Stärkung der operativen Planung bei Guardian Energy
Budgetdaten werden nun in nur zwei Wochen zusammengestellt, was eine rechtzeitige Analyse und ein 12-monatiges Investoren-Reporting ermöglicht.
Umsätze, Budgets, Prognosen und Finanzen werden in ein zentrales System integriert, wodurch Abläufe und Entscheidungsfindung optimiert werden.
Führungskräfte in drei Ethanolwerken greifen nun eigenständig auf Finanzdaten zu und analysieren sie, wodurch die Abhängigkeit von der Buchhaltung verringert wird.
Mit der Integration in PaperSaver Dokumentenmanagement-Software kann das Finanzteam Unregelmäßigkeiten direkt zu den Quelldokumenten zurückverfolgen, was die Transparenz und die Ausgabenkontrolle verbessert.
Guardian Energy Management, LLC befindet sich in Prior Lake, MN, und wurde 2011 gegründet, um Management- und andere Dienstleistungen für Guardian-Mitglieder und andere Ethanolanlagen anzubieten. Guardian Energy Management verwaltet derzeit drei Ethanolanlagen im Mittleren Westen.
Die größte Herausforderung von Guardian Energy war das Fehlen eines formellen Budgetierungsprozesses. Stattdessen gab ihre Finanzabteilung ihren Finanzgebern eine grobe 12-Monats-Projektion, die keinen Input von externen Stakeholdern enthielt. Bei der Bewertung von Financial Performance Management (FPM)-Lösungen suchte Guardian Energy nach einem ganzheitlichen Überblick über die Betriebsabläufe des Unternehmens, Automatisierung ohne den Einsatz von Tabellenkalkulationen und einem gesteigerten Vertrauen in die Daten, die sie mit Stakeholdern teilen. Das Finanzteam wollte auch die Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb ihrer Betriebsabteilung erhöhen.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Guardian Energy evaluierte mehrere verschiedene FPM-Lösungen, darunter auch mehrere Enterprise-Anbieter. Nach eingehender Analyse und Diskussion stellte Guardian fest, dass die Ähnlichkeiten zwischen der Benutzeroberfläche von Prophix und Excel einen einfachen Übergang für ihre Mitarbeiter darstellen würden, was die Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen erhöhen würde. Der Accounting Manager von Guardian hatte auch bereits Erfahrung mit Prophix und war zuversichtlich, dass sie ihre Bedenken mit minimalem technischem Training ausräumen könnten.
Guardian Energy integriert Prophix mit zwei Systemen - Intellego, einem Microsoft Dynamics GP-Toolset, das für Biokraftstoffe und Prozessfertigung entwickelt wurde, und PaperSave. Ihr Finanzteam hat ihre Geschäftsabläufe optimiert, indem es ihre Einnahmen, Budgets, Prognosen und Finanzdaten in ein einziges, einheitliches Finanzmodell integriert hat.
Seit der Implementierung von Prophix hat Guardian Energy seinen Ansatz zur Budgetierung transformiert. Jetzt stellen sie ihre Budgetdaten über einen Zeitraum von zwei Wochen zusammen, was ihrem Finanzteam die Möglichkeit gibt, ihre Daten zu analysieren, Trends und Muster zu verstehen und Geschäftsbereiche zu vergleichen. Wenn sie gebeten werden, einen 12-monatigen Ausblick zu geben, haben sie nun die Mittel, um ihren Investoren einen detaillierten Bericht zu liefern. Mit Einblick in Budgets vs. Ist-Werte kann ihr Finanzteam auch besser verstehen, wie sich ihre Entscheidungen auf das Endergebnis auswirken und Mittel auf Basis dieser Daten umverteilen.
Mit Prophix haben Betriebsleiter in den drei Ethanolanlagen von Guardian mehr Kontrolle über ihre Daten und bessere Transparenz darüber, wie sie im Vergleich zu den geplanten Ausgaben abschneiden. Es besteht weniger Abhängigkeit von der Buchhaltungsabteilung für Informationen, da das Betriebsteam leicht in Finanz- und Budgetdaten eintauchen kann, was ihnen die Möglichkeit gibt, bei Bedarf flexibel zu reagieren. Das Team von Guardian Energy verlässt sich auch stark auf ihre PaperSave-Integration. PaperSave ist eine Dokumentenmanagement-Software, die Guardian für das Scannen von Rechnungen und die Genehmigung von Workflows nutzt. Mit ihrer PaperSave-Integration kann das Finanzteam Unregelmäßigkeiten untersuchen, indem es zu den zugrunde liegenden Transaktionen hinübergeht, die Kaufdetails (z. B. Genehmigung der Kreditorenbuchhaltung) umreißen und einen Hyperlink enthalten, um das ursprüngliche PDF-Dokument zu sehen. Dies bietet vollständige Transparenz und interne Prüfungsfähigkeit für die Ausgaben des Betriebsteams.
Guardian Energy plant, ihre Metriken zu erweitern, um mehr Vergleiche zwischen der Betriebsleistung ihrer Ethanolanlagen einzubeziehen, was eine weitere Integration mit Intellego erfordern wird.
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