6 Dinge, die Ihren Jahresendabschluss verlangsamen

Ehe Sie sich versehen, ist es schon wieder Zeit für den Jahresabschluss. Es ist ein langwieriger Prozess, der viele Stunden mit sich bringt, vielleicht auch am Wochenende, in denen Sie Daten sammeln, verarbeiten, validieren und Berichte erstellen. Es ist harte Arbeit, die durch die vielen Faktoren, die den Jahresabschlussprozess verlangsamen, nicht einfacher wird. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit sechs Herausforderungen für einen schnellen Jahresabschluss - und gute Tipps, um ihn zu beschleunigen.

Herausforderung 1: Mangelnde Ausbildung

Wenn die Mitarbeiter nicht richtig für die Nutzung der Systeme und die Handhabung der Prozesse geschult sind, verlangsamt sich der Jahresabschluss. Je besser die Mitarbeiter die Lösungen kennen, desto schneller geht es. Natürlich ist es wichtig, neue Mitarbeiter zu schulen, aber Sie sollten auch jährliche Auffrischungskurse für alle Mitarbeiter der Finanzabteilung in Betracht ziehen. Dies trägt dazu bei, dass alle voll in den Prozess eingebunden werden.

Herausforderung 2: Keine Unterstützung durch das Top-Management

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmensleitung einen schnellen Jahresabschluss unterstützt und ihm Priorität einräumt, um allen die Bedeutung dieses Prozesses zu verdeutlichen. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Jahresabschluss nur als Zeitverschwendung angesehen. Und wenn der Jahresabschluss als langwierige, zeitraubende und sinnlose Aufgabe angesehen wird, werden die Mitarbeiter die Daten möglicherweise nicht rechtzeitig einreichen.

Herausforderung 3: Mehrere unterschiedliche IT-Lösungen

Es ist ein Nachteil, wenn mehrere IT-Lösungen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden. Wenn die Mitarbeiter der Finanzabteilung Daten aus verschiedenen Quellen bearbeiten und sammeln müssen, geht wertvolle Zeit für die strategische Arbeit verloren.

Herausforderung 4: Unzureichende Lösungen

Der Umgang mit mehreren inkompatiblen Lösungen bedeutet einen hohen manuellen Arbeitsaufwand, der auch den Jahresabschluss verlangsamt. Noch komplizierter wird es, wenn man sich bei mehreren Lösungen anmelden muss, um Daten abzurufen, die später in einem neuen System gespeichert werden sollen.

Herausforderung 5: Unzureichende Kommunikation

Wenn die Geschäftsleitung es versäumt, den Rest des Unternehmens klar zu informieren, kann dies den Jahresabschluss ebenfalls in die Länge ziehen. Mangelnde Kommunikation ist ein probates Mittel, um die Übermittlung von Daten aus anderen Abteilungen zu verzögern. Mit anderen Worten: Informieren Sie alle beteiligten Mitarbeiter über die Frist und darüber, warum sie so wichtig ist.

Herausforderung 6: Schlechter Dialog mit Wirtschaftsprüfern

Wenn Sie keine regelmäßigen Besprechungen abhalten oder nur selten mit Ihrem Wirtschaftsprüfer kommunizieren, sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, problematische Fragen zu klären, bevor es zu spät ist.

Vorteile eines schnellen Jahresabschlusses

Ein zügiger Jahresabschluss entlastet in erster Linie die Finanzabteilung von manueller Arbeit, so dass sie mehr Zeit für Aufgaben der Unternehmensentwicklung hat. Ein schneller Jahresabschluss zeigt auch, dass das Unternehmen seine Verantwortung für die interne und externe Berichterstattung über seine finanzielle Situation ernst nimmt. Sobald die Finanzabteilung geeignete Techniken zur Durchführung eines schnelleren Jahresabschlusses eingeführt hat, stehen die Finanzinformationen schneller zur Verfügung. Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen. Es bietet auch eine bessere Möglichkeit, in die Zukunft zu blicken und zu planen.