Cash Management im Baugewerbe in einer schwierigen Wirtschaftslage

In den letzten zehn Jahren war das Baugewerbe eine schnell wachsende, aber riskante Branche. Die Bauunternehmen hatten schon immer mit engen Gewinnspannen, Verzögerungen bei der Projektabwicklung und Arbeitskräftemangel zu kämpfen, und jetzt ist die Unsicherheit größer als je zuvor. Die Bauunternehmen bemühen sich, eine genaue Kapitalflussrechnung zu erstellen und Prognosen für die Zukunft zu erstellen, und stoßen dabei auf viele Hindernisse, die eine genaue Prognose erschweren. Sie können das Cash-Management nicht mehr so betrachten wie bisher. Sie müssen einen mehrdimensionalen Ansatz für Prognosen wählen, um einen umfassenden Überblick und Einblick zu erhalten. Die Auftragnehmer müssen die wichtigsten KPIs, wie z. B. die Gewinnspanne, die Ausleihe von Aufträgen und die Tage des Kassenbestands überwachen, und zwar täglich oder wöchentlich und nicht nur monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Jeder Auftragnehmer verfügt über einen WIP-Bericht (Work in Progress), und er muss genau beobachten, welche Aufträge zu wenig in Rechnung gestellt werden, um zu sehen, welche Aufträge Barmittel verbrauchen. Der WIP-Bericht muss flexibel und über einen längeren Zeitraum hinweg einsehbar sein, um eine genauere Analyse zu ermöglichen. Die Herausforderung besteht darin, schnell und einfach auf diese Daten zugreifen zu können, um schnelle Entscheidungen zu treffen. Viele Auftragnehmer müssen die Daten aus mehreren Systemen abrufen, was kompliziert und zeitaufwändig ist. In den meisten Fällen befinden sich die Daten in mehreren Systemen. Das Buchhaltungssystem enthält den Großteil der Daten zu Kosten und Abrechnungen. Die Projektmanagement- und Terminplanungslösungen enthalten die Kosten für die Fertigstellung und die erforderlichen Zeitrahmen. Die CRM-Lösungen enthalten den Bestand an Aufträgen, die zur Angebotsabgabe anstehen. Die Kalkulationslösungen verfügen über die Aufträge, die derzeit ausgeschrieben, aber noch nicht vergeben wurden. Um genaue Prognosen erstellen zu können, müssen die Auftragnehmer Daten aus all diesen Systemen abrufen und sich dann mit mehreren Personen innerhalb ihres Unternehmens abstimmen, um diese Informationen zu erhalten. Anschließend müssen sie diese Daten in einer großen Tabelle mit vielen Formeln zusammenführen, die leicht beschädigt werden können, oder sich mit der Versionskontrolle und dem Hin- und Herschicken von E-Mails befassen. Das ist ineffizient, umständlich und fehleranfällig. Wenn Sie versuchen, schnell eine Cash-Prognose zu erstellen, haben Sie keine Zeit, sich mit solchen Problemen zu beschäftigen. Die CFMA (Construction Financial Management Association) gibt jedes Jahr ein Benchmarking-Tool heraus, mit dem Bauunternehmer sich mit anderen Bauunternehmern vergleichen können, um zu sehen, wie sie abschneiden. Vor ein paar Wochen habe ich die Ergebnisse abgerufen, um zu sehen, wie viel Bargeld ein Bauunternehmen im Durchschnitt in Tagen zur Verfügung hat. Ich war ein wenig überrascht, wie nahe die Tage des Kassenbestands bei allen Größenordnungen von Bauunternehmen beieinander lagen. Die Spanne reichte von 18,5 Tagen bis 21,3 Tagen, wobei die kleinsten Bauunternehmen die meisten Tage aufwiesen. Der durchschnittliche Auftragnehmer in den Vereinigten Staaten hat nur 20 Tage Barmittel zur Verfügung. Und diese Erhebung wurde vor den Auswirkungen von Covid-19 durchgeführt! Der KPI (Key Performance Indicator) "Days of Cash" ist die Anzahl der Tage, an denen die Einnahmen in bar verfügbar sind. Unter normalen Umständen sollte ein Auftragnehmer mindestens 20 Tage an Barmitteln zur Verfügung haben. Unter den heutigen schwierigen Umständen müssen Auftragnehmer mehr Barmittel zur Verfügung haben und ihre Kreditlinie in Anspruch nehmen sowie typische Strategien zur Einsparung von Barmitteln anwenden, wie z. B. ein besseres Inkasso, das Hinausschieben von Zahlungen an Lieferanten und eine schnellere Rechnungsstellung, um ihren Bargeldbestand zu erhöhen, bevor es zu spät ist. Es ist wichtiger denn je, mit einer Bank zusammenzuarbeiten, die das Baugewerbe und die Zyklen, die wir in dieser Branche durchlaufen, versteht. Ermitteln Sie, wie viel Bargeld Sie benötigen, um die Gehaltsabrechnungen und feste Zahlungen wie Ausrüstungsdarlehen für mindestens 2 bis 3 Monate zu decken, und stellen Sie sicher, dass Sie diese Summe auf Ihrer Kreditlinie zur Verfügung haben. Auch wenn Eigentümer gerne jedes Jahr Barmittel aus ihren Unternehmen abziehen, sollten Sie sie darüber informieren, wie viel Barmittel und Kreditlinien Sie benötigen, um Marktveränderungen zu überstehen. Alle Auftragnehmer sollten ihren Auftragsbestand im Auge behalten, um sicherzustellen, dass er wächst, um das Umsatzwachstum zu fördern, oder, falls er sinkt, jetzt die entsprechenden Kostensenkungsmaßnahmen ergreifen, um sich an das neue Arbeitsniveau anzupassen. Der Auftragsbestand ergibt sich aus dem WIP-Bericht, und Sie müssen den Auftragsbestand jetzt auf eine neue Art und Weise betrachten. Sie könnten zwar Arbeit in den Büchern haben, d. h. gültige Verträge, aber wenn diese Arbeit gestoppt wird oder die Wahrscheinlichkeit, dass sie abgeholt wird, gering ist, dann haben Sie Ihren Rückstand jetzt erheblich verringert und müssen Kostensenkungsmaßnahmen ergreifen. Sie müssen sich jeden einzelnen Auftrag ansehen und die Wahrscheinlichkeit einschätzen, ob der Auftrag fortgesetzt werden kann oder nicht, und sich entsprechend anpassen. Es ist an der Zeit, die Kreditwürdigkeit eines jeden Kunden, für den Sie arbeiten, neu zu bewerten. Beurteilen Sie, wie viel Bruttogewinn Sie im verbleibenden Auftragsbestand haben. Reicht Ihr neu geschätzter Bruttogewinn aus, um Gemeinkosten wie Verwaltungs- und Gemeinkosten zu decken? Selbst in guten Zeiten kann es vorkommen, dass Ihr Auftragsbestand zunimmt, während Ihr Bruttogewinn sinkt. Dies ist eine gute Kennzahl, die Sie zur Bewertung Ihrer Gemeinkosten im Auge behalten sollten. In der Regel sollte der Auftragsbestand 50 % der F&E-Kosten übersteigen, wenn Sie einen Gewinn erzielen wollen. Eines habe ich vor langer Zeit in der Baubuchhaltung gelernt: Unterfakturierungen sind schlecht und Überfakturierungen sind gut. Dies ist in der Baubuchhaltung so grundlegend wie Soll gleich Haben oder Vermögen gleich Verbindlichkeiten plus Eigenkapital. Es wird immer Aufträge geben, bei denen zu wenig in Rechnung gestellt wird, was nur bedeutet, dass man mehr Einnahmen verbucht hat, als man dem Kunden in Rechnung gestellt hat, aber das sollte die Ausnahme und nicht die Regel sein. Jeder Auftrag, bei dem zu wenig in Rechnung gestellt wird, sollte genau geprüft werden. Wenn der Prozentsatz der Unterfakturierung im Verhältnis zum Eigenkapital zu hoch ist, werden die Bürgschaften und Banken Ihre tatsächliche Rentabilität in Frage stellen und sich fragen, wie gut Sie Ihr Unternehmen führen. Barmittel zu Überfakturierungen. Es sollte immer über einem Verhältnis von 1 liegen. Wenn Sie ein Projekt zu viel in Rechnung gestellt haben, sind Ihnen die Kosten noch nicht entstanden, es sei denn, sie befinden sich noch in den Forderungen, so dass Sie diese Barmittel in der Zukunft zur Finanzierung Ihrer Arbeit benötigen werden. Normalerweise halten wir überhöhte Rechnungen für gut, aber wenn Sie dieses Geld für andere, nicht betriebsnotwendige Dinge wie den Kauf von Ausrüstung verwenden, könnten Sie in Zukunft ein Problem mit der Finanzierung Ihrer Arbeit bekommen. Der KPI "Saldo der kurzfristigen Forderungen und Verbindlichkeiten" ist ein weiterer guter Indikator dafür, wie ein Auftragnehmer seinen Cashflow verwaltet. Eine ungewöhnlich niedrige Zahl könnte darauf hinweisen, dass ein Auftragnehmer Cashflow-Probleme hat oder kurz davor steht. Und natürlich sollten Auftragnehmer immer die Standard-Liquiditätskennzahlen im Auge behalten

• Current Ratio - sollte immer über 1,25 liegen
• Quick Ratio - sollte immer über 1 liegen
• Hohe Liquiditätsquote - sollte über 1 liegen

Im Moment ist der hohe Liquiditätskoeffizient der wichtigste, da er auf einem Zeitrahmen von einem Monat (oder mehreren) und nicht auf dem laufenden Jahr basiert. Der hohe Liquiditätsgrad ist das Verhältnis von Vermögenswerten, die innerhalb von 30 Tagen liquidiert werden können, zu Verbindlichkeiten, die auf Verlangen oder innerhalb von 30 Tagen fällig sind. Viele Auftragnehmer haben den Begriff CPM vielleicht noch nie gehört. Und wenn doch, dann steht er wahrscheinlich für die Methode des kritischen Pfades, eine gängige Praxis, die auf der operativen Seite des Bauwesens angewendet wird. In der Finanzwelt steht CPM für Corporate Performance Management. CPM-Software nimmt Daten aus vielen Quellen wie ERP-, Kalkulations-, Projektmanagement- und CRM-Lösungen auf und führt sie für die Berichterstattung, Analyse und Was-wäre-wenn-Szenarienplanung zusammen. In diesem Fall zeigen wir Ihnen, wie eine CPM-Lösung alle Ihre Cash-KPIs in einem Dashboard zusammenführen kann, um alle Daten an einem leicht zu interpretierenden Ort zu haben, wo Sie dann weitere Analysen durchführen können, wenn Sie Trends erkennen, die Sie untersuchen müssen. CPM ist nicht nur ein Berichtswerkzeug. Es ist ein Werkzeug für das Corporate Performance Management. Mit anderen Worten, es ermöglicht Ihnen, auf der Grundlage der Daten zu handeln. Es ermöglicht Ihnen, Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuführen. Es ermöglicht Ihnen, Daten zu den bereits gesammelten Daten hinzuzufügen. Es ermöglicht Ihnen Budgetierung und Prognosen und die Einrichtung von Arbeitsabläufen rund um diesen Prozess. Dieses Dashboard ist ein Beispiel für ein gutes Cash-Dashboard, das ein Auftragnehmer für die Verwaltung von Barmitteln verwenden kann. WIP-Berichte sind ein wesentlicher Bestandteil des Cash-Managements. Wie ich bereits sagte, haben alle Auftragnehmer einen WIP-Bericht. Das Problem ist, dass sie ihn in der Regel nur auf eine Weise betrachten. Sie müssen in der Lage sein, den WIP auf verschiedene Arten aufzuschlüsseln, um wirklich Trends zu erkennen, die sich auf den Cashflow auswirken. Vielleicht haben Sie einen Standard-WIP-Bericht in der Reihenfolge der Auftragsnummern, wie der obere, der Ihnen die typischen Informationen liefert, aber auch die Ausblendung nach Auftrag für den aktuellen Monat enthält. Wie wäre es aber mit einem Bericht nach Kunden, der den Rückstand und die Rentabilität nach Kunden ausweist und vielleicht auch Altersdaten enthält. Und wie wäre es mit einem WIP nach Projektmanager, um zu zeigen, wie profitabel die Aufträge nach PM sind, oder mit einer Über- oder Unterfakturierung nach PM, um Probleme mit der Fakturierung oder Rentabilität nach PM zu erkennen? Der Punkt ist, dass Sie in der Lage sein müssen, Ihren WIP auf viele verschiedene Arten zu analysieren. Art der Arbeit, um aufzuzeigen, mit welcher Arbeit Sie das meiste Geld verdienen. Schätzer - Um zu zeigen, welche Schätzer die beste Arbeit leisten. Wie wäre es mit einer WIP-Analyse nach Bundesländern oder Städten, in denen es derzeit zu Betriebsstillständen kommt? Angesichts der Schließung von Bundesstaaten und Städten müssen Sie Ihren WIP nach Stadt und Bundesstaat aufschlüsseln können, um zu sehen, welche Arbeiten noch aktiv sind. Es geht nicht mehr darum, wofür Sie Verträge haben. Es geht darum, wo man wirklich arbeiten kann! Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen zum Thema Über- und Unterfakturierung und warum es so wichtig ist, diese durch Ihre WIP-Überprüfung zu verwalten.

• Zu hohe Rechnungen führen in der Regel zu Gewinn. Zu niedrige Rechnungen führen in der Regel dazu, dass die Gewinnspanne schwindet und möglicherweise Arbeitsplätze verloren gehen
• Rechtzeitige Fakturierung führt zu rechtzeitigem Inkasso. Langsame Fakturierung führt zu schleppendem Inkasso und damit zu Forderungsausfällen
• Den PMs sollte beigebracht werden, bei ihren Schätzungen konservativ zu sein. Aggressives Vorgehen führt zu Gewinneinbußen, die von den Bürgschaften und Banken missbilligt werden
• Sie sollten immer ein hohes Verhältnis von Nettoüberschüssen zu Unterschüssen haben. Es ist in Ordnung, einige Aufträge mit zu niedrigen Rechnungen zu haben, aber das sollte die Ausnahme und nicht die Regel sein.

Viele Auftragnehmer werden in diesem Jahr ihre Geschäftstätigkeit einstellen, weil sie nicht genug Geld haben, um ihr Geschäft zu betreiben. Viele von ihnen waren vielleicht sogar profitabel und hätten verhindert werden können. Es bleibt zu hoffen, dass gute Cash-KPIs und deren genaue Überwachung viele andere Auftragnehmer davor bewahren, denselben Weg einzuschlagen. Bauunternehmen, die CPM-Software verwenden, sind besser in der Lage, ihre Cash-KPIs zu überwachen und WIP-Analysen durchzuführen, um Cash-Probleme zu erkennen, bevor es zu spät ist.