Die 5 Phasen der Finanztransformation

Sie können Ihre Finanzprozesse nicht über Nacht umgestalten. Aber mit einem Plan, sowohl für die Technologie als auch für die Mitarbeiter, können Sie sich auf eine Reise zur Umgestaltung des Finanzwesens begeben, die Sie und Ihr Team mit unerschütterlichem Vertrauen in die nächste Generation des Finanzwesens führen wird.

Das beginnt mit dem ersten Schritt. In diesem Blog-Beitrag führen wir Sie durch die 5 Phasen der Finanztransformation, die Schritte, die Sie unternehmen können, um diese Reise zu durchlaufen, und zeigen anhand von Beispielen, wie die Prophix-Kunden ASRC Industrial und USA Properties diese Reise umgesetzt haben, um den Höhepunkt der FP&A-Transformation in ihren Unternehmen zu erreichen.

Was ist Finanztransformation?

Laut IBM ist die Umgestaltung des Finanzwesens "die Kombination von Prozessen, Systemen und organisatorischen Veränderungen in einem Unternehmen, die durch neue Technologien, Schulungen und Analysen umgesetzt werden"

Oft suchen Finanzteams nach Initiativen zur Umgestaltung des Finanzwesens, um ihre Arbeit zu rationalisieren, zu vereinfachen und zu optimieren.

Die 5 Phasen der Finanztransformation

Ihr Weg zur Transformation beginnt mit dem Verständnis Ihres finanziellen Reifegrads. Der finanzielle Reifegrad misst die Ausgereiftheit Ihrer Finanzprozesse. Sie können Ihren finanziellen Reifegrad messen, indem Sie Ihre Finanzprozesse auf einer gleitenden Skala betrachten und herausfinden, wo Ihr derzeitiger Ansatz passt. Um mehr über den finanziellen Reifegrad zu erfahren und Ihren aktuellen Stand zu ermitteln, nehmen Sie an der Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit teil.

Werfen wir nun einen Blick auf den Weg zur finanziellen Transformation. Wir werden uns die 5 Phasen ansehen, was jede einzelne bedeutet und welche Schritte Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass die Finanztransformation ein integraler Bestandteil Ihres Tagesgeschäfts wird.

Stufe 1: Reaktiv

In der reaktiven Phase gibt es viele manuelle Aufgaben und Prozesse. Diese Schlüsselprozesse, von der Budgetierung über die Planung bis zum Finanzabschluss, werden meist in Tabellenkalkulationen durchgeführt. Und aufgrund des hohen manuellen Aufwands ist es nur begrenzt möglich, rechtzeitig und genau neue Prognosen zu erstellen.

Wie man die nächste Stufe erreicht, nämlich proaktiv:

• Recherchieren Sie und ziehen Sie einen Anbieter einer Finanzleistungsplattform in Betracht. Weitere Informationen zur Suche und Auswahl eines Anbieters finden Sie in unserem Buyers Guide.
• Wählen Sie einen internen Verantwortlichen, der die Umstellung des Finanzwesens leiten wird.
• Einigen Sie sich auf das Endziel, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen.

Stufe 2: Proaktiv

In der proaktiven Phase verwenden Sie möglicherweise Software für einige Prozesse, z. B. für die OpEx-Budgetierung oder FP&A, aber sie ist nicht vollständig in Ihre Prozesse und Planung integriert. Finanzteams in dieser Phase haben sich in einigen Fällen von Tabellenkalkulationen entfernt, aber nicht in allen, so dass es noch viel Raum für Automatisierung und Rationalisierung gibt. Außerdem wird die Finanzsoftware in erster Linie in der Finanzabteilung verwendet und ist nicht in die Geschäftsplanung des gesamten Unternehmens integriert.

Wie man die nächste Stufe erreicht, innovativ:

• Die Benutzerakzeptanz ist entscheidend - bemühen Sie sich um eine 100-prozentige Beteiligung an Ihrem Umstellungsprozess.
• Binden Sie die Benutzer ein und geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich mit anderen Finanzteams auszutauschen, die eine Finanzleistungsplattform zur Unterstützung ihrer Prozesse nutzen.
• Zeigen Sie greifbare, transparente Ergebnisse, damit andere im gesamten Unternehmen und in Führungspositionen die positiven Auswirkungen der Umstellung erkennen können.

Stufe 3: Innovativ

In dieser Phase haben die Teams häufig die Automatisierung in ihre Prozesse integriert, sei es durch Workflows oder die Erfassung und Konsolidierung von Daten. Aufgrund der Geschwindigkeit und Genauigkeit, die Finanzsoftware bietet, können iterative Pläne und Prognosen erstellt und mehrere Szenarien betrachtet werden.

Wie man zur nächsten Stufe übergeht, der Zusammenarbeit:

• Führen Sie eine Überprüfungs- und Visionssitzung durch, um herauszufinden, wie Sie die Software auch außerhalb der Finanzfunktion und im gesamten Unternehmen nutzen können.
• Integrieren Sie zusätzliche Datenquellen (z. B. Vertrieb oder operative Planung), um Ihre Kultur der datengestützten Entscheidungsfindung in einer einzigen Version der Wahrheit weiter auszubauen.
• Inspirieren Sie andere Teams oder Geschäftsbereiche, die bei der Planung und Überprüfung ihrer Leistung stark auf manuelle Prozesse angewiesen sind.

Stufe 4: Kollaborativ

Teams in der kollaborativen Phase betrachten ihre Finanzsoftware nicht mehr als reines Finanzsystem. Die Finanzabteilung ist ein vertrauenswürdiger Berater für die Geschäftsbereiche im gesamten Unternehmen, und die Abteilungs- und Betriebsplanung nutzt die Systeme und Prozesse innerhalb Ihrer Finanztechnologie.

So erreichen Sie die letzte Stufe, die FP&A-Transformation:

• Dokumentieren Sie Ihre Prozesse so, dass Ihr Team und andere Teams sie verstehen, damit Ihre Prozesse und Datenintegrationen eine sichere Investition bleiben und Ihren ROI dokumentieren.
• Integrieren Sie Ihr Berichtswesen mit Finanztechnologie in die Besprechungen mit Ihren Führungskräften und Stakeholdern mit Hilfe von Dashboards oder Board Books, die die Daten und Schlüsselergebnisse anzeigen.
• Erstellen Sie Zukunftsprognosen, planen Sie Komponenten Ihres Unternehmens, die noch nicht vorhanden sind, und nutzen Sie die Vorteile der Szenariomodellierung, damit Sie nie von den Daten überrascht werden.

Stufe 5: FP&A-Umwandlung

Sie haben es geschafft - Sie haben die FP&A-Transformation erreicht! Diese Stufe bedeutet, dass Sie die Finanztechnologie vollständig in Ihre Funktion und Ihr Unternehmen integriert haben und sie zu einem wichtigen Instrument für die Entscheidungsfindung gemacht haben.

So fördern Sie weiterhin eine Kultur der Transformation:

• Bringen Sie Ihr Unternehmen mit einer klaren Strategie, die mit Plänen und Maßnahmen verbunden ist, weiter voran.
• Nutzen Sie datengestützte Erkenntnisse, die von Ihrer Finanztechnologie bereitgestellt werden, um Ihre Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Erklären Sie weiterhin den ROI Ihrer Lösungen und integrieren Sie diesen in Ihre Berichterstattungskadenz.

Nachdem wir nun die einzelnen Schritte durchlaufen haben, lassen Sie uns einen Blick auf reale Beispiele von Prophix-Kunden werfen, die die Phasen der Finanztransformation durchlaufen haben, um Superuser von Financial Planning & Analysis auf Prophix One, einer Financial Performance Platform, zu werden.

Wie ASRC Industrial sich auf die Reise zur finanziellen Transformation begab

ASRC Industrial hat seinen Hauptsitz in Tempe, AZ, und ist in allen 50 US-Bundesstaaten vertreten. Das Unternehmen hat 30 operative Gesellschaften.

Im Jahr 2020 befand sich ASRC in einem reaktiven Zustand. Das Unternehmen verfügte über 8 verschiedene ERP-Systeme, mehr als 600 Tabellenkalkulationen, mehr als 17.000 GL-Konten und benötigte eine Berichtsstruktur, die für ein Geschäftsvolumen von 1 Milliarde US-Dollar geeignet war. Die Excel-basierte Berichterstellung, Datenkonsolidierung und Zusammenarbeit stellte das Unternehmen jedoch vor Herausforderungen.

Da sie wussten, dass es einen besseren Weg gab, implementierten sie 2021 Prophix und wurden so in einen proaktiven Zustand versetzt. Jetzt konnte das Finanzteam Jahresabschlüsse und WIP-Pläne für das Unternehmen erstellen und die Hauptbuchdaten und Verträge in einer zentralen Version der Wahrheit konsolidieren.

Durch das Durchlaufen der einzelnen Phasen konnte ASRC Industrial mit Prophix neue Wege gehen und Anwendungen für die Auftragsplanung, die Personalplanung und die Investitionsplanung erkunden. Aber das ist noch nicht alles! Prophix ist für die Zusammenarbeit konzipiert, und ASRC hat dieses Potenzial erkannt. Bis 2023 erweiterte das Finanzteam die Berichtsfunktionen, trieb die Akzeptanz durch die Endbenutzer kontinuierlich voran und erweiterte seine Lizenzen auf 50 Benutzer, darunter Analysten, Buchhalter, Controller, C-Suite-Management und Betriebsleiter, um die Kultur der datengestützten Entscheidungsfindung zu fördern. Beeindruckend, oder?

Jetzt, im Jahr 2024 und darüber hinaus, strebt ASRC Industrial weiterhin nach einer Umgestaltung von FP&A. In diesem Jahr wird das Unternehmen die Finanzplanung und -analyse auf weitere Abteilungen außerhalb des Finanzbereichs ausdehnen, um PM-Auftragsprognosen, Sicherheitsanalysen und HR-Berichte zu untersuchen.

Wie USA Properties die FP&A-Transformation erreichte

USA Properties nutzt Prophix seit 2020, hat klein angefangen und ist dann skaliert, um mehr Abteilungen zusammenzubringen - mit anhaltendem Erfolg.

Vor Prophix hatte USA Properties eine Excel-basierte Finanzabteilung. Zum Beispiel mussten die Budgets für die Entwicklungsaufträge, die zwischen 15 und 25 Stellen umfassten, jeden Monat manuell aktualisiert werden. Das bedeutete, dass die Ist-Daten aus dem ERP-System übernommen, die Formeln aktualisiert und an mehr als 12 Personen zur Überprüfung weitergeleitet werden mussten. Dies nahm einen ganzen Monat in Anspruch und barg immer die Gefahr von Excel-Fehlern.

USA Properties wusste, dass es einen besseren Weg gab, und führte ein 8-wöchiges Pilotprojekt für die Budgets ihrer Entwicklungsaufträge in Prophix durch. Das Pilotprojekt umfasste:

• Erstellung einer Vorlage in Prophix Financial Planning & Analysis, die ihrer Excel-Vorlage ähnelt
• Verwaltung der Vorlage für die gleiche Benutzergruppe in der gleichen Häufigkeit wie die manuellen Prozesse
• Abschaffung der Arbeitsmappenverwaltung zur Vereinfachung der Nutzung
• Automatisierung der Dateneinspeisung aus dem ERP-System anstelle des Kopierens/Einfügens von Berichten für mehr Geschwindigkeit und Genauigkeit
• Eliminierung langwieriger Überprüfungszyklen oder Gatekeeping-Dateien, da alles in Prophix zugänglich war und nicht auf einzelnen Desktops oder Laufwerken gespeichert wurde

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt weitete USA Properties seine Initiative für weitere innovative Lösungen aus. Sie verlagerten die monatliche Vorhersage für die Immobilienverwaltung und das Jahresbudget des Unternehmens in Prophix. Auch die Pipeline, die Smartsheet-Projektzeitpläne und die Baubudgets wurden in Prophix integriert. Weitere Prozessverfeinerungen und die Automatisierung der Datenintegration, insbesondere mit HRMS, wurden integriert.

Da USA Properties weiter wächst und seine FP&A-Transformation skaliert, gibt es eine Menge von Verbesserungen, die von den Benutzern inspiriert wurden. Dazu gehören Verbesserungen in der Pipeline, 10-Jahres-Prognosen für das Unternehmen und Unternehmensberichte in Prophix. Das Momentum ist es, was ihre FP&A-Umstellung wachsen lässt.

Wie Sie mit Prophix One, einer Plattform für finanzielle Leistung, Ihre Finanzen umgestalten können

Prophix One wurde entwickelt, um die Prozesse im Büro des CFO zu vereinfachen und zu transformieren. Eine einzige Erfahrung, ein einziges Portal und eine einzige Version der Wahrheit - alles in einer Plattform - bedeutet, dass Ihre Schlüsselprozesse und -daten an einem einzigen Ort sind. Sie können klein anfangen, und die Plattform ist darauf ausgelegt, mit Ihnen zu wachsen und zu skalieren, während Sie Ihre Transformation vorantreiben.

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