8 Faktoren, die bei der Auswahl einer Cashflow-Prognoselösung zu berücksichtigen sind

Unternehmen mit einer soliden finanziellen Basis können Chancen ergreifen, die für Unternehmen mit knappem Kapital möglicherweise unerreichbar sind – und alles läuft auf den Cashflow hinaus. Während Bargeld das Wachstum antreibt, gibt es eine Kehrseite: Zu viel Bargeld ist ein Zeichen dafür, dass Ihre Cashflow-Planungsprozesse etwas Arbeit benötigen.

Aber Sie fragen sich vielleicht: Woher weiß ich, dass ich eine Cashflow-Prognoselösung benötige? Auf welche Funktionen sollte ich bei einer Cashflow-Prognoselösung achten?

Was ist eine Cashflow-Prognoselösung?

Eine Cashflow-Prognoselösung ist ein Finanzinstrument, das Unternehmen dabei hilft, ihre zukünftigen Geldzuflüsse und -abflüsse vorherzusagen und fundierte Entscheidungen über Budgetierung, Investitionen und potenzielles Wachstum zu treffen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung der Finanzen weniger effizient und schwieriger mit den neuesten Daten zu aktualisieren. Hier kommt eine Cashflow-Prognoselösung ins Spiel, indem sie Ihre umständlichen Tabellenkalkulationen durch ein optimiertes Tool für die Finanzplanung ersetzt.

Bei der Bewertung von Cashflow-Prognosesoftware sollten Sie einer Cloud-basierten Lösung den Vorzug geben, die Ihre Cashflow-Planungstools mit Ihren Kundenbeziehungs- (CRM) und Vertriebsmanagementsystemen verbindet. Diese Integration kann als Frühwarnsystem fungieren und Sie vor Aktivitäten wie einem wichtigen Vertrag oder einem Umsatzrückgang warnen, die sich auf Ihren Cashflow auswirken könnten.

Ein wichtiges Merkmal von Cashflow-Prognoselösungen sind Dashboards. Dashboards sind ein visuelles Tool, das jedem in Ihrem Unternehmen hilft, die Bedeutung eines sorgfältigen Cashflow-Managements zu verstehen. Sie können bestimmte Metriken, die sich auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken, in personalisierte Dashboards aufnehmen.

Durch die gemeinsame Nutzung von Zielen, Vorgaben und Cashflow-Prognosen mit dem gesamten Unternehmen kann eine Cashflow-Prognoselösung dazu beitragen, die Art und Weise zu ändern, wie Ihr Team das Cash-Management betrachtet.

Cashflow-Prognoselösungen können auch als Corporate Performance Management (CPM)- oder Financial Performance Management (FPM)-Software bezeichnet werden.

Anzeichen dafür, dass Sie eine Cashflow-Prognoselösung benötigen

Die Cashflow-Planung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob Geld im Überfluss vorhanden oder knapp ist. Selbst in profitablen Zeiten kann es aufgrund einer inkonsistenten Cashflow-Planung zu Liquiditätsengpässen und -überschüssen kommen. Dies unterstreicht die Bedeutung einer Cashflow-Prognoselösung.

Jedes Unternehmen hat sowohl kurz- als auch langfristigen Cashflow-Bedarf. Eine effiziente Liquiditätsplanung erfordert, dass verschiedene Finanzierungsquellen an die Kapitalanforderungen angepasst werden. Ein gut geplanter Cashflow kann die kurzfristige Kreditaufnahme reduzieren und verhindern, dass überschüssiges Bargeld in der Bank Konten ungenutzt bleibt.

Woran erkennen Sie, ob Ihre Cashflow-Planung suboptimal ist und Sie eine Cashflow-Prognoselösung benötigen? Hier sind einige wichtige Indikatoren:

• Mehr Bargeld als nötig bei mehreren unverzinslichen Kontenbanken zu haben.
• Verlassen Sie sich auf kurzfristige Kredite, um die Betriebskosten zu decken.
• Ungenaue Rechnungsstellung.
• Nachverfolgung von Sammlungen wird vernachlässigt.
• Ich verpasse Lieferantenrabatte oder Initiativen für Handelsausgaben.

Wenn es eine erhebliche Diskrepanz zwischen Ihren Cashflow-Prognosen und Ihrem tatsächlichen Cashflow gibt, ist es an der Zeit, das Problem anzugehen. Wenn Ihre Liquiditätsprognose drastisch von Ihrer tatsächlichen Liquiditätsposition abweicht, ohne dass ein unerwartetes, kurzfristiges Ereignis dies verursacht, ist klar, dass Ihr Cashflow-Plan überprüft werden muss.

Ungenaue oder unzureichende Informationen über die Liquiditätslage deines Unternehmens können der Glaubwürdigkeit deiner finanziellen Führung schaden. Wenn Sie als CFO keine Fragen zu Ihren Bargeldaktivitäten – sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft – beantworten können, haben Sie es mit einem Problem der Cashflow-Planung zu tun.

Alle oben genannten Indikatoren deuten darauf hin, dass Ihr Unternehmen von einer Cashflow-Prognoselösung profitieren könnte, die Ihr Cash-Management optimieren, Fehler reduzieren und die allgemeine finanzielle Performanceverbessern kann.

Worauf Sie bei einer Cashflow-Prognoselösung achten sollten

Bei der Bewertung von Anbietern von Cashflow-Prognosesoftware sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden 8 Features und Funktionen verfügbar sind:

1. Audit-Protokolle
2. Zusammenarbeit
3. Modellbasierte Data integration
4. Skalierbarkeit
5. Mitarbeiterplanung
6. AR und AP
7. Trendanalyse und Reporting
8. Saisonalität

1. Audit-Logs

Stell dir vor, du triffst dich mit einem Wirtschaftsprüfer oder einem Investor. Wenn Sie erklären, dass Sie eine dedizierte Cashflow-Prognoselösung für alle Ihre Prognosen und Reportingverwenden, wird dies ihnen Vertrauen einflößen.

Aber wenn alles auf Tabellen basiert, brauchen sie vielleicht mehr Überzeugungsarbeit. Eine gute Cashflow-Prognoselösung macht Ihnen also nicht nur das Leben leichter. Es kann auch Ihre Beziehung zu wichtigen Stakeholdern verbessern, indem es Finanzdaten klar und verständlich darstellt. Der Schlüssel liegt darin, eine Lösung zu finden, die sowohl einfach als auch genau ist.

2. Zusammenarbeit

Bei der Auswahl der richtigen Cashflow-Prognoselösung geht es nicht nur darum, Zahlen zu verarbeiten. Es geht auch darum, eine Kultur der Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens zu fördern - denn es braucht mehr als nur eine genaue Modellierung, um den Cashflow effektiv zu verwalten.

Diese Zusammenarbeit ist nicht immer einfach, da nicht jeder die wichtigsten Rechnungslegungsgrundsätze genau kennt. Hier kommt eine gute Cashflow-Prognoselösung ins Spiel.

Eine Cashflow-Prognoselösung sollte Ihnen dabei helfen, die Finanzprinzipien zu erklären und jedem Teammitglied zu zeigen, wie ein effektives Cashflow-Management dazu beitragen kann, seine individuellen Ziele und die breiteren Ziele des Unternehmens zu erreichen.

3. Modellbasierte Data integration

Bei der modellbasierten Data integration geht es nicht nur darum, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, sondern auch darum, tief in die Details Ihrer Finanzmodelle einzudringen.

Stellen Sie sich das so vor: Der Cashflow wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, von Kundenforderungen bis hin zu Personalkosten. Eine robuste Cashflow-Prognoselösung ermöglicht es Ihnen, diese Einzelposten zu analysieren und detaillierte Modelle wie ein Debitorenmodell (AR) oder ein Kundenzahlungsmodell zu erstellen.

Eine Cashflow-Prognoselösung kann auch historische Daten analysieren, um zukünftige Trends vorherzusagen - wenn ein Kunde beispielsweise in der Regel innerhalb von 42 Tagen bezahlt, kann das System dieses Muster in der Zukunft prognostizieren. In ähnlicher Weise kann es Daten aus Ihren Kreditorenkonten (AP) integrieren und offene Verbindlichkeiten mit Bestellungen auf der Grundlage erwarteter Fälligkeitstermine mischen.

Berücksichtigen Sie auch die Kosten der Mitarbeiter, einschließlich Leistungszahlungen und Trends bei Überstunden. Ihre Lösung sollte in der Lage sein, diese Daten aus Ihrem Mitarbeitermodell abzurufen. Sogar der Zeitpunkt der Investitionsausgaben (CapEx) kann detailliert geplant werden. Der Schlüssel liegt darin, eine Cashflow-Prognoselösung zu finden, die all diese Daten aus verschiedenen detaillierten Modellen in eine umfassende, genaue Prognose integrieren kann. Dieser Detaillierungsgrad kann die Genauigkeit Ihrer Cashflow-Prognosen erheblich verbessern.

4. Skalierbarkeit

Bei der Erkundung von Optionen für eine Cashflow-Prognoselösung ist die Skalierbarkeit von entscheidender Bedeutung. Das Office of the CFO verwaltet nicht nur Finanzdaten, sondern hilft Geschäftspartnern, Daten zu verstehen, um das Geschäft effektiver zu führen.

In der Regel beginnen Implementierungen mit einem einfachen Finanzmodell, das auf Ihren Hauptbuchdaten basiert. Dieses Modell hilft bei der Generierung von Standard Reports wie Finanz- und Cashflow-Abrechnungen und ermöglicht Prognosen und Planungen. Der wahre Wert Ihrer Daten liegt jedoch oft in den Details hinter dem GL.

Vielleicht sind Verkäufe ein wichtiger Faktor in deinem Unternehmen, und du musst das detaillierter modellieren. Oder vielleicht brauchen Mitarbeiterkosten oder Frachtkosten mehr Aufmerksamkeit. Der Punkt ist, eine skalierbare Lösung ermöglicht es dir, einfach zu beginnen und dann schrittweise komplexere Elemente zu integrieren, wenn sich deine Bedürfnisse ändern.

Denk daran, es geht nicht darum, alles auf einmal zu machen. Unternehmen sind dynamisch, und Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte in der Lage sein, sich anzupassen. Wenn du eine langfristige Vision im Hinterkopf hast, kannst du deine Fortschritte regelmäßig überprüfen und die nächsten Schritte zur Verbesserung deiner Finanzmodellierung festlegen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Cashflow-Prognoselösung mit Ihrem Unternehmen skaliert und Sie Ihren Ambitionen näher bringt.

5. Mitarbeiterplanung

Wenn wir von Mitarbeiterplanung sprechen, beziehen wir uns darauf, die einzigartigen Attribute oder Eigenschaften jedes Mitarbeiters zu verstehen. Diese Details führen zu Berechnungen, die in verschiedene Kosten- oder Einkommensströme für Ihr Unternehmen einfließen.

Denke über Faktoren wie Einstellungsdaten, Gehaltsstufen und Abteilungszugehörigkeit nach. All diese Daten sind nicht nur für die Bestimmung der mit jedem Mitarbeiter verbundenen Ausgaben von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die korrekte Kodierung dieser Informationen. In vielen Unternehmen wird dieser Prozess oft in einer separaten Excel-Tabelle durchgeführt oder sogar von einem Team außerhalb der Finanzabteilung verwaltet.

Lass uns ein Szenario betrachten — was ist, wenn du dich entscheidest, das Gehalt eines Mitarbeiters zu erhöhen? Wie würde sich das auf deine restlichen Kosten auswirken? Selbst einfache Änderungen wie diese können deine Einnahmen und alle im Voraus berechneten Erhöhungen für das Budget automatisch anpassen.

Hier kann eine Cashflow-Prognoselösung glänzen. Die meisten Cashflow-Prognoselösungen verfügen über robuste Fähigkeiten bei der Verwaltung von Elementen wie Steuerobergrenzen, Leistungsnachschlagesätzen und detaillierteren Berechnungen. Dies gewährleistet die Genauigkeit beim Erreichen der Obergrenze für einige Kosten, was sich erheblich auf Ihren Cashflow während der Budgetplanung auswirken kann. Wenn zum Beispiel viele deiner 401.000 Beiträge zu Beginn des Jahres eingehen, wirkt sich das anders auf deine früheren Monate aus als auf die späteren.

6. Konten payable & Konten receivables

Bei der Evaluierung einer umfassenden Cashflow-Prognoselösung sollten Sie deren Fähigkeiten bei der detaillierten Nachverfolgung von Kreditorenkonten (AP) und Debitorenkonten (AR) bewerten. Dazu gehört die Verwaltung bestimmter Ereignisse wie Transaktionen oder Aktivitäten.

Detaillierte Informationen zu diesen Ereignissen können direkt in das System geladen werden. Der eigentliche Vorteil einer robusten Cashflow-Prognoselösung ist ihre Fähigkeit, die Auswirkungen dieser Ereignisse mithilfe der zugehörigen Attribute zu zentralisieren und zu berechnen. Diese könnten Beträge, Termine, Tarife und Gebühren beinhalten.

Nehmen wir zum Beispiel an, du hast all deine AP- und AR-Aktivitäten, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, in das System geladen, um zu verstehen, welche Ereignisse am wirkungsvollsten sind.

Stellen Sie sich nun vor, Sie entscheiden sich, einen Zeitplan oder Zeitrahmen einer Aktivität anzupassen. Was ist, wenn du dich entscheidest, es früher zu verschieben? Mit einer einzigen Aktualisierung in einer Cashflow-Prognoselösung können Sie die Auswirkungen dieser Entscheidung schnell erkennen. Wenn es den Anschein hat, dass du die Kosten nicht decken oder die Frist nicht einhalten kannst, verfügst du über die Informationen, die du brauchst, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Die Fähigkeit, diese verschiedenen Hebel auf granularer Ebene zu manipulieren, ist eines der vielen Merkmale, die eine vielseitige Cashflow-Prognoselösung von unschätzbarem Wert machen. Nachdem du Anpassungen vorgenommen hast, kannst du einfach zu deiner Prognose zurückkehren, um zu sehen, ob du wieder auf Kurs bist.

7. Trendanalyse & Reporting

Die Stärke einer Cashflow-Prognoselösung liegt in ihrer Fähigkeit, detaillierte Einblicke in bestimmte Cashflow-Kennzahlen zu geben. Unabhängig davon, ob Sie verschiedene Cashflow-Strategien untersuchen oder versuchen, Ihre Liquiditätsposition besser zu verstehen, sind Trendanalysen und Reporting Fähigkeiten von unschätzbarem Wert.

Zum Beispiel ist es von Vorteil, bestimmte Liquiditätskennzahlen und deren Auswirkungen im Laufe der Zeit zu verstehen. Oder vielleicht möchten Sie Ihre Daten in einem TTM-Format (Trailing Twelve Months) anzeigen. Dies sind Funktionen, die mit einer umfassenden Cashflow-Prognoselösung erreichbar sein sollten, die alle auf einem intuitiven Dashboard konfiguriert werden können. 

8. Saisonalität

Eine Cashflow-Prognoselösung sollte die Saisonalität, d. h. die vorhersehbaren Änderungen, die sich jedes Kalenderjahr wiederholen und sich auf Ihren Cashflow auswirken, effektiv bewältigen. Dieses Verständnis ist wichtig, um Betriebskosten zu planen und größere Liquiditätsereignisse oder Zeiten mit hohen Ausgaben zu antizipieren. Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte es Ihnen ermöglichen, Änderungen an Ihrem Budget einzugeben und bestehende saisonale Trends zu nutzen, um eine genauere Budgetansicht von Monat zu Monat zu ermöglichen.

Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte auch die granulare Eingabe von Informationen unterhalb der Hauptbuchebene (GL) erleichtern, die auch als Einzelpostendetails bezeichnet werden. Diese Funktion ermöglicht eine Aufschlüsselung und Ausrichtung verschiedener Ausgaben. Wenn verschiedene Abteilungen in die Lage versetzt werden, ihre Daten zu besitzen und zu nutzen, kann das Finanzteam einen klareren Überblick über die Abläufe und den potenziellen Geldzufluss erhalten. Diese detaillierten Erkenntnisse über saisonale Trends verbessern die Prognosegenauigkeit und die strategische Planung erheblich.

Auswahl der richtigen Cashflow-Prognoselösung für Ihr Unternehmen

Eine Cashflow-Prognoseloesung ist ein wesentliches Instrument, mit dem Unternehmen ihre finanzielle Gesundheit effektiver planen und verwalten koennen. Wir haben darüber gesprochen, wie wichtig es ist, die Anzeichen dafür zu erkennen, dass Ihr Unternehmen von einer Cashflow-Prognoselösung profitieren würde, wie z. B. inkonsistente Einnahmen, mangelnde Wachstumsfähigkeit und Schwierigkeiten bei der Zahlung.

Denken Sie beim Vergleich von Lösungen daran, sich auf Funktionen wie Audit-Protokolle, Zusammenarbeit, modellbasierte Data integration, Skalierbarkeit, Mitarbeiterplanung, Debitoren- und Kreditorenmanagement, Trendanalyse und Reportingsowie Saisonalität zu konzentrieren. Dies sind die Schlüsselaspekte, die zu einer erfolgreichen Cashflow-Prognoselösung führen, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.