Aufbau einer zukunftsfähigen Finanzfunktion für Steyn City

Kreason Naidoo leitet das Team für Finanzberichterstattung beim südafrikanischen Immobilienentwicklungs- und Bauunternehmen Steyn City, das seit 2020 Kunde von Prophix ist. In einem kürzlichen Webinar erzählte er, wie Prophix sowohl sein Arbeitsleben als auch das Gesamtbild des Unternehmens verbessert hat. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse. Am Stadtrand von Johannesburg liegt ein Ort, der anders ist als alle anderen. Steyn City, erdacht vom südafrikanischen Milliardär und Geschäftsmann Douw Steyn, ist im Grunde eine Stadt in der Stadt. Mit der vierfachen Größe von Monaco und der 2 ½-fachen Größe des Central Parks von New York City ist es das größte Projekt seiner Art auf dem afrikanischen Kontinent. Neben den zahlreichen Wohngebäuden gibt es einen Büropark, einen eigenen Golfplatz (entworfen von Jack Nicklaus), ein Reitzentrum, 2.000 Hektar Parklandschaft, eine Lagune, ein Hallenbad, Restaurants und eine Schule - die Liste ließe sich fortsetzen. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhaus des Golfplatzes von Steyn City[/caption] Wir wollten etwas tiefer in die Geschichte dieses faszinierenden Projekts eindringen und veranstalteten kürzlich ein Webinar mit Kreason Naidoo, dem Financial Reporting Manager von Steyn City. Als er vor einigen Jahren seine Arbeit hier aufnahm, sahen sowohl die Stadt als auch das Bauunternehmen, das sie errichtete, noch ganz anders aus. "Als ich hier bei Steyn City anfing, gab es noch keine Finanzabteilung, so dass ich die Aufgabe hatte, den gesamten Finanzprozess von Grund auf neu einzurichten", erinnert sich Kreason. Ähnlich wie die Stadt selbst musste auch das Finanzamt von Grund auf neu aufgebaut werden. Seitdem hat sich viel verändert. Sowohl Kreasons Team als auch die Stadt Steyn sind erheblich gewachsen, so dass eine effektive Berichterstattung noch wichtiger geworden ist. Um dieses Problem zu lösen, implementierte das Team Sage - nach Kreasons Ansicht die einzige ERP-Lösung, die den sehr spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden konnte. Im Jahr 2020 wollte das Finanzteam die Berichterstattungsmöglichkeiten von Steyn City weiter verbessern, indem es eine CPM-Lösung einführte. Die Wahl fiel auf Prophix. Was waren nach einem Jahr mit Prophix seine wichtigsten Erkenntnisse? Was hat sich geändert? Hier sind die 3 wichtigsten Vorteile, die Prophix mit sich gebracht hat:

1. Verbesserte Effizienz

Es wird Sie kaum überraschen, aber Prophix hat die Effizienz der Finanzabteilung von Steyn City erheblich verbessert. Im Laufe des Interviews nannte Kreason mehrere Beispiele dafür, wie er dank Prophix enorm viel Zeit sparen konnte. Hier ist eines davon, in seinen eigenen Worten:

"Ich bin so froh, dass ich Prophix habe, denn [lacht] ich muss das alles nicht mehr manuell in Excel machen. [...] Wo ich, sagen wir, etwa 90 Prozent meiner Zeit verbracht habe, verbringe ich diese Zeit jetzt mit dem Überprüfen, Analysieren und Korrigieren."

In Bezug auf die Geschwindigkeit des Gesamtprozesses äußerte sich Kreason wie folgt:

"Als wir mit Prophix anfingen, wusste ich nicht, wie leistungsfähig das Tool ist. Wir waren mehr an den gedruckten Berichten, Diagrammen, Kuchendiagrammen und ähnlichen Dingen interessiert, die der Vorstand haben wollte. Aber dann, während der Entwicklung, wurde uns klar, dass - Moment mal, Leute, wenn ihr dies und das könnt, dann wird mein Budgetierungsprozess um Wochen vereinfacht. Mein Prognoseprozess wird um Monate vereinfacht. Ich meine, wir prognostizieren hier bis 2026 und manchmal bis 2032, und das ist etwas, das in einer Woche erledigt werden kann. Das hat mir das Leben wirklich sehr erleichtert. Ich will nicht lügen - es gibt immer noch einige manuelle Prozesse, die erledigt werden müssen, aber das ist überhaupt nicht die Schuld von Prophix [lacht]." [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City bietet 45 km Fußgängerboulevards.[/caption]

2. Mehr dynamische Berichterstattung

Wie bereits erwähnt, bietet Steyn City so viele Dienstleistungen an, dass das Ergebnis ein sehr diversifiziertes - und komplexes - Geschäft ist. Es gibt Wohn- und Gewerbeimmobilien, Restaurants und Veranstaltungsdienste, Bautätigkeiten, Einzelhandel, ein Lagerhaus, eine Privatschule, Sportanlagen und vieles mehr. Insgesamt gibt es also 13 Geschäftsbereiche (möglicherweise sogar noch mehr, wenn Sie dies lesen), die alle ihre eigenen Einnahmequellen haben. Um den Ehrgeiz des Vorstands, "alles zu wissen", zu unterstützen, haben Kreason und die Prophix-Implementierer Berichte erstellt, die einen Überblick über jedes Segment sowie eine konsolidierte Aufstellung bieten, wenn das Gesamtbild betrachtet werden muss. Kreason drückt es folgendermaßen aus:

"Zum Beispiel hat das Baugewerbe einen Bericht, und alles, was sich auf das Baugewerbe bezieht, wird in diesen Bericht gefiltert, und ich kann das präsentieren. Wenn Sie nur das Gastgewerbe betrachten wollen, kann ich das tun, denn ich kann [...] alle Bereiche, die mit dieser Dimension, wie wir sie nennen, oder Geschäftseinheit zu tun haben, in den Bericht aufnehmen und darüber berichten. Ich muss nicht fünf verschiedene Berichte erstellen; ich erstelle einen, und ich blättere buchstäblich, wie Prophix es nennt, [...] durch die Seiten [...] und wähle die verschiedenen Arten von Seiten aus, und ich kann darüber berichten. Sie wollen sie als Gruppe sehen, konsolidiert? Klar, kein Problem, das kann ich Ihnen auch zeigen."

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] Im Restaurant XIX in Steyn City[/caption]

3. Bessere interne Kommunikation

Auch die beste CPM-Lösung ist kein Allheilmittel, wenn es um die effektive Kommunikation von Unternehmenszahlen geht. Im Falle von Prophix und seinen kollaborativen Funktionen bietet es jedoch eine deutliche Verbesserung gegenüber einer statischen Tabelle, die an eine E-Mail angehängt ist. Wie Kreason betont, kann letzteres zu unterschiedlichen Interpretationen derselben Daten führen:

"Kommunikation ist nicht immer möglich, denn ich kann Ihnen eine E-Mail schicken, und Sie interpretieren sie vielleicht anders, als ich es Ihnen eigentlich erklären wollte. Wenn man dagegen ein gemeinsames Berichterstattungsinstrument hat und alle dieses Instrument benutzen, kann man Unstimmigkeiten, Verwirrung und Missverständnisse relativ schnell ausräumen. [...] [Bei Excel heißt es] "Welche Version davon sehe ich mir an? Habe ich die richtige Version vor mir? Haben Sie mir den richtigen Artikel geschickt? Welche Nummer ist das - hat sich das geändert?" Jetzt wird alles in einem einzigen Tool aufgezeichnet und verwaltet

Fazit Sowohl das Team von Kreason als auch Steyn City als Ganzes haben sich in den letzten Jahren auf eine bemerkenswerte Transformationsreise begeben. Wie die Beispiele von Kreason gezeigt haben, hat die Einführung von Prophix dazu beigetragen, diesen Prozess weiter zu beschleunigen - aber wie kann man ein erfolgreiches CPM-Projekt garantieren? Der erste Schritt besteht darin, einen CPM-Anbieter zu finden, der zu den Anforderungen passt. Im Fall von Steyn City ging es nicht nur um die Fähigkeiten der Prophix-Software. Neben der starken Integration in Sage spielte auch die Erfolgsbilanz von Prophix bei der Durchführung von Kundenprojekten und das kontinuierliche Engagement für den Kundenerfolg eine große Rolle bei der Entscheidung. Obwohl Kreason in einer nicht-technischen Rolle arbeitete, war er selbst stark in den Implementierungsprozess involviert. Rückblickend betrachtet er dies als entscheidend für das gesamte Projekt, obwohl er anfangs skeptisch war: "Ich will ehrlich sein - ich war nicht wirklich begeistert, Teil des [Implementierungs-]Prozesses zu sein", erklärte er während unseres Gesprächs. Er dachte: "Ich habe einfach nicht die Zeit dafür" Seine Einstellung änderte sich jedoch drastisch, als das Prophix-Team ihm die Vorteile einer tieferen Einbindung erklärte:

"Als ich mich erst einmal darauf eingelassen hatte und begann, mit euch zusammenzuarbeiten, stellte ich fest, dass dies der wichtigste Teil des gesamten Aufbaus war. Vor allem als Finanzmanager muss man verstehen, wie es funktioniert und wie alles zusammenpasst. [...] Prophix hat sehr schöne Funktionen, mit denen man die Zahlen aufschlüsseln und auf das Jahr umrechnen kann, aber es ist sehr wichtig, dass man von Anfang an bei der Implementierung dabei ist, damit man die Dinge in gewisser Weise so abbildet, wie man sie haben möchte."

Zu diesem Prozess gehörte auch die Neubewertung und Optimierung bestehender Prozesse, bevor sie in Prophix umgesetzt wurden. Dank dieses Ansatzes verfügen Kreason und sein Team nun über eine Lösung, mit der sie sich auskennen, über effizientere Prozesse und über Zahlen, auf die sie sich verlassen können - eine perfekte Voraussetzung für künftiges Wachstum, genau wie die Stadt, an deren Aufbau sie mitwirken.