6 Anzeichen dafür, dass Sie eine Budgetierungssoftware benötigen

Tabellenkalkulationen sind für viele Unternehmen immer noch das Rückgrat des Budgetierungsprozesses. Und obwohl sie einige offensichtliche Vorteile haben - sie sind überall verfügbar und relativ einfach zu verwenden - sollten sie nicht als das Nonplusultra der Budgetierungssoftware für Unternehmen angesehen werden. Wenn Sie noch keine Budgetierungssoftware verwenden, sind Sie wahrscheinlich auf einige ernsthafte Probleme gestoßen, die darauf hindeuten, dass Sie eine Software benötigen.

Aber wenn Sie Hilfe brauchen, um die Anzeichen zu erkennen, haben wir etwas für Sie.

Was ist Budgetierungssoftware für Unternehmen?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei Budgetierungssoftware für Unternehmen um eine Software, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Diese Plattformen können viele Formen annehmen, mit einer breiten Palette von Funktionen, aber ein Fokus auf Budgetierung sollte ihr Kern sein.

Viele Unternehmen beginnen zwar mit kostenlosen oder kostengünstigen Optionen wie Quickbooks und Freshbooks, doch diese lassen sich nur selten mit Ihrem Unternehmen skalieren. Schon bald werden Sie mehr Zeit damit verbringen, die Probleme, die sie verursachen, zu beheben, als die Zeit, die Sie durch die Einführung dieser Lösungen eingespart haben.

Die 6 Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen eine Budgetierungssoftware benötigt

1. Die Budgetierung dauert Monate

In vielen Unternehmen kann die jährliche Budgetierung zwischen 25 Tagen und fast zwei Monaten dauern. Wenn Ihnen diese Zeitspanne zu kurz vorkommt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass Ihre derzeitige Budgetierungssoftware für Unternehmen nicht ausreicht.

Die Budgetierung ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess, selbst für KMUs mit einfachen Organisationsstrukturen. Wenn Sie Tochtergesellschaften, Konzerne und GmbHs hinzuzählen, kann die Konsolidierung aller benötigten Informationen Wochen dauern. Die Fertigstellung Ihres Budgets kann sich unter diesen Umständen leicht auf ein ganzes Quartal erstrecken, was die Anpassung an veränderte Marktbedingungen erschwert.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Ihre Budgetierungssoftware sollte zumindest dafür sorgen, dass die Erstellung Ihres Jahresbudgets nicht länger dauert. Darüber hinaus sollte sie Sie aber aus einem starren, festen jährlichen Budgetierungsprozess herausführen. Mit einer Financial Performance Platform wie Prophix erhalten Sie einen ständigen Strom von Finanzdaten, die für eine schnellere Erstellung und Anpassung von Budgets unerlässlich sind.

2. Ihr Budget ist nicht flexibel

Wenn Sie im Finanzbereich arbeiten, kennen Sie wahrscheinlich das folgende Szenario:

Sie sind gerade mit der Erstellung des Jahresbudgets Ihres Unternehmens fertig, als sich etwas Wesentliches ändert und Sie Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie Tabellenkalkulationen als Budgetierungswerkzeug verwenden, kann die Durchführung dieser Änderungen ein manueller und zeitaufwändiger Prozess sein, der anfällig für Dateneingabefehler, fehlerhafte Formeln und andere Probleme ist.

Unternehmen, die Budgetierungssoftware für Unternehmen, wie z. B. Financial Performance Management (FPM)-Software, einsetzen, können auf Änderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens reagieren, z. B. auf Schwankungen im Cashflow, Preisänderungen, Änderungen der Produktlinie, veränderte Kapitalzuweisungen und organisatorische Änderungen.

Der Aufbau flexibler Budgetierungsprozesse senkt die Kosten und den Zeitaufwand für Analysen und erhöht gleichzeitig die Qualität der Entscheidungsfindung.

Financial Performance Management (FPM)-Software kann auch als Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A) oder Enterprise Performance Management (EPM)-Software bezeichnet werden.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Eine der Hauptursachen für starre Budgets? Überholte oder nicht verfügbare Daten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt die Herausforderung, alle für die Budgetierung benötigten Daten zu konsolidieren, exponentiell an. Neue Prozesse müssen eingeführt werden, neue Datenquellen müssen berücksichtigt werden und neue Komplikationen, wie z. B. Fremdwährungsumrechnungen, müssen berücksichtigt werden. Die Budgetierungssoftware Ihrer Wahl sollte in der Lage sein, flexible Budgets zu erstellen.

3. Zu viele Abteilungen liegen über dem Budget

Nur allzu oft findet die Budgetierung in einem Silo statt, vor allem, wenn Sie hauptsächlich manuelle Methoden zur Erfassung und Verarbeitung von Daten verwenden. Wenn Informationen nur in eine Richtung fließen - von den Personen, für die Sie budgetieren, zu den Personen, die die Budgetierung vornehmen - ist es besonders schwierig, realistisch zu budgetieren.

Das Ergebnis? Abteilungen, die ihr Budget ständig überschreiten.

Zwar können strengere Kontrollen eingeführt werden, um dies zu verhindern, doch sind diese Muster eher ein Zeichen für unrealistische Budgets als alles andere. Und wenn Ihr Budgetierungsprozess keine Flexibilität nach der eigentlichen Budgetierung vorsieht, haben die Teams die Qual der Wahl: Entweder sie liefern wichtige Projekte nicht oder sie überschreiten das Budget.

In der Regel entscheiden sie sich für Letzteres.

Tipp zu Budgetierungssoftware für Unternehmen

Bei vielen Beispielen für spezielle Budgetierungssoftware für Unternehmen steht die Datenintegration im Mittelpunkt, d. h. die Möglichkeit, Informationen aus verschiedenen Quellen zu ziehen und sie auf einer Plattform zu zentralisieren, auf der Budgets effektiv erstellt werden können. Dies ist wichtig, um zu verhindern, dass Budgets in einem Silo erstellt werden. Prüfen Sie, was mit Ihrer aktuellen Lösung verfügbar ist, und machen Sie dies zu einer Schlüsselkomponente bei der Auswahl einer Budgetierungssoftware. Prophix beispielsweise ermöglicht es dem Büro des CFO nicht nur, Daten aus seinen Tabellenkalkulationen zu übernehmen, sondern lässt sich auch nativ in ERP-, CRM- und HRIS-Systeme integrieren.

4. Ihr Unternehmen hat ein erhebliches Wachstum hinter sich

Phasen erheblichen Wachstums und anderer Veränderungen sind für Ihr Unternehmen äußerst positiv, können aber bei immerwährenden Prozessen wie der Budgetierung massive Kopfschmerzen verursachen.

Vielleicht hat Ihr Unternehmen mit einem anderen fusioniert, oder Sie haben eine neue Niederlassung eröffnet. Oder Sie haben einfach einen massiven Anstieg Ihres Kundenstamms und Ihrer Einnahmen zu verzeichnen. In jedem Fall müssen Sie plötzlich mit viel mehr Finanzdaten arbeiten und haben völlig neue finanzielle Überlegungen angestellt, die die Budgetierung sehr viel komplexer machen.

In diesen Übergangsphasen treten oft Probleme mit Ihrer aktuellen Budgetierungssoftware auf - oder Sie schlagen Alarm, wenn Sie überhaupt keine spezielle Software haben.

Beachten Sie, dass plötzliche Änderungen wie diese nicht die einzigen Signale sind, auf die Sie achten sollten. Jeder neue Kunde, jede neue Transaktion und jeder zusätzliche Mitarbeiter erhöht die Menge an Finanzdaten, die Sie erfassen, analysieren und in Geschäftsentscheidungen umsetzen müssen. Selbst ein langsames und stetiges Wachstum kann unbeherrschbar werden, wenn Sie nicht über die richtigen Werkzeuge verfügen.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Wenn Sie derzeit eine Budgetierungssoftware für Unternehmen einsetzen, sollten Sie die Effektivität dieser Software in den verschiedenen Wachstumsphasen Ihres Unternehmens im Auge behalten. Wenn die Beschwerden über ineffiziente Prozesse und starre Budgets mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunehmen, wissen Sie, dass Sie eine bessere Lösung brauchen.

Wenn Sie noch auf dem Markt für eine Budgetierungssoftware für Ihr Unternehmen sind, versuchen Sie vorauszusehen, wie sich Ihre Anforderungen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ändern werden. So können Sie verhindern, dass Sie in eine Plattform investieren, die nicht mit Ihnen mitwächst.

5. Ihre Rentabilität ist rückläufig

Es kommt nur allzu oft vor, dass Teams außerhalb des CFO-Büros jubeln, wenn sie sehen, wie die Einnahmen steigen, ohne sich Gedanken über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens im Allgemeinen zu machen. Als Finanzleiter wissen Sie jedoch, dass Sie nicht wirklich wachsen, wenn jedem Dollar an Einnahmen zwei Dollar an Ausgaben gegenüberstehen.

Ohne die richtigen Tools für die Budgetierung kommt es nur allzu oft vor, dass Unternehmen unrealistische Budgets erstellen - oft aufgrund unzureichender Daten. Manchmal führt dies dazu, dass Abteilungen ihr Budget überschreiten. Es gibt aber auch Situationen, in denen die Rentabilität des gesamten Unternehmens darunter leidet.

Mit einer zuverlässigen Budgetierungssoftware für Unternehmen können Sie schnell die nötigen Erkenntnisse gewinnen, um die Rentabilität Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten - oder zumindest über etwaige Rentabilitätseinbußen Bericht zu erstatten.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Die besten Beispiele für Budgetierungssoftware geben dem CFO die Möglichkeit, Dashboards für die Benutzer zu erstellen, so dass alle Beteiligten einen besseren Überblick darüber haben, wie das Unternehmen so profitabel wie möglich gehalten werden kann, ohne dass wichtige Projekte auf der Strecke bleiben.

6. Sie machen häufig doppelte Arbeit

Ohne eine Budgetierungssoftware für Unternehmen sind an der jährlichen Budgetierung und ähnlichen Prozessen oft dezentrale, fragmentierte Teams beteiligt, die sich darum bemühen, Daten zu sammeln und den Bedarf für Teile des Unternehmens zu prognostizieren. Wenn diese Teams nicht in ständiger Kommunikation stehen - oder von Haus aus Tools für die Zusammenarbeit verwenden -, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie ihre Arbeit doppelt erledigen.

Dazu gehört, dass dieselben Berichte mehrmals mit geringfügigen Abweichungen exportiert werden, dass nach Daten gesucht wird, die bereits von einem anderen Team erfasst wurden, oder dass sogar an Budgets für dieselben Abteilungen gearbeitet wird.

Das Ergebnis sind vergeudete Stunden, ein längerer Gesamtprozess und Frustration, weil die Teams versuchen, widersprüchliche Informationen zu konsolidieren. Wenn Sie Ihre Budgetierungsprozesse in einer einzigen Plattform zentralisieren, wissen alle Ihre Teams genau, wer woran arbeitet.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Budgetierungssoftware ist nicht gleich Budgetierungssoftware, und Sie sollten sich nach Plattformen umsehen, die von Grund auf für kollaborative Prozesse ausgelegt sind. Tabellenkalkulationen zum Beispiel sind nicht besonders kollaborativ, aber das sind einige der beliebtesten Budgetierungssoftwares auch nicht. Dies ist ein Thema, das Sie in jedem Verkaufsgespräch für eine Lösung, die Sie erwerben möchten, ansprechen oder testen sollten, wenn eine kostenlose Testphase verfügbar ist.

Wie All-Star Directories mit Budgetierungssoftware für Unternehmen 6 Tage einsparen konnte

Als Michelle Ferris von All-Star Directories zum ersten Mal über die Einführung einer Budgetierungssoftware für Unternehmen nachdachte, verbrachten sie und ihr Team Tage, wenn nicht sogar Wochen mit der Erstellung des Jahresbudgets. Ihr Team musste seine gesamte Zeit der Zusammenstellung und Analyse von Daten widmen. Michelle wusste, dass es einen besseren Weg gab, die Budgetsaison anzugehen, so dass sich ihr Team auf wichtigere Dinge konzentrieren konnte, z. B. das Büro zu einer angemessenen Zeit zu verlassen und Zeit mit der Familie zu verbringen.

Frustriert und bereit für eine Veränderung, begannen Michelle und ihr Team, die Vor- und Nachteile der Einführung einer Budgetierungslösung abzuwägen. Michelle wollte ihrem Team die Freiheit geben, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - sowohl bei der Arbeit als auch in der Freizeit.

Nach der Implementierung der Financial Performance Management (FPM)-Software als Lösung für ihre Budgetierungsprobleme sparteAll-Star Directories 6 volle Arbeitstage für ihre Budgetierungsprozesse. Michelles Team kann das Budget in wenigen Stunden fertigstellen und hat dadurch mehr Zeit für strategische Analysen.

Jetzt genießen Michelle und ihr Team eine bessere Work-Life-Balance, anstatt sich über die Budgetsaison zu ärgern. Sie können sich darauf verlassen, dass ihre Budgets genau, aktuell und automatisiert sind, so dass sich das Team nach einer wohlverdienten Auszeit strategischeren Projekten widmen kann.

Möchten Sie mehr über den Erfolg von Michelle mit Budgetierungssoftware für Unternehmen erfahren? Lesen Sie die Fallstudie von All-Directories hier.

Wählen Sie die richtige Budgetierungssoftware für Ihr Unternehmen

Die Abkehr von Tabellenkalkulationen und der Umstieg auf eine Budgetierungssoftware für Unternehmen ist ein kluger Schritt. Allerdings ist das Erkennen der Anzeichen dafür, dass Sie eine Budgetierungssoftware benötigen, schon die halbe Miete.

Nehmen Sie sich ein Beispiel an All-Star Directories - Budgetierungssoftware kann Zeit sparen und ist ressourcenschonend. Wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen? Das ist das A und O.

Möchten Sie mehr über Budgetierungssoftware für Ihr Unternehmen erfahren? Sehen Sie sich die 21 besten Budgetierungsprogramme für CFOs an.