Aufbau einer modernen Finanzfunktion - Teil 1

Finanzen - die Heimat der Daten

In den letzten mehr als 30 Jahren ist die Finanzabteilung zum Hüter der Unternehmensdaten geworden. Ursprünglich ergab sich dies aus den Anforderungen der Rechnungsprüfung und der Einhaltung von Vorschriften in Verbindung mit der zunehmenden Computerisierung. Doch mit der Entwicklung des Zugangs zu den Daten und des Eigentums an ihnen wuchs auch die Einsicht in den Wert konsistenter "echter" Daten.

In der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts übernahmen die Finanzteams die Umstellung von handgeschriebenen Büchern auf automatisierte ERP-Systeme und die Verbreitung von Tabellenkalkulationen für Berichte und Analysen. Dies brachte Prozessverbesserungen und Effizienz in die Datenverwaltung und verbesserte den Informationsfluss in den Unternehmen.

Diese Entwicklung regelmäßiger Managementkonten, die nun konsistente historische Daten enthalten, ermöglichte es den Unternehmensleitern, sich einen Überblick über die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zu den Plänen zu verschaffen, sei es bei der Überwachung von Projekten, Kunden, Produkten usw. Dies förderte den Bedarf an mehr Daten auf einer detaillierteren Ebene, um den Einblick und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Im Laufe der Zeit erfassten automatisierte Systeme immer mehr Daten und stellten sie zur Verfügung, anstatt sie anhand von Ausdrucken neu eingeben zu müssen. Die Verfügbarkeit dieser Daten ermöglichte es den Unternehmen, mit Hilfe der sich entwickelnden Tools einen Mehrwert durch Analysen und Einblicke zu schaffen - eine natürliche Entwicklung, die sich aus dem Finanzwesen ergab. So begannen die Finanzabteilungen beispielsweise, regelmäßig grundlegende Abweichungsanalysen zu erstellen. Dies ermöglichte es den Unternehmen, sich auf Ausreißer und Bereiche von Interesse (negativ oder positiv) zu konzentrieren und so unrentable Aktivitäten anzugehen oder profitable Kanäle zu erweitern. Das Ergebnis: Die Unternehmen wurden in die Lage versetzt, schnell auf neue Probleme zu reagieren und Veränderungen zu antizipieren, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Die Konsistenz von Berichten und Analysen erhöht auch die Glaubwürdigkeit, da die Finanzabteilungen die Nicht-Finanzabteilungen unterstützen, anstatt nur Jahresberichte zu erstellen, die für die operativen Abteilungen kaum von Bedeutung sind, wodurch die Finanzfunktionen einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Schleichende Entwicklung

Diese Entwicklung erfolgte jedoch ad hoc über Datenextrakte in Tabellenkalkulationen und war von den spezifischen Fähigkeiten einzelner Personen abhängig, anstatt systematisch in zentral verwalteten Datenmodellen konsistent zu sein. In der Regel haben ein oder zwei technologisch begabte Personen nach und nach Berichts- und Analysesysteme entwickelt, wobei sie persönliche Produktivitätswerkzeuge wie Excel nutzten, die durch eine Vielzahl von handverlesenen Datenquellen unterstützt wurden. Diese Systeme waren undokumentiert und auf den Ersteller angewiesen, und wenn dieser weiterzog, war das System gefährdet, und der nächste Tabellenkalkulationsexperte baute seine eigene (undokumentierte) Version auf. In großen Unternehmen wurden erhebliche Investitionen in CPM-Tools getätigt, um dieses Problem zu lösen. Die Implementierungen waren auf hoher Ebene angesiedelt und lieferten konsistente Qualitätsdaten auf Unternehmensebene, erforderten jedoch einen erheblichen Aufwand, um sie auf die einzelnen Geschäftsbereiche herunterzubrechen. Der unmittelbare Nutzen und die Fähigkeit der Daten, eine bessere Entscheidungsfindung in Echtzeit zu ermöglichen, gingen somit verloren.

Nicht mehr nur für die großen Unternehmen

Dieser Prozess findet in großen Unternehmen schon seit über 20 Jahren statt und ist ein ausgereifter Markt. Der mittelständische Markt blieb hinter den großen Unternehmen zurück, was vor allem an den Kosten für die Implementierung (Hardware, Software und Implementierung) lag - das hat sich nun geändert. Die Hardwarekosten sind dank des Mooreschen Gesetzes gesunken, die Software kann nach Volumen und nicht nach Großkunden berechnet werden, und der Funktionsumfang der Anwendungen ermöglicht schnelle Implementierungen (über Wochen oder Monate statt über ein Jahr oder länger). Derzeit sind Datenmengen aufgrund der wachsenden Computerleistung kaum ein Problem, wodurch zumindest eines der Hindernisse für CPM im mittleren Marktsegment beseitigt wird.

Der Mittelstand hat am meisten zu gewinnen

Allerdings haben diese Organisationen immer noch die gleichen Prozesse für Budgetierung, Prognosen, Berichterstattung usw. wie große Unternehmen, so dass sie, wenn überhaupt, eher von Prozessverbesserungen/-automatisierungen profitieren können. Und warum? Weil sie aufgrund der flacheren Organisationsstruktur und der kürzeren Befehlswege flexibler und auf eine rasche Umsetzung ausgerichtet sind (der Zugriff auf die Daten ist einfach, es sind weniger Benutzer für einen Konsens erforderlich, Führung und Kontrolle können leichter ausgeübt werden). Die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung bedeutet, dass die Implementierungen weniger technisch sind, so dass auch Nicht-IT-Mitarbeiter an der Lösung mitwirken und sie anschließend selbst verwalten können.

Kurz gesagt, der Mittelstand kann schneller auf die schnellere Verfügbarkeit präziser Daten reagieren und ihre Weiterleitung durch die organisatorische Entscheidungsfindung automatisieren, was die Merkmale der modernen Finanzfunktion kennzeichnet.

Welche Schritte können Sie also heute unternehmen, um den gleichen Weg einzuschlagen?

Überlegen Sie, wo sich Ihr Unternehmen im CPM-Reifegradmodell befindet. Wenn die oben genannten Punkte auf Sie zutreffen, befinden Sie sich wahrscheinlich auf Stufe 1 oder vielleicht sogar auf Stufe 2. Stellen Sie dies in den Kontext der folgenden Punkte:

• Verfügen Sie über die richtigen Systeme, die in der Lage sind, Finanzprozesse und -analysen sowie die daraus resultierenden Daten zu automatisieren?
• Welchen Automatisierungsgrad weist Ihre regelmäßige Berichterstattung auf?
  • An welche Zielgruppe richten sich Ihre Berichte - Geschäftsleitung, Betrieb und/oder Investoren?
  • Wie viel Zeit wird für die Erstellung benötigt?
• Wo befinden sich die Daten für Ihre Berichte (ERP-System, Excel, Data Warehouse)?
• Wie schnell können Sie auf Anforderungen für Pläne zur Unterstützung von Finanzierungsanforderungen reagieren?
• Wie können Sie diese Pläne validieren und nachverfolgen? Können Sie das?
• Haben Sie die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Funktionen?

Stellen Sie Ihrer Organisation diese Fragen, um zu sehen, wie Sie abschneiden. Bleiben Sie dran, denn all diese Fragen werden in dieser Reihe "Aufbau einer modernen Finanzfunktion" noch eingehender untersucht. Wenn Sie sofortige Fragen haben oder den Weg zu mehr CPM-Reife noch heute einschlagen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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