Die Entwicklung der Budgetierung (Teil 2): Prozesse und Technologien

Paul Sharman | Darren Griffith Branchenexperte Paul Sharman und Prophix-CFO Darren Griffith diskutieren die Entwicklung der Budgetierung.

In Teil 1 erläuterte Paul Sharman seine Ansichten darüber, wie sich der Zweck der Budgetierung verändert hat. In diesem Beitrag reflektieren Paul und Darren, wie sich der Budgetierungsprozess und die damit verbundenen Technologien weiterentwickelt haben.

Darren Griffith (DG): Während sich das Amt für Finanzen ständig weiterentwickelt, sind die grundlegenden Verfahren zur Erstellung und Verwaltung von Haushalten seit Jahrzehnten konstant geblieben. Die logische Schlussfolgerung daraus ist, dass die Verfahren weiterhin relevant sind. Was denken Sie darüber?

Paul Sharman (PS): Das ist in der Tat eine vernünftige Schlussfolgerung. Das Haushaltsverfahren ist über die Jahre hinweg so aufgebaut worden, dass es eine umfassende Reihe von Finanzprognosen für das folgende Jahr enthält. Die Projektionen umfassen Analysen der Einnahmen, der direkten Kosten, der Betriebskosten und der Gemeinkosten, der Ausgaben der Abteilungen, der Gewinne sowie der Anforderungen an die Bilanz und den Cashflow.

DG: Während dieses Prozesses spielt das Amt für Finanzen eine Schlüsselrolle. Das Spannende dabei ist, dass sich das Office of Finance immer mehr von einem Sammler von Daten aus dem gesamten Unternehmen zu einem Umwandler von Geschäftsmetriken und wichtigen Geschäftsfaktoren in genauere Budgets entwickelt. Tatsächlich haben die Kunden von Prophix ihre Rolle mit der eines Orchesterdirigenten verglichen. Glauben Sie, dass dies zutrifft?

PS: Das ist genau die Rolle, die das Office of Finance spielt. Und das gilt besonders, wenn Unternehmen wachsen - zum Beispiel durch die Ausweitung von Geschäftsbereichen, die Einführung weiterer Produkte und die Einrichtung von Niederlassungen an verschiedenen Standorten. Das gilt auch deshalb, weil die Technologien, die das Office of Finance unterstützen, die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen ermöglichen.

DG: Wie Sie sagen, entwickelt sich die Technologie, die ein wichtiger Katalysator für Prozessänderungen ist, selbst weiter. In den letzten Jahren hat sich die für das Finanzamt entwickelte Software in Bezug auf Rechengeschwindigkeit, Kapazität, Zuverlässigkeit und Sicherheit erheblich verbessert. Das Ergebnis ist: Excel, das einstige bevorzugte Tool für Finanzfachleute, steht wieder auf dem Prüfstand. Ihre Meinung?

PS: Finanzfachleute suchen ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Budgetierungsprozesse. Die Budgetierung war zwar zunächst ein sehr manueller Prozess, aber sobald Technologien zur Verbesserung der Effizienz aufkamen, begannen die Finanzfachleute, diese zu übernehmen. In den 70er und 80er Jahren waren beispielsweise VisiCalc und Lotus 123 weit verbreitet. Als dann in den 90er Jahren elektronische Tabellenkalkulationen verfügbar wurden, begannen die Finanzfachleute, Excel zu verwenden.

In Zukunft wird der Budgetierungsprozess im Wesentlichen derselbe bleiben - und natürlich viel effizienter werden -, solange Budgets für die Unternehmensplanung und die Kontroll- und Berichterstattungsanforderungen relevant bleiben. Ihr Argument ist jedoch sehr treffend. In der Praxis nutzen Finanzfachleute auf der ganzen Welt immer leistungsfähigere Softwaretools, um den Prozess besser zu steuern.

Aufgrund der gestiegenen Erwartungen, die an sie gestellt werden, setzen Finanzfachleute außerdem in großem Umfang Technologien ein, die ihnen helfen, ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig Informationen aus verschiedenen Quellen zu integrieren, die weit über das Hauptbuch hinausgehen. Diese technologischen Fortschritte ermöglichen es Finanzfachleuten, zeitraubende und mühsame Aufgaben zu automatisieren. Das bedeutet, dass das Sammeln, Berechnen, Analysieren und Übermitteln von Daten in einem Bruchteil der Zeit erfolgt, die früher dafür benötigt wurde.

DG: Das ist ein großartiges Beispiel dafür, wie die Technologie die Grenzen der Budgetierung verschoben hat - was dazu geführt hat, dass sich der Budgetierungsprozess selbst zu etwas entwickelt hat, das vorher unvorstellbar war.

PS: Ganz genau. In der Tat ist ein neues Budgetierungssystem entstanden - ein integriertes Finanzplanungssystem (IFP). Dieses System ermöglicht es Finanzfachleuten, Daten aus operativen Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement/Vertrieb, Auftragsabwicklung, Personalverwaltung und Hauptbuchhaltung zu nutzen, um geschäftsrelevante Informationen zu erfassen, die für die Erstellung von Budgets unerlässlich sind. Ein IFP-System ermöglicht auch die Automatisierung von zeitnahen Prognosen und Was-wäre-wenn-Analysen.

Dies ist die Zukunft der Budgetierung; das Spannende daran ist, dass diese Zukunft bereits heute existiert. Darüber hinaus entwickeln Finanzfachleute durch die Einführung moderner Automatisierungstechnologien den Budgetierungsprozess aktiv zum Besseren.

In den nächsten Blogs werden Darren und Paul weiter darüber nachdenken, wie sich die Budgetierung entwickelt hat.