Die 7 Todsünden der Budgetierung mit Tabellenkalkulationen

Jede Schwachstelle in Ihrem aktuellen Arbeitsablauf wiederholt sich in jedem Zyklus

In der heutigen Geschäftswelt besteht ein wachsender Bedarf an betrieblicher Effizienz, Skalierbarkeit und Ressourcenoptimierung. Betrachtet man die wichtigsten Finanzprozesse wie Budgetierung, Planung, Prognosen und Berichterstattung, so ist eine überwältigende Anzahl von Unternehmen weiterhin auf Tabellenkalkulationen angewiesen, um diese wichtigen Funktionen auszuführen.

Im Folgenden finden Sie die 7 Todsünden bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Budgetierung und Berichterstattung.

1. Kostspielig und ressourcenintensiv

• Erfordert einen hohen manuellen Aufwand, um Informationen zu verteilen, zu vergleichen und zu konsolidieren .
• Fehlen von automatisierten Prozessen wie automatische Unterschrift, Genehmigung und Erstellung von Berichten.
• Tabellenkalkulationen sind oft nicht für die Integration mit anderen Geschäftssystemen (z. B. HR, CRM und ERP) vorbereitet, was zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen führt, wenn Informationen in mehreren Systemen aktualisiert werden müssen.

2. Schwieriger Budgetierungsprozess

• Der Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung und nicht darauf, wie das Unternehmen seinen Budgetierungsprozess optimiert.
• Es ist schwierig, eine spezielle Vorlage für verschiedene Abteilungen zu erstellen und Daten aus verschiedenen Funktionen zu sammeln.
• Kommentare und Haushaltsvermerke werden übersehen.

3. Ineffektive Zusammenarbeit

• Wenn sich die Daten auf Hunderte von Tabellenblättern verteilen, ist es für die verschiedenen Abteilungen schwierig, bei der Zuweisung von Ressourcen zusammenzuarbeiten.
• Silo-Mentalität und -Ansatz schwächen die Zusammenarbeit bei der Budgeterstellung.
• Es ist problematisch, das Budget mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen, wenn die Daten schwer zugänglich sind.

4. Unzureichende Eigenverantwortung und Mehrbenutzerlösung

• Keine Leitfäden oder interaktiven Handbücher für die große Budgettabelle.
• Die Tabellenkalkulation ist keine Mehrbenutzerlösung. Sie bietet Herausforderungen in Bezug auf Zugriff, Kontrolle und Sicherheit.

5. Keine Datenbankstruktur oder Kommentarfunktion

• Es fehlt an mehrdimensionalen Daten. Das bedeutet, dass die Kalkulationstabelle keine Datenbankstruktur hat; sie ist eine flache Vorlage.
• Es ist nicht möglich, Notizen oder Kommentare hinzuzufügen (z. B. auf Einzelpostenebene), die automatisch in die Finanz- und Managementberichte übernommen werden.

6. Weniger Sicherheit und Kontrolle

• Probleme mit der Versionskontrolle und der lokalen Dateispeicherung.
• Keine Historie der von den Benutzern vorgenommenen Änderungen.
• Größeres Risiko für menschliches Versagen, z. B. das Zerstören von Verknüpfungen oder Ruten in einer Formel.
• Wenig Möglichkeiten zur Sicherheit.

7. Ungenaue Übersicht und mangelnde Kontrolle

• Kein umfassender Überblick über den laufenden Haushaltsprozess.
• Mehrere Versionen der Wahrheit über die finanzielle Leistung.
• Mangelnder Überblick und minimale Kontrolle führen dazu, dass Management und Stakeholder weniger Vertrauen in die Berichte haben.

Unabhängig davon, wie wichtig diese Funktionen sind, sind die Prozesse mühsam und erfordern Zusammenarbeit. Jede Schwäche in Ihrem derzeitigen Arbeitsablauf wiederholt sich in jedem Zyklus (z. B. bei der monatlichen Berichterstattung), und jede verschwendete Ressource vervielfacht sich mit der Zeit. Die 7 Todsünden zeigen also, dass Tabellenkalkulationen nicht dazu geeignet sind, die wichtigen geschäftskritischen Prozesse der Finanzabteilung auszuführen.