6 Anzeichen dafür, dass Sie Software für die Budgetierung benötigen

Tabellenkalkulationen sind für viele Organisationen immer noch das Rückgrat des Budgetierungsprozesses. Und obwohl sie einige offensichtliche Vorteile haben — sie sind überall und relativ einfach zu verwenden —, sollten sie nicht als die ultimative Budgetierungssoftware für Unternehmen betrachtet werden. Falls du noch keine Budgetierungssoftware verwendest, bist du wahrscheinlich auf einige ernste Probleme gestoßen, die darauf hindeuten, dass du eine brauchst.

Aber wenn du Hilfe beim Lesen der Schilder benötigst, sind wir für dich da.

Was ist eine Unternehmensbudgetierungssoftware?

Einfach ausgedrückt, Unternehmensbudgetierungssoftware ist jede Budgetierungssoftware, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Diese Plattformen können viele Formen annehmen, mit einer Vielzahl von Funktionen, aber der Schwerpunkt sollte bei ihnen auf der Budgetierung liegen.

Zum Beispiel beginnen viele Organisationen vielleicht, kostenlose oder kostengünstige Optionen wie Quickbooks und Freshbooks zu verwenden, aber sie skalieren selten mit deiner Organisation. Bald wirst du mehr Zeit damit verbringen, die Probleme zu lösen, die sie verursachen, als die Zeit, die du gespart hast, indem du sie überhaupt adoptiert hast.

Die 6 Zeichen, dass dein Unternehmen Budgetierungssoftware benötigt

1. Die Budgetierung dauert Monate.

In vielen Organisationen kann die jährliche Budgetierung zwischen 25 Tagen und fast zwei Monaten dauern. Wenn dir dieser Zeitplan kurz vorkommt, ist das ein starkes Signal dafür, dass deine aktuelle Budgetierungssoftware für Unternehmen nicht ausreicht.

Die Budgetierung ist ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess, selbst für KMUs mit einfachen Organisationsstrukturen. Wenn Sie Tochtergesellschaften, Gruppen und LLCs hinzufügen, kann die Konsolidierung aller benötigten Informationen Wochen dauern. Die Fertigstellung deines Budgets kann sich unter diesen Umständen leicht auf ein ganzes Quartal erstrecken, was es schwierig macht, dich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Zumindest sollte deine Budgetierungssoftware die Erstellung deines Jahresbudgets nicht verlängern. Aber darüber hinaus sollte es dich aus einem starren, festen jährlichen Budgetierungsprozess befreien. Die Verwendung einer Financial Performance Plattform wie Prophix kann Ihnen einen stetigen Strom von Finanzdaten liefern, die für eine schnellere Erstellung von Budgets und deren Anpassung bei Bedarf unerlässlich sind.

2. Dein Budget ist nicht flexibel.

Wenn du im Finanzbereich arbeitest, kennst du wahrscheinlich das folgende Szenario:

Du hast gerade die Erstellung des Jahresbudgets deines Unternehmens abgeschlossen, wenn sich etwas Wesentliches ändert und du Änderungen vornehmen musst. Wenn Sie Tabellenkalkulationen als Budgetierungstool verwenden, kann die Durchführung dieser Überarbeitungen ein manueller und zeitaufwändiger Prozess sein, der anfällig für Dateneingabefehler, fehlerhafte Formeln und andere Probleme ist.

Unternehmen, die Budgetierungssoftware für Unternehmen eingeführt haben, wie z. B. Financial Performance Management (FPM)-Software, können auf Änderungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens reagieren, z. B. auf Schwankungen des Cashflows, Preisänderungen, Änderungen der Produktlinie, sich ändernde Kapitalzuweisungen und organisatorische Veränderungen.

Der Aufbau flexibler Budgetierungsprozesse senkt die Kosten und den Zeitaufwand für Analysen und erhöht gleichzeitig die Qualität der Entscheidungsfindung.

Financial Performance Management (FPM)-Software kann auch als Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A ) oder Enterprise Performance Management (EPM ) bezeichnet werden.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Eine der Hauptursachen für starre Budgets? Veraltete oder nicht verfügbare Daten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt die Herausforderung, alle Daten zu konsolidieren, die Sie für die Budgetierung benötigen, exponentiell. Es müssen neue Prozesse eingeführt, neue Datenquellen berücksichtigt und neue Komplikationen – wie die Umrechnung ausländischer Währungen – berücksichtigt werden. Deine bevorzugte Budgetierungssoftware sollte in der Lage sein, flexible Budgets zu erstellen.

3. Zu viele Abteilungen überschreiten das Budget

Es kommt nur allzu häufig vor, dass die Budgetierung in einem Silo erfolgt, insbesondere wenn Sie hauptsächlich manuelle Methoden zum Sammeln und Verarbeiten von Daten verwenden. Wenn Informationen nur in eine Richtung fließen — von den Personen, für die du budgetierst, zu den Personen, die die Budgetierung durchführen —, ist es besonders schwierig, realistisch zu budgetieren.

Das Ergebnis? Abteilungen, die ständig das Budget überschreiten.

Es können zwar strengere Kontrollen eingeführt werden, um das zu verhindern, aber diese Muster sind eher ein Signal für unrealistische Budgets als alles andere. Und wenn dein Budgetierungsprozess keine Flexibilität berücksichtigt, nachdem die Budgetierung selbst abgeschlossen ist, dann stehen die Teams vor einer schwierigen Entscheidung: Sie können wichtige Projekte nicht einhalten oder das Budget überschreiten.

Normalerweise entscheiden sie sich für Letzteres.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Viele Beispiele für dedizierte Budgetierungssoftware für Unternehmen basieren auf Data integration als Kernfunktion – d. h. der Möglichkeit, Informationen aus mehreren Quellen abzurufen und auf einer Plattform zu zentralisieren, auf der Budgets effektiv erstellt werden können. Das ist wichtig, um zu verhindern, dass Budgets in einem Silo verbaut werden. Überprüfe, was mit deiner aktuellen Lösung verfügbar ist, und mache sie zu einer wichtigen Komponente bei der Auswahl einer beliebigen Budgetierungssoftware. Prophix ermöglicht es beispielsweise nicht nur dem Büro des CFO, Daten aus seinen Tabellenkalkulationen abzurufen, sondern lässt sich auch nativ in ERP-, CRM- und HRIS-Systeme integrieren.

4. Dein Unternehmen hat ein deutliches Wachstum erlebt.

Perioden mit erheblichem Wachstum und anderen Veränderungen sind äußerst positiv für dein Unternehmen, aber sie können bei immergrünen Prozessen wie der Budgetierung massive Kopfschmerzen bereiten.

Vielleicht ist deine Organisation mit einer anderen fusioniert, oder du hast eine neue Tochtergesellschaft eröffnet. Oder vielleicht hast du gerade einen massiven Anstieg deines Kundenstamms und deines Umsatzes gesehen. So oder so, Sie haben plötzlich viel mehr finanzielle Daten, mit denen Sie arbeiten können, und völlig neue finanzielle Überlegungen, die die Budgetierung viel komplexer machen.

In diesen Übergangsperioden können oft Probleme mit deiner aktuellen Budgetierungssoftware auftauchen — oder du wirst Alarm schlagen, wenn du überhaupt keine spezielle Software hast.

Beachte, dass plötzliche Veränderungen wie diese nicht die einzigen Signale sind, auf die du achten musst. Jeder neue Kunde, jede neue Transaktion oder jeder zusätzliche Mitarbeiter erhöht die Menge an Finanzdaten, die Sie sammeln, analysieren und in Geschäftsentscheidungen umsetzen müssen. Selbst langsames und stetiges Wachstum kann unkontrollierbar werden, wenn du nicht über die richtigen Tools verfügst.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Wenn du derzeit eine Budgetierungssoftware für Unternehmen verwendest, achte darauf, dass du im Auge behältst, wie effektiv sie in den verschiedenen Wachstumsphasen deines Unternehmens ist. Du wirst wissen, dass du eine bessere Lösung benötigst, wenn Beschwerden über ineffiziente Prozesse und starre Budgets mit dem Wachstum deines Unternehmens zunehmen.

Wenn du immer noch auf dem Markt für Budgetierungssoftware für dein Unternehmen bist, versuche vorherzusehen, wie sich deine Bedürfnisse ändern werden, wenn das Unternehmen wächst. Dadurch wird verhindert, dass Sie in eine Plattform investieren, die nicht mit Ihnen skaliert.

5. Deine Rentabilität ist rückläufig.

Es ist allzu üblich, dass Teams außerhalb des CFO-Büros jubeln, wenn sie beobachten, wie der Umsatz steigt, ohne die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens zu berücksichtigen. Aber als Finanzleiter weißt du, dass, wenn jeder Dollar Umsatz mit zwei Dollar an Ausgaben einhergeht, du nicht wirklich wächst.

Ohne die richtigen Tools für die Budgetierung kommt es nur allzu häufig vor, dass Unternehmen unrealistische Budgets erstellen – oft aufgrund glanzloser Daten. Manchmal führt das dazu, dass Abteilungen das Budget überschreiten. Aber es gibt Situationen, in denen die Rentabilität der gesamten Organisation beeinträchtigt werden kann.

Wenn Sie Ihrem Tool-Stack eine robuste Business-Budgeting-Software hinzufügen, können Sie schnell die Erkenntnisse generieren, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen profitabel zu halten – oder zumindest Report auf mögliche Rentabilitätsverluste.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Die besten Beispiele für Unternehmensbudgetierungssoftware geben dem Office of the CFO die Möglichkeit, Dashboards für Geschäftsanwender zu erstellen, sodass sich jeder besser darüber im Klaren ist, wie das Unternehmen so profitabel wie möglich bleibt, ohne wichtige Projekte zu opfern.

6. Du arbeitest häufig doppelt.

Ohne Software für die Budgetierung von Unternehmen sind bei der jährlichen Budgetierung und ähnlichen Prozessen oft dezentrale, fragmentierte Teams beteiligt, die sich darum bemühen, Daten zu sammeln und den Bedarf für Teile des Unternehmens zu prognostizieren. Sofern diese Teams nicht ständig kommunizieren — oder inhärent kollaborative Tools verwenden — werden sie ihre Arbeit wahrscheinlich verdoppeln.

Dazu gehört das mehrfache Exportieren derselben Reports mit geringfügigen Abweichungen, das Aufsuchen von Daten, die bereits von einem anderen Team gesammelt wurden, oder sogar die Arbeit an Budgets für dieselben Abteilungen.

Das führt zu vergeudeten Stunden, der gesamte Prozess dauert viel länger, bis er abgeschlossen ist, und Frustration, wenn Teams versuchen, widersprüchliche Informationen zu konsolidieren. Wenn Sie Ihre Budgetierungsprozesse auf einer einzigen Plattform zentralisieren, wissen alle Ihre Teams genau, wer woran arbeitet.

Tipp zur Budgetierungssoftware für Unternehmen

Nicht jede Unternehmensplanungssoftware ist gleich, und du solltest nach Plattformen suchen, die von Grund auf für kollaborative Prozesse konzipiert sind. Tabellenkalkulationen sind zum Beispiel nicht besonders kollaborativ, aber einige der beliebtesten Budgetierungsprogramme sind es auch nicht. Das ist ein Thema, das du in allen Verkaufsgesprächen für eine Lösung, die du erwerben oder testen möchtest, behandeln solltest, falls eine kostenlose Testphase verfügbar ist.

Wie All-Star Directories mit der Budgetierungssoftware für Unternehmen 6 Tage eingespart hat

Als Michelle Ferris von All-Star Directories zum ersten Mal darüber nachdachte, Budgetierungssoftware für Unternehmen einzuführen, verbrachten sie und ihr Team Tage, wenn nicht Wochen damit, ihr Jahresbudget vorzubereiten. Ihr Team musste seine ganze Zeit der Zusammenstellung und Analyse von Daten widmen. Michelle wusste, dass es einen besseren Weg gab, die Budgetierungssaison anzugehen und ihrem Team zu ermöglichen, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, wie zum Beispiel zu einer vernünftigen Stunde aus dem Büro zu kommen und Zeit mit der Familie zu verbringen.

Frustriert und bereit für eine Veränderung begannen Michelle und ihr Team, die Vor- und Nachteile der Einführung einer Budgetierungslösung abzuwägen. Michelle wollte ihrem Team die Freiheit geben, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, sowohl bei der Arbeit als auch außerhalb.

Nach der Implementierung einer Financial Performance Management (FPM)-Software als Lösung für ihre Budgetierungsprobleme sparte All-Star Directories 6 volle Arbeitstage an ihren Budgetierungsprozessen. Michelles Team kann sein Budget in wenigen Stunden fertigstellen, sodass sie Zeit haben, strategische Analysen durchzuführen.

Jetzt genießen Michelle und ihr Team eine bessere Work-Life-Balance, anstatt sich über die Budgetierungssaison Gedanken zu machen. Sie sind zuversichtlich, dass ihre Budgets korrekt, aktuell und automatisiert sind, sodass das Team nach einer wohlverdienten Ausfallzeit strategischere Projekte in Angriff nehmen kann.

Möchtest du mehr über Michelles Erfolg mit Budgetierungssoftware für Unternehmen erfahren? Lies die Fallstudie von All-Directories hier.

Wähle die richtige Budgetierungssoftware für dein Unternehmen

Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen und Budgetierungssoftware für Unternehmen zu nutzen, ist ein kluger Schachzug. Die Anzeichen dafür zu erkennen, dass du eine Budgetierungssoftware benötigst, ist jedoch schon die halbe Miete.

Nehmen Sie sich ein Beispiel an All-Star Directories — Budgetierungssoftware kann Zeit sparen und ist ressourcenschonend. Wählst du den richtigen für dein Unternehmen aus? Das ist unerlässlich.

Möchtest du mehr über Budgetierungssoftware für dein Unternehmen erfahren? Sieh dir die 21 besten Unternehmensbudgetierungsprogramme für CFOs an.