Ein vollständiger Monatsabschlussprozess für FP&A-Teams im Jahr 2024

Nur wenige Finanzprozesse sind so häufig und arbeitsintensiv wie der Monatsabschluss.

Auch wenn es verlockend sein mag, mit Schätzungen Zeit zu sparen, schafft ein genauer Monatsabschluss die Grundlage für gesunde Finanzen. Dies wiederum gibt den Führungskräften die Informationen, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Ohne einen soliden Monatsabschluss könnte Ihr Unternehmen seine Einnahmen überschätzen und gleichzeitig die Auswirkungen seiner Ausgaben unterschätzen.

Hier erfahren Sie, wie Sie diesen wichtigen Prozess in den Griff bekommen können.

Was ist ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss - oder derAbschluss der Bücher - ist ein Finanzprozess, bei dem die Finanz- und Buchhaltungsteams alle Transaktionen eines Unternehmens für den Monat durchgehen, um genaue Zahlen für alle Konten zum letzten Tag des jeweiligen 30- oder 31-Tage-Zeitraums zu erhalten. Auf diese Weise können sich die Führungskräfte im gesamten Unternehmen ein genaues Bild davon machen, wie viel ausgegeben wurde, wie viel eingenommen wurde und wie nahe das Unternehmen an seinen Prognosen ist.

Dies kann aus mehreren Gründen ein langwieriger und schwieriger Prozess sein:

• Die Daten müssen aus mehreren Abteilungen und Datenquellen zusammengetragen werden.
• Die meisten Unternehmen erledigen den größten Teil der Arbeit immer noch manuell.
• Die Menge der Daten kann schwer zu handhaben sein.
• In größeren Unternehmen kann die Analyse und Abstimmung widersprüchlicher Datensätze sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Doch trotz dieser Probleme - und darüber hinaus - ist der Monatsabschluss ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen.

Warum ist der Monatsabschluss so wichtig?

Obwohl der Monatsabschlussprozess langwierig sein kann, bringt er eine Reihe von Vorteilen mit sich, die den Aufwand mehr als wert sind

• Er ist der beste Weg, um genaue Kontoauszüge zu erhalten: Ohne den Monatsabschluss werden die Kontoauszüge unregelmäßig aktualisiert, was bedeutet, dass es schwierig ist, festzustellen, wann sie korrekt sind und wann sie in größerem Umfang aktualisiert werden müssen.
• Ungenaue Ausgaben können sich auf Ihr Endergebnis auswirken: Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Abteilung, und die einzige Information, die Sie über Ihre Ausgaben des Vormonats haben, ist eine Schätzung, die um 15 % abweicht. Wenn Sie Ihr Budget auf der Grundlage dieser Schätzung ausgeben, könnte es passieren, dass Sie versehentlich zu viel Geld ausgeben.
• Es spart Zeit für jeden anderen Finanzprozess: Wie viele Ihrer Finanzprozesse hängen von genauen Kontoständen und Ausgabenberichten ab? Wenn Sie Ihre Bücher regelmäßig korrekt abschließen, verschaffen Sie sich einen Zeitvorsprung bei anderen Prozessen wie der Finanzkonsolidierung und dem Jahresendabschluss.
• Es hilft, Prüfungen zu rationalisieren: Prüfungen sind zeitaufwändig und können wichtige Projekte zum Stillstand bringen, da Ressourcen neu priorisiert werden müssen. Je mehr Schätzungen die Prüfer zu bearbeiten haben, desto langsamer wird der Prozess. Mit regelmäßigen Monatsabschlüssen können Sie allen Beteiligten Zeit und Mühe ersparen.
• Es hilft, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen: Der beste Weg, etwas zu verbessern, ist zu wissen, dass es verbessert werden muss. Je genauer Ihr Monatsabschluss ist, desto größer sind Ihre Chancen, potenzielle Probleme zu erkennen und die richtige Lösung zu finden.

Wie wird ein Monatsabschluss durchgeführt?

Der Monatsabschluss ist ein wichtiger Finanzvorgang, der mehrere Schritte umfasst. Dazu gehören die Abstimmung von Konten, die Überprüfung von Transaktionen, die Anpassung von Buchungen, die Erstellung von Abschlüssen und die Analyse der Leistung. Dieser Prozess ist wichtig, um eine genaue und zeitnahe Finanzberichterstattung zu gewährleisten, und wird in der Regel von FP&A-Teams durchgeführt.

Einen detaillierten Schritt-für-Schritt-Prozess für den Monatsabschluss werden wir später in diesem Leitfaden behandeln. Lassen Sie uns zunächst alle Finanzdaten durchgehen, die Sie für diesen Prozess analysieren müssen.

Welche Finanzdaten benötigt die Buchhaltung oder das FP&A-Team?

Das Ziel des Monatsabschlusses ist es, die eingehenden Einnahmen, die ausgehenden Ausgaben und sogar den Status wichtiger Vermögenswerte zu überprüfen. Die folgenden Informationen müssen Sie bei jedem Monatsabschluss analysieren.

• Gesamteinnahmen: Eine der wichtigsten Informationen für den Monatsabschluss ist die Höhe der Einnahmen, die das Unternehmen erzielt hat. Sie müssen alle Konten überprüfen, die Einnahmen einbringen, weshalb dies sehr zeitaufwändig sein kann.
• Ausgabenkonten: Um die besten Finanzentscheidungen treffen zu können, ist es wichtig, genau zu wissen, wie viel Geld Ihr Unternehmen monatlich ausgibt. Alle Aufwandskonten werden in der Regel während des Monatsabschlusses überprüft.
• Rechnungsabgrenzungsposten und Vorauszahlungen: Wenn Ihre Organisation nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung arbeitet, werden im Rahmen des Monatsabschlusses alle Transaktionen überprüft , bevor tatsächlich Geld ein- oder ausgezahlt wird.
• Bankkontoinformationen: Haben alle Personen, die Zugang zu diesen Informationen benötigen, auch Zugang zu ihnen? Sind alle Bankkonten Ihrer Organisation notwendig oder können einige konsolidiert werden? Eine regelmäßige Überprüfung dieser Informationen kann zu Kosteneinsparungen und besseren Prozessen für die Organisation führen.
• Inventar: Viele Unternehmen nehmen den Monatsabschluss zum Anlass, um auch ihren Bestand zu überprüfen. Wenn Sie mit physischen Produkten handeln, kann eine genaue Aufzeichnung des monatlichen Bestands zu einem besseren Verständnis der finanziellen Situation des Unternehmens führen.
• Gesamtbetrag der Portokasse: Es ist allzu leicht, im Laufe der Zeit den Überblick über die Portokasse zu verlieren. Sie können dies vermeiden, indem Sie Ihre Portokassentransaktionen im Rahmen des Monatsabschlusses überprüfen.
• Anlagevermögen gesamt: Eine genaue Aufzeichnung Ihrer Vermögenswerte und ihres Wertes ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie dies zum Bestandteil Ihres Monatsabschlusses machen, sind alle Personen, die für Entscheidungen über den Erwerb, die Auflösung oder die Übertragung von Vermögenswerten verantwortlich sind, mit den neuesten Informationen ausgestattet.
• Hauptbuch und Jahresabschlüsse: Im Rahmen des Monatsabschlusses werden in der Regel nahezu alle verfügbaren Finanzdokumente, einschließlich der Auszüge und Hauptbücher, geprüft.

Da Sie nun wissen, was Sie im Rahmen Ihres Monatsabschlusses prüfen müssen, gehen wir nun darauf ein, wie dies geschieht.

10 Schritte für den perfekten Monatsabschluss

Sind Sie bereit für den Start Ihres Monatsabschlusses? Wir haben eine praktische 10-Schritte-Checkliste für Sie zusammengestellt, die Ihnen den Rücken freihält.

1. Beginnen Sie mit der Datenerfassung und -vorbereitung
   Stellen Sie zunächst alle wichtigen Daten zusammen, z. B. die Ausgaben des letzten Monats und die Geldeingänge, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Versicherungen, Kreditzinsen, Lieferantenzahlungen, Einnahmen und Kapitalerträge. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Gutschriften und Belastungen korrekt buchen und alle Umsätze des Vormonats in Rechnung stellen.
2. Überprüfen Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung
   Vergleichen Sie Ihr Kreditorenbuch mit Ihrem Fälligkeitsbericht. Dies ist ein idealer Zeitpunkt, um Diskrepanzen zu erkennen, ausstehende Rechnungen einzugeben und entsprechende Journalbuchungen vorzunehmen.
3. Überprüfen Sie Ihre Debitorenbuchhaltung
   Überprüfen Sie die im letzten Monat versendeten Rechnungen und achten Sie dabei auf doppelte oder falsche Rechnungen. Vergewissern Sie sich auch, dass Ihre Kunden ihre Rechnungen beglichen haben, und gleichen Sie diese Zahlungen mit Ihren Hauptbuchsalden ab. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Kundenbeziehungen zu verbessern und genaue Finanzberichte zu gewährleisten.
4. Führen Sie Kontoabstimmungen durch
   . Nach der Aktualisierung Ihrer Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung stimmen Sie Ihre Bank- und Kredittransaktionen mit Ihrem Hauptbuch ab. Stellen Sie eventuelle Unstimmigkeiten fest und berichtigen Sie übersehene oder fehlerhafte Transaktionen, indem Sie die erforderlichen Journaleinträge vornehmen.
5. Bargeld abgleichen
   Portokassentransaktionen werden oft vernachlässigt, wenn sie nicht sorgfältig aufgezeichnet werden. Der Monatsabschluss bietet die perfekte Gelegenheit, Einzahlungen und Quittungen abzugleichen und zu überprüfen, ob der Kassenbestand Ihren Erwartungen entspricht. Vergessen Sie nicht, alle durchlaufenden Barmittel zu erfassen.
6. Abgleich von Inventar und Anlagevermögen
   Bewerten Sie gegebenenfalls Ihren aktuellen Bestand und die Anzahl der im vergangenen Monat verkauften Produkte und stellen Sie sicher, dass diese mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmen. Der Bestandsabgleich kann dazu beitragen, die Lagerhaltung zu verwalten, die Verkäufe des nächsten Monats zu antizipieren und zusätzliche bestandsbezogene Ausgaben zu decken.
7. Abgleich von Gehaltsabrechnung und Betriebskosten
   Stimmen Sie Ihr Gehaltskonto mit Ihrer Gehaltsabrechnung ab, die auch Boni, Provisionen und andere Leistungen enthält. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Gehaltsabrechnungen im richtigen Hauptbuch verbucht sind und dass Sie die erforderlichen Lohnsteuern und gesetzlichen Abzüge gezahlt haben. Zu den Betriebsausgaben gehören Forschung und Entwicklung, Marketing, Bürobedarf und vieles mehr. Stimmen Sie diese ab, indem Sie Ihre monatlichen Ausgaben überprüfen, eine Kostenabrechnung erstellen und diese in das entsprechende Hauptbuch buchen.
8. FührenSie vorläufige und ASC 606-Prüfungen durch
   Prüfen Sie die Daten im Zusammenhang mit Ihrer Einkommensanrechnung und Ihren Provisionen, unabhängig davon, ob sie manuell eingegeben oder computergeneriert wurden. Vergewissern Sie sich, dass die Daten korrekt sind, und überprüfen Sie sie gemeinsam mit Ihrem Team auf Konsistenz und Klarheit in allen Berichten.
9. Führen Sie Abweichungsanalysen und Anpassungen durch
   Mit Hilfe von Abweichungsanalysen können Sie Ihre monatlichen und vierteljährlichen Ergebnisse am Ende jeder Periode überprüfen und sehen, wie sie mit den Wachstumszielen des Unternehmens übereinstimmen. Durch rechtzeitige Anpassungen können Sie verhindern, dass kleinere Probleme im Laufe der Zeit eskalieren.
10. Erstellen Sie Ihre Jahresabschlüsse und Berichte
    

    Nach der Abstimmung aller Konten, der Überprüfung der Ergebnisse und der Behebung von Fehlern ist es an der Zeit, die Jahresabschlüsse und den Monatsabschlussbericht zu erstellen.

Bewährte Praktiken für den Monatsabschlussprozess

Der Monatsabschluss ist ein umfangreicher Prozess, der allen Beteiligten Monat für Monat ein genaues Bild von der finanziellen Situation des Unternehmens vermitteln soll. Mit den folgenden Best Practices können Sie jedoch den Zeit- und Ressourcenaufwand für diesen Prozess verringern und gleichzeitig die Qualität der Berichte verbessern, die Sie erhalten.

Führen Sie Teamsitzungen vor und nach dem Monatsabschluss durch

Wenn Sie Ihren Monatsabschluss mit einem Team durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Besprechen Sie die Zuständigkeiten aller Beteiligten, gehen Sie den gesamten Prozess Schritt für Schritt durch und besprechen Sie alle Probleme, die während des letzten Abschlusses aufgetreten sein könnten. Es empfiehlt sich, dies zu tun, bevor Sie mit dem Monatsabschluss beginnen, unabhängig davon, ob dieser ein paar Tage oder eine ganze Woche zurückliegt.

Während bei der Besprechung vor dem Abschluss alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, bevor die eigentliche Arbeit beginnt, können Sie bei der Besprechung nach dem Abschluss alle aufgetretenen Probleme besprechen oder die Dinge hervorheben, die wirklich gut gelaufen sind.

Aufbau von Beziehungen zu Budgetverantwortlichen und Kontoinhabern in der gesamten Organisation

Wenn Ihre Buchhaltungs- und Finanzteams in Silos arbeiten, können sie möglicherweise entscheidende Details übersehen, die das Ergebnis Ihres Monatsabschlusses völlig ungenau machen könnten. Zwar sollten standardisierte Prozesse alle notwendigen Informationen an die mit dem Abschluss befassten Teams weiterleiten, doch in der Praxis ist dies nicht immer der Fall.

Der Aufbau von Beziehungen zu Budgetverantwortlichen und Kontoinhabern kann Ihnen Zugang zu einigen dieser Daten verschaffen, die sonst verloren gehen würden. Außerdem werden Sie möglicherweise vorzeitig über große Einkäufe, Umsatzrückgänge und andere Faktoren informiert, die sich auf Ihren Abschluss auswirken könnten, bevor sie offiziell sind.

Frühzeitig beginnen: organisiert und effizient sein

Eine der besten Möglichkeiten, bei Ihrem Monatsabschluss Zeit zu sparen, besteht darin, Ineffizienzen in anderen Finanzprozessen zu beseitigen. Ganz gleich, ob es sich dabei um die Debitorenbuchhaltung, die Genehmigung von Budgets oder sogar um Ihre Buchhaltungssoftware handelt - alle Verbesserungen, die Sie vornehmen, werden sich am Ende des Monats auszahlen.

Sie sollten auch alles tun, um die Organisation der Buchhaltungs- und Finanzteams lange vor dem Monatsabschluss aufrechtzuerhalten. Gibt es Aspekte ihrer Arbeit, die sich negativ auf ihre Produktivität auswirken? Wie können Sie ihnen helfen, effizient zu bleiben?

Automatisierung der Buchhaltung, wo immer möglich

Der Monatsabschluss kann einer der arbeitsintensivsten Finanzprozesse überhaupt sein, da er von der Überprüfung so vieler Transaktionen abhängt. Deshalb sollte die Automatisierung eines Großteils dieser Arbeit Ihre oberste Priorität sein.

Mit der richtigen Plattform können Sie stunden- oder sogar tagelange manuelle Arbeit vermeiden. Sie können das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler verringern und Ihren Monatsabschluss in einen reibungslosen, sicheren Prozess verwandeln, der nur ein oder zwei Tage dauert.

Häufige Herausforderungen im Monatsabschlussprozess

Der Monatsabschluss kann, wie viele andere wichtige Prozesse in Ihrem Unternehmen, eine Herausforderung darstellen. Doch mit der richtigen Einstellung, den richtigen Werkzeugen und ein wenig Know-how können Sie diese nicht nur umgehen, sondern auch beseitigen.

Ungenaue oder unvollständige Daten

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr Daten benötigen Sie für den Monatsabschlussprozess. Diese Daten können aus Dutzenden von verschiedenen Quellen stammen, von proprietären Tools über Tabellenkalkulationen bis hin zu manuell eingegebenen Rechnungen. Ihr Team muss oft nach fehlenden Daten suchen, zweifelhafte Zahlen doppelt überprüfen und sich an die betroffenen Abteilungen wenden.

Mangelnde Standardisierung

Sie können nicht davon ausgehen, dass die Handhabung von Währungen, die Ausführung gängiger Prozesse oder sogar die Erfassung von Einnahmen standardisiert sind. Möglicherweise muss Ihr Team einen Weg finden, um unterschiedliche Daten und Prozesse zusammenzuführen.

Undefinierte Prozesse und Aufgabenmanagement

Der Monatsabschluss kann ein wichtiger, wiederkehrender Prozess sein, aber in manchen Unternehmen ist er nur ein verrückter Wettlauf zum Ende. Jeder versucht, die Dinge so schnell wie möglich zu erledigen und dabei so wenige Fehler wie möglich zu machen, und dann werden die Bücher bis zum nächsten Monat geschlossen. Finanzteams erben oft diese Art von Prozessen, und sie in etwas zu verwandeln, das nahtloser funktioniert, kann sich wie ein großes Unterfangen anfühlen.

Unstimmigkeiten zwischen Zahlen

Der finanzielle Abgleich - die Überprüfung von Transaktionen zur Beseitigung von Unstimmigkeiten - ist ein wichtiger Bestandteil des Monatsabschlusses. Denn wenn Sie Daten aus so vielen Quellen und Abteilungen erhalten, sind widersprüchliche Zahlen vorprogrammiert. Ihre Teams müssen diesen Zahlen nachgehen, um den Dingen auf den Grund zu gehen.

Schlechte Kommunikation

Auch wenn die Kommunikation zwischen den Abteilungen nicht mehr so schwierig ist wie früher, als man in einen anderen Teil des Gebäudes gehen musste, um einen Direktor persönlich zu sprechen, kann sie immer noch schwierig sein. E-Mails können unbeantwortet bleiben, und Zoom-Anrufe lassen sich nur schwer planen. Die Beantwortung wichtiger Fragen kann sich als ebenso schwierig erweisen wie das Sammeln von Daten, die Sie für Ihre Fragen benötigen.

Verzögerungen aufgrund von Fehlern, Anpassungen oder Neuklassifizierungen

Der Monatsabschluss ist zeitkritisch, aber die Daten, die dafür gesammelt werden müssen, kommen nicht immer rechtzeitig. Verzögerungen können zu einer unglücklichen "Eile mit Weile"-Situation führen, in der Ihr Team frenetisch daran arbeitet, so viele Bücher wie möglich abzuschließen, nur damit ein Konto liegen bleibt, während es auf die relevanten Zahlen wartet.

FAQs zum Monatsabschlussprozess

Hier finden Sie einige der häufigsten Fragen, die Finanzleiter zum Monatsabschluss stellen.

Wie lange dauert der Abschluss der Bücher?

Wie lange der Abschluss tatsächlich dauert, hängt von den abzuschließenden Konten, der Größe Ihres Unternehmens und der Größe Ihres Teams ab. Im Allgemeinen sollte der Monatsabschluss jedoch nicht länger als 10 Tage dauern.

Wie kann ich meine Bücher schneller abschließen?

Der beste Weg, die Bücher schneller abzuschließen, sind die richtigen Werkzeuge. Sie können zwar immer versuchen, Wege zu finden, die Ihrem Team helfen, schneller zu arbeiten, aber der Einsatz von Software, die den Prozess so weit wie möglich automatisiert, ohne die Genauigkeit zu beeinträchtigen, ist unerlässlich.

Was ist die richtige Reihenfolge für den Rechnungsabschluss?

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Konten für den Monatsabschluss priorisieren sollten:

1. Abschluss von Ertragskonten.
2. Abschluss von Aufwandskonten.
3. Abschluss von Konten der Einnahmenübersicht.
4. Schließen von Konten für Dividenden oder Entnahmen.

Welche Berichte sollte ich am Monatsende erstellen?

Zwar hat jede Organisation ihre eigenen Anforderungen an Monatsberichte, doch hier sind einige der gängigsten Optionen aufgeführt:

• Gewinn- und Verlustrechnungen
• Bilanzen
• Kapitalflussrechnungen
• Fälligkeitsbericht für Forderungen
• Fälligkeitsbericht für Verbindlichkeiten
• Bericht über das Inventar
• Bericht Budget vs. Ist-Zustand
• Bericht über Steuerverbindlichkeiten

Schlussfolgerung: Mit Finanzsoftware die Bücher schneller abschließen

DerMonatsabschluss ist für viele Unternehmen ein mühsamer Prozess, aber das muss nicht sein. Mit der richtigen Plattform können Sie stundenlange manuelle Arbeit vermeiden, die durch menschliche Fehler verursachten Risiken reduzieren und sogar Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Prozesses finden.

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