Die folgende Geschichte dürfte vielen Finanzämtern an Hochschulen und Universitäten bekannt vorkommen. Sie planen für das akademische Jahr 2021/2022. Sie planen sechs Monate im Voraus, zum Teil, weil dies die Zeitvorgaben sind, die für die verschiedenen strategischen und taktischen Planungsebenen erforderlich sind, und zum Teil, weil der technische Planungsprozess eine Menge beweglicher Teile hat und, offen gesagt, einfach viel Zeit in Anspruch nimmt.
Sie nehmen die Excel-Dateien, die Sie letztes Jahr verwendet haben. Es gibt eine zentrale Arbeitsmappe mit etwa 20 Registerkarten mit konsolidierten Berichten und verschiedenen Zeitplänen für Einschreibungen, Studiengebühren, Unterkunft und Verpflegung, Sportprogramme und Spenden. Außerdem gibt es 30 einzelne Dateien mit redundanten Formaten, die den 30 verschiedenen Verantwortungsbereichen entsprechen.
Die historischen Ist-Daten müssen mit den Daten eines neuen Jahres aktualisiert werden. Sie gehen also in Colleague, Banner, Jenzabar oder das von Ihnen verwendete ERP-System und laden die Bilanz des Vorjahres herunter. Die Datei mit der Summen- und Saldenliste ist umständlich formatiert, so dass Sie einige Zeit damit verbringen, sie zu bereinigen: Sie bringen sie in ein ansprechendes Tabellenformat, drehen die Vorzeichen um, teilen die GL-Zeichenfolge auf und so weiter. Diese endgültige Tabelle legen Sie sorgfältig auf der Registerkarte Rohdaten in Ihrer Hauptarbeitsmappe ab, wo Sie von anderen Registerkarten und Dateien aus auf sie verweisen werden.
Dann machen Sie dasselbe mit Ihrem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, damit Sie Planstellen und Personalbestand budgetieren können. Allerdings müssen Sie hier jede der 30 Abteilungsarbeitsmappen sorgfältig durchgehen und die richtige Anzahl von Mitarbeitern einfügen.
Jetzt müssen Sie Ihre Registerkarten aktualisieren, damit sie mit dem neuen Haushaltsjahr funktionieren. Sie führen eine inkrementelle Budgetierung durch, d. h. Sie nehmen für jede Registerkarte das endgültige Budget des Vorjahres und machen es zur Grundlage für das kommende Jahr. Da Sie auch ein neues Jahr mit Ist-Werten ausweisen müssen, kopieren Sie die Spalten aus dem Vorjahr und fügen Formeln für das neue Jahr ein. Jede Registerkarte in Ihrer Arbeitsmappe muss aktualisiert werden.
An dieser Stelle kommt es zu einem Problem: Die Schule hat seit dem letzten Jahr einige neue Programme eingeführt. Jetzt müssen Sie diese kopieren und einfügen und neue Registerkarten für diese Programme einrichten. Sobald die Formatierung und die Beschriftung stimmen, gehen Sie zu Ihren zahlreichen konsolidierten Berichten und aktualisieren die Verknüpfungen, damit diese neuen Registerkarten richtig zusammengefasst werden.
Nun ist es an der Zeit, die Rückmeldungen Ihrer 30 Abteilungsleiter einzuholen. Als Sie die Datei per E-Mail versenden wollen, werden Sie plötzlich nervös. Die Datei enthält Informationen zur Gehaltsabrechnung, geht sie an die richtige Person? Sie prüfen und prüfen noch einmal und klicken schließlich auf "Senden". 29 weitere E-Mails sind zu verschicken.
Nach einem Monat und ein paar Erinnerungs-E-Mails erhalten Sie die Dateien langsam zurück. Bei einigen von ihnen sind die Nummern richtig ausgefüllt. Andere haben die Anweisungen nicht befolgt, oder die Zahlen ergeben keinen Sinn, also schicken Sie E-Mails zurück und buchen weitere Termine.
Sobald Sie alle Dateien zurückerhalten haben, konsolidieren Sie alles in Ihren Excel-Modellen, und Sie können endlich das Gesamtbild sehen. Natürlich müssen noch weitere Änderungen vorgenommen werden. Die Ausgaben in einigen Bereichen sind unrealistisch. Einige Abteilungen haben viel zu viele neue Stellen geschaffen. Es gibt einige große strukturelle Probleme zwischen den Ausgaben für einige Programme und den erwarteten Einschreibungen und Studiengebühren. Keines dieser Probleme ist überraschend oder unerwartet, es braucht nur Zeit, sie zu lösen. Und diese Zeit vervielfacht sich für jeden Teil, der manuell ausgeführt wird.
Beseitigen Sie lästige, manuelle Aufgaben
Die Beseitigung der manuellen Reibungspunkte ist der Schlüssel zur Eröffnung neuer Möglichkeiten und zur Verbesserung des Planungsprozesses. Jeder manuelle Schritt raubt den Finanzverantwortlichen Zeit. Jeder manuelle Schritt verlängert die Zeitspanne, die für die Planung benötigt wird. Jeder manuelle Schritt macht es komplizierter, gutes Feedback aus der gesamten Universität oder Hochschule zu berücksichtigen. Jeder manuelle Schritt birgt die Möglichkeit von Fehlern.
Glücklicherweise reduziert moderne Corporate Performance Management-Software die Reibungsverluste an jedem Punkt des Prozesses:
- Sie können Datenfeeds einrichten, die automatisch Ihre Leistungsbilanz, Einschreibungsdaten, Gehaltsabrechnungen, Lehrplaninformationen oder andere Quellen laden.
- Sie können Standard-Eingabeformulare einrichten, die Sie zentral verwalten und für jedes Ihrer Programme oder Abteilungen wiederverwenden. Egal, ob Sie 20 oder 200 Abteilungen haben, Sie richten das Format einmal ein, und die eindeutigen Kombinationen werden automatisch erstellt.
- Sie können Ihre Zeitpläne und Arbeitsabläufe für die Budgetierung wirklich selbst in die Hand nehmen. Anstatt Dateien per E-Mail zu versenden, loggen sich Ihre Verantwortlichen ein, um die neuesten Zahlen zu sehen und Eingaben zu machen. Sie erhalten Live-Updates während der Arbeit und ein Dashboard, auf dem Sie sehen können, wer bereits Beiträge eingereicht hat und wer noch aussteht.
Wenn Sie diese manuellen Reibungspunkte beseitigen, haben Sie die Möglichkeit, häufiger und gründlicher zu planen und andere in Ihren Planungsprozess einzubeziehen.
Häufiger planen
Der Jahreshaushalt ist für die meisten Organisationen der Standard und das aus gutem Grund. Universitäten und Hochschulen haben sehr strukturierte akademische Semester, die genau auf das Kalenderjahr abgestimmt sind, so dass es sinnvoll ist, auf dieser Grundlage zu planen. Aber gleichzeitig ist die Planung einmal pro Jahr etwas willkürlich. Die Situation kann sich häufiger ändern als das.
- Wie wird die Einschreibung zwischen den Semestern aussehen, wenn die Pandemie in jüngster Zeit für Unsicherheit gesorgt hat?
- Wenn Sie neue akademische Standards einführen, wie wird sich das auf die Fluktuation auswirken?
- Wie genau sind Ihre Ausgabenprognosen, und werden Sie diese irgendwann revidieren müssen?
Zumindest ist es ratsam, vor jedem Semester eine kurze Planungsphase durchzuführen, um die Annahmen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Finanzen mit den zentralen Zielen und dem Auftrag der Universität übereinstimmen.
Diese neuen Vorausschätzungen müssen nicht so detailliert sein wie der gesamte Haushaltsprozess. Wenn der ursprüngliche Plan solide und nach wie vor von hoher Relevanz ist, müssen Sie möglicherweise überhaupt keine Änderungen vornehmen. Sie können lediglich einige Anpassungen bei den Einschreibungen oder der Anzahl der Mitarbeiter vornehmen. Sie können diesen Prozess sogar zentral in der Finanzabteilung abwickeln, anstatt ihn zu einem größeren Prozess zu machen, der die übrigen Verantwortungsbereiche mit einbezieht.
Der Schlüssel liegt nicht darin, einen erschöpfenden Budgetprozess mehrmals pro Jahr zu wiederholen, sondern vielmehr darin, dynamisch zu sein und bereit, Teile des Planungsprozesses zu durchlaufen, wann immer es nötig ist. Ihre Softwarelösung sollte bei Bedarf ein- und ausgeschaltet werden können, ohne dass Sie etwas einrichten oder konfigurieren müssen.
Planen Sie detaillierter
Manchmal sind die zusammengefassten Daten aus Ihrem Hauptbuch zu umfangreich, um den Planungsprozess wirklich zu unterstützen. Nehmen Sie zum Beispiel Ihre Wohnheime und die Unterkunft und Verpflegung. In Ihren Jahresabschlüssen werden diese Einnahmen und Ausgaben vielleicht in einer Handvoll Einzelposten zusammengefasst. Eine Planung auf dieser Detailstufe schadet der Genauigkeit und erschwert die spätere Leistungsmessung.
Bei der Planung der Unterbringung auf dem Campus könnten Sie zunächst die Logik für die Einnahmen entwickeln. Die Einnahmen aus der Unterbringung könnten der Anzahl der Studenten mal dem durchschnittlichen Zimmerpreis entsprechen. Dann würden Sie diesen Betrag durch die Anzahl der Unterkünfte und die verschiedenen Zimmertypen aufteilen, wobei die Preise für Einzel-, Doppel- und Mehrbettzimmer usw. unterschiedlich sind. Dann kämen die Essenspläne und die verschiedenen Ausgaben für Reparaturen und Wartung, Sicherheitsdienste, Versorgungsleistungen und andere Komponenten hinzu. Vielleicht sind einige dieser Ausgaben direkt mit Ihrem Belegungsplan verbunden.
Im Endeffekt können Sie ein separates Unterkunftsmodell abspalten, das historische Daten aus Ihren Systemen lädt, einen gemeinsamen Satz von Berechnungen für Ihre verschiedenen Zimmertypen und Gebäude verwendet und mit dem Gesamtplan verknüpft ist.
Was noch?
- Wie viel besser wäre Ihr Plan, wenn Sie einzelne Studentenkohorten modellieren könnten, mit jeweils eigenen Annahmen zur Fluktuation und Preisgestaltung?
- Wer ist die Liste der Spender vom letzten Jahr und wie viel erwarten wir, dass sie dieses Jahr beitragen werden?
- Welche ausstehenden IT-Verträge gibt es für die Hochschule, wann laufen sie aus und werden sie erneuert?
Mehr Stimmen in den Prozess einbeziehen
In einen guten Finanzplan fließen Erkenntnisse aus der gesamten Hochschule ein. Dies kann die Bereiche Rekrutierung und Zulassung, Studierendenservice, Öffentlichkeitsarbeit, Alumni-Beziehungen, Personalwesen, alle akademischen Einheiten und viele andere umfassen.
Mit einem CPM-System wird es viel einfacher, diese verschiedenen Interessengruppen in den Prozess einzubinden. Sie können alle historischen Daten einsehen, und sie werden monatlich aktualisiert. Sie können Iterationen des Plans einreichen und sich sofort mit Ihnen über wichtige Themen austauschen. Sie wissen genau, was von ihnen erwartet wird. Sie sind für ihren Teil des Budgets verantwortlich und geben sich mehr Mühe und machen sich mehr Gedanken über ihre Beiträge.
Mit dem Wegfall des mühsamen Hin- und Herschickens von Excel-Dateien per E-Mail wird es viel einfacher, neue Partner in den Prozess einzubeziehen. Während Sie in der Vergangenheit vielleicht nur mit dem Vizekanzler für studentische Angelegenheiten zu tun hatten, öffnen Sie den Prozess jetzt auch für die Leiter des Career Centers, des Wohnheims, der Sportabteilung, der Beratungsstelle und der studentischen Aktivitäten.
Die Abschaffung manueller Prozesse in Ihrem Planungsprozess eröffnet Ihnen viele Möglichkeiten. Planen Sie häufiger. Sie können detaillierter planen. Nutzen Sie die Stimmen aus Ihrer gesamten Einrichtung. Prophix hilft Ihnen, die mühsamen und unpraktischen Komponenten Ihres Planungsprozesses zu modernisieren, damit Sie sich auf die Analyse konzentrieren und ein strategischer Partner für Ihre Universität oder Hochschule sein können. Um mehr zu erfahren
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