CPM-Produkte: eine Reise ins Ungewisse?

Es ist paradox: Professionelle Lösungen für CPM (Corporate Performance Management) sind längst kein Geheimtipp mehr und haben sich in der Praxis bewährt. Dennoch warten manche Unternehmen lieber ab und begnügen sich weiterhin mit Excel. BARC-Analyst Dr. Christian Fuchs erklärt, woher diese Zurückhaltung kommt und welche Konsequenzen damit verbunden sind.

Unsere Welt verändert sich schneller als je erwartet. Was gestern noch als sicher galt, kann morgen schon veraltet sein. Um mithalten zu können, müssen Unternehmen daher immer höhere Anforderungen erfüllen. Das gilt vor allem für die Schnelligkeit, den Weitblick und die Agilität der Unternehmensführung.

Was also ist zu tun? Best-in-Class-Unternehmen stellen sich dieser Herausforderung mit integrierten CPM-Lösungen und zeichnen sich durch mehr Transparenz und Kontrolle in ihren Planungs- und Managementprozessen aus. Das hat sich herumgesprochen: Immer mehr Entscheidungsträger erkennen die wachsende Bedeutung von CPM und wollen auf den Zug aufspringen.

Doch trotz der Erkenntnis, dass softwaregestütztes CPM für eine moderne Unternehmensführung und -steuerung unverzichtbar ist, scheuen viele Unternehmen den Aufwand und das Risiko, ein solches Projekt anzugehen.

Die meisten Bedenken sind unbegründet

Entscheider, die noch nie in CPM-Projekte involviert waren (z.B. bei einem früheren Arbeitgeber), stehen vor einer großen Herausforderung: Oft gibt es klare Erwartungen an den daraus resultierenden Nutzen, aber die Vorgehensweise und der Umfang des Auswahl- und Implementierungsprojekts sind eine große Unbekannte. In der Praxis führt diese Kombination von Faktoren häufig dazu, dass Projekte hinsichtlich ihres Umfangs und ihrer Komplexität überschätzt werden, da sie ohne das erforderliche Fachwissen nur sehr schwer zu bewerten sind. Im schlimmsten Fall kann dies dazu führen, dass ein Projekt für nicht durchführbar erklärt wird, bevor ein Experte die Situation richtig einschätzen kann.

Auch eine unklare Projektdefinition kann die Einführung von CPM zum Scheitern bringen. Wird beispielsweise ein Projekt aus der Controlling-Abteilung heraus gestartet, ohne zuvor eine Anforderungsanalyse in den anderen Abteilungen, einschließlich der IT, durchgeführt zu haben, wird dieses Versäumnis im weiteren Verlauf des Projekts oft nachgeholt.

Die gute Nachricht: Es ist nicht so schlimm, wie es scheint.

Für den Software-Auswahlprozess sollten Sie in der Regel 3-6 Monate veranschlagen. Damit dieser immens wichtige erste Schritt gelingt, empfehle ich Ihnen, sowohl meine Tipps für ein gut vorbereitetes Auswahlprojekt als auch die Liste der größten Fehler zu lesen, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

Dann geht es an das eigentliche Implementierungsprojekt für die ausgewählte Lösung. Die Ergebnisse des BARC Planning Survey 18 zeigen, dass mittelgroße CPM-Implementierungen typischerweise in 2-6 Monaten realisiert werden können (siehe Abbildung 1). Das bedeutet, dass ein komplettes CPM-Auswahl- und Implementierungsprojekt - also vom Projektstart bis zum Roll-out - in 5-12 Monaten durchgeführt werden kann. Es handelt sich also definitiv nicht um das Monsterprojekt, das sich einige Leute vorzustellen scheinen.

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Abbildung 1: Dauer der Implementierung vom Softwarekauf bis zur ersten Einführung (Quelle: BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

Die Empfehlung lautet immer: "Groß denken, klein anfangen". Ein überschaubarer Projektzeitraum ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Auswahl und Einführung einer CPM-Lösung. Konzentrieren Sie sich daher auf Teilaspekte Ihrer Gesamtaufgabe, um "Quick Wins" zu generieren. Diese schaffen nicht nur Akzeptanz, sondern dienen auch als internes Marketing für das Projekt. Generell gilt: Je kürzer der Auswahl- und Implementierungszeitraum, desto höher ist der direkte Nutzen Ihres Projekts und die Wahrscheinlichkeit, das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen.

Warum die Uhr tickt - auch in Ihrem Unternehmen

Während CPM für viele Entscheider (verständlicherweise) weitgehend Neuland ist, ist es bei Excel oft umgekehrt: Man kennt sich schon ewig, hat schon viel zusammen erlebt und ist deshalb vielleicht sogar ein bisschen sentimental. Das ist zwar menschlich verständlich, schränkt aber die Objektivität massiv ein. Während Excel für kleinere Unternehmen sicherlich oft eine brauchbare Lösung sein kann, um z.B. die Budgetierung abzudecken, wird Excel ab einer gewissen Unternehmensgröße - und damit sowohl höheren Anforderungen als auch zunehmender Komplexität - schnell zum Problem, weil es einfach nicht für die wachsenden CPM-Anforderungen mittelständischer Unternehmen im 21.

So bequem das Beharren auf bestehenden Prozessen auch sein mag, es ist nichts anderes als Stagnation. In einer Welt, die täglich neue Anforderungen an die Unternehmen stellt, bedeutet das Festhalten am Status quo einen Rückschritt in jeder Sekunde. Der Abstand zu Konkurrenten, die mit der Entwicklung Schritt halten, wird dadurch immer größer.

Neben den bekannten Unzulänglichkeiten (Fehleranfälligkeit, Inkonsistenzen, hoher manueller Aufwand etc.) sorgt Excel auch für Unmut bei den Anwendern, was unter anderem durch die Ergebnisse der aktuellen BARC-Planungsstudie 18 bestätigt wird. Die überwiegende Mehrheit der Anwender, die spezielle CPM-Lösungen im Einsatz haben, würde diese auch empfehlen. Die Befürwortung von Excel fällt dagegen deutlich verhaltener aus (Abbildung 2).

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Abbildung 2: Würden Sie Ihr Planungstool anderen Unternehmen empfehlen? (Quelle: BARC "The Planning Survey 18") Spezialisierte Planungslösungen (n=861) vs. Excel (n=171)[/caption]

Fazit

Die Ängste sind unbegründet: CPM-Projekte sind heute keine Raketenwissenschaft und können in der Regel viel schneller abgeschlossen werden als befürchtet. Lassen Sie sich also nicht von der Komplexität des Themas und der Vielzahl der Lösungen verunsichern - die Fülle der Möglichkeiten hat auch einen positiven Effekt: Für jede denkbare Anforderung gibt es in der Regel eine passende Lösung auf dem Markt. Sie werden also mit großer Wahrscheinlichkeit fündig. Sprechen Sie auch mit anderen, die vor der gleichen Herausforderung standen und sie erfolgreich gemeistert haben. Auf diese Weise können Sie aus den Fehlern anderer lernen und wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.

Vor allem aber sollten Sie eines nicht vergessen: Letztlich liegt es an Ihnen, ob Ihr Unternehmen CPM einsetzt und sich für die Zukunft rüstet - oder ob es lieber abwartet und versucht, den Status quo so lange wie möglich zu erhalten. Letzteres mag kurzfristig die bequemere Option sein, aber es ist definitiv nicht die bessere.