9 bewährte Verfahren für einen effizienten Finanzkonsolidierungsprozess

In jeder Branche gibt es jährliche Prozesse, die einen erheblichen Anteil an manueller Arbeit, beträchtliche Ressourceninvestitionen und die Einhaltung lokaler Vorschriften erfordern. Hersteller müssen Sicherheitsmaßnahmen überprüfen, Restaurants müssen sich Gesundheits- und Sicherheitsinspektionen unterziehen, und Lieferanten müssen ihren Bestand überprüfen. Ein weiteres bedeutendes Unterfangen für viele Unternehmen ist die finanzielle Konsolidierung.

Dieser Prozess kann zwar schwierig und zeitaufwändig sein, aber es gibt Möglichkeiten, Konsolidierungen zu verbessern und zu rationalisieren. Dies erleichtert dem Konsolidierungsteam die Arbeit, gibt den Führungskräften bessere Daten an die Hand und sorgt dafür, dass die Unternehmen die Vorschriften einhalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein verbesserter Finanzkonsolidierungsprozess aussieht und welche 9 Best Practices Sie heute anwenden können.

Was ist der Prozess der Finanzkonsolidierung?

Bei der Finanzkonsolidierung werden Transaktions- und Hauptbuchdaten von Tochtergesellschaften und der Muttergesellschaft erfasst, angepasst und zu einer Reihe von Finanzberichten zusammengefasst. Dieser Prozess umfasst in der Regel die Konsolidierung von Abschlüssen wie der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Kapitalflussrechnung. Je nach Komplexität und verwendeter Finanzsoftware kann die Konsolidierung zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen dauern.

Die Finanzkonsolidierung ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein Unternehmen und seine Tochtergesellschaften als eine einzige wirtschaftliche Einheit agieren, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie GAAP oder IFRS zu gewährleisten. Das Hauptziel besteht darin, einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage und Leistung des Unternehmens zu geben, um eine genaue Berichterstattung und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Warum ist die Finanzkonsolidierung wichtig?

Der Prozess der Finanzkonsolidierung ist wichtig, weil er einen ganzheitlichen Überblick über die Unternehmensleistung bietet, der die strategische Entscheidungsfindung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.

Viele Finanzverantwortliche empfinden den Prozess der Finanzkonsolidierung jedoch als Herausforderung, da er mit Schwierigkeiten verbunden ist:

• Manuelle Erfassung und Bearbeitung von Daten in Excel
• Kombination von Daten aus unterschiedlichen Buchhaltungssystemen
• Einhaltung der vorgeschriebenen Berichtsfrequenz und der engen Fristen
• Verständnis der Unterschiede zwischen lokalen und konzernweiten Rechnungslegungsstandards und Währungen
• Reduzierung der Prüfungskosten und -fristen
• Tiefes Eintauchen in Daten und Erklären von Abweichungen
• Vertrauen in die berichteten Ergebnisse haben

Diese Hürden können dazu führen, dass aufsichtsrechtliche Meldefristen nicht eingehalten werden, was Geldstrafen und Rufschädigung zur Folge hat, dass die Datenverwaltung aufgrund mangelnder Transparenz der KPIs schlecht ist, dass die Prüfungsrisiken und die abrechenbaren Stunden zunehmen und dass aufgrund fehlerhafter Daten schlechte Geschäftsentscheidungen getroffen werden.

Um Ihnen dabei zu helfen, diese Hindernisse zu überwinden, haben wir im Folgenden 9 Best Practices beschrieben, die Sie auf Ihren Finanzkonsolidierungsprozess anwenden können.

9 bewährte Verfahren zur Rationalisierung Ihrer Finanzkonsolidierungsprozesse

Der Prozess der Finanzkonsolidierung ist aufwändig und mit hohem Risiko verbunden, und oft sind Tabellenkalkulationen und viel manuelle Arbeit erforderlich. Doch mit ein wenig Vorbereitung, einigen vorausschauenden Anpassungen und der richtigen Software können Sie die Konsolidierung effizienter gestalten.

Prophix One, eine Financial Performance Platform, wurde entwickelt, um den Prozess der Finanzkonsolidierung zu unterstützen, indem manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Prüfpfade automatisiert werden. So können Sie anpassbare Berichte erstellen, die ein klares Bild der finanziellen Situation Ihres Unternehmens vermitteln - ohne Datenungenauigkeiten.

Wir zeigen Ihnen neun Möglichkeiten auf, wie Sie Ihre derzeitige Vorgehensweise bei der Finanzkonsolidierung verbessern können, und geben Ihnen Tipps, wie Sie Prophix One nutzen können, damit Sie sich auf Ihre berichteten Ergebnisse verlassen können.

1. Bestimmen Sie den Grad der Vereinheitlichung, den Sie benötigen

Nicht alle Finanzkonsolidierungsprozesse sind gleich, denn nicht alle Unternehmen haben die gleichen Anforderungen. Im Allgemeinen gibt es drei Stufen der Vereinheitlichung, die für den Prozess der Finanzkonsolidierung erforderlich sind: Harmonisierung, Konvergenz und vollständige Vereinheitlichung.

• Beider Harmonisierung geht es um die Angleichung der Prozesse und die Festlegung eines gemeinsamen Bezugspunkts, was die Abstimmungsaufgaben erleichtert.
• Konvergenz bedeutet, dass die Prozesse für die Managementberichterstattung in einem gemeinsamen Tool erstellt werden und einem gemeinsamen Referenzrahmen folgen, während die unterschiedlichen Prozesse von separaten Teams geleitet werden.
• Die vollständige Vereinheitlichung zielt darauf ab, eine einzige Lösung und einen einheitlichen Bezugsrahmen mit einem zusammenhängenden Team zu implementieren, das sowohl die gesetzliche Konsolidierung als auch die Managementberichterstattung leitet.

In den ersten Projektschritten wird die Zielgruppe festgelegt, wobei zu bedenken ist, dass eine einheitliche Berichterstattung klare Vorteile in Bezug auf Qualität und Datenkohärenz bietet, aber auch die Flexibilität und die Fähigkeit zur Anpassung an Ihre Bedürfnisse einschränkt. Bei einer vollständigen Vereinheitlichung müssen sowohl die Konsolidierungs- als auch die Management-Reporting-Teams möglicherweise gewisse Zugeständnisse machen.

Wie Prophix One hilft: Prophix One Intercompany Management ermöglicht es den Tochtergesellschaften, den Abgleich auf Transaktionsebene und die Lösung von Problemen selbst durchzuführen und so den Vereinheitlichungsprozess zu beschleunigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit eines Vermittlers, wie z. B. eines Konzernbuchhalters, was die Governance und den finanziellen Einblick in Ihren Finanzkonsolidierungsprozess verbessert.

2. Verstehen Sie Ihre Berichtsanforderungen

Eine der wichtigsten Aufgaben der Finanzkonsolidierung ist die Umwandlung von Datenbergen aus mehreren Tochtergesellschaften in klare, detaillierte Berichte. Diese Daten sind häufig für den internen Gebrauch bestimmt und müssen den lokalen Gesetzen und Vorschriften wie GAAP oder IFRS entsprechen. Das bedeutet, dass Sie, bevor Sie die Finanzkonsolidierung in Angriff nehmen, genau wissen sollten, welche Anforderungen Sie an die Berichterstattung stellen.

Andernfalls kann es passieren, dass Sie Ihren Konsolidierungsprozess auf halbem Weg plötzlich ändern müssen, weil Sie von neuen Anforderungen oder Wünschen von Führungskräften erfahren. Im besten Fall haben Sie mehr Arbeit, als Sie vielleicht dachten, und Ihr Budget wird aufgebläht. Im schlimmsten Fall müssen Sie von vorne anfangen.

Datengenauigkeit und -integrität sind für die Berichterstattung ebenso wichtig, damit Sie Fehler vermeiden, die die Qualität Ihrer Berichte beeinträchtigen könnten. Darüber hinaus stellt die Kommunikation mit den Beteiligten sicher, dass alle Ihre Berichtsanforderungen und -erwartungen klar verstanden und erfüllt werden.

Wie Prophix One hilft: MitProphix One können Sie die Erstellung und Verteilung von Berichten automatisieren und Änderungen vornehmen, die sich dynamisch auf alle Berichte auswirken. Sie können Abweichungen im Zeitverlauf oder zwischen Niederlassungen sofort nachvollziehen und mit vorgefertigten Vorlagen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Prophix One ist außerdem skalierbar, so dass Sie sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können, indem Sie weitere Tochtergesellschaften oder sich entwickelnde Berichtsanforderungen berücksichtigen.

3. Schaffung eines gemeinsamen Referenzrahmens

Da die meisten Unternehmen den Prozess der Finanzkonsolidierung nur zu bestimmten Zeiten im Jahr durchführen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), gibt es nicht unbedingt einen Anreiz, viel Zeit für eine klare Definition der Prozesse aufzuwenden. Tatsächlich verwenden viele Unternehmen immer noch ausschließlich Tabellenkalkulationen für die Finanzkonsolidierung und machen einfach weiter, bis alles erledigt ist, was zu Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, fehlender Versionskontrolle und Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit führen kann. Ohne klare Regeln, standardisierte Tools und einen gemeinsamen Referenzrahmen für die Teams, die Ihre Finanzkonsolidierung in den verschiedenen Niederlassungen durchführen, riskieren Sie kostspielige Fehler und doppelte Arbeit.

Ein gemeinsamer Bezugsrahmen für alle Beteiligten ist für die Rationalisierung und Beschleunigung Ihres Finanzkonsolidierungsprozesses unerlässlich. Das kann bedeuten, dass Sie einer vollständig integrierten Finanzkonsolidierungsplattform den Vorzug vor Tabellenkalkulationen geben, Best Practices für Details wie die Abstimmung zwischen den Unternehmen erarbeiten und sogar Prüfverfahren standardisieren. Dadurch können Fehler, Unstimmigkeiten und widersprüchliche Arbeiten während des gesamten Prozesses vermieden werden.

Wie Prophix One hilft: Prophix One, eine Financial Performance Platform, fasst alle Ihre Finanzkonsolidierungsprozesse, einschließlich Kontenabstimmung, konzerninterne Eliminierungen und Berichtswesen, in einer einheitlichen Oberfläche zusammen, um die Überprüfung von Prozessen und die Einbindung von Stakeholdern zu erleichtern, die Datengenauigkeit zu erhöhen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Einblicke in Echtzeit zu bieten, die für die strategische Entscheidungsfindung entscheidend sind.

4. Investieren Sie in Tools für die Zusammenarbeit

Allzu oft sind die Teams, die an der Finanzkonsolidierung arbeiten, in Silos gefangen. Sie arbeiten völlig unabhängig voneinander, und nur wenige Personen können sehen, was in den einzelnen Phasen geschieht. Das liegt daran, dass es nicht selbstverständlich ist, Prozesse zu entwickeln, die nahtlos ineinandergreifen. Die meisten Unternehmen erwarten, dass jedes Team mit Hilfe von Tabellenkalkulationen arbeitet und die benötigten Informationen nach Bedarf anfordert. Wenn sie dann mit ihrem Teil des Prozesses fertig sind, geben sie ihre Arbeit an denjenigen weiter, der die nächste Phase bearbeitet.

Um den Prozess der Finanzkonsolidierung zu beschleunigen, müssen die wichtigsten Herausforderungen angegangen werden, z. B. unterschiedliche Datenquellen, unterschiedliche Datenformate und -qualität sowie mangelnde Konsistenz und Zusammenarbeit.

Bei der Planung Ihres Finanzkonsolidierungsprozesses sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, die einzelnen Phasen miteinander zu verknüpfen, damit Ihre Teams nicht in Silos arbeiten müssen. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, z. B. durch den Austausch von Tabellenkalkulationen gegen fortschrittlichere Tools, die eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen, durch die Planung regelmäßiger Besprechungen zwischen den Teams oder sogar durch einen eigenen Projektmanager, der die reibungslose Zusammenarbeit aller Beteiligten sicherstellt.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen Software zur Finanzkonsolidierung und Tabellenkalkulationen.

Wie Prophix One hilft: Prophix One Data Integration kombiniert Daten aus allen Tochtergesellschaften zu einer einzigen Version der Wahrheit, die von allen Beteiligten zur Validierung und Überprüfung der Ergebnisse verwendet werden kann, sodass Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Leistung Ihres Unternehmens erhalten. Vorgefertigte Konnektoren und APIs vereinfachen und rationalisieren die Integration von Finanzdaten und ermöglichen eine schnellere Wertschöpfung, so dass Sie problemlos neue Tochtergesellschaften oder Unternehmensstrukturen hinzufügen können. Darüber hinaus verfügt Prophix One über integrierte Sicherheitsfunktionen, sodass relevante Finanzdaten nur denjenigen angezeigt werden, die über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

5. Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Standards

Der Prozess der Finanzkonsolidierung ist komplex und umfasst viele Schritte - von der abteilungsübergreifenden Datenerfassung bis hin zur ordnungsgemäßen Konsolidierung -, so dass es von entscheidender Bedeutung ist, über die richtige Software zu verfügen, um sicherzustellen, dass alles mit den lokalen Rechnungslegungsvorschriften übereinstimmt. Dies kann eine besondere Herausforderung sein, wenn Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Währungen und rechtlichen Rahmenbedingungen tätig sind. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und mögliche Strafen zu vermeiden, ist es unerlässlich, mit den Änderungen der Vorschriften Schritt zu halten.

Wie Prophix One hilft: Prophix One Account Reconciliation standardisiert Prozesse durch die Integration von Daten aus lokalen Buchhaltungssystemen und zentralisiert Abstimmungen, um die Genauigkeit zu verbessern und das Vertrauen in die gemeldeten Zahlen zu erhöhen. Sie können auch strukturierte Workflows einrichten, die es jeder Tochtergesellschaft ermöglichen, ihren eigenen Abstimmungsprozess zu verwalten, um die Belastung durch mehrere Währungen und unterschiedliche gesetzliche Anforderungen zu verringern. Prophix One bietet außerdem Prüfpfade, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen ermöglichen, was für die Einhaltung von Vorschriften und für Prüfungszwecke erforderlich ist.

6. Bewerten Sie Ihre IT-Architektur

Im Prozess der Finanzkonsolidierung umfasst das Front-End die Tools, Prozesse und Meetings, die den Teams, die die Konsolidierung durchführen, zur Verfügung stehen. Das Back-End ist die IT-Architektur, die für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres nächsten Finanzkonsolidierungsprozesses die folgenden Möglichkeiten zur Verbesserung der IT-Architektur, die Ihren Prozess ermöglicht:

• Suchen Sie nach Integrationen, die Ihre Finanzkonsolidierungsplattform mit dem von den Entscheidungsträgern verwendeten Tool verbinden, und setzen Sie diese ein. Oder, noch besser, besorgen Sie sich ein Tool, das beides kann.
• Wählen Sie Ihr Finanzkonsolidierungstool sorgfältig aus. Während Tabellenkalkulationen für viele Unternehmen immer noch die erste Wahl sind, kann eine spezielle Finanzkonsolidierungssoftware wie Prophix One Ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig native Berichtslösungen anbieten.
• Berücksichtigen Sie das Datenvolumen, das Sie während der Finanzkonsolidierung verarbeiten müssen. Je nach Größe Ihres Unternehmens haben Sie es möglicherweise mit Millionen von Datensätzen zu tun, und nicht jede Software kann so viele Daten verarbeiten.

7. Das Managementteam einbeziehen

Es kann schwierig sein zu entscheiden, wie stark Sie Ihr Managementteam einbeziehen sollten, da eine zu starke Einbindung den Prozess der finanziellen Konsolidierung verlangsamen kann. Ohne klare Richtlinien ist es durchaus möglich, dass Ihr Managementteam ständig um Unterstützung gebeten wird und so seine eigene wichtige Arbeit unterbricht. Oder schlimmer noch, sie werden vielleicht überhaupt nicht konsultiert.

Wenn Sie den Prozess der Finanzkonsolidierung rationalisieren, sollten Sie überlegen, wie Sie das Managementteam einbeziehen können, indem Sie klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Die Vereinheitlichung der Finanzkonsolidierung bringt strukturelle Entscheidungen mit sich, die die Führungskräfte und ihre Teams in allen Tochtergesellschaften betreffen. Diese Klarheit verhindert Überschneidungen und stellt sicher, dass die Mitglieder des Managementteams wissen, wann und wie sie einen effektiven Beitrag leisten können. Auch die Einrichtung von Feedback-Schleifen kann von Vorteil sein, da sie dem Management die Möglichkeit gibt, Beiträge und Verbesserungsvorschläge für den Prozess einzubringen.

Wie Prophix One hilft: DasBerichtswesen von Prophix One automatisiert die Verteilung von Berichten an die Managementteams, so dass diese zum Prozess der Finanzkonsolidierung beitragen können und klare Kommunikationskanäle zwischen den Führungskräften und dem Konsolidierungsteam geschaffen werden. Personalisierte Dashboards bieten Führungskräften Echtzeiteinblicke in die Unternehmensleistung und ermöglichen es ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne dass eine vollständige Datenkonsolidierung von Tochtergesellschaften erforderlich ist.

8. Automatisieren Sie Aufgaben der Finanzkonsolidierung

Der Prozess der Finanzkonsolidierung beruht oft auf zu viel manueller Arbeit, die wertvolle Stunden verschlingen kann. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihren eigenen Prozess zu automatisieren, können Sie ihn in einem Bruchteil der Zeit erledigen. Dadurch wird die Zahl der Dateneingaben und Berichtsfehler verringert, so dass Sie strategische Entscheidungen mit Sicherheit treffen können. Die Automatisierung bietet auch Skalierbarkeit, so dass Ihr Prozess mit dem Unternehmen mitwachsen und wachsende Datenmengen und Komplexität ohne zusätzlichen Aufwand bewältigen kann.

Der Datenzugriff in Echtzeit wird zu einem bedeutenden Vorteil, der Ihre Fähigkeit verbessert, auf Marktveränderungen zu reagieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Durch die Automatisierung Ihres Finanzkonsolidierungsprozesses wird auch die Revisionssicherheit erhöht, da konsistente und genaue Aufzeichnungen geführt werden.

Wie Prophix One hilft: Prophix One Financial Consolidation ist in der Lage, große Datenmengen und komplexe Konsolidierungsstrukturen zu bewältigen, so dass mehr Zeit für andere strategische Prioritäten zur Verfügung steht. Beseitigen Sie die Komplexität der Konsolidierung durch die Automatisierung von Prozessen wie Mehrwährungsumrechnungen und Unterkonsolidierung, die Sicherstellung der Konformität mit mehreren GAAPs und IFRSs und vieles mehr, wodurch der Bedarf an teuren Anpassungen reduziert wird.

9. Implementierung einer robusten Software für die Finanzkonsolidierung

Durch die Implementierung einer robusten Software für die Finanzkonsolidierung entfällt die Notwendigkeit, Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen und anderen unterschiedlichen Systemen zusammenzustellen und zu validieren, so dass Unternehmen mit komplexen Abläufen ihre Prozesse effizienter gestalten können. Ein entscheidender Vorteil von Software für die Finanzkonsolidierung ist die Integration mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen, was die manuelle Eingabe weiter reduziert.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche verbessert zudem die Akzeptanz bei den Anwendern und verkürzt die Lernkurve für neue Benutzer, so dass der Übergang von Tabellenkalkulationen zur Software reibungsloser verläuft.

Wie Prophix One hilft: Wie in den obigen Best Practices beschrieben, ist Prophix One, eine Financial Performance Platform, eine robuste Software zur Finanzkonsolidierung, die unzusammenhängende Tabellenkalkulationen und Systeme ersetzt, um Ihren Finanzkonsolidierungsprozess effizienter zu gestalten.

Prophix: Effizienter Prozess der Finanzkonsolidierung zur Hand

Wenn Sie Ihren Prozess der Finanzkonsolidierung beschleunigen wollen, ist die Investition in die richtige Technologie ein entscheidender Faktor. Und der größte Vorteil einer Software für die Finanzkonsolidierung ist, dass sie Ihnen einen Vorsprung verschafft. Sie können Daten einsehen und wichtige Geschäftsentscheidungen im Voraus treffen, da Ihnen alle Erkenntnisse zur Verfügung stehen.

Nehmen Sie diese Prophix One-Benutzer als Beispiel - mit Prophix One Financial Consolidation:

• Rent-A-Port kann multidimensionale Analysen auf der Grundlage von Projekten und Regionen durchführen.
• Pictect kann schnell neue Unternehmen in seinen Konsolidierungskreis aufnehmen.
• Die Jan De Nul Group verbesserte die Zuverlässigkeit ihrer konsolidierten Abschlüsse.

Prophix One, eine Financial Performance Platform, rationalisiert jeden Schritt des Finanzkonsolidierungsprozesses, von der Datenerfassung über die Transformation und Anpassung bis hin zur Berichterstattung. Sie wurde für jedes Mitglied des CFO-Büros entwickelt.