Wachstumsprognose für das Barber National Institute
Reduzierter Budgetierungszeitraum um 360 Stunden, während 540 Stunden und über 160 Stunden für Barbers Buchhalter und Verwaltungsleiter freigesetzt wurden
Profitabilitätsszenarien, die früher 3 Tage dauerten, benötigen jetzt nur noch einige Stunden, wobei nächtliche Läufe tägliche Aktualisierungen während der Budgetperiode liefern.
Wöchentliche Produktivitätsberichte, die früher 1 Woche dauerten, werden jetzt in 15 Minuten erstellt, was mehr Zeit für Datenanalyse und Entscheidungsfindung ermöglicht.
Ad-hoc-Prognosen haben es Barber ermöglicht, überall von einem Monat bis zu fünf Jahren in die Zukunft zu planen.
Das Barber National Institute wurde 1952 von der Erziehungswissenschaftlerin Dr. Gertrude Barber aus Erie gegründet, um gemeindebasierte Dienstleistungen für Kinder und Erwachsene mit Autismus und geistigen Behinderungen anzubieten. Heute betreut die vielseitige Organisation jährlich mehr als 6.200 Personen mit einer breiten Palette von Bildungs-, Berufs-, Wohn- und Verhaltensgesundheitsprogrammen. Die Dienstleistungen reichen von Frühinterventionen für Säuglinge und Kleinkinder, einer anerkannten Privatschule, Berufsausbildung und -vermittlung, Wohnmöglichkeiten einschließlich Gruppenheimen, häuslichen Dienstleistungen und spezialisierten Therapien. Die Organisation bietet auch Bildung und Schulung für Pädagogen und Fachleute auf der ganzen Welt an. Neben dem Hauptcampus in Erie, PA, bietet das Barber Institute Dienstleistungen im Nordwesten von Pennsylvania sowie in den Regionen Philadelphia und Pittsburgh an.
Mit dem Wachstum der Nachfrage nach den Gemeinschaftsdiensten und Programmen des Barber National Institute wurde die Nutzung komplexer Excel-Dateien für die Budgetierung zu einem umständlichen Prozess. Es war schwierig, der Genauigkeit ihrer Tabellenkalkulationen zu vertrauen, was ein Risiko bei der ordnungsgemäßen Bewertung zukünftiger Chancen darstellte. Eine Unfähigkeit, für Investitionsausgaben sowie Personalkosten zu planen, hinderte Barber daran, das notwendige Maß an Genauigkeit in ihren Prognosen sicherzustellen.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Prophix hat jeden einzelnen Aspekt unseres Budgetierungsprozesses verbessert. Anstatt Zeit mit der Einrichtung des Budgetierungsprozesses zu verbringen, sind wir stattdessen in der Lage, das Budget/Produkt, das wir in Zusammenarbeit mit den Programmmanagern erstellen, besser zu analysieren und zu verstehen.
Emily Anauo
FP&A Systems Developer, Barber National Institute
Das Finanzteam des Barber National Institute priorisierte die Suche nach einer Financial Performance Management (FPM)-Lösung, die benutzerfreundlich war, eine ähnliche Oberfläche wie Excel hatte, sowohl finanzielle als auch nichtfinanzielle Daten berichten konnte und die Einnahmenraten für ihre Ausgaben vorhersagen konnte. Nach der Bewertung von Workday Adaptive und Prophix entschied sich Barber aufgrund des Kundenservice, der Flexibilität und der Erschwinglichkeit für Prophix.
Das Barber National Institute implementierte Prophix, um Management Reporter und Smart List in ihrem ERP, Microsoft Dynamics GP, zu ersetzen. Durch die Integration von Prophix mit Kronos und Carelogic kann das Finanzteam wöchentlich, monatlich und jährlich Lohn- und Umsatzdaten importieren. Diese Daten umfassen verschiedene Kennzahlen wie Kundenleerstände, Belegungszahlen, Kapazität und mehr.
Mit Prophix nutzt Barber mehrere Ansätze zur Budgetierung, darunter Zero-Based, Inkremental, Top-Down und Bottom-Up, um ihr Gewinn- und Verlustrechnungsbudget zu erstellen. CAPEX, Leasingverträge, Personal und Einnahmen werden von unten nach oben generiert. Ihr Finanzteam verbringt nicht mehr Stunden damit, nach Fehlern in verknüpften Tabellen zu suchen. Anstatt Excel zu verwalten, kann ihr Finanzteam das Budget, das sie in Zusammenarbeit mit Programmmanagern erstellen, analysieren und besser verstehen.
Angesichts der Fülle und Detailtreue von Barbers Budgets war die Prognose noch nie so vertrauenswürdig oder relevant. Der Prozess der Fertigstellung einer Prognose dauerte früher so lange, dass die Daten nicht mehr relevant waren.
Vor Prophix musste das Finanzteam mindestens drei Tage damit verbringen, ein Rentabilitätsszenario vorzubereiten, und es dann in ihr ERP hochladen, um die Daten im Management Reporter zu analysieren. Jetzt können sie ein Rentabilitätsszenario in ein paar Stunden erstellen. Das Finanzteam führt Szenarien über Nacht aus, damit Manager während der Budget-Saison jeden Morgen einen aktualisierten Bericht erhalten können.
Verbesserte Szenarioplanung und Prognosen haben es Barber auch ermöglicht, die Auswirkungen von Gehaltserhöhungen besser zu planen und Erstattungssätze anzufordern, indem sie eine Kosten-pro-Einheit-Analyse verwenden. Ihr Finanzteam kann problemlos eine eingehende Lohnanalyse durchführen, was ihnen eine größere Transparenz über ihre größten Ausgaben ermöglicht.
Detaillierte Personalplanung ermöglicht es Barber, im Laufe des Jahres eine Personalabweichungsanalyse durchzuführen. Die Möglichkeit, ihre Einnahmen im Detail zu planen, z. B. nach Kunde und Verfahren, bedeutet, dass sie auch vollständige Transparenz haben, um Einnahmenraten mit dem Plan zu vergleichen. Schließlich führt Barber eine Produktivitätsplanung für ihre klinischen Programme mit einem dedizierten und robusten Modell durch.
Schließlich nutzt das Finanzteam des Barber National Institute Prophix auch für interne Berichterstattung. Sie berichten über finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen, einschließlich durchschnittlicher Löhne, leerstehender Betten, Belegung, Programmkapazität, Abweichungen, Kosten-pro-Einheit-Analyse und mehr. Durch die Automatisierung ihrer Berichterstattung kann Barber mehr Zeit damit verbringen, ihre Daten zu verstehen, anstatt sie aus der gesamten Organisation zu sammeln.
Automatisieren Sie ihren Budgetierungsprozess und sparen Sie Barber 360 Stunden über 22 Wochen ihrer Budgetperiode für ihren Budgetmanager. Darüber hinaus haben sie auch 540 Stunden über 16 Wochen für vier Buchhalter und 160 Stunden für alle Programm- und Verwaltungsleiter eingespart.
Die Erstellung von Vorhersagen in Echtzeit ermöglicht es Barber auch, je nach Projekt von einem Monat bis zu fünf Jahren in die Zukunft zu planen.
Verbringen Sie 15 Minuten damit, automatisierte wöchentliche Produktivitätsberichte zu erstellen, für die Programmmanager früher eine Woche benötigten
Verfolgen Sie das Nettoeinkommen, 14-monatige Trends, Budget-gegen-Ist-Abweichungsanalysen, Belegung, Kapazitätsplanung, Produktivitätsplanung und Kosten-pro-Einheit-Analysen, indem Sie Dashboards nutzen, um einen besseren Überblick über das Gesamtbild zu erhalten und gleichzeitig in der Lage zu sein, in die Details hinter ihren finanziellen und nicht-finanziellen Daten einzutauchen.
Sparen Sie jeden Monat über 8 Stunden, indem Sie ihre Finanzprozesse automatisieren und Effizienzsteigerungen mit Prophix umsetzen.
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