Ein vollständiger Abschlussprozess zum Monatsende für FP & A-Teams im Jahr 2024

Prophix ImageProphix Feb 8, 2024, 12:00:00 AM

Wenige Finanzprozesse sind so häufig und arbeitsintensiv wie der Monatsabschluss.

Es mag zwar verlockend sein, Schätzungen zu verwenden, um Zeit zu sparen, aber ein genauer Monatsabschluss schafft die Grundlage für gesunde Finanzdaten. Dies wiederum gibt Führungskräften die Informationen, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Ohne einen soliden Abschlussprozess zum Monatsende könnte deine Organisation ihre Einnahmen überschätzen und gleichzeitig die Auswirkungen ihrer Ausgaben unterschätzen.

So kannst du diesen wichtigen Prozess in den Griff bekommen.

In diesem Artikel behandeln wir:

Am Ende dieses Artikels wirst du ein detailliertes Verständnis des Monatsabschlusses, des perfekten 10-Schritte-Prozesses sowie der besten Praktiken und der häufigsten Herausforderungen haben.

Was ist Monatsende?

Der Monatsabschluss– oder das Schließen der Bücher – ist ein Finanzprozess, bei dem die Finanz- und Buchhaltungsteams alle Transaktionen eines Unternehmens für den Monat durchgehen, um genaue Zahlen für alle Konten am letzten Tag dieses bestimmten 30- oder 31-Tage-Zeitraums zu erhalten. Dadurch können Führungskräfte in der gesamten Organisation ein genaues Bild davon haben, wie viel ausgegeben wurde, wie viel Umsatz einging und wie nah die Organisation an ihren Prognosen ist.

Es kann aus mehreren Gründen ein langer und schwieriger Prozess sein:

  • Daten müssen aus mehreren Abteilungen und Datenquellen aggregiert werden.
  • Die meisten Organisationen erledigen den Großteil der Arbeit immer noch manuell.
  • Die Menge der betroffenen Daten kann schwierig zu bewältigen sein.
  • In größeren Organisationen kann das Durchsuchen und Abgleichen widersprüchlicher Datensätze viel Zeit in Anspruch nehmen.

Aber trotz dieser Probleme — und noch mehr — ist der Monatsabschluss immer noch ein entscheidender Prozess für jedes Unternehmen.

Warum ist das Monatsende wichtig?

Der Abschlussprozess zum Monatsende kann zwar langwierig sein, bringt aber einige Vorteile mit sich, weshalb sich die Mühe mehr als lohnt:

  • Das ist der beste Weg, um genaue Kontoauszüge zu haben: Ohne Monatsabschluss werden Kontoauszüge unregelmäßig aktualisiert, was bedeutet, dass es schwierig ist, zu wissen, wann sie korrekt sind und wann sie wichtige Aktualisierungen benötigen.
  • Ungenaue Ausgaben können sich auf dein Geschäftsergebnis auswirken: Stell dir vor, du leitest eine Abteilung und die einzige Information, die du über deine Ausgaben aus dem Vormonat hast, ist eine Schätzung, die um 15% abweicht. Wenn du dein Budget gemäß dieser Schätzung ausgibst, könntest du versehentlich zu viel ausgeben.
  • Es spart Zeit für jeden anderen Finanzprozess: Wie viele Ihrer Finanzprozesse hängen von genauen Kontoständen und Ausgaben Reportsab? Wenn Sie Ihre Bücher regelmäßig und genau abschließen, haben Sie einen Vorsprung bei anderen Prozessen, wie z. B. der Finanzkonsolidierung und Ihrem Jahresabschluss.
  • Es hilft bei der Optimierung von Audits: Audits sind zeitaufwändig und können wichtige Projekte zum Stillstand bringen, wenn Ressourcen neu priorisiert werden. Je mehr Schätzungen Wirtschaftsprüfer zur Verfügung haben, desto langsamer ist der Prozess. Da das Monatsende regelmäßig endet, kannst du allen Zeit und Mühe sparen.
  • Es hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen: Der beste Weg, etwas zu verbessern, ist zu wissen, dass es verbessert werden muss. Je genauer dein Monatsabschluss ist, desto besser sind deine Chancen, potenzielle Probleme zu erkennen und die richtige Lösung zu finden.

Wie wird ein Monatsabschluss durchgeführt?

Nach Monatsende wirst du eine genaue Vorstellung davon haben, wie viel Umsatz deine Organisation generiert hat und wie viel Geld in die Betriebskosten und die Kosten der verkauften Waren geflossen ist. Dazu müssen die entsprechenden Konten geschlossen werden (z. Durchlaufen und Validieren jeder Transaktion), Abgleichen doppelter oder fehlerhafter Transaktionen, Verarbeiten von Abgrenzungsbeträgen und mehr.

Später in diesem Handbuch werden wir einen detaillierten schrittweisen Prozess für den Monatsabschluss behandeln. Lassen Sie uns zunächst alle Finanzdaten durchgehen, die Sie für diesen Prozess analysieren müssen.

Welche Finanzinformationen benötigt das Buchhaltungs- oder FP & A-Team?

Das Ziel des Monatsabschlusses ist es, eingehende Einnahmen, ausgehende Ausgaben und sogar den Status wichtiger Vermögenswerte zu überprüfen. Hier erfahren Sie, was Sie bei jedem Monatsabschluss analysieren müssen.

  • Gesamtumsatz: Eine der wichtigsten Informationen für den Monatsabschluss ist, wie viel Umsatz das Unternehmen erzielt hat. Sie müssen alle Konten überprüfen, die Einnahmen bringen, weshalb dies zeitintensiv werden kann.
  • Spesen Konten: Genau zu wissen, wie viel Geld monatlich aus Ihrem Unternehmen abfließt, ist wichtig, um die besten finanziellen Entscheidungen zu treffen. Alle Ausgabenkonten werden in der Regel während des Monatsabschlusses überprüft.
  • Rückstellungen und Vorauszahlungen: Wenn Ihre Organisation die periodengerechte Buchhaltung verwendet, umfasst Ihr Monatsabschlussprozess die Überprüfung aller Transaktionen, bevor tatsächliches Geld eingegangen oder ausgegeben wird.
  • Bankkontoinformationen: Hat jeder, der Zugang zu diesen Informationen benötigt, Zugriff darauf? Sind alle Bankkonten Ihrer Organisation notwendig oder können einige konsolidiert werden? Wenn du das regelmäßig überprüfst, kann das zu Kosteneinsparungen und besseren Abläufen für das Unternehmen führen.
  • Inventar: Viele Unternehmen nutzen den Prozess zum Monatsabschluss auch als Gelegenheit, ihr Inventar zu überprüfen. Wenn du mit physischen Produkten handelst, kann eine genaue Aufzeichnung deines monatlichen Inventars zu einem besseren Verständnis der finanziellen Situation des Unternehmens führen.
  • Portokasse Summe: Es ist nur allzu leicht, mit der Zeit den Überblick über die Portokasse zu verlieren. Sie können dies vermeiden, indem Sie Ihre Portokasse im Rahmen Ihres Monatsabschlusses überprüfen.
  • Summe des Anlagevermögens: Eine genaue Aufzeichnung Ihrer Vermögenswerte und deren Wert ist von entscheidender Bedeutung. Wenn du es zu einem Teil deines Monatsabschlussprozesses machst, ist jeder, der für Entscheidungen bezüglich des Erwerbs, der Liquidation oder der Übertragung von Vermögenswerten verantwortlich ist, mit den neuesten Informationen ausgestattet.
  • Hauptbuch und Jahresabschlüsse: Zum Monatsabschlusswerden in der Regel fast alle verfügbaren Finanzdokumente untersucht, einschließlich Kontoauszüge und Hauptbücher.

Jetzt, da du weißt, was du im Rahmen deines Monatsabschlusses überprüfen musst, lass uns besprechen, wie das gemacht wird.

10 Schritte für den perfekten Abschluss zum Monatsende

Bist du bereit, deinen Abschlussprozess zum Monatsende zu starten? Wir halten dir den Rücken frei und haben eine praktische 10-Schritte-Checkliste für dich zusammengestellt.

  1. Beginnen Sie mit der Datensammlung und -aufbereitung
    Beginnen Sie mit der Zusammenstellung aller wichtigen Daten wie Ausgaben des letzten Monats und eingehenden Mitteln, einschließlich Gehaltsabrechnung, Versicherungen, Darlehenszinsen, Lieferantenzahlungen, Einnahmen und Kapitalerträgen. Stelle sicher, dass du deine Kredit- und Lastschriften korrekt verbuchst und alle Verkäufe des Vormonats in Rechnung stellst.
  2. Überarbeiten Sie Ihre Verbindlichkeiten
    Untersuchen Sie Ihr Kreditorenbuch, Ihr Kreditorenbuch, Ihr Kreditorenbuch, Ihr ReportKreditorenbuch, Ihr Kreditorenbuch, Ihr Kredit Das ist ein idealer Zeitpunkt, um Unstimmigkeiten zu identifizieren, ausstehende Rechnungen einzugeben und relevante Journaleinträge zu veröffentlichen.
  3. Prüfen Sie Ihre Forderungen
    Überprüfen Sie bei Debitorenkonten (AR) die Rechnungen, die im letzten Monat verschickt wurden, und konzentrieren Sie sich dabei auf doppelte oder falsche Rechnungen. Überprüfe außerdem, ob deine Kunden ihre Rechnungen beglichen haben, und ordne diese Zahlungen deinen Buchsalden zu. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Kundenbeziehungen zu verbessern und genaue finanzielle Reportszu gewährleisten.
  4. Kontenabstimmungen durchführen
    Nachdem Sie Ihre AR und AP aktualisiert haben, stimmen Sie Ihre Bank- und Gutschriftstransaktionen mit Ihrem Hauptbuch ab. Erkennen Sie Inkonsistenzen und korrigieren Sie übersehene oder fehlerhafte Transaktionen, indem Sie die erforderlichen Journalbuchungen vornehmen.
  5. Bargeld abgleichen
    Portokasse Transaktionen können oft vernachlässigt werden, wenn sie nicht sorgfältig erfasst werden. Der Monatsabschluss bietet eine perfekte Gelegenheit, Einzahlungen und Einnahmen abzugleichen und zu bestätigen, dass dein Barguthaben deinen Erwartungen entspricht. Denke daran, Bargeld während des Transports zu verfolgen.
  6. Abstimmung von Inventar und Anlagevermögen
    Falls relevant, überprüfe deinen aktuellen Lagerbestand und die Anzahl der im letzten Monat verkauften Produkte und stelle sicher, dass sie mit deinen Aufzeichnungen übereinstimmen. Der Inventarabgleich kann helfen, den Lagerbestand zu verwalten, die Verkäufe des nächsten Monats vorherzusagen und zusätzliche Ausgaben im Zusammenhang mit dem Inventar abzudecken.
  7. Löhne- und Betriebskosten abgleichen
    Ordne dein Gehaltsabrechnungskonto mit deinem Lohnregister ab, das Boni, Provisionen und andere Leistungen beinhaltet. Bestätige, dass deine Gehaltsabrechnungen in das richtige Hauptbuch gebucht wurden und dass du die notwendigen Lohnsteuern und gesetzlichen Abzüge bezahlt hast. Die Betriebskosten umfassen Forschung und Entwicklung, Marketing, Bürobedarf und mehr. Stimmen Sie diese ab, indem Sie Ihre monatlichen Ausgaben überprüfen, eine Ausgaben Reporterstellen und in das entsprechende Sachkonto buchen.
  8. Führe vorläufige Prüfungen und ASC 606 Überprüfungen durch
    Untersuchen Sie die Daten im Zusammenhang mit Ihrer Einkommenserfassung und Ihren Provisionen, unabhängig davon, ob sie manuell eingegeben oder computergeneriert wurden. Stellen Sie die Richtigkeit sicher und überprüfen Sie sie mit Ihrem Team, um Konsistenz und Klarheit in allen Reportszu gewährleisten.
  9. Varianzanalysen und Anpassungen durchführen
    Die Varianzanalyse ermöglicht es dir, deine monatlichen und vierteljährlichen Ergebnisse am Ende jeder Periode zu überprüfen und zu sehen, wie sie mit den Wachstumszielen des Unternehmens übereinstimmen. Rechtzeitige Anpassungen können verhindern, dass kleinere Probleme im Laufe der Zeit eskalieren.
  10. Erstellen Sie Ihre Jahresabschlüsse und Reports

    Nachdem Sie alle Ihre Konten abgeglichen, die Ergebnisse überprüft und Fehler behoben haben, ist es an der Zeit, Ihre Jahresabschlüsse und den Monatsabschluss Reportzu erstellen.

10 Schritte für den perfekten Abschluss zum Monatsende

Bewährte Methoden für den Abschlussprozess zum Monatsende

Der Abschlussprozess zum Monatsende ist umfangreich und soll jedem Monat für Monat ein genaues Bild der finanziellen Situation des Unternehmens vermitteln. Mit diesen Best Practices können Sie jedoch den Gesamtzeit- und Ressourcenaufwand für diesen Prozess reduzieren und gleichzeitig die Qualität der Reports verbessern, die Sie daraus ziehen.

Führe enge Teambesprechungen vor und nach Monatsende durch

Wenn du deinen Monatsabschluss mit einem Team durchführst, musst du sicherstellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind. Überprüfe die Verantwortlichkeiten aller, gehe den gesamten Prozess Schritt für Schritt durch und behandle alle Probleme, die bei deinem letzten Abschluss aufgetreten sein könnten. Es ist eine gute Idee, das vor Beginn deines Monatsabschlusses zu tun, egal ob das um ein paar Tage oder eine ganze Woche ist.

Während das Meeting vor Geschäftsschluss alle auf den gleichen Stand bringt, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, ermöglicht dir das Meeting nach Abschluss, alle aufgetretenen Probleme zu besprechen oder Dinge hervorzuheben, die wirklich gut gelaufen sind.

Baue Beziehungen zu Budgetverantwortlichen und Kontoinhabern in der gesamten Organisation auf

Wenn deine Buchhaltungs- und Finanzteams in Silos arbeiten, können sie möglicherweise wichtige Details übersehen, wodurch das Ergebnis deines Monatsabschlusses völlig ungenau sein könnte. Standardisierte Prozesse sollten zwar alle notwendigen Informationen an die Teams weiterleiten, die den Abschluss bearbeiten, aber das passiert in der Praxis nicht immer.

Wenn Sie Beziehungen zu Budgetinhabern und Kontoinhabern aufbauen, können Sie auf einige dieser Daten zugreifen, die sonst verloren gehen würden. Möglicherweise erhältst du auch eine Vorwarnung über große eingehende Käufe, Umsatzrückgänge und andere Faktoren, die deinen Abschluss beeinflussen könnten, bevor sie offiziell sind — was deinem Team einen Vorsprung bei der Bearbeitung verschafft.

Fangen Sie früh an: Sei organisiert und effizient

Eine der besten Möglichkeiten, bei deinem Monatsabschlussprozess Zeit zu sparen, besteht darin, mit Ineffizienzen in anderen Finanzprozessen umzugehen. Egal, ob es um Forderungen, Budgetgenehmigungen oder sogar um deine Buchhaltungssoftware geht, jede Verbesserung, die du vornimmst, wird sich am Ende des Monats auszahlen.

Du solltest auch tun, was du kannst, um die Buchhaltungs- und Finanzteams lange vor Monatsende organisiert zu halten. Gibt es Aspekte ihrer Arbeit, die sich negativ auf ihre Produktivität auswirken? Wie kannst du ihnen helfen, effizient zu bleiben?

Nutze die Automatisierung der Buchhaltung, wo immer möglich

Der Monatsabschlussprozess kann einer der arbeitsintensivsten Finanzprozesse sein, da er von der Überprüfung so vieler Transaktionen abhängt. Deshalb sollte es deine oberste Priorität sein, einen Großteil dieser Arbeit zu automatisieren.

Mit der richtigen Plattform können Sie Stunden oder sogar Tage manueller Arbeit eliminieren. Sie können das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler verringern und Ihren Monatsabschluss in einen reibungslosen, sicheren Prozess verwandeln, der nur ein oder zwei Tage dauert.

Häufige Herausforderungen beim Monatsabschluss

Der Abschlussprozess zum Monatsende kann, wie viele der grundlegenden Prozesse deiner Organisation, von Natur aus eine Herausforderung sein. Aber mit der richtigen Denkweise, den richtigen Tools und ein wenig Know-how kannst du sie nicht nur umgehen, sondern auch eliminieren.

Ungenaue oder unvollständige Daten

Je größer Ihre Organisation ist, desto mehr Daten benötigen Sie für den Monatsabschluss. Diese Daten können aus Dutzenden von verschiedenen Quellen stammen, von proprietären Tools über Tabellenkalkulationen bis hin zu manuell eingegebenen Rechnungen. Ihr Team muss oft nach fehlenden Daten suchen, zweifelhafte Zahlen überprüfen und sich an betroffene Abteilungen wenden.

Fehlende Standardisierung

Du kannst nicht davon ausgehen, dass du eine Standardisierung darin findest, wie Währungen gehandhabt werden, wie gängige Prozesse ablaufen oder auch nur, wie Umsätze erfasst werden. Möglicherweise muss Ihr Team nach einer Möglichkeit suchen, verschiedene Daten und Prozesse zusammenzuführen.

Undefinierte Prozesse und Aufgabenverwaltung

Der Abschlussprozess zum Monatsende mag ein wichtiger, sich wiederholender Prozess sein, aber in manchen Organisationen kann es einfach ein verrückter Schlag zum Ende sein. Jeder versucht, die Dinge so schnell wie möglich zu erledigen und dabei so wenig Fehler wie möglich zu machen, und dann schließen sie die Bücher bis zum nächsten Monat. Finanzteams übernehmen diese Art von Prozess oft, und ihn in etwas umzuwandeln, das reibungsloser funktioniert, kann sich wie ein riesiges Unterfangen anfühlen.

Diskrepanzen zwischen Zahlen

Die finanzielle Abstimmung – die Überprüfung von Transaktionen, um Diskrepanzen zu beheben – ist ein großer Teil des Monatsabschlusses. Denn wenn Sie Daten aus so vielen Quellen und so vielen Abteilungen erhalten, werden Sie zwangsläufig widersprüchliche Zahlen erhalten. Deine Teams müssen diese Zahlen untersuchen, um den Dingen auf den Grund zu gehen.

Schlechte Kommunikation

Obwohl die Kommunikation zwischen den Abteilungen vielleicht nicht so schwierig ist wie die Tage, an denen du zu einem anderen Teil des Gebäudes gehst, um ein persönliches Gespräch mit einem Direktor zu bekommen, kann es trotzdem schwierig sein. E-Mails können unbeantwortet bleiben und Zoom-Anrufe können für Zeitplan schwierig sein. Antworten auf wichtige Fragen zu erhalten, kann am Ende genauso schwierig sein wie das Sammeln der Daten, zu denen Sie Fragen stellen müssen.

Verzögerungen aufgrund von Fehlern, Anpassungen oder Umklassifizierungen

Der Prozess des Monatsabschlusses ist zeitkritisch, aber die Daten, die er sammeln muss, sind nicht immer zeitnah. Verzögerungen können zu einer unglücklichen Situation vom Typ „Beeil dich und warte“ führen, in der dein Team hektisch daran arbeitet, so viele Bücher wie möglich zu schließen, nur um dann ein Konto hängen zu lassen, während es auf die entsprechenden Zahlen wartet.

Häufig gestellte Fragen zum Monatsabschlussprozess

Hier sind einige der häufigsten Fragen, die Führungskräfte im Finanzbereich zum Monatsende haben.

Wie lange sollte es dauern, die Bücher zu schließen?

Die tatsächliche Zeit, die bis zum Abschluss der Bücher benötigt wird, kann je nach den Konten, die Sie schließen müssen, der Größe Ihrer Organisation und der Größe Ihres Teams stark variieren. Im Allgemeinen sollte der Abschlussprozess zum Monatsende jedoch nicht länger als 10 Tage dauern.

Wie schließe ich die Bücher schneller?

Der beste Weg, die Bücher schneller zu schließen, ist mit den richtigen Tools. Du kannst zwar immer versuchen, Wege zu finden, deinem Team zu helfen, schneller zu arbeiten, aber der Einsatz von Software, die den Prozess so weit wie möglich automatisiert — und gleichzeitig die Genauigkeit gewährleistet — ist unerlässlich.

Was ist die richtige Reihenfolge für den Abschluss von Konten?

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Konten für den Monatsabschluss priorisieren sollten:

  1. Schlussumsatz Konten.
  2. Abschlussspesen Konten.
  3. Zusammenfassung der abschließenden Einnahmen Konten.
  4. Schlussdividenden oder Abhebungen Konten.

Welche Reports sollte ich am Monatsende ausführen?

Während jede Organisation ihre eigenen Anforderungen an die Reportszum Monatsende hat, sind hier einige der gängigsten Optionen:

  • Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Bilanzen
  • Cashflow-Abrechnungen
  • Konten receivable Fälligkeit Report
  • Konten payable aging Report
  • Inventur Report
  • Budget vs. Ist- Report
  • Steuerpflicht Report

Fazit: Mit Finanzsoftware die Bücher schneller abschließen

Der Monatsabschluss ist für viele Organisationen ein mühsamer Prozess, sollte es aber nicht sein müssen. Mit der richtigen Plattform können Sie stundenlange manuelle Arbeit eliminieren, die durch menschliches Versagen verursachten Risiken reduzieren und sogar Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Prozesses finden.

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