CPM-Softwareauswahl - Die drei Fehler, die Sie vermeiden sollten

Die Suche nach einer geeigneten CPM-Lösung ist keine Raketenwissenschaft

Bei der Suche nach der richtigen CPM-Lösung steht viel auf dem Spiel, Fehlentscheidungen können oft schwerwiegende Folgen haben. BARC-Analyst Dr. Christian Fuchs beschreibt die drei häufigsten Fehler und erklärt, wie sie sich vermeiden lassen.

Zahlreiche Unternehmen nutzen Excel als Standardoption zur Abbildung von Reporting- und Planungsprozessen - meist aus Bequemlichkeit ("das haben wir schon und es kostet nichts"). Letztendlich kommen die meisten jedoch an einen Punkt, an dem die Excel-"Schmerzen" zu groß werden und sie eine spezialisierte CPM-Lösung benötigen. Doch die Wahl der richtigen Lösung ist leichter gesagt als getan.

In meiner Funktion als Analyst bei BARC habe ich in den letzten sieben Jahren Unternehmen bei der Auswahl von Business Intelligence (BI) und CPM-Lösungen unterstützt. In dieser Zeit habe ich gesehen, dass die gleichen Fehler bei der Softwareauswahl mit bemerkenswerter Häufigkeit vorkommen. Dabei handelt es sich nicht um Bagatellfehler, sondern um schwerwiegende Fehler, die den Erfolg eines Projekts massiv gefährden können.

Um Ihnen zu helfen, diese Gefahren in Ihrem Projekt in den Griff zu bekommen, habe ich die meiner Meinung nach drei häufigsten Fehler mit einigen praktischen Tipps zu deren Vermeidung zusammengefasst.

Fehler Nr. 1: Unsaubere Anforderungsanalyse

Die Grundlage eines jeden Softwareauswahlprozesses ist eine solide Anforderungsanalyse. Erstaunlich viele Unternehmen scheitern jedoch an diesem ersten Schritt. Zu den wiederkehrenden klassischen Fehlern gehören:

• Die IT sucht nach einem "passenden" Tool für die Fachabteilungen, ohne diese in die eigentliche Anforderungsanalyse einzubeziehen.
• Anforderungen werden nur in begrenzten Bereichen des Unternehmens erhoben, ohne alle relevanten Abteilungen zu konsultieren.
• Es wird zu kurzfristig gedacht: Ein Tool wird nur deshalb ausgewählt, weil es die größten Probleme löst, ohne die wahrscheinlichen zukünftigen Anforderungen zu berücksichtigen.

Wenn Sie sich in einer oder mehreren dieser Situationen wiederfinden, sollten die Alarmglocken läuten! Es besteht die Gefahr, dass Sie eine eingeschränkte Anforderungsanalyse durchführen.

Mein Tipp: Erstellen Sie eine gründliche funktionale, technische und organisatorische Anforderungsanalyse in allen Geschäftsbereichen, die mit der Software arbeiten sollen. Dabei sollten sowohl die Fachabteilungen als auch die IT einbezogen werden, um Akzeptanzprobleme bei der Nutzung des Tools zu vermeiden.

• Im Rahmen der funktionalen Anforderungsanalyse sollten die unbedingt notwendigen und gewünschten Funktionen sowie der Nutzerkreis der Software ermittelt werden funktionalen Anforderungsanalyse ermittelt werden.
• Die technische Anforderungsanalyse befasst sich mit der Datensicherheit, der erforderlichen und erreichbaren Performance, den Plattformen und Betriebssystemen sowie der Datenbanktechnologie.
• Die Anzahl der Benutzer sowie die Unterstützung verschiedener Benutzertypen (Power-User, Ad-hoc-Benutzer, Endbenutzer) durch die Werkzeugfunktionalität orientiert sich an den organisatorischen Auswahlkriterien.

Als Ergebnis der Anforderungsanalyse wird ein vollständiger Kriterienkatalog erstellt, mit dem die in Frage kommenden Softwarelösungen bewertet und qualifiziert werden können. Da nicht alle Kriterien gleich wichtig sein werden, sollte jede einzelne Anforderung gewichtet werden. Für die Vorauswahl ("Short List") sollten nur wichtige Kriterien herangezogen werden, um den Markt auf Basis einer kleinen Auswahl relevanter Bewertungspunkte effizient einzugrenzen. Andere, weniger wichtige Kriterien sollten später bei der detaillierten Bewertung der kurzen Liste von Produkten berücksichtigt werden.

Die Befolgung dieser Richtlinien trägt dazu bei, eine solide Grundlage für die Auswahl einer geeigneten CPM-Lösung im weiteren Verlauf des Projekts zu schaffen.

Fehler Nr. 2: Auswahl des Anbieters, nicht der Lösung

Sich von Anfang an nur auf "große" und bekannte Softwareanbieter zu konzentrieren, ist ein Fehler, den viele Unternehmen machen, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. "Kleinere" und spezialisierte Softwareanbieter haben oft sehr gute Lösungen und ein tieferes Verständnis für die Anforderungen, die auf Faktoren wie geografischer Lage, Branche und Unternehmensgröße beruhen.

Es ist verständlich, dass Unternehmen Bedenken haben könnten, sich für einen "kleineren" Anbieter zu entscheiden. Wenn es beispielsweise um die Sicherheit ihrer Investitionen geht, könnten die Entscheidungsträger der Meinung sein, dass es wahrscheinlicher ist, dass ein kleinerer Anbieter aufgekauft wird oder in Konkurs geht. Die Größe und das Profil eines Anbieters sollten jedoch kein KO-Kriterium im Auswahlprozess sein. Denken Sie daran, dass die Kontinuität eines Produkts nicht unbedingt garantiert werden kann, nur weil es von einem "großen" Anbieter stammt. Auch korrelieren die Größe eines Anbieters und die Qualität seines Produktes nicht immer miteinander.

Bei Ihrer Auswahlentscheidung sollten Sie vor allem Folgendes berücksichtigen:

Größer ist nicht unbedingt besser - vermeintlich "große" Anbieter sind ihren "kleineren" Konkurrenten nicht zwangsläufig in allen Belangen überlegen. Die reine Größe oder Prominenz eines Anbieters ist kein valides Entscheidungskriterium.

Trägt das Gesamtpaket aus technischem und funktionalem Support entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens zu einem vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis bei? Faktoren wie Vor-Ort-Support, Umgang des Anbieters mit seinen Kunden, Unterstützung in der Landessprache und regionales bzw. branchenspezifisches Wissen sind nur einige der Faktoren, die Sie bei der Softwareauswahl nicht unterschätzen sollten. Unsere Erfahrungen und Untersuchungen zeigen immer wieder, dass "kleinere" Anbieter den "großen" globalen Anbietern in diesen Punkten meist überlegen sind.

Fehler Nr. 3: Kein Konzeptnachweis

Es kann riskant sein, eine detaillierte Bewertung der Lösungen auf Ihrer Auswahlliste aus zeitlichen oder finanziellen Gründen auszulassen. Lösungen sollten im Hinblick auf alle relevanten Anforderungen (und Kosten) untersucht und im Rahmen einer detaillierten Evaluierung auf den Prüfstand gestellt werden. Das schafft Investitionssicherheit und minimiert das Risiko, eine falsche Entscheidung zu treffen.

Ziel einer detaillierten Evaluierung ist es, ein genaues Bild von den Möglichkeiten der Software zu erhalten. Dazu eignen sich Testinstallationen, strukturierte Softwarepräsentationen und Prototypenerstellungen ("Proof of Concept"), idealerweise auf der Basis von möglichst realistischen Leistungsanforderungen und Daten, wie das Unternehmen die Software letztlich einsetzen will.

Darüber hinaus ist es ratsam, externe Berater und Referenzkundengespräche hinzuzuziehen, um Rückmeldungen zu Anbietern und Produkten aus anderen Projekten und Unternehmen zu erhalten. Insbesondere das Feedback anderer Anwender, die täglich mit der Lösung arbeiten, kann außerordentlich wertvoll sein, um mögliche Probleme und Herausforderungen zu beleuchten, die auftreten können, wenn die Lösung in Betrieb genommen wird.

Fazit

Die Suche nach einer geeigneten CPM-Lösung ist keine Raketenwissenschaft. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf einen präzisen und erfolgreichen Auswahlprozess.

Wichtig: Vermeiden Sie die Fehler, die ich oben beschrieben habe, und achten Sie auf die Warnzeichen. Lenken Sie das Projekt aktiv in die richtige Richtung, wenn Sie merken, dass etwas schief läuft. Das Wissen um die besten Vorgehensweisen bei der Softwareauswahl sowie um die häufigsten Fallstricke wird die Wahrscheinlichkeit einer Fehlentscheidung oder eines Scheiterns des Projekts erheblich verringern.

Mit diesen Tipps sollte einem erfolgreichen Projekt zur Auswahl von CPM-Software nichts mehr im Wege stehen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem eigenen fehlerfreien Auswahlprozess!