten senkst, und du kannst sie beheben, indem du neue Finanzierungsquellen erschließt, die nicht aus den Studiengebühren stammen.  Kannst du mit Alumni Relations zusammenarbeiten, um mehr von Spendern zu bekommen?  Ist eine größere Inanspruchnahme aus dem Stiftungsfonds angemessen? Gibt es zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten auf Bundes- oder Landesebene? Die Antworten auf diese Herausforderungen liegen nicht auf der Hand und müssen sorgfältig abgewogen werden. Das Office of Finance ist wichtiger denn je, um (1) das aktuelle Finanzbild zu verstehen und (2) eng mit dem Dekanat, der Zulassung, den Alumni-Beziehungen, dem Studentenservice und anderen Funktionen zusammenzuarbeiten, um diese herausfordernde Zeit zu meistern. Es gibt vier Schwerpunktbereiche, in denen Finanzteams aufsteigen und sich dieser Herausforderung stellen müssen:
  1. Adoptiere einen aktiven und kontinuierlichen Planungsprozess
  2. Verbinde deinen Personalplan
  3. Bring die Planung der Einschreibung und der Nettoeinnahmen aus Studiengebühren auf die nächste Stufe
  4. Nutze verschiedene Szenarien

Adoptiere einen aktiven und kontinuierlichen Planungsprozess

Das Gegenmittel zu vielen der zuvor besprochenen Herausforderungen liegt in einer aktiven und kontinuierlichen Planung. Die Tage eines einmal jährlich stattfindenden, monolithischen Planungsprozesses müssen vorbei sein.  An ihrer Stelle ein Planungsprozess, der zu jeder Zeit des Jahres stattfinden kann, so oft wie nötig. In Zeiten großer Unsicherheit planst du häufiger. Du weißt derzeit wahrscheinlich nicht, wie viele internationale Studierende für das Herbstsemester 2021 zurückkehren werden. Es ist unmöglich, mit der gleichen Genauigkeit vorherzusagen wie in den vergangenen Jahren.  Aber im Laufe des Jahres wird das immer klarer und dein Plan wird angepasst. Das ist mit einem traditionellen Planungsprozess nur in Excel schwer zu bewerkstelligen. Es ist schwierig, E-Mails an Abteilungsleiter zu schicken und zeitnah Feedback zu erhalten. Mit Prophix können Sie einen fortlaufenden Planungsprozess einrichten, der bei Bedarf mit minimalem Aufwand ein- oder ausgeschaltet werden kann, sodass Sie sich auf die Planung konzentrieren und nicht mit Excel kämpfen müssen.

Bring die Planung von Einschreibungen und Nettoeinnahmen aus Studiengebühren auf die nächste Stufe 

Weiter oben in diesem Beitrag haben wir erwähnt, dass die Zahl der Einschreibungen für internationale Studierende um 16 % und für alle Studierenden um 3,3 % gesunken ist. Das ist nur die halbe Geschichte. Wenn wir nur die "neuen" Immatrikulationen für das akademische Jahr 2020/2021 isolieren, ging die Zahl der Erstsemester in Summe um 13 % und bei den internationalen Erstsemestern um satte 43 % zurück. Also, um es anders auszudrücken, der größte Teil des Rückgangs für das akademische Jahr 2020/2021 ist auf niedrigere Neuzulassungen zurückzuführen und nicht auf Studenten, die sich dafür entschieden haben, nicht in die zweiten, mittleren und oberen Jahrgänge zu gehen. Dieser Rückgang der Neueinschreibungen endet nicht mit der Pandemie. Der Rückgang wird sich in den nächsten 4-6 Jahren auf das System auswirken, wenn diese Gruppe von Studienanfängern das System bis zum Abschluss durchläuft.  Die Situation schreit nach einem detaillierteren Ansatz für die Einschreibung und die Planung der Nettogebühren. Die Planung nach Studierendenkohorten ist eine der Lösungen für diese Herausforderung. Die Planung nach Studierendenkohorten ermöglicht es dir, für jedes Semester unterschiedliche Studiengebühren und Annahmen zur Fluktuation festzulegen.  Du kannst auch nach der Art der Zulassung planen, zum Beispiel internationaler oder inländischer Unterricht und Präsenzunterricht oder Fernunterricht. Hier ist ein Beispiel dafür, wie das Anmeldebudget erstellt werden könnte. Die Einschreibung 2021 ergibt sich aus dem 4. Jahrgang/den Senioren ab2018, dem 3. Jahrgang/den Junioren ab 2019, dem 2. Jahrgang/den zweiten Jahrgangsstudenten ab 2020 und dem 1. Jahrgang/den ersten Studienanfängern ab 2021. Wenn Sie jemals versucht haben, die Immatrikulations- und Studieneinnahmen nach Kohorte, Programm, Campus oder anderen Faktoren mit reinem Excel zu modellieren, haben Sie wahrscheinlich eine frustrierende Zeit hinter sich. Wenn du zum Beispiel 3 Campus, 200 Programme, 2 Studierendenarten (persönlich oder online) und 5 Studentenkohorten (vorausgesetzt, alle Studierenden schließen innerhalb von 5 Jahren ab), dann hättest du bis zu 6000 einzigartige „Modelle“ gehabt, die du sorgfältig im Auge behalten musstest. Es ist aus Sicht der Wartung nicht praktikabel und nicht das, wofür Excel entwickelt wurde. Prophix hilft Ihnen, die Planungslogik so zu zentralisieren, dass Sie Ihr Planungsmodell nur einmal erstellen. Ihr zentralisiertes Modell breitet sich dann problemlos auf alle Ihre Programme und Studentenkohorten aus, während Sie Top-down Annahmen laden oder eingeben und dann für bestimmte Programme optimieren können, während Sie die Ergebnisse anschließend auf Varianz Reporting aufschlüsseln können.

„Verbinde“ dein Budget

Da Schwankungen der Einschreibungen und der Einnahmen aus Studiengebühren derzeit eine Selbstverständlichkeit sind, ist es wichtig, die Zusammenhänge zwischen sich ändernden Einnahmen und den verschiedenen Ausgaben, die einer Universität oder Hochschule entstehen, zu verstehen. Es gibt viele direkte Beziehungen-
  • Bestimmte Arten von studentischen administrativen Personalbestand sind abhängig von der Präsenzausbildung
  • Lehrassistenten und sogar unbefristete und unbefristete Dozenten basieren auf der Summe-Immatrikulation
  • Die Ausgaben für Einrichtungen und Hausmeisterdienste sinken mit niedrigeren
  • Die Software- und IT-Kosten können steigen, je höher der Anteil des Fernunterrichts ist.
Mit Prophix können Sie Ihren Registrierungsplan direkt mit vielen Ihrer Ausgaben verbinden, so dass Abteilungen nicht in "Silos" geplant werden. Mit anderen Worten, wenn du einen Rückgang der Anmeldungen planst, werden auch die entsprechenden Ausgaben gleichzeitig beeinflusst, anstatt dass die Verbindungen voneinander getrennt werden. Mit Prophix können Sie diese Berechnungen zentralisieren, damit das System mit den Ebbe und Flut eines sich ändernden Budgets Schritt hält. Mit Prophix können Sie auch einen Top-down vs. Bottom-up Personalplan erstellen. Das Finanzteam kann automatisch einen Top-down positionsbasierten Plan unter Verwendung von Treibern und Formeln durchführen, während einzelne Abteilungsinhaber einen individuellen Personalbestand planen können. Dann würdest du die beiden Pläne vergleichen und wiederholen, bis du einen praktikablen Plan hast.

Entwickle verschiedene Szenarien

Du kannst die Zukunft nicht mit Sicherheit vorhersagen. Werden die Schüler im September 2021 selbstbewusst zum Präsenzunterricht zurückkehren? Werden die Studieninteressierten, die sich entschieden haben, das Jahr 2020/2021 zu überspringen, zur bestehenden Kohorte 2021/2022 beitragen? Wie wirksam werden die Impfstoffe sein und wird Fernunterricht für ein weiteres Jahr die Norm sein? Das Erstellen mehrerer Budgetszenarien, einige mit dem besten Fall, andere mit dem schlimmsten Fall und wahrscheinlichen Szenarien dazwischen, hilft dir, einen Überblick über das zu bekommen, was auf dich zukommt, und hilft dir, für Unbekannte zu planen, die in den kommenden Monaten enthüllt werden. Die traditionelle Herausforderung bei der Erstellung mehrerer Szenarien ist der zeitaufwändige und manuelle Charakter der Erstellung sinnvoller Budget-Iterationen. Mit Prophix wird diese Arbeit viel einfacher.  Du kannst weitreichende Änderungen an den Einschreibungs- und Preisannahmen vornehmen und dafür sorgen, dass diese Änderungen in deinem Planungsmodell bis auf die unterste Ebene übernommen werden.  Du kannst ganz einfach verschiedene Personalpläne erstellen und sie an verschiedene Finanzszenarien anhängen.  Sie können weitreichende Änderungen an Ausgabenbudgets vornehmen oder Ihren Endbenutzern die Möglichkeit geben, ihre eigenen Budgetiterationen beizubehalten.
Der Schlüssel, um in dieser schwierigen Zeit zurecht zu kommen und Gelegenheiten zu nutzen, ist anpassungsfähig und dynamisch in deinen Planungsprozessen zu sein. Prophix hilft Ihnen, alle mühsamen und unpraktischen Komponenten eines detaillierten Finanzplans zu modernisieren und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Analyse zu konzentrieren und ein strategischer Geschäftspartner Ihrer Universität oder Hochschule zu sein.  
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