Der FP&A-Prozess wird vom alltäglichen zum bedeutungsvollen Prozess

"Ich mache gerne Dinge von geringem Wert", hat noch nie jemand gesagt. Einer kürzlich durchgeführten Umfrage zufolge wird die Zeit von F&E-Fachleuten jedoch häufig durch sich wiederholende Routineaufgaben wie Datenabgleich, Datenbereinigung, Berichte und Budgetierung in Anspruch genommen, so dass nicht genügend Zeit für strategischere Tätigkeiten bleibt. FP&A-Fachleute würden gerne etwa die Hälfte (48 %) ihrer Zeit für hochwertige Tätigkeiten aufwenden, aber derzeit liegt dieser Anteil bei nur 21 %.

Natürlich ist das Gleichgewicht zwischen hochwertigen und weniger hochwertigen Aufgaben nicht so einfach wie ein ausgeglichenes Budget. Es gibt immer Daten zu sammeln, Berichte zu erstellen und Zahlen abzugleichen. Es ist nicht so, dass Sie die wöchentliche Prognose einfach mit dem Hinweis versehen können: "Jetzt mit 50 % weniger Daten unterlegt!

Die Realität sieht so aus, dass viele sich wiederholende Routineaufgaben absolut unerlässliche Inputs für die übergeordneten strategischen Ergebnisse liefern. Auf der anderen Seite gibt es vielleicht einige Aufgaben von geringem Wert, die rationalisiert oder ganz abgeschafft werden können. Die Frage ist nur: Welche Arbeit ist lediglich unbedeutend und welche ist sinnvoll?

Im Rahmen unserer Initiative, die Finanzfachleute dabei unterstützen soll, datengesteuerte FP&A-Prozesse in den Griff zu bekommen, haben wir einige der klügsten Köpfe in der Branche gefragt, wie wir uns stärker auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren können.

FP&A-Prozessverbesserung: Vordenker aus dem Finanzwesen äußern sich

Wie können Prozesse verändert werden, um eine schlagkräftige Abteilung zu schaffen, in der mehr Zeit für hochwertige Tätigkeiten aufgewendet wird? Nach Ansicht dieser FP&A-Visionäre beginnt alles bei den Mitarbeitern.

Versammeln Sie die Truppen

Ranica Arrowsmith, Technologieredakteurin von Accounting Today, ist der Meinung, dass die Mitarbeiter die beste Ressource sind, um die FP&A-Abteilung zu höherwertigen Beiträgen zu bewegen. "Wie bei den meisten Berufen vergisst man leicht, dass eine gute Einstellung der Schlüssel zur Bildung eines leistungsstarken Teams ist. Der Mensch muss also an erster Stelle stehen, noch vor Prozessen und Technologie", sagt sie. Zu diesem Zweck sagt Arrowsmith, dass Sie als FP&A-Führungskraft "die Kontrolle über den Einstellungsprozess in Ihrem Finanzteam ausüben und sicherstellen müssen, dass Sie viel Zeit mit potenziellen Mitarbeitern verbringen, bevor Sie eine Einstellungsentscheidung treffen. Wenn Sie bei der Einstellung nicht das Sagen haben, sollten Sie dem Personalverantwortlichen klar sagen, was Ihrer Meinung nach das fehlende Puzzleteil in Ihrem Team ist, damit er sich auf die Suche nach einem geeigneten Kandidaten machen kann."

Sobald Sie Ihr A-Team gefunden haben, sollten Sie deren Zeit optimal nutzen. "Minimieren Sie zeitraubende Gruppensitzungen und führen Sie stattdessen Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern, um sich ein Bild davon zu machen, welche Prozesse das Team ihrer Meinung nach braucht, um effizienter zu werden", sagt Arrowsmith. "Einzelgespräche ermöglichen Ehrlichkeit und Direktheit, und Sie werden schneller die Präferenzen und Vorlieben Ihrer Teammitglieder entdecken - zum Beispiel, ob sie für oder gegen die Digitalisierung bestimmter Prozesse sind."

Klein anfangen und schnelle Erfolge feiern

Darryl Bannon, Direktor von Darryl Bannon Consulting Ltd, ist der Meinung, dass ein wirksamer Wandel in Unternehmen die Zustimmung der Mitarbeiter und ein maßvolles Vorgehen erfordert. Sie sagt: "Wenn Sie etwas verändern wollen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen. Fangen Sie klein an, um schnelle Erfolge zu erzielen. Wie kann ich einen Prozess vereinfachen? Brauche ich alle Berichte, die ich erstelle? Fragen Sie diejenigen, die Ergebnisse aus Ihrer Abteilung erhalten - brauchen Sie sie noch?"

Bannon weist darauf hin, dass es bei der Änderung von Verhaltensmustern zu Widerständen kommen kann: "Aber wenn man identifizierte Berichte ausschaltet und unnötige Besprechungen streicht, hat man mehr Zeit, um über die Entwicklung weiterer neuer Ideen nachzudenken", sagt sie. "Außerdem zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sich die Investition von Zeit auszahlt

Zur Förderung des kontinuierlichen Engagements im Finanzumwandlungsprozess sagt Bannon schließlich, dass es wichtig ist, "Ideen zu würdigen, egal wie klein sie sind, denn die 5 Minuten, die man pro Tag einspart, summieren sich."

Trainieren für den Sieg

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Leigh Tucker, CPA, Principal und Managing Director der Nonprofit Client Practice von CliftonLarsonAllen LLP, ist der Meinung, dass umsichtige Investitionen der Schlüssel sind, um Menschen, Prozesse und Technologie in Einklang zu bringen und hochwertige Datenkombinationen zu erzielen. "Im gemeinnützigen Bereich ist der Nachweis einer positiven Ergebnisanalyse und der Auswirkungen auf die Mission wichtiger denn je, um eine kontinuierliche Finanzierung zu sichern und Nachhaltigkeit zu erreichen, da um jeden Dollar gekämpft wird, sei es durch Bundesmittel, staatliche Mittel, Stiftungen oder individuelle Spenden", sagt er. "Das Finanzteam spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung eines Umfelds, das die notwendigen und laufenden Investitionen in Technologie, Personal und vor allem in die Ausbildung auf allen Ebenen und in allen Abteilungen fördert, um eine ordnungsgemäße Analyse der kombinierten Datensätze zu ermöglichen. Die Zeiten, in denen man über jeden ausgegebenen Dollar wachte, sind vorbei; eine umsichtige Mittelzuweisung und die Fähigkeit, das große Ganze zu sehen, sind die neue Norm

Ihr Team kann helfen, die Gleichung auszugleichen

Die meisten FP&A-Fachleute würden gerne mehr Zeit mit hochwertigen Aktivitäten verbringen. Ein guter Ansatzpunkt ist die Nutzung des Wissens und der Erfahrung der Mitglieder des FP&A-Teams. Die Chancen stehen gut, dass sie Ideen haben, wie man die Gleichung ausgleichen kann.

Lesen Sie die Studie Defining the Evolution of FP&A: Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =link], um mehr über die Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie FP&A-Teams in Unternehmen ihre Zeit verbringen, und den Aktivitäten zu erfahren, die ihrer Meinung nach einen höheren Wert für ihr Unternehmen darstellen könnten.