Bottom-up-Budgetierung: alles, was Sie wissen müssen

Egal, ob Sie ein erfahrener Finanzexperte oder ein Neuling auf dem Gebiet der Budgetierung sind, dieser Blog wird das Konzept der Bottom-up-Budgetierung entmystifizieren.

Wir untersuchen, wie sie funktioniert, ihre Vor- und Nachteile, praktische Beispiele und ihre Rolle in modernen FP&A-Teams.

Lassen Sie uns in die Welt der Bottom-up-Budgetierung eintauchen und ihr Potenzial für eine effektive Finanzplanung freisetzen.

Was ist Bottom-up-Budgetierung?

Bei der Bottom-up-Budgetierung legt jede Abteilung ihre Ziele und ihr gewünschtes Budget für das Jahr vor, das dann vom Finanzteam auf Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen überprüft wird. Bei dieser Methode der Budgetierung wird ein granularer Ansatz verfolgt, der an der "Unterseite" der Organisation - z. B. den Abteilungen - ansetzt.

Ein Vorteil des Bottom-up-Budgetierungsprozesses ist, dass er ein genaueres und detaillierteres Budget liefert. Das liegt daran, dass die einzelnen Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen ihre eigenen Budgets erstellen, die zusammengenommen ein Budget für die gesamte Organisation ergeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden und nichts übersehen wird.

Bottom-up-Budget vs. Top-down-Budget

Im Gegensatz zur Bottom-up-Budgetierung erfordert die Top-down-Budgetierung, dass das Finanzteam Ziele aufstellt und den einzelnen Abteilungen Mittel zuweist. Top-down-Budgets werden in der Regel von der Geschäftsleitung geprüft und genehmigt, bevor sie an die einzelnen Teams weitergegeben werden.

Die Top-Down-Budgetierung beginnt nicht an der "Unterseite" des Unternehmens, sondern an der "Oberseite" bzw. bei der Unternehmensleitung, und die Ressourcen werden auf der Grundlage der strategischen Initiativen des Unternehmens für das nächste Jahr sowie der bisherigen Leistungen der einzelnen Abteilungen und der Marktbedingungen zugewiesen. Nachdem der Plan an das breitere Team weitergegeben wurde, können die Abteilungen damit beginnen, ein Budget auf der Grundlage der ihnen zugewiesenen Mittel zu erstellen.

Bottom-up-Budget vs. Betriebsbudget

In einem Betriebsbudget werden die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg geschätzt. Betriebsbudgets bieten einen umfassenden Überblick über die Unternehmensleistung und eine Möglichkeit zur Überwachung von Einnahmen, variablen Kosten, Fixkosten, nicht zahlungswirksamen Ausgaben und betriebsfremden Ausgaben.

Betriebsbudgets werden in der Regel monatlich oder vierteljährlich aktualisiert. Obwohl diese Budgets mit einem Bottom-up-Ansatz erstellt werden können, konzentrieren sie sich in erster Linie auf Einnahmen und Ausgaben und werden häufig mit einer Top-down-Methode erstellt, bei der die Unternehmensleitung um Input gebeten wird.

Beachten Sie, dass wie jedes Budget auch die mit einem Bottom-up-Ansatz erstellten Budgets bei Bedarf regelmäßig aktualisiert werden können und nicht unbedingt nur einen bestimmten Zeitpunkt (z. B. den Jahresanfang) widerspiegeln.

Bottom-up-Budget vs. Kapitalbudget

Unternehmen verwenden Kapitalbudgets, um die Durchführbarkeit neuer Projekte und Investitionen zu bewerten. Bei diesem Prozess wird in der Regel der Cashflow eines Projekts im Laufe der Zeit untersucht, um festzustellen, ob das Projekt die Benchmarks des Unternehmens erfüllt und sich die Investition lohnt.

Wie das Betriebsbudget ist auch das Investitionsbudget eine Art von Budget, nicht eine Methode der Budgetierung. Sowohl Kapital- als auch Betriebsbudgets können je nach Managementstil und -struktur des Unternehmens entweder nach einem Top-down- oder einem Bottom-up-Ansatz erstellt werden. Während einige Unternehmen einen Top-Down-Ansatz bevorzugen, bei dem das Feedback der Führungsebene zur Bewertung von Projekten oder Investitionen herangezogen wird, verwenden andere einen Bottom-Up-Ansatz, bei dem die Beiträge der Mitarbeiter, die näher am Tagesgeschäft sind, berücksichtigt werden.

Wie funktioniert die Bottom-up-Budgetierung?

Schauen wir uns die drei wichtigsten Schritte bei der Erstellung eines Bottom-up-Budgets an.

Kostenanalyse für die einzelnen Abteilungen

Der erste Schritt bei der Bottom-up-Budgetierung besteht darin, dass jede Abteilung eine Prognose ihrer voraussichtlichen Kosten und Ausgaben für das Jahr erstellt. Dabei sollten die Ausgaben für Mitarbeiter, geplante Projekte, Ausrüstung und Verwaltungskosten berücksichtigt werden.

Erstellung des Abteilungsbudgets

Nachdem die einzelnen Abteilungen ihren voraussichtlichen Bedarf für das Jahr ermittelt haben, addieren sie ihre Kosten, um ihr Budget zu erstellen. Diese Abteilungsbudgets werden dann zusammengestellt und zum Gesamtbudget des Unternehmens addiert.

Ausgleich zwischen den Bedürfnissen der Abteilungen und den Wünschen der Unternehmensspitze

Sobald das Unternehmensbudget feststeht, wird es vom Führungsteam überprüft, um festzustellen, ob es mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt, indem Fragen gestellt werden wie: Wurden die Ressourcen den richtigen Projekten zugewiesen? Reichen die Mittel aus, um neue Projekte oder Investitionen zu finanzieren? Verfügen die Abteilungen über die Ressourcen, die sie zur Erreichung der Umsatzziele benötigen?

Wenn das Budget gut positioniert ist, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen, wird es an das Finanzteam weitergeleitet, das die Einträge validiert und das Bottom-up-Budget fertigstellt.

Was sind die Vorteile der Bottom-up-Budgetierung?

Die Bottom-up-Budgetierung hat mehrere Vorteile, darunter eine verbesserte Genauigkeit, Rechenschaftspflicht und Arbeitsmoral.

Präzision bei der Budgetierung

Die Bottom-up-Budgetierung ist genauer als viele andere Methoden, weil sie das Feedback von Mitarbeitern einholt, die am Tagesgeschäft des Unternehmens beteiligt sind.

Einzelne Mitarbeiter haben oft ein besseres Verständnis von wiederkehrenden Ausgaben und Abteilungsplänen als Führungsteams, und so ist die Bottom-up-Budgetierung ein idealer Weg, um einen detaillierten Überblick über die Bedürfnisse des Unternehmens zu erhalten.

Förderung des Verantwortungsbewusstseins der Abteilungsleiter

Bei der Bottom-up-Budgetierung spielen die Abteilungsleiter eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, ihre Budgets nicht nur zu erstellen, sondern auch einzuhalten. Da sie für die Zusammenstellung und Planung ihrer voraussichtlichen Kosten verantwortlich sind, entwickeln sie von Natur aus ein Gefühl der Verantwortung für ihre Budgets. Dieses Verantwortungsgefühl führt in der Regel dazu, dass sie sich an die von ihnen festgelegten Budgetvorgaben halten, was zu einer besseren Finanzdisziplin innerhalb ihrer Abteilungen führt.

Dieser Prozess funktioniert jedoch am besten, wenn die oberste Führungsebene die übergreifenden strategischen Ziele und finanziellen Richtlinien des Unternehmens klar kommuniziert.

Stärkung der Arbeitsmoral

Die Bottom-up-Budgetierung ist eine gute Möglichkeit, die Moral der einzelnen Mitarbeiter zu verbessern. Indem Sie jede Abteilung in den Prozess einbeziehen, haben Ihre Mitarbeiter das Gefühl, dass ihr Beitrag wichtig ist und dass die Pläne ihrer Abteilung für das Unternehmen Priorität haben

Was sind die Nachteile der Bottom-up-Budgetierung?

Die Bottom-up-Budgetierung hat zwar viele Vorteile, aber auch einige Nachteile, darunter das Risiko einer Überbudgetierung, der hohe Zeitaufwand und die fehlende Abstimmung mit den strategischen Zielen.

Das Risiko von Mehrausgaben

Ein Nachteil der Bottom-up-Budgetierung ist, dass sie zu einer Überbudgetierung führen kann. Wenn Abteilungsleiter ihre Budgets überwachen, können sie zusätzliche Mittel für unerwartete Kosten bereitstellen, was dazu führen kann, dass sie ihren Bedarf zu hoch einschätzen. Wenn jede Abteilung versucht, sich selbst zusätzliche Mittel zuzuweisen, kann dies zu einer Überbudgetierung auf Unternehmensebene führen, und es werden mehr Mittel als nötig ausgegeben.

Zeitraubende Prozesse

Für viele Unternehmen kann die Bottom-up-Budgetierung schnell zu einem zeitaufwändigen Prozess werden. Ohne einen standardisierten Ansatz kann es schwierig sein, sich mit allen erforderlichen Abteilungen abzustimmen und zusammenzuarbeiten und die Gründe für deren Entscheidungen zu verstehen. Außerdem braucht jede Abteilung Zeit, um ihre Kosten zu bewerten und ihren Plan für das Jahr zusammenzustellen.

Mögliche Fehlanpassung an die Unternehmensziele

Wenn die Abteilungen ihre Budgets für das Jahr zusammenstellen, sind sie wahrscheinlich am meisten darauf bedacht, ihre Zielvorgaben und Ziele zu erreichen. Ein Bottom-up-Ansatz bei der Budgetierung kann das Gesamtbild verfehlen, weil sich die Teams auf das konzentrieren, was sie erreichen wollen, und nicht auf das, was das Unternehmen erreichen will.

Auch die oberste Führungsebene ist an den ersten Schritten der Bottom-up-Budgetierung nur begrenzt beteiligt, was den Einblick in die strategische Gesamtausrichtung der Budgets der einzelnen Abteilungen einschränken kann. Die Bottom-up-Budgetierung kann auch dazu führen, dass Gelegenheiten zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und zur Optimierung von Ressourcen verpasst werden.

Ein Beispiel für einen 8-stufigen Bottom-up-Budgetierungsprozess

Erstellen Sie ein Bottom-up-Budget in acht einfachen Schritten, die im Folgenden beschrieben werden:

1. Setzen Sie Ziele: Legen Sie die Ziele für den kommenden Haushaltszeitraum fest.
2. Abteilungsbudgets : Jede Abteilung schätzt ihre eigenen Ausgaben und Einnahmen auf der Grundlage ihrer Ziele.
3. Einreichung des Haushaltsplans: Alle Abteilungen legen ihre Haushaltsvorschläge dem Haushaltsausschuss oder der Geschäftsführung vor.
4. Überprüfung und Anpassung: Der Haushaltsausschuss oder die Geschäftsführung prüft die Vorschläge der einzelnen Abteilungen, bittet bei Bedarf um Klarstellungen und nimmt Anpassungen vor.
5. Konsolidierung: Alle Abteilungsbudgets werden in einem Gesamtbudget konsolidiert.
6. Verabschiedung: Das konsolidierte Budget wird von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand geprüft und genehmigt.
7. Umsetzung: Das genehmigte Budget wird an die Abteilungen zurückgegeben und umgesetzt.
8. Überwachung und Kontrolle: Während des gesamten Haushaltszeitraums werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den Haushaltsansätzen verglichen und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen.

Die Rolle der Bottom-up-Budgetierung in einem modernen FP&A-Team

Die Bottom-up-Budgetierung kann für moderne FP&A-Teams, die ihre Mitarbeiter stärker einbinden, detailliertere Pläne erstellen und betriebliche Ineffizienzen erkennen wollen, von großem Nutzen sein. Moderne FP&A-Teams können sich für die Bottom-up-Budgetierung einsetzen, indem sie eng mit allen Abteilungen zusammenarbeiten, Inputs validieren und Änderungen an das obere Management weitergeben, um sich als strategischer Akteur zu positionieren und eine Kultur der Zusammenarbeit zu fördern.

Der Bottom-up-Budgetierungsprozess fördert die Beziehungen zwischen den Abteilungen und stärkt ihre Rolle als effektive Geschäftspartner. Er ebnet auch den Weg für eine verbesserte Agilität, da er rasche Anpassungen auf Abteilungsebene ermöglicht, ohne das gesamte Budget zu stören - ein entscheidender Aspekt im heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumfeld.

Schließlich können moderne FP&A-Teams, die fortschrittliche Budgetierungstechnologien nutzen, den Bottom-up-Budgetierungsprozess effizienter verwalten, mit Echtzeit-Updates, besserer Transparenz und optimierter Kommunikation. Dieser Ansatz stärkt nicht nur die FP&A-Teams, sondern positioniert sie auch als wichtige Akteure in der Finanzplanungsstrategie des Unternehmens

Schlussfolgerung: Effektive Bottom-up-Budgetierung mit Prophix

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive Bottom-up-Budgetierung, wenn sie gut gehandhabt wird, für FP&A-Teams einen entscheidenden Vorteil darstellen kann. Trotz seiner Herausforderungen kann die Financial Performance Platform von Prophix den Prozess nahtlos und effizient gestalten. Von detaillierten Prognosen bis zur Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit - Bottom-up-Budgetierung mit Prophix ist Ihr Schlüssel zur strategischen Finanzplanung.

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