5 häufige Fehler beim Kauf von Budget- und Prognosesoftware

Wie wähle ich die richtige Budget- und Prognosesoftware für mein Unternehmen aus? Welche Fehler sollte ich bei der Bewertung von Anbietern von Budgetierungs- und Prognosesoftware vermeiden? Sind die Kosten der einzige Faktor, den ich bei meiner Entscheidung berücksichtigen sollte?

Dies sind alles Fragen, die auftauchen können, wenn Sie eine Investition in eine Budget- und Prognosesoftware in Erwägung ziehen, und es macht Sinn - es kann eine große Investition sein, und Sie möchten die üblichen Fallstricke vermeiden, die mit der Auswahl einer neuen Lösung für Ihr Finanzteam einhergehen.

Was ist Budget- und Prognosesoftware?

Budget- und Prognosesoftware, auch als Financial Performance Management[EC1] (FPM) oder Corporate Performance Management (CPM) Software bezeichnet, ist ein Werkzeug für CFOs, Finanzleiter und Entscheidungsträger. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

• Verwaltung wichtiger Finanzaufgaben wie Berichterstattung, Budgetierung und Planung.
• Rationalisierung Ihres Budgetmanagementprozesses und Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
• Integration von Daten direkt von der Quelle, die sofortigen Zugriff auf Echtzeit-Datenpunkte bietet.
• Ermöglicht die Erstellung umfassender und aufschlussreicher Prognosen.
• Ermöglichung komplexer Datenanalysen.

Letztendlich ist die Budget- und Prognosesoftware ein wesentlicher Bestandteil des finanziellen Leistungsmanagements und bietet einen klaren Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens.

Fehler Nr. 1: Konzentration auf die Kosten statt auf die Fähigkeiten

Das Sprichwort "Sie bekommen das, wofür Sie bezahlen" ist wahr.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen bei der Suche nach Budget- und Prognosesoftware vor allem den Preis im Auge haben. Die Kosten sind jedoch nicht der einzige Faktor, der Ihre Entscheidung beeinflussen sollte.

Wenn Sie sich bei der Auswahl von Budget- und Prognosesoftware ausschließlich von den Kosten leiten lassen, laufen Sie Gefahr, auf wichtige Funktionen wie Zusammenarbeit, Datenintegration und Sicherheit zu verzichten und stattdessen ein Excel-Add-in mit eingeschränkter Funktionalität einzusetzen.

Bevor Sie Softwarelösungen für Budgets und Prognosen evaluieren, sollten Sie eine Wunschliste von Anwendungen aufstellen, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu rationalisieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Unternehmensleistung zu steigern, und dann die Anbieter danach bewerten, wie gut sie die gewünschten Funktionen erfüllen.

Bewertungen von Branchenanalysten und Kunden können ebenfalls hilfreich sein, um Ihre Entscheidung zu treffen. Berichte und Bewertungen von Personen, die über praktische Erfahrungen verfügen, können Ihnen Aufschluss darüber geben, auf welche Funktionen Sie sich konzentrieren sollten, warum bestimmte Unternehmen eine Investition getätigt haben und wie sich die Software insgesamt auf ihre Unternehmensleistung ausgewirkt hat.

Fehler Nr. 2: Mehrwertdienste auf dem Tisch liegen lassen

Viele Anbieter von Budget- und Prognosesoftware bieten im Rahmen der Implementierung und der laufenden Geschäftsbeziehung zusätzliche Mehrwertdienste an, z. B:

• Erweiterter Kundensupport - ein Zusatz zu Ihrem Vertrag, der in der Regel direkten Zugang zum Kundensupport, zusätzliche Beratungsstunden und Schulungsmöglichkeiten beinhaltet.
• Self-Serve-Implementierung - Einige Anbieter bieten einen Self-Serve-Implementierungsprozess an, der eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung der Software umfasst.
• Kontinuierliches Lernen - Zugang zu einer Bibliothek mit Kursen über die Software und darüber, wie Sie den Nutzen Ihrer Investition dauerhaft erhalten können.

Mehrwertdienste können zwar die Vertragskosten erhöhen, aber es ist wichtig zu prüfen, ob sie Ihnen auf lange Sicht Geld sparen. Ein erweiterter Kundensupport kann sicherstellen, dass Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um alle Probleme sofort zu lösen, ohne den Stress, eine Hotline zu kontaktieren. Selbstbedienungs-Ressourcen für die Implementierung können auch die Akzeptanz bei den Endbenutzern verbessern, was bedeutet, dass sich Ihre Investition in Budget- und Prognosesoftware schneller auszahlt.

Fehler Nr. 3: Kurzfristige Bedürfnisse haben Vorrang vor langfristigen Zielen

Wenn Sie sich nach einer Budget- und Prognosesoftware umsehen, haben Sie wahrscheinlich einen kurzfristigen Bedarf, den Sie erfüllen möchten - sei es, dass Sie den Zeitaufwand für die Budgetierung reduzieren, die Erstellung und Verteilung von Berichten automatisieren oder ein Dashboard mit wichtigen KPIs erstellen möchten.

Wenn Sie jedoch einem kurzfristigen Bedarf Vorrang vor den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens einräumen, kann es passieren, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihren Anforderungen nicht gerecht werden kann. Wenn Sie sich für eine Budget- und Prognosesoftware mit mehreren Anwendungen wie Budgetierung und Planung, Reporting und Analyse, Konsolidierung und Intercompany-Management entscheiden, können Sie Ihre unmittelbaren Anforderungen erfüllen, und Ihren Anwendungsfall in der Zukunft erweitern.

Fehler Nr. 4: Nicht mit anderen Anwendern sprechen

Die Realität ist, dass Softwareanbieter alles über ihr Produkt behaupten können, was sie wollen - nur wenn Sie mit anderen Anwendern sprechen, können Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie benutzerfreundlich eine Lösung ist, wie schnell der Support reagiert und wie lange die Implementierung dauert.

Viele Anbieter von Budgetierungs- und Prognoselösungen bieten Ihnen an, ein Referenzgespräch mit einem Kunden aus einer ähnlichen Branche oder mit einer vergleichbaren Unternehmensgröße oder einem vergleichbaren Anwendungsfall zu führen, damit Sie besser verstehen können, wie die Software für Sie funktionieren wird.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld eine Liste mit Fragen zusammenzustellen. Wenn ein Anbieter kein Referenzgespräch anbietet, sollten Sie ein solches anfordern, bevor Sie mit dem Prozess fortfahren.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, direkt mit Anwendern zu sprechen, lohnt es sich, die Erfolgsgeschichten von Kunden der Anbieter in Ihrer engeren Auswahl zu lesen. Hier sind einige Beispiele, wie Kunden mit Prophix erfolgreich waren:

• Wilson Construction sparte bis zu 4 Tage pro Monat für das wöchentliche Reporting und 2 Wochen pro Monat für das GL- und WIP-Reporting
• Mission Health reduzierte den Zeitaufwand für den jährlichen Budgetierungsprozess um über 40%
• Spacesaver verbesserte Berichterstattung für bessere Einblicke in Budget und Ist, Rentabilität, Arbeit und Bestand
• Boulay verbesserte die Genauigkeit der Nettogewinnprognose um 20,9

USA Properties steigerte die Anzahl der im Bau befindlichen Projekte um das Vierfache aufgrund einer verbesserten operativen Planungseffizienz

Fehler Nr. 5: Die Annahme, dass die Art und Weise, wie Sie die Dinge jetzt tun, die beste Art und Weise ist, sie zu tun

Bei der Bewertung von Budget- und Prognosesoftware kann es verlockend sein, sich für die Lösung zu entscheiden, die Ihrer jetzigen Arbeitsweise am ähnlichsten ist. Wenn Sie an die Budgetierung mit Excel gewöhnt sind, mag ein Anbieter, der Excel als Schnittstelle verwendet, eine attraktive Option sein.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass der Bedarf, der Sie dazu veranlasst hat, eine Budget- und Prognosesoftware in Betracht zu ziehen, aus der Verwendung von Tabellenkalkulationen resultiert. Wenn Sie innovativ sein und Ihre Prozesse verbessern wollen, müssen Sie bereit sein, eine bessere Lösung in Betracht zu ziehen. Budgetierungs- und Prognoseplattformen wurden mit Blick auf alle Bereiche Ihrer finanziellen Transformation entwickelt. Mit einer speziellen Plattform für Budgetierung, Planung, Berichterstattung, Analyse und Konsolidierung sind Ihren Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt.

Wie Sie die richtige Budget- und Prognosesoftware für Ihr Unternehmen auswählen

Abschließend lässt sich sagen, dass die Wahl der richtigen Budget- und Prognosesoftware mehr als nur eine Frage der Kosten ist. Es geht darum, langfristige Ziele in Betracht zu ziehen, die angebotenen Mehrwertdienste zu verstehen, das Feedback der Benutzer einzuholen und offen zu sein für neue Wege, Dinge zu tun. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, sollten Sie sich diese Informationen über die Preisgestaltung von FP&A-Software ansehen. Denken Sie daran, dass die ideale Lösung nicht nur Ihre unmittelbaren Bedürfnisse abdecken, sondern auch skalierbar sein sollte, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie diese häufigen Fehler bei der Evaluierung von Anbietern von Budget- und Prognosesoftware vermeiden, können Sie Ihren Auswahlprozess erheblich rationalisieren und eine bessere Investitionsrendite erzielen. Denken Sie daran, dass eine effektive Budget- und Prognoseplattform wie Prophix kann Ihre Finanzprozesse mit fortschrittlichen Funktionen für Budgetierung, Planung, Reporting, Analyse und Konsolidierung revolutionieren.

Konzentrieren Sie sich also auf dieser Reise auf die Funktionen, die Ihre Unternehmensleistung wirklich vorantreiben, und suchen Sie nach einer Lösung, die mit Ihren langfristigen Zielen übereinstimmt. Geben Sie sich nicht mit dem zufrieden, was Sie gewohnt sind, sondern seien Sie bereit, sich auf eine bessere Lösung einzulassen. Schließlich geht es nicht nur darum, sich zu verändern, sondern darum, sich zum Besseren zu wandeln.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Budgetierungssoftware.