Bewältigung der Komplexität der Lohn- und Gehaltsplanung in Nordamerika

Finanzverantwortliche wissen, dass die Lohn- und Gehaltsplanung in Nordamerika komplex ist - und dass diese Komplexität Auswirkungen hat, die sich direkt auf Ihr Unternehmen auswirken.

Werfen wir einen kurzen Blick auf eine dieser inhärenten Komplexitäten bei der Lohn- und Gehaltsplanung: die Lohnsteuer.

In den USA und in Kanada zahlen Unternehmen Steuern, die über die Gehälter der Mitarbeiter hinausgehen. In Kanada sind dies die CPP- und EI-Beiträge, in den USA die FICA-, FUTA- und SUTA-Steuern. Diese Lohnsteuern sind besonders kompliziert zu berechnen, da sie im Voraus erhoben werden. Dies hat zur Folge, dass Arbeitgeber für Arbeitnehmer (die einen bestimmten Betrag verdienen) im Januar höhere Steuern zahlen als im Dezember.

Beträgt der nominale Prozentsatz beispielsweise 4,95 % (wie bei den Beiträgen zum Canada Pension Plan), so bedeutet dies, dass die Kosten für die Beschäftigung eines hoch bezahlten Mitarbeiters im Januar um 4,95 % höher sind als im Dezember. Rechnet man die EI-Prämien hinzu, erhöht sich dieser Wert auf 7,5 %. In den USA werden FICA, FUTA und SUTA auf ähnliche Weise berechnet und erfordern, dass die Beschäftigungskosten im Voraus berechnet werden.

Wenn ein Arbeitnehmer ausscheidet (in Kanada), dreht der Arbeitgeber die Uhr bis zum Beginn des Jahres zurück, in dem der Arbeitnehmer ersetzt wird. Mit anderen Worten: Ein Unternehmen mit einer hohen Fluktuation hoch bezahlter Mitarbeiter zahlt erheblich mehr Steuern als ein Unternehmen mit geringer Fluktuation.

Im Gegensatz dazu werden in den meisten europäischen Ländern diese "Sozialversicherungs"-Steuern für alle Arbeitnehmer über das Jahr verteilt; die Höchststeuer wird auf monatlicher Basis und nicht kumulativ berechnet. Mit anderen Worten: Die Arbeitgeber zahlen jeden Monat denselben Prozentsatz des Lohns. Folglich hat die Fluktuation von Arbeitnehmern keinen Einfluss auf die gezahlten Steuern.

Die Komplexität in Nordamerika macht es für Unternehmen schwierig, die Personalkosten für höher bezahlte Mitarbeiter genau zu planen. Die Verwendung eines Mischsatzes für alle Mitarbeiter ist unzureichend, und die Lohnsteuerprognose kann nur dann genau berechnet werden, wenn sie für jeden einzelnen Mitarbeiter erfolgt.

Die gute Nachricht ist, dass Sie auf Softwarelösungen zurückgreifen können, die die Komplexität der nordamerikanischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsregeln und -vorschriften beherrschen. Mit dem Detailed Planning Manager, einer Komponente der Prophix-Software, können Sie beispielsweise FICA, FUTA, SUTA und alle anderen Lohnsteuern für jeden Abrechnungszyklus (d. h. wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimonatlich oder monatlich) berechnen und dabei Zeitrahmen verwenden, die mit dem Hauptbuch übereinstimmen (z. B. Monate oder 13 Vier-Wochen-Perioden).

Das Ergebnis: Die Komplexität der lohnbezogenen Steuerplanung und -berechnung wird drastisch reduziert. Das liegt daran, dass es weniger Abweichungen zwischen dem, was geplant wurde, und dem, was tatsächlich passiert, gibt. Infolgedessen können Unterschiede bei den mitarbeiterbezogenen Kosten ermittelt und analysiert werden. Da die Gehälter der Mitarbeiter zu den größten Ausgaben gehören, die Unternehmen zu bewältigen haben, helfen diese Informationen den Finanzfachleuten bei tagtäglichen taktischen und strategischen Geschäftsentscheidungen.