Das Warum und Wie der Szenarienplanung

Unerwartete Ereignisse, von Naturkatastrophen bis hin zu makroökonomischen Veränderungen, stellen Unternehmen jedes Jahr auf die Probe. Unternehmen, die diese Störungen nicht nur überstehen, sondern auch erfolgreich sein wollen, egal, was der Markt ihnen vorwirft, nutzen die Szenarienplanung. Dabei werden die potenziellen Auswirkungen verschiedener Situationen auf das Endergebnis simuliert, so dass die Unternehmen bei Bedarf umsteuern und bessere finanzielle Entscheidungen treffen können.

Was ist Szenarioplanung?

Die Szenarioplanung ist eine Reihe von Annahmen darüber, wie die Zukunft aussehen wird und wie sich Ihr Geschäftsumfeld im Laufe der Zeit im Lichte dieser Zukunft verändern wird. Die Szenarioplanung, die auch als "Was-wäre-wenn-Analyse " bezeichnet wird (obwohl die beiden Begriffe einige wesentliche Unterschiede aufweisen), verwendet aktuelle Daten und Annahmen, um mehrere mögliche Ergebnisse zu berücksichtigen.

Ein Szenarioplan kann Ihnen dabei helfen, verschiedene Szenarien zu untersuchen, um festzustellen, wie Sie zukünftige Geschäftsabläufe am besten unterstützen können. Indem Sie beurteilen, wie verschiedene Variablen unter unterschiedlichen Bedingungen zusammenwirken, können Sie ermitteln, welche Variable die größten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben wird. Zu diesen Variablen können die Preisgestaltung von Produkten, Betriebskosten, Marktschwankungen und vieles mehr gehören.

Alle Branchen im öffentlichen, privaten, gemeinnützigen und staatlichen Sektor wenden die Szenarienplanung als Teil ihrer Finanzplanung und -analyse an . Führungskräfte, leitende Angestellte im Finanzbereich und Finanzanalysten sind in der Regel die Personen, die die Szenarioplanung in ihrem Unternehmen anführen.

Wie verwenden Sie die Szenarienplanung?

Die Szenarioplanung dient dazu, Variablen, die sich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken können, in Form von Szenarien zu formalisieren, d. h. Simulationen möglicher Ereignisse. Unternehmen nutzen die Szenarioplanung als Teil ihrer Prognosen, um die Starrheit ihrer Prozesse zu testen, Ereignisse zu berücksichtigen, die schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben könnten, und generell ihre Widerstandsfähigkeit zu verbessern.

So könnte ein Unternehmen beispielsweise die Auswirkungen einer weltweiten Pandemie, die die Mitarbeiter zwingt, zu Hause zu bleiben, mithilfe der Szenarienplanung bewerten. Anschließend könnten Prozesse entwickelt werden, die helfen, diese Situation zu überstehen.

4 Vorteile der Szenarienplanung

1. Zeigt die Auswirkungen möglicher Ereignisse auf

Der Hauptvorteil der Szenarioplanung besteht darin, dass man besser versteht, wie sich verschiedene Ereignisse - von harmlosen bis hin zu katastrophalen - auf das Unternehmen auswirken können. Ohne Szenarioplanung kann jedes Team seine eigenen, unzusammenhängenden Interpretationen dieser Ereignisse haben, aber die Zentralisierung dieser Informationen in einem Plan ist entscheidend.

2. Ermöglicht Teams die Erstellung von Reaktionsplänen

Bei der Szenarioplanung geht es nicht nur darum, die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse zu bewerten, sondern auch darum, sich auf sie vorzubereiten. Sobald Sie wissen, wie sich diese auf Ihr Unternehmen auswirken können, können Sie Wege finden, um das Schlimmste zu verhindern - oder sogar Wege finden, um erfolgreich zu sein.

3. Erfassen Sie das Wissen verschiedener Experten

Der Prozess der Szenarienplanung bringt Experten aus allen Bereichen Ihres Unternehmens zusammen. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, Wissen auszutauschen, das sonst vielleicht nicht zum Vorschein käme. Das Ergebnis? Ein Wissenstransfer, von dem die gesamte Organisation profitiert.

4. Erstellt eine Dokumentation

Nachdem Sie für ein bestimmtes Szenario geplant haben, verfügen Ihre Teams über eine Dokumentation, die als Referenzpunkt dienen kann, falls dieses oder ein ähnliches Szenario eintritt. Das bedeutet, dass die Teams unabhängiger arbeiten und Daten zur Entscheidungsfindung nutzen können.

3 Vorteile der Szenarioplanung

1. Sie deckt die Auswirkungen mehrerer Faktoren ab

Im Gegensatz zu anderen Prognosemethoden, wie z. B. derSensitivitätsanalyse, können Sie mit der Szenarioplanung mehrere Faktoren gleichzeitig testen. So entsteht eine robuste Analyse mit mehreren Abhängigkeiten, die die Realität genauer widerspiegelt als andere Methoden.

2. Eine hervorragende Möglichkeit, für die Zukunft zu planen

Zu viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Optimierung von Prozessen für die Gegenwart und vernachlässigen dabei den potenziellen Schaden, den die Zukunft anrichten kann. Die Szenarioplanung ist zwar ein komplexer Prozess, aber sie ist unerlässlich für den Aufbau eines widerstandsfähigen Unternehmens, das trotz aller Eventualitäten wachsen kann. Die Planung für die Zukunft kann entmutigend erscheinen, aber die Szenarienplanung schafft Klarheit.

3. Sie formalisiert informelle Prozesse

Jedes Team denkt auf irgendeine Weise über die Zukunft nach, sei es bei der Gestaltung seiner Prozesse oder bei gelegentlichen "Was-wäre-wenn"-Brainstorming-Sitzungen. Ohne eine formelle Szenarioplanung werden diese informellen Prozesse jedoch selten zu einem unternehmensweiten Bewusstsein.

3 Nachteile der Szenarioplanung

1. Der Umfang ist enorm

Obwohl die Szenarioplanung zweifellos ein wichtiger Aspekt der Prognose ist, kann sie einen enormen technischen Aufwand verursachen, insbesondere wenn der Umfang nicht begrenzt ist. Schließlich sind der Anzahl und Art der Faktoren, die zu einem Szenario beitragen können, keine Grenzen gesetzt. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die entsprechenden Ressourcen verfügen, vor allem, wenn Sie keine speziellen Tools verwenden.

2. Wichtige Faktoren können sich ändern

Manchmal können sich die Faktoren, die Sie analysieren, zwischen den ersten Phasen Ihres Szenario-Planungsprozesses und den daraus resultierenden Berichten völlig verändern. Aus diesem Grund muss die Szenarioplanung als fortlaufender Prozess und nicht als einmaliges Projekt betrachtet werden.

3. Es ist unglaublich schwierig (ohne die richtige Software)

Nicht nur der Umfang der Szenarioplanung kann gewaltig werden, auch die manuelle Arbeit kann mit ihr wachsen. Viele Unternehmen verwenden für die Szenarioplanung immer noch Tabellenkalkulationen, wodurch die Verwaltung von Abhängigkeiten und komplexen Szenarien den Mitarbeitern aufgebürdet wird. Spezielle Software für die Szenarioplanung kann hier Abhilfe schaffen.

Wofür ist die Szenarienplanung am besten geeignet?

Die Szenarioplanung eignet sich am besten für die Vorhersage der Auswirkungen groß angelegter Veränderungen oder Unterbrechungen. Beispiele für große Veränderungen sind Finanzkrisen, Arbeitsunterbrechungen, soziale Unruhen oder kriminelle Aktivitäten. Umgekehrt kann die Szenarioplanung Ihnen auch dabei helfen, unerwartete Erfolge besser zu bewältigen, z. B. ein explosives Wachstum oder eine plötzlich steigende Nachfrage nach Ihren Produkten und Dienstleistungen.

Unternehmen brauchen einen Szenarienplan während eines wirtschaftlichen Abschwungs, wenn es ungewiss ist, wie sich die Marktvolatilität entwickeln wird. Bei größeren Störungen reicht das, was bisher funktioniert hat, einfach nicht mehr aus. Historische Trends sind keine guten Indikatoren mehr für die zukünftige Leistung. Die Szenarioplanung ist nicht mit der Sensitivitätsanalyse zu verwechseln. Bei der Sensitivitätsanalyse werden nur Änderungen einer einzigen Variable berücksichtigt, während alle anderen konstant bleiben. Um die Leistung mehrerer Variablen optimal vorhersagen zu können, müssen Sie die Szenarioplanung einsetzen, um deren Auswirkungen zu erfassen.

Werkzeuge für die Szenarienplanung

Für eine effektive Szenarioplanung müssen Sie die relevanten Daten und Annahmen ermitteln. So können Sie beispielsweise unternehmensweite Daten, Marktinformationen und historische Ereignisse berücksichtigen. Das Sammeln von unternehmensweiten Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen kann Ihnen helfen, das Gesamtbild zu überblicken. Auch die Beobachtung von neuen Wettbewerbern oder Innovationen auf dem Markt hilft Ihnen, sich besser vorzubereiten.

Denken Sie an alle historischen Ereignisse, die zu größeren Veränderungen in Ihrer Branche geführt haben. Wenn Sie die Beziehung zwischen verschiedenen Datenelementen formalisieren können, können Sie ein quantitatives Modell erstellen. Ein Hauptproblem bei der Szenarienplanung besteht darin, dass man sich zu sehr auf manuelle Tabellenkalkulationen verlässt. Tabellenkalkulationen können fehlende Daten, inkonsistente Formeln und fehlerhafte Verknüpfungen enthalten.

All dies kann dazu führen, dass der Prozess der Szenarioplanung umständlich und schwierig auszuführen ist. Viele Unternehmen müssen Daten aus unterschiedlichen Systemen konsolidieren. Der Versuch, Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen in einem zusammenhängenden Szenarioplan zu kombinieren, kann ein ziemliches Kunststück sein. Bei so vielen Systemen kann es für Finanzanalysten schwierig sein, relevante Daten zeitnah zu finden.

Unternehmen, die es mit der Szenarioplanung ernst meinen, benötigen ein spezielles Tool. Es ist wichtig, in ein Tool zu investieren, das speziell für die Szenarienplanung und -analyse entwickelt wurde. Anstelle traditioneller, auf Tabellenkalkulationen basierender Systeme verwenden innovative Unternehmen Software für das Financial Performance Management, um Szenarienpläne zu erstellen. Mit FPM-Software (Financial Performance Management) können Finanzleiter auf der Grundlage vorhandener Ist-, Budget- und Prognosedaten problemlos Szenario-Pläne erstellen, ohne sich mit umfangreichen Tabellenkalkulationen herumschlagen zu müssen.

Durch den Einsatz von FPM-Software können Finanzteams jederzeit auf relevante Daten zugreifen und Ressourcen einfach verwalten, um die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Chancen und Risiken zu verbessern.

Wie man einen Szenario-Plan mit Prophix erstellt

Durch den Einsatz von Financial Performance Management Software können Sie robuste, umfassende Szenario-Pläne schnell erstellen - ohne Berge von manueller Arbeit. Mit der Financial Performance Platform von Prophix können Sie die Szenarioplanung mit höchster Präzision, Anpassungsfähigkeit und beeindruckender Leistung durchführen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden für die Szenarioplanung, aber hier sind die wichtigsten Schritte.

Schritt 1: Sammeln von Modellanforderungen und Daten

Prophix minimiert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Szenarioplanung. Tabellenkalkulationen - für viele Unternehmen immer noch das Mittel der Wahl bei der Szenarioplanung - können fehleranfällig sein und mehr Arbeit verursachen als sie einsparen. Im Gegensatz dazu synchronisiert die FPM-Software Daten aus Ihren ERP-, CRM- und HR-Systemen, um sicherzustellen, dass Sie mit gültigen Daten arbeiten. Durch Datenintegrationen können Sie Informationen aus verschiedenen Systemen problemlos organisieren.

Schritt 2: Bestimmen Sie die Anzahl der benötigten Szenarien

Es ist zwar verlockend, so viele Szenarien wie möglich zu entwerfen und zu testen, aber der damit verbundene Arbeitsaufwand kann schnell dazu führen, dass dies nicht machbar ist. Zu viele Pläne stiften Verwirrung und binden wichtige Ressourcen, die für unternehmenskritische Projekte eingesetzt werden könnten. An dieser Stelle kommt der Infoflex-Prozess von Prophix ins Spiel.

Infoflex wandelt Informationen anhand vorhandener Daten oder benutzerdefinierter Eingaben dynamisch um. Es kann Daten zuordnen oder Daten um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen. Dieser Prozess eignet sich am besten für diese drei Szenarien:

• Bester Fall: Basierend auf einem erhöhten Umsatz oder einer Nachfragespitze. Dies könnte auf plötzliche Marktveränderungen oder die Einführung neuer Umsatzlinien zurückzuführen sein. Obwohl es sich hierbei um einen positiven Anwendungsfall handelt, kann der beste Fall dennoch eine Belastung darstellen. Sie benötigen möglicherweise zusätzliche Ressourcen oder Mitarbeiter. Mit dem Infoflex-Prozess können Sie gezielt bestimmte Umsatzkonten erhöhen.
  
• Basisfall: Ableitung von Umsatztrends auf der Grundlage der Ist-Zahlen der Vorperioden. Der Infoflex-Prozess von Prophix kann vorhandene Ist-Daten lesen, um sie zu extrapolieren. Er kann künftige Zeiträume mit Projektionsdaten als Grundlage für den Basisfall vorausberechnen. Dieses Szenario kann aufzeigen, was Sie tun können, um Ihren aktuellen Kurs zu ändern oder beizubehalten.
  
• Schlechtester Fall: Geht davon aus, dass die Einnahmen oder Kosten die Geschäftskontinuität in Frage stellen. Diese Planungsoption beinhaltet oft drastische Änderungen bei den festen und variablen Ausgaben. Sie können Infoflex verwenden, um bestimmte Konten für Erhöhungen oder Senkungen auszuwählen. Ziehen Sie in Erwägung, die Einnahmenkonten zu senken, um sie an die aktuellen Ereignisse anzupassen, und die Ausgaben zu erhöhen.

Je nach Marktbedingungen sollten Sie sich auf negative oder positive Szenarien konzentrieren. Sie können reaktionsfähige FPM-Modelle nutzen, um Geschäftspläne zu erstellen, die die makroökonomischen Bedingungen nachbilden, selbst wenn diese sich ändern.

Schritt 3: Verteilen Sie Ihren Szenarioplan

Damit die Szenarioplanung relevant ist, muss das Office of the CFO sie mit den Führungskräften teilen. Mit Prophix können Sie Ihre Pläne mit Hilfe von Report Binders weitergeben, die es Ihnen ermöglichen, verwandte Exporte zu gruppieren und sie an die Führungsebene zu senden.

Sie können auch Dashboards verwenden, um einen Überblick über mehrere Szenario-Pläne und die damit verbundenen Variablen zu geben. Prophix kann wichtige Metriken aus Ihren verschiedenen Datenquellen zusammenführen und verschiedene Dashboards für jedes Team erstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten den richtigen Personen angezeigt werden.

Mit Prophix können Sie Ihren Szenarioplan einfach und dynamisch weitergeben, anstatt sich auf einmalige Exporte zu verlassen.

Die Szenarioplanung ist eine wirkungsvolle Übung, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens sowohl in guten als auch in schwierigen Zeiten zu überprüfen. Mit der richtigen Software für das Financial Performance Management können Finanzteams schnell die wichtigsten Faktoren, Daten und Annahmen identifizieren, die für die Planung einer besseren Zukunft erforderlich sind. Die Financial Performance Platform von Prophix ermöglicht den Finanzteams eine einfache Szenarioplanung. Mit diesen Erkenntnissen können Finanzleiter bessere Geschäftsentscheidungen treffen und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens verbessern, unabhängig davon, was die Zukunft bringt.