8 Faktoren, die bei der Auswahl einer Lösung für Cashflow-Prognosen zu berücksichtigen sind

Unternehmen mit einer soliden finanziellen Basis können Chancen ergreifen, die für kapitalschwache Firmen unerreichbar wären - und alles hängt vom Cashflow ab. Während Bargeld das Wachstum ankurbelt, gibt es auch eine Kehrseite: Ein zu hoher Bargeldbestand ist ein Zeichen dafür, dass Ihre Cashflow-Planungsprozesse überarbeitet werden müssen.

Aber vielleicht fragen Sie sich: Woher weiß ich, dass ich eine Lösung für Cashflow-Prognosen brauche? Welche Funktionen sollte eine Lösung für Cashflow-Prognosen haben?

Was ist eine Cashflow-Prognose-Lösung?

Eine Cashflow-Prognoselösung ist ein Finanzinstrument, das Unternehmen bei der Vorhersage ihrer künftigen Mittelzu- und -abflüsse unterstützt und ihnen fundierte Entscheidungen über Budgetierung, Investitionen und potenzielles Wachstum ermöglicht.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung der Finanzen weniger effizient und es wird schwieriger, sie mit den neuesten Daten zu aktualisieren. An dieser Stelle kommt eine Cashflow-Prognose-Lösung ins Spiel, die Ihre schwerfälligen Tabellenkalkulationen durch ein rationalisiertes Tool für die Finanzplanung ersetzt.

Bei der Bewertung von Cashflow-Prognose-Software sollten Sie einer Cloud-basierten Lösung den Vorzug geben, die Ihre Cashflow-Planungstools mit Ihren Kundenbeziehungs- (CRM) und Vertriebsmanagementsystemen verbindet. Diese Integration kann als Frühwarnsystem fungieren, das Sie auf Aktivitäten wie einen wichtigen Vertrag oder einen Umsatzrückgang aufmerksam macht, die sich auf Ihren Cashflow auswirken könnten.

Ein wichtiges Merkmal von Cashflow-Prognoselösungen sind Dashboards. Dashboards sind ein visuelles Werkzeug, das allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens hilft, die Bedeutung eines sorgfältigen Cashflow-Managements zu verstehen. Sie können spezifische Kennzahlen, die sich auf den Cashflow Ihres Unternehmens auswirken, in personalisierte Dashboards aufnehmen.

Durch den Austausch von Zielen und Cashflow-Prognosen mit dem gesamten Unternehmen kann eine Cashflow-Prognoselösung dazu beitragen, die Sichtweise Ihres Teams auf das Cash-Management zu verändern.

Cashflow-Prognoselösungen können auch als Corporate Performance Management (CPM) oder Financial Performance Management (FPM) Software bezeichnet werden.

Anzeichen dafür, dass Sie eine Lösung für Cashflow-Prognosen benötigen

Die Cashflow-Planung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob Geld im Überfluss vorhanden oder knapp ist. Selbst in rentablen Zeiten kann es aufgrund einer inkonsistenten Cashflow-Planung zu Liquiditätsengpässen und -überschüssen kommen. Dies unterstreicht die Bedeutung einer Cashflow-Prognose-Lösung.

Jedes Unternehmen hat sowohl kurz- als auch langfristigen Cashflow-Bedarf. Eine effiziente Cash-Management-Planung erfordert die Abstimmung verschiedener Finanzierungsquellen auf den Kapitalbedarf. Ein gut geplanter Cashflow kann die kurzfristige Kreditaufnahme verringern und verhindern, dass überschüssige Barmittel auf Bankkonten verbleiben.

Woran können Sie erkennen, ob Ihre Cashflow-Planung suboptimal ist und Sie eine Lösung für die Cashflow-Prognose benötigen? Hier sind einige wichtige Indikatoren:

• Mehr Bargeld als nötig auf mehreren unverzinslichen Bankkonten.
• Verlassen Sie sich auf kurzfristige Kredite, um Ihre Betriebskosten zu decken.
• Ungenaue Rechnungsstellung.
• Vernachlässigung der Weiterverfolgung von Eintreibungen.
• Vernachlässigung von Lieferantenrabatten oder Initiativen für Handelsausgaben.

Wenn es eine erhebliche Diskrepanz zwischen Ihren Cashflow-Prognosen und Ihrem tatsächlichen Cashflow gibt, ist es an der Zeit, das Problem anzugehen. Wenn Ihre Cashflow-Prognose drastisch von Ihrer tatsächlichen Cash-Position abweicht, ohne dass ein unerwartetes, kurzfristiges Ereignis die Ursache dafür ist, ist es klar, dass Ihr Cashflow-Plan überprüft werden muss.

Ungenaue oder unzureichende Informationen über die Liquiditätslage Ihres Unternehmens können die Glaubwürdigkeit Ihrer Finanzführung beschädigen. Wenn Sie als CFO Fragen zu Ihren Bargeldaktivitäten - sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft - nicht beantworten können, haben Sie es mit einem Problem der Cashflow-Planung zu tun.

Alle oben genannten Indikatoren deuten darauf hin, dass Ihr Unternehmen von einer Cashflow-Prognoselösung profitieren könnte, mit der Sie Ihr Cash-Management optimieren, Fehler reduzieren und die finanzielle Gesamtleistung verbessern können.

Worauf Sie bei einer Cashflow-Prognose-Lösung achten sollten

Bei der Bewertung von Anbietern von Cashflow-Prognose-Software sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden 8 Merkmale und Funktionen vorhanden sind:

1. Audit-Protokolle
2. Zusammenarbeit
3. Modellbasierte Datenintegration
4. Skalierbarkeit
5. Personalplanung
6. AR und AP
7. Trendanalyse und Berichterstattung
8. Saisonabhängigkeit

1. Audit-Protokolle

Stellen Sie sich vor, Sie treffen sich mit einem Wirtschaftsprüfer oder einem Investor. Wenn Sie ihnen erklären, dass Sie eine spezielle Cashflow-Prognoselösung für alle Ihre Prognosen und Berichte verwenden, wird das Vertrauen in sie gestärkt.

Wenn jedoch alles auf Tabellenkalkulationen basiert, müssen Sie ihn vielleicht mehr überzeugen. Eine gute Cashflow-Prognoselösung macht Ihnen also nicht nur das Leben leichter, sondern kann auch Ihre Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen verbessern, indem sie die Finanzdaten klar und verständlich darstellt. Der Schlüssel liegt darin, eine Lösung zu finden, die sowohl einfach als auch genau ist.

2. Zusammenarbeit

Bei der Wahl der richtigen Cashflow-Prognoselösung geht es nicht nur um das Rechnen mit Zahlen. Es geht auch darum, eine Kultur der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu fördern - denn für ein effektives Cashflow-Management braucht es mehr als nur eine genaue Modellierung.

Diese Zusammenarbeit ist nicht immer einfach, da nicht jeder die grundlegenden Buchhaltungsprinzipien beherrscht. Hier kommt eine gute Lösung für Cashflow-Prognosen ins Spiel.

Eine Cashflow-Prognoselösung sollte Ihnen dabei helfen, die Finanzprinzipien zu erklären und jedem Teammitglied zu zeigen, wie ein effektives Cashflow-Management dazu beitragen kann, seine individuellen Ziele und die allgemeinen Ziele des Unternehmens zu erreichen.

3. Modellbasierte Datenintegration

Bei der modellbasierten Datenintegration geht es nicht nur darum, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, sondern auch darum, tief in die Details Ihrer Finanzmodelle einzutauchen.

Stellen Sie sich das so vor: Der Cashflow wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, von Kundenforderungen bis hin zu Mitarbeiterkosten. Mit einer robusten Cashflow-Prognoselösung können Sie diese Einzelposten aufschlüsseln und detaillierte Modelle wie ein Debitorenmodell oder ein Modell für Kundenzahlungen erstellen.

Eine Cashflow-Prognoselösung kann auch historische Daten analysieren, um künftige Trends vorherzusagen - wenn beispielsweise ein Kunde normalerweise innerhalb von 42 Tagen zahlt, kann das System dieses Muster für die Zukunft vorhersagen. In ähnlicher Weise kann es Daten aus der Kreditorenbuchhaltung integrieren und offene Verbindlichkeiten mit Bestellungen auf der Grundlage der erwarteten Fälligkeitstermine zusammenführen.

Berücksichtigen Sie auch die Personalkosten, einschließlich Leistungszahlungen und Überstundentrends. Ihre Lösung sollte in der Lage sein, diese Daten aus Ihrem Personalmodell zu übernehmen. Sogar die Zeitplanung für Investitionsausgaben (CapEx) kann im Detail geplant werden. Der Schlüssel liegt darin, eine Cashflow-Prognoselösung zu finden, die all diese Daten aus verschiedenen detaillierten Modellen in eine umfassende, genaue Prognose integrieren kann. Dieser Detaillierungsgrad kann die Genauigkeit Ihrer Cashflow-Prognosen erheblich verbessern.

4. Skalierbarkeit

Bei der Suche nach einer Lösung für die Cashflow-Prognose ist die Skalierbarkeit von entscheidender Bedeutung. Das Office of the CFO verwaltet nicht nur die Finanzdaten, sondern hilft den Geschäftspartnern, die Daten sinnvoll zu nutzen, um das Unternehmen effektiver zu führen.

Normalerweise beginnen Implementierungen mit einem einfachen Finanzmodell, das auf Ihren Hauptbuchdaten basiert. Dieses Modell hilft bei der Erstellung von Standardberichten wie Finanz- und Cashflow-Rechnungen und ermöglicht die Erstellung von Prognosen und Planungen. Der wahre Wert Ihrer Daten liegt jedoch oft in den Details hinter dem Hauptbuch.

Vielleicht ist der Umsatz ein wichtiger Faktor in Ihrem Unternehmen, und Sie müssen ihn detaillierter modellieren. Vielleicht müssen auch die Personalkosten oder die Frachtkosten genauer betrachtet werden. Der Punkt ist, dass eine skalierbare Lösung es Ihnen ermöglicht, einfach anzufangen und dann schrittweise komplexere Elemente einzubauen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Denken Sie daran, es geht nicht darum, alles auf einmal zu machen. Unternehmen sind dynamisch, und Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte in der Lage sein, sich anzupassen. Wenn Sie eine langfristige Vision vor Augen haben, können Sie Ihre Fortschritte regelmäßig überprüfen und die nächsten Schritte zur Verbesserung Ihrer Finanzmodellierung festlegen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Cashflow-Prognoselösung mit Ihrem Unternehmen mitwächst und Sie Ihren Zielen näher bringt.

5. Personalplanung

Wenn wir von Personalplanung sprechen, meinen wir das Verständnis für die einzigartigen Attribute oder Eigenschaften jedes Mitarbeiters. Diese Details sind die Grundlage für Berechnungen, die in verschiedene Kosten- oder Einkommensströme Ihres Unternehmens einfließen.

Denken Sie an Faktoren wie Einstellungsdaten, Gehaltsgruppen und Abteilungszugehörigkeit. All diese Daten sind nicht nur für die Ermittlung der mit jedem Mitarbeiter verbundenen Kosten wichtig, sondern auch für die korrekte Kodierung dieser Informationen. In vielen Unternehmen wird dieser Prozess oft in einer separaten Excel-Tabelle durchgeführt oder sogar von einem Team außerhalb der Finanzabteilung verwaltet.

Stellen wir uns ein Szenario vor: Was wäre, wenn Sie beschließen, das Gehalt eines Mitarbeiters zu erhöhen? Wie würde sich das auf den Rest Ihrer Kosten auswirken? Selbst einfache Änderungen wie diese können zu einer automatischen Anpassung Ihrer Einnahmen und aller im Voraus berechneten Erhöhungen für das Budget führen.

Hier kann eine Cashflow-Prognose-Lösung glänzen. Die meisten Cashflow-Prognoselösungen verfügen über robuste Funktionen zur Verwaltung von Elementen wie Steuerobergrenzen, Leistungsnachschlagequoten und detailliertere Berechnungen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Obergrenzen für einige Kosten, die sich bei der Budgetplanung erheblich auf Ihren Cashflow auswirken können, genau eingehalten werden. Wenn beispielsweise viele Ihrer 401k-Beiträge zu Beginn des Jahres anfallen, wirkt sich dies auf die früheren Monate anders aus als auf die späteren.

6. Kreditoren und Debitoren

Bei der Evaluierung einer umfassenden Cashflow-Prognoselösung sollten Sie deren Fähigkeiten bei der detaillierten Verfolgung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bewerten. Dazu gehört die Verwaltung bestimmter Ereignisse wie Transaktionen oder Aktivitäten.

Detaillierte Informationen zu diesen Ereignissen können direkt in das System geladen werden. Der eigentliche Vorteil einer robusten Cashflow-Prognoselösung liegt in der Fähigkeit, die Auswirkungen dieser Ereignisse anhand zugehöriger Attribute zu zentralisieren und zu berechnen. Dazu können Beträge, Daten, Raten und Gebühren gehören.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben alle AP- und AR-Aktivitäten, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, in das System geladen, um zu verstehen, welche Ereignisse die größten Auswirkungen haben.

Stellen Sie sich nun vor, Sie beschließen, einen Zeitplan oder einen Zeitrahmen für eine Aktivität anzupassen. Was ist, wenn Sie beschließen, sie früher zu verschieben? Mit einer einzigen Aktualisierung in einer Cashflow-Prognose-Lösung können Sie die Auswirkungen dieser Entscheidung schnell erkennen. Wenn sich abzeichnet, dass Sie die Kosten nicht decken oder den Termin nicht einhalten können, haben Sie die nötigen Informationen, um strategische Entscheidungen zu treffen.

Die Möglichkeit, diese verschiedenen Hebel auf granularer Ebene zu manipulieren, ist eine der vielen Funktionen, die eine vielseitige Cashflow-Prognoselösung so wertvoll machen. Nachdem Sie Anpassungen vorgenommen haben, können Sie einfach zu Ihrer Prognose zurückkehren, um zu sehen, ob Sie wieder auf Kurs sind.

7. Trendanalyse und Berichterstattung

Die Stärke einer Cashflow-Prognoselösung liegt darin, dass sie detaillierte Einblicke in bestimmte Cash-Metriken bietet. Ganz gleich, ob Sie verschiedene Cashflow-Strategien untersuchen oder versuchen, Ihre Cash-Position besser zu verstehen, Trendanalysen und Berichtsfunktionen sind von unschätzbarem Wert.

So ist es beispielsweise von Vorteil, bestimmte Cash-Kennzahlen und ihre Auswirkungen im Laufe der Zeit zu verstehen. Vielleicht sind Sie auch daran interessiert, Ihre Daten im Format der letzten zwölf Monate (TTM) zu betrachten. Dies sind Funktionen, die mit einer umfassenden Cashflow-Prognoselösung, die auf einem intuitiven Dashboard konfiguriert werden kann, in Reichweite sein sollten.

8. Saisonalität

Eine Cashflow-Prognoselösung sollte die Saisonabhängigkeit, d. h. die vorhersehbaren Veränderungen, die sich in jedem Kalenderjahr wiederholen und sich auf Ihren Cashflow auswirken, effektiv berücksichtigen. Dieses Verständnis ist wichtig für die Planung von Betriebsausgaben und die Vorwegnahme größerer Cash-Ereignisse oder Ausgabenspitzen. Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte es Ihnen ermöglichen, Änderungen an Ihrem Budget einzugeben und bestehende saisonale Trends zu nutzen, um eine genauere Budgetansicht von Monat zu Monat zu erhalten.

Ihre Cashflow-Prognoselösung sollte auch die granulare Eingabe von Informationen unterhalb der Ebene des Hauptbuchs (GL) ermöglichen, auch bekannt als Einzelpostendetails. Diese Funktion ermöglicht eine Aufschlüsselung und Begründung der verschiedenen Ausgaben. Wenn die verschiedenen Abteilungen über ihre Daten und deren Verwendung selbst bestimmen können, erhält das Finanzteam einen klareren Überblick über die Geschäftstätigkeit und den potenziellen Bedarf an Bargeldzuflüssen. Dieser detaillierte Einblick in saisonale Trends verbessert die Genauigkeit von Prognosen und die strategische Planung erheblich.

Die Wahl der richtigen Cashflow-Prognose-Lösung für Ihr Unternehmen

Eine Cashflow-Prognoselösung ist ein unverzichtbares Instrument, das es Unternehmen ermöglicht, ihre finanzielle Situation besser zu planen und zu verwalten. Wir haben erörtert, wie wichtig es ist, die Anzeichen zu erkennen, die darauf hindeuten, dass Ihr Unternehmen von einer Cashflow-Prognoselösung profitieren würde, z. B. uneinheitliche Einnahmen, mangelndes Wachstum und Zahlungsschwierigkeiten.

Achten Sie beim Vergleich von Lösungen auf Funktionen wie Prüfprotokolle, Zusammenarbeit, modellbasierte Datenintegration, Skalierbarkeit, Personalplanung, Debitoren- und Kreditorenmanagement, Trendanalyse und Berichterstattung sowie Saisonalität. Dies sind die Schlüsselaspekte, die zu einer erfolgreichen Cashflow-Prognoselösung führen, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.