10-stufige Checkliste für den Monatsabschluss und bewährte Praktiken

Kämpfen Sie mit dem Chaos des Monatsabschlusses? Da sind Sie nicht allein. Viele Führungskräfte im Finanzwesen haben mit der Abstimmung von Konten, der Validierung von Daten und der Einhaltung knapper Fristen zu kämpfen, was oft zu Fehlern und langen Arbeitszeiten führt.

Aber wussten Sie, dass bis 2027 die Hälfte der mittleren und größeren Unternehmen Abschlussmanagement-Software einsetzen wird, um den Finanzabschlussprozess zu beschleunigen und eine bessere Kontrolle zu erreichen? Denn mit Hilfe von Abschlussmanagement-Software können Finanzteams ihre Monatsabschlüsse automatisieren, aber auch häufige Herausforderungen meistern, um den Prozess für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.

Um Ihnen zu helfen, den Prozess heute besser zu bewältigen, haben wir eine 10-Schritte-Checkliste für Finanz- und Buchhaltungsteams erstellt, damit Sie beim Monatsabschluss nichts übersehen können.

Legen Sie los!

Verstehen und optimieren Sie den Monatsabschluss für den Erfolg

Der Monatsabschluss ist Teil eines größeren Prozesses, des so genannten Finanzabschlusses, der am Ende eines jeden Monats stattfindet. Während des Abschlusses geht das Finanzteam alle Transaktionen der letzten 30 bis 31 Tage durch, um zu verstehen, wie viel ausgegeben wurde, wie viel Umsatz erzielt wurde und wie nah das Unternehmen an seinen finanziellen Zielen ist. Der Monatsabschluss ist nur eine Art des Abschlusses - Unternehmen schließen ihre Bücher auch am Jahresende ab.

Der Monatsabschluss ist eine wichtige Übung für Finanzteams, die verstehen wollen, wie sich die Aktivitäten des vergangenen Monats auf Gewinne, Zahlungen und Pläne auswirken. Der Monatsabschluss kann Unternehmen dabei helfen, genaue Kontoauszüge zu erstellen, indem unerwartete und ungenaue Transaktionen identifiziert werden, was sich ebenfalls positiv auf das Endergebnis auswirken kann.

Der Monatsabschluss kann auch andere Prozesse wie Kontostände und Spesenabrechnungen beschleunigen, indem er die Daten zusammenstellt, die für die spätere Erstellung dieser Berichte erforderlich sind. Ebenso kann der Monatsabschluss Prüfungen rationalisieren, indem er eine konsistente und genaue monatliche Aufzeichnung der geprüften Transaktionen erstellt.

Hinweis: In diesem Artikel werden die Begriffe Abschlussverwaltungssoftware und Finanzleistungsplattform synonym verwendet. Erfahren Sie mehr über Plattformen für die Finanzleistung.

Prophix hat vielen Finanzteams mit Prophix One, einer Financial Performance Platform, dabei geholfen, ein klares Bild von ihrem Monatsabschlussprozess zu bekommen, Daten zu sammeln und die Vorschriften einzuhalten.

Nehmen wir als Beispiel den Prophix-Kunden Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC). Mit Prophix One war JIVDC in der Lage, die Genauigkeit zu erhöhen und die Dauer des Monatsabschlusses zu verkürzen. Das Unternehmen erhielt 30 % schneller Einblick in seine Zahlen, was die Pflege und Erstellung monatlicher Finanzberichte in 10 Minuten oder weniger erleichterte.

Ob mit oder ohne Finanzplattform, es gibt immer noch Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihren Verpflichtungen nachzukommen. Aus diesem Grund haben wir eine 10-stufige Checkliste für den Monatsabschluss erstellt, damit Finanz- und Buchhaltungsteams auch angesichts der üblichen Herausforderungen beim Abschluss erfolgreich arbeiten können.

10-stufige Checkliste für den Monatsabschluss für exakte Ergebnisse

Sind Sie bereit, Ihren Monatsabschluss zu rationalisieren? Diese Schritt-für-Schritt-Checkliste sorgt Monat für Monat für einen reibungslosen Finanzabschluss.

Best Practices für den Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist von entscheidender Bedeutung, um regelmäßig ein genaues Bild des Finanzstatus Ihres Unternehmens zu erhalten. Die Umsetzung dieser Best Practices kann dazu beitragen, den Zeit- und Ressourcenaufwand zu verringern und gleichzeitig die Qualität Ihrer Finanzberichte zu verbessern.

1. Führen Sie Besprechungen vor und nach dem Monatsabschluss durch

Effektive Kommunikation ist entscheidend, wenn Sie Ihren Monatsabschluss mit einem Team durchführen.

• Besprechung vor dem Abschluss: Planen Sie diese Besprechung einige Tage oder eine Woche vor Beginn des Abschlussprozesses. Besprechen Sie die Zuständigkeiten aller Beteiligten, gehen Sie die einzelnen Schritte durch und sprechen Sie alle Probleme des Vormonats an.
• Besprechung nach dem Abschluss: Nutzen Sie diese Sitzung, um alle aufgetretenen Probleme zu besprechen und hervorzuheben, was gut gelaufen ist. Diese kontinuierliche Feedbackschleife hilft, den Prozess im Laufe der Zeit zu verfeinern.

2. Aufbau von Beziehungen innerhalb der Organisation

Die Zusammenarbeit mit Budgetverantwortlichen und Kontoinhabern ist unerlässlich. Buchhaltungs- und Finanzteams, die isoliert arbeiten, laufen Gefahr, wichtige Details zu übersehen, die sich auf die Genauigkeit auswirken.

• Gemeinsame Nutzung von Daten: Starke Beziehungen stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten nahtlos an Ihr Finanzteam weitergeleitet werden.
• Frühzeitige Warnungen: Wenn Ihr Team im Voraus über wichtige Anschaffungen oder Umsatzänderungen informiert wird, kann es sich darauf vorbereiten und diese Faktoren proaktiv steuern.

3. Organisiert und effizient bleiben

Die Effizienz anderer Finanzprozesse wirkt sich direkt auf die Leichtigkeit Ihres Monatsabschlusses aus.

• Beseitigen Sie Ineffizienzen: Verbessern Sie Prozesse in Bereichen wie Debitorenbuchhaltung, Budgetgenehmigung und Buchhaltungssoftware.
• Organisation aufrechterhalten: Sorgen Sie dafür, dass die Buchhaltungs- und Finanzteams während des gesamten Monats organisiert sind. Ermitteln und beseitigen Sie Produktivitätshindernisse, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

4. Nutzen Sie die Automatisierung der Buchhaltung

Die Automatisierung von Teilen des Monatsabschlusses kann manuelle Arbeit und Fehler erheblich reduzieren.

• Reduzieren Sie die manuelle Arbeit: Die richtigen Automatisierungstools können Stunden oder sogar Tage einsparen und den Abschlussprozess schneller und sicherer machen.
• Verbessern Sie die Genauigkeit: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Monatsabschluss.
  

6 häufige Fehler beim Monatsabschluss - und wie Sie sie vermeiden können

Prophix One macht es Finanzverantwortlichen leicht, häufige Fehler beim Monatsabschluss zu vermeiden. Mit dieser leistungsstarken Plattform:

• KPJ Healthcare reduzierte die Anzahl der Personen, die am Abschluss von Konzernkonten beteiligt sind, von vier auf eine Person.
• Das Buchhaltungsteam von Mission Health kann seine Bücher 15 % schneller abschließen.
• Die Umicore Group verbesserte ihren Prüfpfad durch eine direkte Verbindung zwischen ihren unternehmensübergreifenden Prozessen und der Finanzkonsolidierung.

Um Sie bei der Bewältigung ähnlicher Herausforderungen zu unterstützen, haben wir im Folgenden die 6 häufigsten Fehler beim Monatsabschluss und ihre Behebung beschrieben.

1. Irrelevante Abschlüsse

Die Herausforderung: Relevante Abschlüsse sind entscheidend für eine fundierte Entscheidungsfindung und die Aufrechterhaltung der Gesundheit des Unternehmens. Verzögerungen bei der Erstellung dieser Abschlüsse können die strategische Planung behindern und zu verpassten Chancen führen.

Die Chance: Durch die Implementierung einer automatisierten Berichtslösung wie Prophix One und eine klare Kommunikation kann sichergestellt werden, dass die Abschlüsse zeitnah erstellt werden und die strategische Entscheidungsfindung unterstützen.

2. Menschliches Versagen

Herausforderung: Menschliche Fehler können die finanzielle Genauigkeit erheblich beeinträchtigen und zu Diskrepanzen führen, deren Behebung zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordert. Dies verzögert nicht nur Ihren Finanzabschluss, sondern kann auch das Vertrauen der Stakeholder untergraben.

Die Chance: Um menschlichen Fehlern entgegenzuwirken, können Sie eine Checkliste für den Monatsabschluss einführen (wie die in diesem Blog!) und Peer Reviews durchführen, um Unstimmigkeiten zu minimieren und so die finanzielle Genauigkeit und das Vertrauen der Stakeholder zu verbessern.

3. Datenqualität

Herausforderung: Inkonsistente Finanzdaten können den Finanzabschlussprozess verlangsamen und zu Fehlern führen. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Daten genau und aktuell sind, können Sie einen reibungslosen und korrekten Ablauf gewährleisten.

Die Chance: Die Einführung eines robusten Datenvalidierungsprozesses, die Durchführung regelmäßiger Datenaudits und der Einsatz von Datenmanagement-Tools wie einer Finanzleistungsplattform können die Genauigkeit und Konsistenz der Daten erheblich verbessern.

4. Nicht aufeinander abgestimmte Systeme

Die Herausforderung: Nicht aufeinander abgestimmte Systeme können den Finanzabschlussprozess erheblich erschweren und zu Missverständnissen und Fehlern führen.

Die Chance: Die Rationalisierung der Technologieintegration und die Gewährleistung der Systemkompatibilität können die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und kostspielige Verzögerungen verringern.

5. Richtige Ressourcenausstattung

Herausforderung: Die richtigen Ressourcen sind für Finanzteams unerlässlich, um die Bücher effizient und genau abzuschließen. Ohne ausreichende Hilfsmittel oder Unterstützung kann der Finanzabschlussprozess überstürzt und fehleranfällig werden.

Die Chance: Durch die Optimierung der Teamzuweisung, Investitionen in Schulungsprogramme und die Sicherstellung des Zugangs zu den erforderlichen Technologien kann die Ressourcenausstattung verbessert werden, so dass das Finanzteam einen effizienteren und fehlerfreien Finanzabschluss durchführen kann.

6. Uneinheitliche Teams

Die Herausforderung: Die Koordinierung zwischen entfernten Teams in unterschiedlichen Zeitzonen kann zu Problemen führen und die Zusammenarbeit erschweren.

Die Chance: Die Implementierung von Workflows und die Planung regelmäßiger teamübergreifender Besprechungen können die Koordination und Abstimmung zwischen den verschiedenen Teams erheblich verbessern und so einen reibungsloseren Finanzabschlussprozess gewährleisten.

Optimieren Sie Ihren Monatsabschluss mit Prophix One™

Die Implementierung einer Abschluss-Checkliste kann Ihnen dabei helfen, häufige Herausforderungen beim Monatsabschluss zu überwinden und schneller Erkenntnisse zu gewinnen, die dazu beitragen, die Finanzabteilung als strategischen Berater innerhalb des Unternehmens zu positionieren.

Die gute Nachricht ist, dass viele Finanzleiter ihren Monatsabschluss bereits mit Prophix One, einer Financial Performance Platform, reibungsloser gestalten. Sie können sich ihnen anschließen und erstaunliche Ergebnisse wie diese sehen:

• Ravago verbesserte die Datenqualität für Monatsberichte und Finanzkonsolidierung.
• Galapagos verkürzte seinen Zeitplan für den Abschluss mit garantierter Qualität der Prüfpfade und vollständiger Rückverfolgbarkeit.
• Alter Domus kann seine Daten nach mehreren Rechnungslegungsstandards konsolidieren, einschließlich IFRS, LuxGAAP, USGAAP und FrenchGAAP.

FAQs zum Monatsabschluss

Wie lange sollte der Monatsabschluss dauern?

Die Dauer Ihres Monatsabschlusses kann je nach Größe Ihres Unternehmens, der Qualität Ihrer Daten und Ihrer Branche variieren. Ein Monatsabschluss, der weniger als fünf Tage dauert, ist jedoch sehr effizient, und bei einem Abschluss, der mehr als 10 Tage dauert, besteht erhebliches Potenzial für Verbesserungen durch Automatisierung.

Wie kann der Monatsabschluss verbessert werden?

Sie können Ihren Monatsabschluss verbessern, indem Sie eine einzige Version der Wahrheit für Ihre Daten erstellen, Prozesse standardisieren und Abstimmungen automatisieren.

Was macht einen effizienten Monatsabschluss aus?

Ein effizienter Monatsabschluss kann durch die Verwendung einer Checkliste oder Vorlage für den Monatsabschluss erreicht werden, um die Prozesse zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team weiß, was erforderlich ist, wodurch die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Finanzabschlusses verbessert wird.

Was ist eine Monatsabschluss-Abstimmung?

DieAbstimmung am Monatsende ist der Prozess der Überprüfung von Finanzunterlagen durch den Abgleich von Transaktionen, einschließlich Ausgaben und Einnahmen, um sicherzustellen, dass es keine Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihren Daten oder Finanzberichten gibt.