Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie Sie haushalten, zu überdenken

Intelligentere, schnellere und präzisere Budgetierung

Der gefährlichste Satz in der englischen Sprache lautet: "Das haben wir schon immer so gemacht" Wir hören dieses Sprichwort oft in der Wirtschaft, genauer gesagt im Amt für Finanzen. Die Konteradmiralin der Navy und amerikanische Informatikerin Grace Hopper hat dieses Zitat berühmt widerlegt. Sie begann ihre Karriere zu einer Zeit, als Frauen noch nicht als Informatikerinnen anerkannt waren, obwohl sie einige der ersten Computer, darunter den Mark 1, entwickelt hatte. Sie war auch eine der ersten Befürworterinnen der Entwicklung einer dem Englischen ähnlichen Programmiersprache, damit die Menschen das Programmieren leicht verstehen konnten. Zusätzlich zu ihren bahnbrechenden technologischen Beiträgen war sie auch eine Mentorin und Inspiration für die jungen Menschen, die sie unterrichtete und ausbildete. Sie arbeitete unermüdlich daran, ihre Schüler über die Gefahr aufzuklären, zu glauben, dass "wir es schon immer so gemacht haben" Grace Hopper sollte den Führungskräften als Inspiration dienen, denn um Organisationen voranzubringen, ist es notwendig, den Status quo in Frage zu stellen. Wenn man sich auf Veränderungen einlässt und mit dem, was man immer getan hat, Schluss macht, kann man aus Nachzüglern Führungspersönlichkeiten machen, die den Wandel vorantreiben.

Erkennen der Notwendigkeit von Veränderungen im Amt für Finanzen

Das Finanzteam ist stets überlastet und wird in vielen Fällen nicht ausreichend gewürdigt. Es arbeitet fleißig daran, jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr die gleichen, sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen. Obwohl die Arbeit mühsam ist, werden die Aufgaben erledigt, und das Finanzteam ist beharrlich. Bis etwas Außergewöhnliches passiert... wie die Finanzkrise 2008/9 oder in jüngerer Zeit die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020, die zu einer drastischen Störung der Märkte führte. Nachdem sie den größten Teil des Jahres 2020 damit verbracht hatten, Finanzpläne zu improvisieren, erkannten die CFOs die Notwendigkeit "echter" Budgets, die die Ressourcen mit der Strategie in Einklang bringen würden. Viele Finanzverantwortliche erkannten jedoch, dass die traditionellen Budgetierungsverfahren für die anstehenden Aufgaben nicht mehr geeignet waren. Viele Unternehmen stellten fest, dass sie bei der Entwicklung von Budgets in Anbetracht der anhaltenden Unsicherheit schneller und präziser vorgehen müssen.

Umgestaltung der Budgetierung mit Technologie

Auch wenn ein "perfektes" Budget nicht machbar ist - es ist durchaus möglich, den Budgetzyklus mit Hilfe von Technologie zu erleichtern und zu rationalisieren. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage haben wir festgestellt, dass:

• 79 % der Finanzteams sind mit ihrem derzeitigen Budgetierungstool unzufrieden
• 70 % der Finanzfachleute verlassen sich bei der Budgetierung immer noch auf manuelle Prozesse und unzusammenhängende Excel-Tabellen
• 40 % der Finanzleiter benötigen 90 Tage oder länger, um ihr Budget zu erstellen

Angesichts der Ungewissheit müssen Unternehmen nicht nur ihre Budgetierung verbessern, sondern auch die Genauigkeit und Häufigkeit von Prognosen und Szenarienplanung. Hier kommt die Technologie ins Spiel. Mit traditionellen Methoden und unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen lassen sich fortschrittliche Buchhaltungstechniken nicht durchführen. Diese Prozesse erfordern ein speziell entwickeltes Planungstool, das Finanzdaten zur Unterstützung der Budgetierung zentralisiert.

Corporate Performance Management für die Budgetierung

Wie kann CPM-Software also Ihre Budgetierungsprozesse verändern?

1. Nutzen Sie Cloud-basierte Software für Budgetierung und Planung

Viele CPM-Anbieter bieten cloudbasierte FP&A-Plattformen an, die ohne Unterstützung durch Ihre IT-Abteilung implementiert werden können. Mit einer Cloud-basierten CPM-Lösung können Teammitglieder sicher auf Budgetvorlagen zugreifen, egal wo sie gerade arbeiten - ideal für Remote- und hybride Arbeitsvereinbarungen. Mitarbeiter können in Echtzeit Aktualisierungen am Budget vornehmen, die sofort in die dem Budget zugrunde liegenden Datenquellen übernommen werden. Die Finanzabteilung kann auf einfache Weise leistungsstarke Analysen durchführen und Daten verbreiten (z. B. unter Verwendung historischer Daten wie Saisonalität), wodurch Tabellenkalkulationen und Datenimporte überflüssig werden. Ein weiterer Vorteil von Cloud-basiertem CPM ist die Möglichkeit, auf eine frühere Budgetversion zurückzugreifen, da frühere Versionen in der Cloud gespeichert sind.

2. Rationalisierung der Budgetierung mit Workflows und Genehmigungen

CPM-Software automatisiert und rationalisiert die mühsamen Aufgaben im Zusammenhang mit der Budgetierung. Sie können Ihre Budgeteinreichungen und -überprüfungen mit Workflows automatisieren und Engpässe beseitigen, indem Sie ein klares Bild davon bekommen, was im Planungsprozess noch zu tun ist.

3. Einführung fortgeschrittener Budgetierungstechniken

Bei einem Top-Down-Ansatz zur Budgetierung muss die Unternehmensleitung ein Budget auf höchster Ebene für die gesamte Organisation erstellen. Bei einem Bottom-up-Ansatz hingegen müssen die Manager ein Budget erstellen und es dann zur Genehmigung weiterleiten. Bei der Zero-Based-Budgetierung entfällt der zeitaufwändige Charakter von Top-Down- und Bottom-Up-Ansätzen, während gleichzeitig ein höherer Detaillierungsgrad berücksichtigt wird. Viele Finanzverantwortliche halten die Zero-Based-Budgetierung für mühsam, weil sie die Ausgaben für jede Budgetperiode begründen müssen. CPM-Software kann viele der Schwierigkeiten beseitigen, die mit der Zero-Based-Budgetierung verbunden sind, und ermöglicht es Unternehmen, einen fundierteren Ansatz für ihre Ausgaben zu wählen. Durch die Vereinfachung der Dateneingabe und die Straffung des Genehmigungsprozesses kann die CPM-Software die Einführung fortschrittlicherer Budgetierungstechniken durch die Finanzabteilung unterstützen.

4. Ausweitung der Planungsautomatisierung auf alle Mitwirkenden

Eine der Herausforderungen bei der Einführung neuer Technologien besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf die Software zugreifen und sie verstehen können. Einige CPM-Anbieter bieten proprietäre (webbasierte) Benutzeroberflächen an, die die Berichterstellung und Budgetierung vereinfachen sollen. Andere verwenden Microsoft Excel als Front-End ihrer Software und bieten CPM-Funktionen als Add-ons an. Prophix verfolgt einen hybriden Ansatz mit einer webbasierten Oberfläche, die für Finanzanwender optimiert ist, und einer Excel-Oberfläche für gelegentliche Budgetverantwortliche (z. B. Vertrieb und Marketing). Unabhängig davon, welche Schnittstelle Sie bevorzugen, können Sie mit einem hybriden Ansatz die Vorteile der zentralisierten Daten und der Automatisierungsfunktionen der CPM-Software nutzen, um die Art und Weise, wie Sie budgetieren, zu verändern.

5. Automatisieren Sie die Budgetierung mit künstlicher Intelligenz (KI)

• Einblicke generieren mit Robotic Process Automation (RPA) Robotic Process Automation (RPA) ist ein technischer Begriff, der einen grundlegenden Prozess beschreibt - die Automatisierung von manuellen Aufgaben. Unsere Umfrage hat gezeigt, dass FP&A-Teams mehr als 40 % ihrer Zeit mit manuellen Aufgaben von geringem Wert verbringen, z. B. mit der Generierung von Erkenntnissen, dem Schreiben von Berichtstexten und der Verteilung von Berichten. Mit RPA können Sie diese Aufgaben automatisieren und so mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnen.
• Schnelleres Erstellen von Basisbudgets und Prognosen mit Predictive Analytics Seit einigen Jahren werden statistische Modellierung, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) immer beliebter. Mit diesen fortschrittlichen Funktionen können große Mengen unstrukturierter Daten auf einer sehr detaillierten Ebene analysiert werden. VieleAnbieter integrieren diese Funktionen nun in ihre CPM-Software als natürliche Erweiterung der Budgetierung und Planung. Künstliche Intelligenz macht die Budgetierung jeden Tag automatischer und intelligenter.

FP&A befähigen

FP&A-Teams stehen unter erheblichem Druck, sich angesichts der Unsicherheiten anzupassen und weiterzuentwickeln. Es ist nicht mehr möglich, sich dem Wandel zu widersetzen, indem man sagt: "Das haben wir schon immer so gemacht" Die Einführung einer Corporate Performance Management (CPM)-Lösung wird Sie in die Lage versetzen, intelligenter, schneller und genauer zu budgetieren. Dadurch werden Sie zu einem echten strategischen Partner für das Unternehmen, der die Entscheidungsfindung unterstützt und den Erfolg fördert.