8 bewährte Verfahren für die Personalplanung

Die Mitarbeiter gehören zu den wichtigsten Aktivposten Ihres Unternehmens. Sie leisten tagein, tagaus die Arbeit, um die Ziele und Aufgaben Ihres Unternehmens zu erfüllen. Und obwohl gute Mitarbeiter die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmens sind, ist das Personal immer noch einer der größten Kostenfaktoren bei der Führung eines Unternehmens. Um sicherzustellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen für Ihr Geld erhalten und gleichzeitig alle notwendigen Stellen besetzen können, ist ein Prozess erforderlich, der als Personalplanung bezeichnet wird.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Die Personalplanung ist ein datengesteuerter Prozess, der darauf abzielt, die Betriebskosten für Ihr Personal zu minimieren und gleichzeitig den Wert für Ihr Unternehmen zu maximieren. Es geht nicht nur darum, mehr aus den vorhandenen Mitarbeitern herauszuholen, sondern auch darum, den Einstellungsprozess zu optimieren, den Bedarf an Talenten genau zu prognostizieren und die Mitarbeiterfluktuation auf einem überschaubaren Niveau zu halten - vor allem bei hochwertigen Positionen.

Was ist eine Software zur Personaleinsatzplanung?

Software für die Personalplanung liefert Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um den Personalbedarf Ihres Unternehmens richtig einzuschätzen, für die Zukunft zu planen und auf plötzliche Veränderungen auf dem Markt zu reagieren, wie z. B. aufkommenden branchenweiten Gegenwind.

Diese Software kann viele Formen annehmen. Eine Plattform für die finanzielle Performance kann zum Beispiel problemlos die Personalplanung für große Unternehmen mit einer komplexen Organisationsstruktur übernehmen. Projektmanagement-Tools mit integrierten Personalplanungsfunktionen sollten dagegen nur auf Projektbasis oder für sehr kleine Unternehmen eingesetzt werden.

Personalbedarfsplanung vs. Personalbedarfsplanung vs. Personalplanung

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet - vor allem von Personen, die mit der Personalplanung nicht allzu vertraut sind. Es gibt zwar einige Überschneidungen zwischen den beiden Begriffen, aber es gibt auch einen wichtigen Unterschied zwischen der Personalplanung und den beiden anderen Begriffen, der zur Klärung der Situation beitragen kann. Personalbedarfsplanung und Personalplanung sind beide Elemente der Personalplanung, die sich jeweils auf einen bestimmten Teil konzentrieren.

• Beider Personalbedarfsplanung geht es darum, die Anzahl und die Art der Mitarbeiter eines Unternehmens genau zu erfassen. Diese Zählung wird mit dem sich ständig ändernden Bedarf des Unternehmens verglichen, um zu verhindern, dass ernsthafte Lücken entstehen.
  
• DiePersonalplanung ist in erster Linie darauf ausgerichtet, den Anforderungen bestimmter Projekte und Teams gerecht zu werden. Man kann sich die Personalplanung als eine Initiative vorstellen, die eher auf strategischer Ebene stattfindet, während die Personalplanung sich auf die Team- und Projektebene konzentriert.

8 Best Practices für die Personalplanung

Wie jeder andere organisationsübergreifende Prozess kann auch die Personalplanung eine Herausforderung darstellen und ressourcenintensiv sein. Hier sind einige bewährte Verfahren, um das Beste daraus zu machen.

1. Ermitteln Sie Ihren aktuellen Personalbestand

Bevor Sie eine Personalplanung in Angriff nehmen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über einen genauen Personalbestand verfügen. Denken Sie daran, dass sich der Personalbestand von Woche zu Woche ändern kann, unabhängig davon, ob Sie in einem großen oder einem schnell wachsenden Unternehmen arbeiten. Aktualisieren Sie Ihren Personalbestand vor jeder Initiative zur Personalplanung.

2. Prognostizieren Sie die Fluktuation

Viele Faktoren können dazu führen, dass Ihr Personalbestand schneller abnimmt, als er ersetzt werden kann. Eine entsprechende Vorhersage ist daher unerlässlich. Leistungsstarke Unternehmen setzen Datenanalysen ein, um das Risiko von Fluktuation, Ruhestand und Mobilität der Mitarbeiter zu ermitteln. Sie bewerten auch die externen wirtschaftlichen Bedingungen, um vorherzusagen, was die Mitarbeiter tun könnten. Die Berücksichtigung dieser Variablen hilft Ihnen dabei, das Risiko des Arbeitskräftebedarfs zu ermitteln und, falls gewünscht, Risikobereiche und -positionen gezielt zu besetzen.

3. Prognostizieren Sie die Nachfrage

Da sich die Marktbedingungen verändern, ist es wichtig, sich zu fragen, wie sich der Bedarf Ihres Unternehmens in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren verändern wird. Wenn Sie in der Lage sind, die Antworten auf diese Fragen genau zu prognostizieren, können Sie ein Vermögen an Einstellungs- und Personalkosten einsparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Unternehmen immer noch über genügend Mitarbeiter verfügt, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Der Kern einer erfolgreichen Bedarfsprognose sind treiberbasierte Prozesse. Diese Treiber sollten für Ihre Branche relevant sein. So könnten beispielsweise Callcenter die eingegangenen Anrufe, Lagerhäuser die entladenen Lastwagen und Dienstleistungsunternehmen die in Rechnung gestellten Personalstunden als Treiber verwenden.

4. Führen Sie eine Lückenanalyse durch

Das Endergebnis der Personalplanung ist die richtige Kombination aus Mitarbeitern und Fähigkeiten, die das Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Bei einer Lückenanalyse geht es darum, die Lücke zwischen dem aktuellen Personalbestand und dem Qualifikationsmix des Unternehmens und dem Bedarf zu ermitteln und detailliert darzustellen. Auf dieser Grundlage können Führungskräfte fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Belegschaft des Unternehmens treffen, von der Einstellung bis zur Umstrukturierung des Unternehmens.

5. Durchführen von Szenarien zur Personalplanung

Eng verbunden mit der Lückenanalyse ist die Durchführung von Szenarien zur Personalplanung. Von allen Best Practices für die Personalplanung ist die Szenarioplanung in Zeiten des Wandels und der Umwälzung vielleicht die wichtigste. Einige Variablen, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Personalszenarioanalyse berücksichtigen sollten, sind:

• Verhältnis von Vertragsnehmern und ausgelagerten Mitarbeitern zu internen Mitarbeitern
• Verhältnis von Vollzeit- zu Teilzeitkräften
• Verlagerung, Eröffnungen und Schließung von Betrieben
• Lohnstrategie und Leistungserhöhungen
• Umstrukturierungen, Beförderungen und seitliche Versetzungen
• Änderungen der Produktivität, der Anlaufzeit und des Fahrerverhältnisses
  

Bei der Personalplanung geht es nicht darum, die optimale Zusammensetzung der Belegschaft zu finden, sondern darum, auf der Grundlage eines gut strukturierten Modells zu verstehen, welche Maßnahmen Sie in bestimmten Situationen ergreifen können.

6. Entwickeln Sie einen Einstellungsplan und setzen Sie Erwartungen

Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass Ihre Mitarbeiterzahl genau stimmt, Sie den Bedarf und die Fluktuation prognostiziert, Ihre Personallücke ermittelt und einige Szenarien durchgespielt haben, verfügen Sie über genügend Daten, um einen soliden, gründlichen Einstellungsplan zu erstellen. Auf diese Weise können Führungskräfte die Personalbeschaffung und andere interne Ressourcen optimieren und verfügen gleichzeitig über die Informationen, die sie benötigen, um alle Fragen zu beantworten, die Teamleiter und Abteilungsleiter zu bestimmten Einstellungsentscheidungen haben könnten.

Denn ein datengestützter Einstellungsplan ist die beste Möglichkeit, Erwartungen zu formulieren und mit möglichen Einwänden von Teamleitern umzugehen.

Anstelle eines Plans, der in einem Silo entworfen wurde, können Sie alle Datenpunkte aufzeigen, die in den Plan eingeflossen sind. Das schafft mehr Transparenz und ermöglicht es jedem, die Strategie zu verstehen.

7. Integrieren Sie die Personalplanung in Ihre Unternehmensstrategie

Ihre Unternehmensstrategie hängt bereits von Dutzenden, wenn nicht Hunderten von Datenpunkten ab. Warum also nicht auch die Personalplanung in diese Strategie einbeziehen? Im Grunde ist die Personalplanung vergleichbar mit der Bewertung von Angebot und Nachfrage in anderen Bereichen Ihres Unternehmens, nur eben für Ihre Mitarbeiter. Hier sind einige Beispiele dafür, wie die Personalplanung auf Ihre Geschäftsstrategie angewendet werden kann

• Ihr professionelles Dienstleistungsunternehmen erhält 50 % mehr Angebote für eine bestimmte Dienstleistung. Mit Hilfe der Personalplanung können Sie mehr Fachleute für diese Dienstleistung einstellen, um die Nachfrage zu befriedigen.
• Ein Fertigungsunternehmen stellt bei der Überprüfung seines Personalbestands fest, dass die Fluktuation im Sommer immer zunimmt. Dies führt zu einem Anstieg der Überstunden, wodurch die Rentabilität in den Sommermonaten sinkt. Die Führungskräfte können also angemessen darauf reagieren.
• Ein Technologieunternehmen, das durch eine kürzlich getätigte Investition reichlich Geld zur Verfügung hat, muss sein Software-Entwicklungsteam schnell aufstocken, um sein Produkt drastisch zu verbessern und einen neuen Markt zu erobern. Mit Hilfe der Personalplanung kann das Unternehmen jeden Dollar optimal nutzen und bei Bedarf Umstrukturierungen vornehmen.

8. Denken Sie an den Faktor Mensch

Bei Prozessen wie der Personalplanung ist es nur allzu leicht, Mitarbeiter als Rollen, Gehälter und Ausgaben zu betrachten. Aber es ist wichtig, die Menschen hinter den Rollen nicht zu vergessen. Das bedeutet, dass alle Entscheidungen, die sich aus der Personalplanung ergeben, mit großer Sorgfalt behandelt werden müssen, wobei qualitative Faktoren zu berücksichtigen sind, die sich nicht in einer Tabellenkalkulation erfassen lassen.

So sind beispielsweise nicht alle Mitarbeiter durch dieselben Dinge motiviert. Während einige von Unternehmen zu Unternehmen wechseln, um ihr Gehalt zu maximieren - was bedeutet, dass sie nur durch regelmäßige Gehaltserhöhungen gehalten werden können -, sind andere durch intrinsischere Faktoren motiviert, z. B. durch Unternehmenswerte, an die sie glauben.

Jeder Aspekt der Personalplanung sollte den Faktor Mensch auf die eine oder andere Weise berücksichtigen, um mögliche Überraschungen zu vermeiden, die Tabellenkalkulationen nicht vorhersagen können.

Erstklassige Personalplanung

Ganz gleich, ob Sie eine Personalbeschaffungsmaßnahme planen, Ihr Unternehmen umstrukturieren oder versuchen, eine bestimmte Qualifikationslücke zu schließen - in der Regel steht am Anfang die Personalplanung. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie über alle erforderlichen Daten verfügen, sollten Sie die beste verfügbare Plattform nutzen. Für die meisten mittelständischen bis großen Unternehmen ist das Prophix. Erfahren Sie, wie Sie Prophix für die Personalplanung, die Personaleinsatzplanung, das finanzielle Leistungsmanagement und vieles mehr nutzen können.