Mastering Financial Close: Ein umfassender Leitfaden

Der Prozess des Finanzabschlusses hat sich seit 2020 erheblich verändert, wobei der Schwerpunkt auf Automatisierung, Datenintegration, Echtzeiteinblicken und Compliance liegt, um die Effizienz und Genauigkeit der Finanzberichterstattung zu verbessern.

Niemand wird bestreiten, dass ein ordnungsgemäßer Abschluss für die Einhaltung der Vorschriften, die finanzielle Gesundheit und das stetige Wachstum eines Unternehmens unerlässlich ist. DerFinanzabschlusskann jedoch eine der zeit- und ressourcenintensivsten Aufgaben für ein Finanzteam sein und allen Beteiligten Kopfzerbrechen bereiten.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie häufige Probleme beim Finanzabschluss angehen und diesen Prozess optimieren können, um mehr Zeit für strategische Prioritäten zu gewinnen.

Die wichtigsten Erkenntnisse zum Finanzabschluss

Wenn Sie auf der Suche nach ein paar wichtigen Informationen zum Finanzabschluss sind, finden Sie hier drei der wichtigsten Punkte, die in unserem Leitfaden behandelt werden:

1. Der Abschlussprozess ist wichtig, um die Genauigkeit und Integrität der Finanzunterlagen zu gewährleisten, was die Einhaltung von Vorschriften und eine fundierte strategische Entscheidungsfindung unterstützt.
   
2. Ein erfolgreicher Finanzabschluss umfasst eine klare Vorbereitung, die Durchführung des Kontenabgleichs, die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften und eine gründliche Überprüfung nach dem Abschluss, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Präzision zu gewährleisten.
   
3. Prophix One, eine Financial Performance Platform, verbessert den Finanzabschluss durch die Rationalisierung der Datenerfassung, die Automatisierung von Abstimmungs- und Berichtsprozessen und die Förderung der Zusammenarbeit, was zu effizienteren und präziseren Finanzergebnissen führt.

Was ist ein Finanzabschluss?

DerFinanzabschluss ist ein monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Prozess, bei dem die Leiter der Finanzabteilung die Transaktionen eines bestimmten Rechnungszeitraums erfassen, abstimmen, validieren und analysieren. Die Aufgabe des Finanzabschlusses besteht darin, sicherzustellen, dass die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens fehlerfrei erfasst und gemeldet werden. Dies hilft Organisationen, genaue Finanzunterlagen zu führen, Investitionen an strategischen Zielen auszurichten und ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen.

Der Prozess des Finanzabschlusses setzt sich aus mehreren anderen Finanzprozessen zusammen, darunter Transaktionsabgleich, Kontenabstimmung und Berichterstattung. Ein klares Verständnis Ihrer vierteljährlichen oder monatlichen Finanzdaten kann bei der Entscheidungsfindung, der Einhaltung von Vorschriften und der strategischen Planung helfen.

Finanzabschluss vs. Abschluss der Bücher

Finanzabschluss ist ein übergreifender Begriff, der alle Finanzprozesse beschreibt, die an dieser vierteljährlichen, jährlichen oder monatlichen Aufgabe beteiligt sind, einschließlich Transaktionsabgleich, Kontenabstimmung und Berichterstattung.

Der Begriff "Finanzabschluss" umfasst auch das Konzept des "Buchabschlusses", das sich traditionell auf den Schritt im Prozess bezieht, bei dem die Konten abgestimmt werden, bevor Berichte an Interessengruppen und Führungskräfte gesendet werden.

Es ist erwähnenswert, dass "Financial Close" und "Closing the Books" oft synonym verwendet werden, aber "Financial Close" umfasst eine breitere Palette von Prozessen, die zur Validierung von Transaktionen erforderlich sind.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen reibungslosen Finanzabschlussprozess

Um einen effizienten und effektiven Finanzabschluss zu erreichen, können Sie diesem strukturierten 4-Schritte-Prozess folgen:

Schritt 1: Vorbereitung und Planung

Der erste Schritt in Ihrem Abschluss besteht darin, den zu analysierenden Finanzzeitraum festzulegen. Sie müssen festlegen, ob sich Ihr Abschluss auf den vergangenen Monat, das vergangene Quartal oder das vergangene Jahr bezieht.

Und dann müssen Sie einen Zeitplan für diesen Prozess festlegen. Bevor Sie sich für einen Zeitrahmen entscheiden, sollten Sie wissen, dass führende Unternehmen ihre Bücher in der Regel innerhalb von 6 Tagen oder weniger abschließen.

Während dieses Prozesses müssen Sie auch alle relevanten Finanzdokumente sammeln, darunter Jahresabschlüsse, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Kontoauszüge für den angegebenen Zeitraum.

Schritt 2: Ausführen des Abschlussprozesses

Im zweiten Schritt des Jahresabschlusses müssen Sie Ihre Konten abstimmen, einschließlich der Bankkonten, der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung. Dazu gehört auch eine gründliche Dokumentation der vorgenommenen Änderungen für spätere Nachweise und für Prüfungszwecke.

Als Nächstes müssen Sie eine Bilanzanalyse durchführen, d. h. Ihre Abschlüsse auf Genauigkeit und Konsistenz überprüfen und sicherstellen, dass sie den Rechnungslegungsstandards entsprechen. Dazu gehört die Suche nach falsch eingegebenen Beträgen, falsch gebuchten Transaktionen und fehlenden oder verspäteten Zahlungen.

Ziel dieses Schritts ist es, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, z. B. Diskrepanzen zwischen Ihrem Hauptbuch und den Nebenbüchern.

Schritt 3: Compliance und Qualitätskontrolle

Im dritten Schritt Ihres Jahresabschlusses sollten Sie sich auf die Einhaltung der Vorschriften und die Qualitätskontrolle konzentrieren. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Abschlüsse alle gesetzlichen Vorschriften, wie GAAP oder IFRS, erfüllen und dass alle Informationen auf ihre Richtigkeit hin überprüft wurden, indem Sie die Zahlen gegenprüfen und die Datenquellen verifizieren.

Viele Finanzlösungen, wie z. B. FP&A-Software, können diesen Prozess automatisieren, indem sie Ihre Abschlüsse mit vordefinierten Standards und Vorschriften vergleichen. FP&A-Software bietet auch Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten, Datenanalyse in Echtzeit und automatisierte Berichtsfunktionen, um Ihren Finanzabschluss weiter zu beschleunigen.

Hinweis: FP&A-Software und Financial Performance Platforms sind gleichbedeutend. Wir verwenden beide Begriffe in diesem Leitfaden synonym.

Schritt 4: Überprüfung nach dem Abschluss und kontinuierliche Verbesserung

Nach dem Abschluss Ihrer Bücher sollten Sie eine Nachbesprechung mit allen relevanten Interessengruppen, einschließlich des Finanzteams, der Abteilungsleiter und der externen Prüfer, durchführen, um zu besprechen, was gut funktioniert hat und was bei künftigen Abschlüssen verbessert werden könnte.

Dies ist eine gute Gelegenheit, um zu überprüfen, wie lange jede Phase gedauert hat, etwaige Engpässe im Prozess zu ermitteln und die Genauigkeit Ihrer Berichte zu bewerten. Wenn Ihr Abschluss 10 Tage oder mehr gedauert hat, ist dies ein klares Indiz dafür, dass Sie von der Automatisierung einiger Prozessschritte mit FP&A-Software profitieren könnten, um manuelle Fehler zu reduzieren, die Datengenauigkeit zu verbessern und Zeit für strategische Analysen zu gewinnen.

Mit den Erkenntnissen aus Ihrer Abschlussprüfung können Sie einen Aktionsplan erstellen, um Ihren Finanzabschluss im nächsten Monat, Quartal oder Jahr zu verbessern.

7 Möglichkeiten zur Verbesserung des Finanzabschlusses mit Prophix One™

Da Sie nun mit den Schritten des Finanzabschlusses vertraut sind, lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie FP&A-Software wie Prophix One die Genauigkeit und Effizienz Ihres Abschlusses weiter verbessern kann.

1. Definieren Sie einen klaren Finanzabschlussprozess

Der vielleicht wichtigste Teil Ihres Finanzabschlusses ist die Definition eines klaren Prozesses. Dieser Prozess sollte Folgendes beinhalten:

• Erfassung der Finanzausweise, einschließlich der Bankauszüge, Forderungen und Verbindlichkeiten, sowie aller zusätzlichen Daten aus den Abteilungen und Tochtergesellschaften.
• Sammeln von Rechnungen aus der Vergangenheit für den angegebenen Finanzzeitraum.
• Überprüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf etwaige Unstimmigkeiten.
• Abgleich der Bankkonten , um sicherzustellen, dass die Transaktionen übereinstimmen und keine ausstehenden Zahlungen vorliegen.

Mit Prophix One Account Reconciliation können Sie standardisierte Vorlagen und Prozesse, integrierte Checklisten und eine enge Leistungsanalyse verwenden, um den Prozess des Abgleichs von Transaktionen zwischen Finanzkonten zu automatisieren und durch die Identifizierung von Diskrepanzen und die Rationalisierung von Anpassungen die Genauigkeit sicherzustellen.

2. Verbessern Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit

Da der Finanzabschluss die Erfassung und Validierung von Daten aus dem gesamten Unternehmen beinhaltet, ist die Zusammenarbeit zwischen den Teams der Schlüssel zum Erfolg. Abteilungsleiter, Tochtergesellschaften und Wirtschaftsprüfer sollten in den Prozess einbezogen werden, indem sie Daten beisteuern, Diskrepanzen validieren und Berichte überprüfen. Um die Beteiligten während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden zu halten, sollten Sie regelmäßige Kontaktpunkte in Form von Besprechungen oder Updates einrichten.

Prophix One Intercompany Management ermöglicht es den Tochtergesellschaften, den Transaktionsabgleich und die Problemlösung selbst vorzunehmen, was es den Finanzteams erleichtert, den Prozess zu überwachen und zu kontrollieren. Die Möglichkeit für die Tochtergesellschaften, ihre eigenen Daten zusammenzustellen und zu validieren, verringert außerdem das Risiko manueller Fehler und verbessert die organisatorische Effizienz, was zu schnelleren Abschlusszeiten führt. Prophix One Intercompany Management schafft außerdem eine einheitliche Version der Wahrheit für Ihre Daten, so dass jeder, der an Ihrem Finanzabschluss beteiligt ist, besser informiert werden kann.

3. Durchführen von Post-Close-Reviews

Wie bereits erwähnt, ist der letzte Schritt in Ihrem Abschlussprozess die Durchführung eines Post-Close-Reviews. Dies geschieht in der Regel, nachdem die relevanten Berichte an die Abteilungsleiter, Tochtergesellschaften und Wirtschaftsprüfer weitergeleitet wurden. Der Zweck eines Post-Close-Reviews besteht darin, etwaige Engpässe in Ihrem Prozess zu ermitteln, Möglichkeiten zur Verkürzung Ihrer Abschlusszeit zu identifizieren und Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen zu diskutieren.

Mit den Berichts- und Analysefunktionen von Prophix One, einer Financial Performance Platform, ist es ein Leichtes, eine Feedbackschleife mit Ihren Stakeholdern zu implementieren, indem Sie wertvolle Erkenntnisse für Post-Close-Reviews in Form von automatisierten Berichten und personalisierten Dashboards bereitstellen, die Ihnen helfen, einen Aktionsplan für künftige Finanzabschlüsse zu erstellen.

4. Implementieren Sie eine standardisierte Datenerfassung

Da der Finanzabschluss so viele Aspekte der Finanzdaten Ihres Unternehmens umfasst, ist ein standardisierter Ansatz für die Datenerfassung unerlässlich, um Diskrepanzen und Fehler zu vermeiden und die Konsistenz und Genauigkeit Ihrer Finanzberichterstattung sicherzustellen.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen mehrere Tochtergesellschaften hat, die ihre Kontoauszüge an die Muttergesellschaft übermitteln müssen. Eine automatisierte Datenerfassung kann auch sicherstellen, dass Daten, die in verschiedenen Systemen wie ERP, CRM und HRIS gespeichert sind, in Ihren Finanzabschluss einbezogen werden.

Mit der Datenintegration in Prophix One können Sie diesen Prozess rationalisieren, indem Sie die Datenerfassung in all Ihren Abteilungen und Tochtergesellschaften automatisieren. Dies trägt dazu bei, eine einzige Version der Wahrheit zu erstellen, die Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Leistung gibt und die Entscheidungsfindung unterstützt.

5. Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

Die Einführung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) als Teil Ihres Finanzabschlusses kann ebenfalls dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und klare Richtlinien und Erwartungen für jeden Schritt des Prozesses festzulegen. Diese SOPs können auch dazu beitragen, neue Teammitglieder einzuarbeiten, die derzeitigen Mitarbeiter in bewährten Verfahren zu schulen oder die Teams bei der Durchführung der erforderlichen Prozesse nach einem Wechsel zu unterstützen.

Mit Workflows, wie sie in Prophix One verfügbar sind, können Sie den Beteiligten bestimmte Aufgaben, Genehmigungen und Überprüfungen zuweisen und so sicherstellen, dass kein Prozessschritt übersehen wird. Mit Workflows können auch sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden, so dass die manuelle Zusammenstellung und Validierung von Daten nicht mehr erforderlich ist. SOPs sollten jedoch regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in Prozessen oder Vorschriften zu berücksichtigen, was eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung unterstützt.

6. Leistungskennzahlen überwachen

Das Ziel des Finanzabschlusses ist es, einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten. Dies ermöglicht datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der finanziellen Gesundheit, der betrieblichen Effizienz und der Ressourcenzuweisung. Zu den wichtigsten zu überwachenden Leistungskennzahlen gehören:

• Cashflow
• Bruttogewinnspanne
• Kreditoren
• Debitoren
• Reingewinn
• Betriebliche Aufwendungen

Die regelmäßige Überprüfung und Analyse dieser Kennzahlen kann strategische Erkenntnisse liefern, die Ihre langfristige Planung und Ihr Wachstum unterstützen.

Und durch die Echtzeit-Überwachung der Leistungskennzahlen mit Prophix One Financial Planning & Analysis können Sie während des gesamten Abrechnungszeitraums Anpassungen vornehmen und so den Druck des Monatsabschlusses mindern.

7. Investieren Sie in Schulungen und Best Practices für Ihr Finanzteam

Wie wir in diesem Leitfaden bereits erläutert haben, ist die Zusammenarbeit ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven und effizienten Abschlussprozesses. Deshalb ist es wichtig, in Ihre Mitarbeiter zu investieren und sie mit den neuesten Tools wie Prophix One, einer Financial Performance Platform, auszustatten, um die alltäglichsten Teile des Prozesses zu eliminieren. Es lohnt sich auch, nach Möglichkeiten zu suchen, die Arbeitslast über den gesamten Buchhaltungszeitraum zu verteilen, um Ihr Finanzteam während des Monatsabschlusses zu entlasten.

Um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen, bietet Prophix verschiedene Ressourcen zum Thema Finanzabschluss an:

• Wie Sie Ihren Finanzabschluss umgestalten können
• Die 6 größten Herausforderungen beim Finanzabschluss und bei der Berichterstattung (und wie man sie bewältigt)
• Wie Sie häufige Probleme beim Monatsabschluss überwinden
• 6 Top-Ressourcen zum Monatsabschluss für Finanzteams
• Unverzichtbarer Leitfaden für den Monatsabschluss: Prozesse, Checkliste und bewährte Verfahren
• Ein vollständiger Monatsabschlussprozess für FP&A-Teams im Jahr 2024
• 9 Gründe, warum Ihr Monatsabschluss eine Herausforderung ist

Mit dem Schritt-für-Schritt-Leitfaden für den Finanzabschluss sind Sie mit dem Wissen ausgestattet, das Sie benötigen, um Ihren Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss zu rationalisieren. Zu den Vorteilen eines effizienteren Finanzabschlusses gehören ein besserer Einblick in die Leistung Ihres Unternehmens, eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Tochtergesellschaften, die garantierte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine verbesserte strategische Entscheidungsfindung.

Um die Effizienz Ihres Finanzabschlusses weiter zu verbessern, können Sie die Datenerfassung, -validierung und -überprüfung mit einer Finanzleistungsplattform wie Prophix One automatisieren.