7 Wege zur Verbesserung des Budgetierungs- und Prognoseprozesses

Wann haben Sie das letzte Mal Ihren Budgetierungs- und Prognoseprozess überprüft? Wenn Sie mit ungenauen Budgets, zweifelhaft nützlichen Prognosen und einem Mangel an zuverlässigen Finanzdaten zu kämpfen hatten, haben Sie vielleicht den Schuldigen gefunden.

Die regelmäßige Überprüfung Ihres Budgetierungs- und Prognoseprozesses kann Ihnen Zeit, Geld und möglicherweise teure Fehler ersparen. Es gibt sieben Schlüsselbereiche, die Ihr Team untersuchen kann, um diesen Prozess zu verbessern; einige dieser Verbesserungen können schnell vorgenommen werden, während andere im Laufe der Zeit langsam durchgeführt werden.

Budgetierung und Prognosen sind entscheidende Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen, und die zugehörigen Protokolle müssen effizient und fehlerfrei gestaltet werden. Robuste Prozesse verbessern das Finanzmanagement, die integrierte Geschäftsplanung und das allgemeine Wachstum.

Budgetierungsprozesse sollten nach Möglichkeit automatisiert werden und eine regelmäßige abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beinhalten. Ihre Budgets sollten außerdem flexibel sein und sich an Markt- oder Geschäftsveränderungen anpassen lassen. Ihr Finanzteam, die Geschäftsleitung und die Budgetverantwortlichen sollten alle einen Beitrag leisten und Ihren Budgetierungsprozess gut kennen.

Bei derErstellung von Prognosen sollten Sie die wichtigsten Geschäftsfaktoren im Auge behalten. Sie sollten auch Ihre historischen Daten, Markttrends und alle anderen Faktoren berücksichtigen, die Ihnen helfen, eine möglichst fundierte Entscheidung zu treffen. Auch die Datenanalyse und die Implementierung rollierender Prognosen sind für die Gesamteffizienz von entscheidender Bedeutung.

Abgesehen von der Abstimmung der Ziele im gesamten Unternehmen sind Budgetierung und Prognosen in Zeiten des Wandels wichtig. Die Budgetierung der Einnahmen für einen bestimmten Zeitraum und die Prognosen für den nächsten Zeitraum können sich auf Ihre kurz- und langfristigen Finanzstrategien auswirken.

Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie Ihre Budgetierungs- und Prognoseprozesse verbessern können.

Verbessern Sie die Genauigkeit und Integrität Ihrer Daten

Die Rationalisierung Ihrer Datenverwaltung ist nur dann hilfreich, wenn Ihre Daten von Anfang an korrekt sind. Die Verwendung von Datenvalidierungstechniken und die Integration zuverlässiger Quellen können die Datengenauigkeit und -integrität verbessern.

Die Datengenauigkeit stellt sicher, dass Sie es nicht mit veralteten oder falschen Daten zu tun haben, z. B. mit alten Umsatzzahlen oder verzerrten Spesenabrechnungen. Die Datenintegrität geht darüber hinaus und umfasst die Vollständigkeit der Daten (erhalten Sie z. B. alle bericht, den Sie benötigen?) und ihre Qualität (z. B. ob die historischen Budgets, die Sie überprüfen, einer aktuellen, soliden Methodik folgen). Die Verbesserung dieser beiden Elemente Ihres Prozesses kann viel bewirken.

Von der Qualität Ihrer Daten hängt es ab, wie realistisch Ihre Prognosen sind und wie effektiv Ihre Budgets sind. Wenn Sie nämlich ungenaue Daten verwenden, erstellen Sie möglicherweise Budgets, die den Bedarf Ihres Unternehmens überhaupt nicht widerspiegeln, und Ihre Prognosen können weit vom Ziel entfernt sein.

Nutzen Sie fortschrittliche Tools zur Datenintegration

Der Einsatz von Budgetierungssoftware zur teamübergreifenden Datenintegration ist eine großartige Möglichkeit, Prozesse zu rationalisieren, sich an Standardverfahren zu orientieren und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Diese Tools können die Datenvalidierungsprozesse automatisieren, um sicherzustellen, dass die Datengenauigkeit und -integrität erstklassig sind.

Einige Tools sind relativ einfach zu implementieren und erfordern nur eine minimale Lernkurve für Ihr Team. Sie übernehmen Ihre Prozesse in Excel und verbessern die Datenintegrität auf eine Weise, die mit Ihrem Unternehmen skaliert werden kann.

Rollierende Prognosen umsetzen

Eine rollierende Prognose ist eine kontinuierliche Vorhersage künftiger Zahlen über einen bestimmten Zeitraum. Sie kann die Gesamtleistung des Unternehmens vorhersagen und bietet mehr Vorlaufzeit, um die Finanzstrategie bei Bedarf anzupassen. Im Gegensatz zu traditionellen Prognosen werden rollierende Prognosen ständig aktualisiert - in der Regel automatisch - wenn die Zeit vergeht.

Für die Erstellung der rollierenden Prognose werden sowohl historische als auch Echtzeitdaten verwendet. Diese ständigen Aktualisierungen ermöglichen es Ihrem Team, agil zu bleiben und die effektivsten Maßnahmen für das Unternehmen zu ergreifen, daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Daten genau und gut aufgezeichnet sind.

Anpassung der Prognosen an Marktveränderungen

Sie können Finanztechnologie einsetzen, die Echtzeit- und historische Daten liefert, um Marktveränderungen zu berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie mit Ihrer rollierenden Prognose Muster vorhersagen und auf Marktveränderungen reagieren und Ihr Team besser auf Herausforderungen vorbereiten.

Nutzen Sie die Szenarienplanung

Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie als Nächstes die Szenarienplanung einsetzen, um Ihre Budgetierungs- und Prognoseprozesse zu verbessern. Die Szenarienplanung ermöglicht es einem Team, verschiedene Ergebnisse zu modellieren und die Zukunft besser zu planen und vorherzusagen.

Bei der Szenarioplanung werden auf der Grundlage des Marktes und Ihrer historischen Daten bestimmte unsichere Ergebnisse ermittelt, die für Ihr Unternehmen eintreten könnten. Diese werden dann in "Szenarien" formalisiert, auf die man sich später bei Geschäftsentscheidungen beziehen kann. Sie könnten zum Beispiel ein Szenario erstellen, das einen breiteren Marktabschwung und geringere Erträge für das Unternehmen darstellt. Anhand dieses Szenarios können Sie dann Prognosen oder Budgets erstellen, die die Notwendigkeit von Kosteneinsparungen widerspiegeln.

Identifizierung der wichtigsten Geschäftsfaktoren

Bevor Sie mit der Szenarioplanung beginnen, müssen Sie Ihre wichtigsten Geschäftsfaktoren ermitteln. Zu den Haupttriebkräften zählen alle Faktoren, die sich erheblich auf die Leistung Ihres Unternehmens auswirken. Beispiele hierfür sind die Besucherzahlen auf Ihrer Website, die Anzahl der Filialen, die Produktionseinheiten und die Preisgestaltung der verkauften Produkte.

Um realistische Szenarien erstellen zu können, ist es wichtig, diese Faktoren zu identifizieren und zu verstehen, wie sie zur Leistung Ihres Unternehmens - und des Marktes insgesamt - beitragen.

Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Daten bleiben oft innerhalb von Abteilungen isoliert, und das gilt auch für Finanzdaten. In der Budgetierungs- und Prognosesaison werden einzelne Abteilungen gebeten, Zahlen oder Berichte für die Budgeterstellung zu erstellen, und damit endet ihr Beitrag. Die Teams haben nur selten Einblick in die Finanzdaten anderer Abteilungen des Unternehmens, was dazu führen kann, dass Ihnen Möglichkeiten entgehen, mehr Einnahmen zu generieren oder Ausgaben zu senken, was wiederum zu verzerrten Budgets und Prognosen führen kann.

Einführung eines zentralisierten Budgetierungsprozesses

Mit einer zentralisierten Budgetierung müssen Sie nicht mehr Tabellen, Berichte und Daten aus verschiedenen Abteilungen zusammenstellen, damit die Buchhaltung stundenlang Dokumente abgleichen muss, um sicherzustellen, dass sie mit der neuesten Version arbeitet. Die zentralisierte Budgetierung und Prognose wird in der Regel durch eine vollständig integrierte Finanzleistungsplattform wie Prophix One ermöglicht. Dadurch bleiben die Kommunikationswege offen und es wird sichergestellt, dass immer die aktuellsten Daten verwendet werden - ohne E-Mails oder Kopieren und Einfügen.

Erweiterte Analysen und KI einbeziehen

Viele Finanzplattformen verfügen heute über KI-gestützte Einblicke, die es Finanzfachleuten ermöglichen, eine Vielzahl von Daten in einem Bruchteil der Zeit, die ein Analystenteam benötigt hätte, in verwertbare, wertvolle Informationen zu verwandeln.

Auch wenn diese KI-gestützten Tools Finanzfachleute nicht vollständig ersetzen können, so können sie doch einen Großteil der Routinearbeit übernehmen, die mit der Analyse verbunden ist, die die Budgets und Prognosen erstellt, auf die sich Ihr Unternehmen verlässt.

Prädiktive Analytik für genaue Prognosen

KI gibt Ihnen nicht nur Einblicke in vorhandene Daten, sondern kann auch als Prognoseinstrument eingesetzt werden. Mithilfe von maschinellem Lernen können diese Daten durchforstet, Muster erkannt und für die Vorhersage künftiger Trends genutzt werden. Wenn KI die finanzielle Leistung vorhersagt, indem sie historische Daten analysiert und sie mit aktuellen Trends vergleicht, hat Ihr Team einen Vorsprung bei der Erstellung flexibler Finanzpläne. Oft haben Finanzplattformen KI-Modelle in ihre Produkte integriert.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Budgets

Egal wie viel Zeit und Energie Sie in ein Budget stecken, ein einziges Ereignis kann es völlig unrealistisch machen. Ganz gleich, ob es sich um das Ausscheiden eines wichtigen Teammitglieds oder um einen Aufschwung auf dem Markt handelt, den es zu nutzen gilt - eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Budgets ist unerlässlich, um sie aktuell zu halten.

Die Verfolgung der laufenden Ausgaben und der Vergleich mit historischen Budgets stellen sicher, dass Sie potenzielle Probleme erkennen, bevor sie auftauchen, während die Prognose der Auswirkungen von Geschäftsfaktoren auf die Ausgaben Ihnen zeigt, ob Anpassungen erforderlich sind.

Durchführen von monatlichen Budgetüberprüfungen

Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen der Überprüfung einer ausreichenden Anzahl von Daten und einer raschen Umsetzung zu finden, damit Anpassungen rechtzeitig vorgenommen werden können. Im Allgemeinen sollten Sie die Bilanzen, die Gewinn- und Verlustrechnungen und alle Ausgabenberichte der einzelnen Abteilungen überprüfen.

Stellen Sie sicher, dass in allen Abteilungen dieselben monatlichen Budgetprüfungen durchgeführt werden. So können Sie sicherstellen, dass alle Abteilungen die gleichen Ziele verfolgen und sich auf die übergeordneten Unternehmensziele konzentrieren.

Investieren Sie in die richtige Budgetierungs- und Prognosesoftware

Schließlich ist es wichtig, dass Ihr Team in eine geeignete Budgetierungs- und Prognosesoftware investiert. Damit lassen sich Budgetierung, Prognosen und andere Finanzanforderungen rationalisieren. Bei der Auswahl einer Plattform sollten Sie auf folgende Hauptmerkmale achten:

• Automatisierung: Die Verwaltungsarbeit kann sich stapeln und für Ihr Team mühsam werden. Suchen Sie nach Software, die einfache Aufgaben automatisieren und Daten zusammenstellen kann, ohne dass ein Teammitglied dies tun muss. Das spart kurzfristig Zeit und Arbeit und langfristig Gemeinkosten.
• Integration: Das manuelle Kopieren oder Exportieren von Daten zwischen verschiedenen Tools ist fehleranfällig. Entscheiden Sie sich für eine Finanzsoftware, die sich in Ihr ERP, HRIS oder Ihre Tabellenkalkulationen integrieren lässt, damit die Daten nahtlos zwischen den Anwendungen fließen und genau dort sind, wo Sie sie brauchen, wenn Sie sie brauchen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Lernkurve bei der Einarbeitung kann die Produktivität verlangsamen und zu Frustration im Team führen. Gründliche Schulungen nehmen jeder Abteilung wertvolle Zeit ab, und auch das Ausbügeln von Problemen kann ohne angemessene Unterstützung und Ressourcen schwierig sein. Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die einfach zu bedienen ist und über ein starkes Supportteam verfügt, um die Einarbeitungszeit zu verkürzen.
• Breite Palette an Dienstleistungen: Budgetierung und Prognosen sind nur zwei von vielen wichtigen Finanzprozessen in Ihrem Unternehmen. Wählen Sie eine Finanzplattform, die das Office of the CFO und die Prozesse von der Planung bis zum Abschluss unterstützt.

Auswahl einer skalierbaren Lösung

Entscheidend ist auch, dass Sie eine Finanzplattform wählen, die mit Ihrem Team skalierbar ist. Kann Ihre aktuelle Software Ihren Datensatz verarbeiten? Kann sie das auch in 5 Jahren noch? Gibt es Buchhaltungsprozesse, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunehmen werden?

Dies sind wichtige Punkte, die Sie bei Ihrer Suche berücksichtigen sollten. Eine Finanzplattform wie Prophix One deckt alle wichtigen Finanzprozesse ab und lässt sich effektiv mit Ihrem Unternehmen skalieren.

Schlussfolgerung: Verbessern Sie Ihren Finanzplanungsprozess

Es ist an der Zeit, Ihre aktuellen Budgetierungs- und Prognoseprozesse zu bewerten. Es gibt viele Verbesserungsmöglichkeiten, die einen erheblichen Einfluss auf diese Prozesse haben können, z. B. die Erhöhung der Datengenauigkeit, die Verbesserung der Zusammenarbeit, die Nutzung von rollierenden Prognosen und die Verwendung von KI-gestützten Erkenntnissen.

Die Umsetzung dieser Verbesserungen muss nicht anstrengend sein. Führen Sie diese Änderungen schrittweise ein und stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte die Änderungen am Prozess versteht. Überprüfen Sie die Auswirkungen der Änderungen und passen Sie sie bei Bedarf an, damit sich Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern. Langfristig wird Ihr Team dadurch in die Lage versetzt, wirksame Finanzstrategien effizienter umzusetzen.

Die Wahl einer Finanzleistungsplattform, die alle diese Verbesserungen unterstützt, ist von entscheidender Bedeutung. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ihre finanziellen Ergebnisse und Ihren Geschäftserfolg insgesamt verbessern.