Budgetierung und Planung 2.0: Wie du deine Organisation agil hältst

Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie du budgetierst, zu überdenken. Zu viele Organisationen verlassen sich auf einen Budgetierungs- und Planungsprozess, der fast ausschließlich in Tabellenkalkulationen abläuft und von stundenlanger manueller Arbeit abhängt, ein Prozess, der seit Jahrzehnten angewendet wird. Es hat zwar einen gewissen Wert, an einem Prozess mit dieser Art von Langlebigkeit festzuhalten, aber es ist nicht die beste Methode für Unternehmen, die sich an sich entwickelnde Märkte anpassen müssen – was für alle gilt.

Also, wie stellst du sicher, dass deine Budgetierungs- und Planungsprozesse dich auf Erfolgskurs bringen?

Der Stand der Budgetierung und Planung

Traditionelle Budgetierungs- und Planungsprozesse haben normalerweise eine von zwei Formen.

Der erste ist der Bottom-up-Aufbau, der damit beginnt, dass jede Abteilung herausfindet, wie hoch ihre erwarteten Ausgaben für das Jahr sein werden. Wenn Sie dies manuell tun, ist das Endergebnis eine umfangreiche Tabellenkalkulation, die Budgets für die gesamte Organisation abdeckt.

Zweitens gibt es den Vorlagenansatz , bei dem jede Abteilung mit einer Vorlage beginnt, die auf ihren Ausgaben aus dem Vorjahr basiert, und eine prozentuale Anpassung auf der Grundlage von Prognosen oder Unternehmenszielen vornimmt. Das kann zu einer allgemeinen Erhöhung oder Senkung der Budgets führen.

Beide Ansätze gibt es schon seit Jahrzehnten, und beide haben ihre Vor- und Nachteile.

Die Herausforderungen bei der manuellen, tabellenbasierten Bottom-up-Budgetierung

Wenn Sie manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen verwenden, ist das Ergebnis des Bottom-up-Builds eine riesige Arbeitsmappe, die alle möglichen Budgetierungsüberlegungen im gesamten Unternehmen über Tausende von Zellen abdeckt. Diese Dateien befinden sich allzu oft im Besitz einer einzigen Person innerhalb des Büros des CFO, was zu Beginn des Geschäftsjahres zu einem ernsthaften Engpass führen kann.

Hier sind einige der Probleme, auf die Unternehmen bei der manuellen, tabellengestützten Bottom-up-Budgetierung häufig stoßen:

• Zu viele Annahmen. Diese riesige Excel-Tabellenkalkulation, die Sie am Ende haben, ist voller Annahmen von jedem Mitwirkenden, was es schwierig macht, zu wissen, was sie sind – oder wie sie entstanden sind.
• Zu viel Aufwand. Tabellenkalkulationen zu verwenden, um riesige Budgets zu erstellen, braucht Zeit. Eine Menge davon. Der Zeit- und Arbeitsaufwand kann durch Automatisierung und verbesserte Prozesse reduziert werden.
• Zu riskant. Wenn Sie sich bei der Budgetierung auf nur wenige Experten verlassen, führt dies nicht nur zu Engpässen. Sie schafft ernsthafte Risiken. Diese Tabellen sind oft voller Formeln, die durch einen einzigen Fehler kaputt gemacht werden können. Bei der Anzahl der Personen, die Daten zu Ihrer Tabellenkalkulation hinzufügen, besteht einfach zu viele Chancen, dass diese Formeln kaputt gehen – oder andere kritische Fehler gemacht werden.

Während die Bottom-up-Budgetierung in einer Tabellenkalkulation logisch und unkompliziert erscheint , führt sie zu einem langsamen, schwerfälligen Prozess, der zu übermäßig komplexen Budgets führt.

Die Herausforderungen bei der vorlagenbasierten Budgetierung

Auf den ersten Blick scheint die vorlagenbasierte Budgetierung die ideale Lösung zu sein, um die Herausforderungen der Bottom-up-Budgetierung zu meistern. Anstatt sich auf mehrere unbekannte Annahmen zu verlassen, passen Abteilungen ihr Budget auf der Grundlage früherer Budgets, der allgemeinen Performancedes Unternehmens und ähnlicher Faktoren an. Und da sie eine Vorlage verwenden, erfordert dies viel weniger Aufwand als andere Methoden. Aber Vorlagen sind keine perfekte Lösung und sie bringen ihre eigenen Herausforderungen mit sich.

• Eine einzige große Annahme. Anstatt auf unbekannten Annahmen der einzelnen Abteilungen basiert die auf Vorlagen basierende Budgetierung auf einer einzigen Annahme: dass ein bevorstehendes Geschäftsjahr dem Vorjahr ähnlich sein wird, plus oder minus ein paar Prozentpunkte. Das mag in einigen Jahren wahr sein, aber es kann dazu führen, dass du auf bestimmte Szenarien weniger vorbereitet bist.
• Immer noch hoher Aufwand. Selbst wenn eine vorlagenbasierte Budgetierung den Aufwand für Budgetierung und Planung reduzieren soll, ist sie immer noch eine der arbeitsintensivsten Methoden, die es gibt.
• fehleranfällig. Excel-Vorlagen basieren auf einer Vielzahl von bedingten Formatierungen, Formeln und ähnlichen Funktionen hinter den Kulissen, die leicht kaputt gehen, wenn Sie kein Excel-Profi sind.

Vorlagen sind in vielerlei Hinsicht ein verbesserter Ansatz für Budgetierung und Planung, aber sie sind immer noch nicht der beste Weg. Es gibt immer noch einen zeit- und ressourcenintensiven Aspekt, und das führt zu starren Budgets, die nicht den realen Bedingungen entsprechen.

Also, was sollte deine Organisation stattdessen tun?

Warum Unternehmen Agilität bei der Budgetierung und Planung anstreben sollten

Agile Unternehmen können schnell Entscheidungen treffen, wenn sie auf plötzliche interne oder externe Veränderungen reagieren. So stellen sie sicher, dass sie auf dem richtigen Weg bleiben, um ihre Ziele zu erreichen. Mit der Agilität geht die Denkweise einher, dass die Anpassung von allem, von Budgets über Prognosen bis hin zu Strategien , für das Unternehmenswachstum unerlässlich ist. Unternehmen, die Agilität zu einem Teil ihrer Kultur machen möchten, sollten die folgenden Benchmarks berücksichtigen, wie in Prophix's How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap Reportbeschrieben:

• Geschwindigkeit: Deine Organisation sollte sich bemühen, nicht länger als eine Woche für die Prognose von Einnahmen und Einnahmen zu benötigen. Die Prognosen sollten ein ganzes Jahr abdecken.
• Genauigkeit: Bei Agilität geht es nicht nur darum, sich schnell zu bewegen. Budgets und Prognosen sollten eine Fehlerquote von 5 % aufweisen.
• Flexible Budgetierungs- und Planungsprozesse: Budgets, Prognosen und andere Pläne sollten in der Lage sein, kleinere Änderungen zu bewältigen, und diese Änderungen sollten innerhalb eines halben Tages eingeführt werden.

Nur wenige Organisationen können sagen, dass sie diese Benchmarks erfüllen. In einer Umfrage unter 500+ leitenden Finanzfachleuten fanden FSN und Prophix heraus, dass nur 20 % der Unternehmen Prognosen über 12 Monate hinaus erstellen können, und weniger als die Hälfte konnte Gewinne oder Umsätze innerhalb einer Fehlerquote von 5 % prognostizieren.

Warum sollte Ihr Unternehmen also Agilität bei der Budgetierung und Planung von Prozessen anstreben? Das wird dich nicht nur widerstandsfähiger gegenüber sich ändernden Marktbedingungen machen, sondern du wirst auch der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.

Wie erreicht man Budgetierung und Planung 2.0

Nachdem Sie nun gesehen haben, warum Agilität bei der Budgetierung und Planung wichtig ist, lassen Sie uns darauf eingehen, wie Ihr Unternehmen dorthin gelangen kann.

Nutze die digitale Transformation, um agiler zu sein

Das Büro des CFO ist allzu oft mit Daten aus unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen über mehrere Abteilungen hinweg überfordert. Die digitale Transformation – wie der Übergang von Tabellenkalkulationen zu einer geeigneten Budgetierungs- und Planungssoftware– ist für die Zentralisierung von Daten unerlässlich, unabhängig davon, woher sie stammen. Durch den Einsatz moderner, integrierter Plattformen wie Prophix können Sie Daten als Vermögenswert behandeln und nicht als die überwältigende Welle, die sie jetzt sind.

Ein wichtiger Teil dieser Transformation? Automatisierung. Stell dir vor, die mühsamsten Aspekte der Budgetierung und Planung würden automatisch erledigt, während du dich auf wichtige Aufgaben konzentrierst.

Gehe zur kontinuierlichen Planung über.

Unternehmen, die über separate Reporting - und Planungsteams innerhalb des Office of the CFO verfügen, haben oft mehrere, nicht miteinander verbundene Prozesse für die Budgetierung und Planung, die in der Regel nach unterschiedlichen Zeitplänen ablaufen. Durch kontinuierliche Planung können Sie diese Prozesse in einem einzigen Workflow vereinheitlichen, der Ihre Ressourcenausgaben optimiert und gleichzeitig sicherstellt, dass jedes Team mit den gleichen Schlüsselfaktoren für Einnahmen und Ausgaben arbeitet.

Wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, können Daten nahtlos von einem Team an das nächste weitergegeben werden – vor allem, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Jedes Team bezieht sich auf Budgets und Prognosen in derselben Sprache, und die Erkenntnisse, die du sowohl aus Budgets als auch aus Prognosen gewinnst, werden deutlich nützlicher.

Ersetze die inkrementelle Planung durch eine nullbasierte Budgetierung

Inkrementelle Ansätze zur Budgetierung und Planung gehen von einer großen falschen Annahme aus: „Wenn es letztes Jahr wahr war, wird es dieses Jahr wahr sein.“ Hier kommt die Null-Based-Budgetplanung ins Spiel. Im Gegensatz zur Bottom-up- und Vorlagen-basierten Budgetierung und Planung werden bei der Zero-Based-Budgetierung Annahmen eliminiert. Es ermutigt die Abteilungen, jedes Geschäftsjahr wie ein unbeschriebenes Blatt zu behandeln, und schafft letztlich eine bessere Darstellung ihrer Haushaltsbedürfnisse.

Zero-based Budgeting ist agiler, hilft bei der effektiveren Verwaltung von Daten und unterstützt die Neuprognose – ein wesentlicher Bestandteil des Aufbaus agiler Budgetierungs- und Planungsprozesse.

Machen Sie Agilität zu einer Priorität bei der Budgetierung und Planung

Bei der Budgetierung und Planung 2.0 geht es darum, Agilität zu fördern. Durch digitale Transformation, kontinuierliche Planung, Nullbudgetierung und andere Methoden kann das Office of the CFO der gesamten Organisation einen genaueren Blick auf die Zukunft bieten, Geschäftsrisiken mindern und neue Chancen optimal nutzen. Diese Techniken mögen mit manuellen Planungsprozessen und Tabellenkalkulationen möglich sein, aber sie funktionieren am besten, wenn Sie eine Financial Performance Plattform wie Prophix verwenden.

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