5 Wege, um rechtzeitig Daten von der Verkaufsabteilung zu erhalten

Sie sind bereit, Verkaufsprognosen zu berechnen, aber Sie können nicht beginnen. Die Daten sind nicht übermittelt worden. Sie verbringen also Zeit damit, anzurufen, E-Mails zu schreiben und vielleicht sogar von Ihrem Schreibtisch aufzustehen, um in die Verkaufsabteilung zu gehen und nach den Daten zu fragen. Schließlich treffen die Daten ein, und Sie beginnen mit der Berechnung. Dann klopft jemand an Ihre Tür und fragt: "Könnte ich nur schnell reingehen und eine Zahl ändern?" Die Daten werden wieder verschoben. Und Sie? Sie warten. Schon wieder. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Unsere Kunden sagen uns, dass das größte Problem im Budgetprozess darin besteht, dass sie die Daten nicht rechtzeitig erhalten. Jeden Monat ist die Finanzfunktion wie der morgendliche Verkehr: langsam und frustrierend. Wie lässt sich dieses Problem lösen? Wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, die Fristen einzuhalten? In diesem Artikel finden Sie fünf Ratschläge, was das Unternehmen tun kann, damit die Daten pünktlich geliefert werden. Wir verwenden die Verkaufsabteilung als Beispiel - nicht, um die Abteilung an den Pranger zu stellen, sondern um dieses Problem besser zu veranschaulichen.

1: Machen Sie es zur Priorität der obersten Leitung

Der Vertriebsleiter mag durchaus einsehen, dass es fair ist, wenn die Vertriebsmitarbeiter die Daten rechtzeitig liefern und die Finanzabteilung nicht ausbremsen. Es ist jedoch eine Sache, dass der Vertriebsleiter einer rechtzeitigen Datenlieferung zustimmt, aber eine andere, dieses Versprechen auch tatsächlich einzulösen. Gute Absichten gehen oft im Widerstand der Vertriebsmitarbeiter unter. Für sie ist es das Wichtigste, Kunden zu betreuen und zu verkaufen. Dafür wurden sie eingestellt, darin sind sie hervorragend und daran werden sie gemessen. Warum sollten sie ihre Zeit für eine Aufgabe opfern, die nichts mit ihrer eigentlichen Aufgabe zu tun hat und langweilig ist? Eine Möglichkeit, mit diesem Widerstand umzugehen, besteht darin, ihn bei der obersten Führungsebene vorzubringen. Der CEO, der CFO und der Vertriebsleiter müssen "Daten rechtzeitig liefern" als Priorität für die gesamte Organisation festlegen. Durch eine solche Priorität wird es für das Vertriebsteam akzeptabel, Zeit für Aktivitäten aufzuwenden, die nicht direkt mit dem Vertrieb verbunden sind. Und es zeigt, dass es Konsequenzen hat, wenn sie die Daten nicht rechtzeitig liefern.

2: Bieten Sie einen Bonus für die rechtzeitige Lieferung von Daten

Es ist wichtig, die oberste Führungsebene mit ins Boot zu holen, und ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein nützliches Instrument, um Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie jedoch echte Motivation entfachen wollen, brauchen Sie ein Zuckerbrot. In diesem Fall ist das Zuckerbrot ein Geldbonus. Vor allem Vertriebsmitarbeiter kennen das Konzept der Anreize, die sie zu zusätzlicher Arbeit bewegen können. Bonussysteme können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausgestaltet werden. Hier ein Beispiel, wie es gemacht werden kann: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter X-mal den Termin für seine Prognosen nicht einhält, wirkt sich das auf seinen Bonus in Höhe von Y aus.

3: Machen Sie es so einfach wie möglich, Daten einzureichen

Die ersten beiden Vorschläge beziehen sich auf die Vertriebsabteilung und wie man sie aktivieren kann. Aber auch die Finanzabteilung muss ihren Beitrag leisten, damit die Vertriebsmitarbeiter die besten Voraussetzungen haben, um die Anforderungen zu erfüllen. Wie kann man das tun? Zunächst einmal müssen die Dateneingabe und -übermittlung einfach sein. In der Tat muss die Datenübermittlung so einfach sein wie die Bedienung der Kaffeemaschine im Pausenraum. Es ist nicht einfach, sich in ein ausgefallenes und unbekanntes Buchhaltungssystem mit einem komplizierten Anmeldeverfahren einzuloggen, wenn man sich den Code nicht merken kann und ihn daher jedes Mal neu eingeben muss. Versuchen Sie, die Benutzerfreundlichkeit in Relation zu Ihren Mitarbeitern zu sehen, die nicht jeden Tag mit Zahlen und Finanzen zu tun haben. Am besten wäre es, wenn den Vertriebsmitarbeitern ein Arbeitsblatt ausgehändigt würde, in das sie drei Zahlen eingeben und zurücksenden müssten. Ein anderes Beispiel wäre die Verwendung einer Vorlage (in Excel oder einer CPM-Lösung), die einfach zu bedienen ist und über klare und selbsterklärende Schaltflächen verfügt. Allerdings sollte man sich davor hüten, es zu sehr zu vereinfachen. Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sind ein Balanceakt. Daten, die zu einfach sind, könnten zu wenig detailliert und qualifiziert sein und somit für eine Umsatzprognose unbrauchbar. Außerdem müssen die Daten mit Bedacht geliefert werden. Es müssen immer Überlegungen angestellt werden, welche 5, 10 oder 20 Kunden 80 % des Umsatzes ausmachen. Jeder Vertriebsmitarbeiter muss Überlegungen anstellen, warum er im nächsten Jahr 5 % mehr oder weniger verkaufen wird usw.

4: Automatische Benachrichtigungen einrichten

Wir alle haben einen anstrengenden Tag, und selbst die Besten von uns vergessen gelegentlich eine Aufgabe - vor allem, wenn diese Aufgaben außerhalb unseres Kompetenz- und Interessenbereichs liegen. Eine vierte Idee zur Unterstützung der Verkaufsabteilung ist das Versenden von Erinnerungen und Fristen per E-Mail. Natürlich braucht niemand mehr E-Mails, aber eine klare Kommunikation kann den Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Zeitpläne besser zu planen. Das bedeutet, dass Sie keine Ausreden mehr hören müssen wie "Ich habe es vergessen", "Ich wusste nicht, dass es einen Termin gibt" oder "Ich war im Urlaub" Automatische Benachrichtigungen funktionieren am besten. In Prophix können Sie dafür einen automatischen Workflow einrichten. Das spart der Finanzabteilung Zeit, weil man es nur einmal einrichten muss. Sie können den Druck erhöhen, indem Sie den Vertriebsleiter und vielleicht sogar den Vertriebsdirektor mit einer Erinnerungs-E-Mail an einen Vertriebsmitarbeiter, der einen Termin vergessen hat, benachrichtigen. Erfahren Sie, wie Ihr Budgetprozess mit automatischen Workflows effizienter wird

5: Schnelle und effiziente Prozesse

Der letzte Vorschlag, um die besten Voraussetzungen für den rechtzeitigen Erhalt von Daten zu schaffen, sind schnelle und effiziente Prozesse. Die Erstellung von Umsatzbudgets und Umsatzprognosen mit Betrag und Umsatz sollte nicht zu lange dauern. Sie sollten Ihre Prozesse so gestalten, dass sie schnell ausgeführt werden können. Kurze Prozesse sind eine zentrale Voraussetzung, um sicherzustellen, dass niemand Änderungswünsche aufgrund von Marktveränderungen äußert. Ein Budget sollte nicht länger als 2-3 Wochen dauern und ein rollierender monatlicher Prognoseprozess sollte in 5-8 Arbeitstagen abgeschlossen sein - wobei die Datenerfassung selbst nicht länger als 1-2 Arbeitstage dauern sollte. Wenn Sie einen Budgetprozess oder einen Prognoseprozess nicht schnell abwickeln können, kommt es schnell zu Verzögerungen und fehlenden Daten.

Schlussbemerkungen

Es ist nicht einfach, interne Verfahren zu ändern - vor allem nicht abteilungsübergreifend. Sie erhöhen Ihre Erfolgschancen, wenn Sie das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln angehen, was sich auch in den fünf Ratschlägen widerspiegelt:

• Priorität des Managements.
• konkrete Faktoren der Motivation,
• benutzerfreundlichkeit,
• unterstützung und
• schnelle Prozesse.

Das bedeutet, dass die Vertriebsmitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass ihnen Aufgaben aufgezwungen werden, sondern dass sie mit finanziellen Anreizen und Unterstützung versorgt werden. Wir hoffen, dass Sie unsere Ratschläge nutzen können. Viel Glück auf Ihrem Weg zur rechtzeitigen Datenbeschaffung.