Excel-basierte FP&A-Plattformen im Vergleich zu integrierter Software für finanzielle Leistung

Wenn es um die Verbesserung Ihrer finanzplanung und -analyse (FP&A) fähigkeiten geht, stehen die meisten Teams vor einem bekannten Scheideweg: Bleiben Sie bei einer Excel-basierten Lösung, die Ihnen vertraut ist, oder wechseln Sie zu einer integrierten Finanzleistungsplattform die ein breiteres Spektrum an Tools und Automatisierung bietet.

Eine Excel-basierte FP&A-Plattform verwendet Microsoft Excel als Grundlage. Sie spiegelt die Excel-Oberfläche wider, die die Finanzteams kennen und der sie vertrauen, und bettet native Formeln, Tabellenkalkulationen und visuelle Darstellungen oft direkt in die Software ein. Diese Tools können Datenquellen verbinden, Berichte erstellen und Arbeitsabläufe automatisieren, aber Excel bleibt das Herzstück.

Eine integrierte Plattform für die Finanzleistung hingegen wird unabhängig von Excel. Sie zentralisiert Ihre Daten, automatisiert Planungs-, Berichts- und Prognoseaufgaben und bietet eine speziell auf die Bedürfnisse von Finanzanwendern zugeschnittene Lösung. Mit Lösungen wie Prophix One müssen Sie Excel nicht ganz aufgeben. Sie können weiterhin auf Daten zugreifen über Microsoft 365-Integrationensie erhalten jedoch eine moderne, skalierbare Umgebung, die speziell für die Leistung entwickelt wurde.

Der Unterschied? Excel-basierte Plattformen reproduzieren das Aussehen und die Arbeitsweise von Tabellenkalkulationen. Integrierte Plattformen stellen den gesamten Prozess neu dar.

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Vertrautheit vs. Flexibilität

Excel-basierte FP&A-Software ist für Teams interessant, die schnell arbeiten wollen, ohne auf eine vertraute Oberfläche verzichten zu müssen. Diese Tools setzen die FP&A-Funktionen auf Excel auf, so dass die Finanzteams in einer Umgebung modellieren und planen können, die sie bereits kennen. Diese Vertrautheit kann die Zeit bis zur Wertschöpfung beschleunigen besonders für kleineren Teams beschleunigen, doch geht dies oft auf Kosten der langfristigen Flexibilität. Wenn sich die Planungsanforderungen weiterentwickeln, können Excel-basierte Plattformen schwieriger zu steuern und zu skalieren sein und sind zunehmend von manuellen Prozessen abhängig.

Integrierte Finanzplattformen bieten einen flexibleren Weg in die Zukunft. Sie erfordern zwar eine gewisse Einarbeitung, bieten aber eine zentralisierte Struktur, die Probleme mit der Versionierung reduziert und konsistente Arbeitsabläufe in allen Teams unterstützt. Lösungen wie Prophix One schaffen ein Gleichgewicht: Sie können schnell mit einer FP&A-Lösung beginnen, über das Microsoft-Add-in auf Ihre Daten in Excel zugreifen und neue Anwendungsfälle erschließen, ohne von vorne beginnen zu müssen. Es handelt sich nicht um eine schnelle Lösung, sondern um eine zukunftssichere Grundlage.

Struktur und Skalierung

Excel-basierte FP&A-Software kann das Wachstum bis zu einem gewissen Grad unterstützen, ist aber auf Umgehungslösungen angewiesen, um mit der zunehmenden Datenkomplexität, mehreren Geschäftseinheiten oder Planungsanforderungen auf Unternehmensebene Schritt zu halten. Wenn die Teams wachsen, zeigen sich die Grenzen von Excel, angefangen bei Leistungsproblemen bis hin zu Problemen bei der Wahrung der Konsistenz zwischen den Mitarbeitern. Die Skalierung wird immer zeitaufwändiger, und die Teams müssen immer mehr Tools einsetzen, nur um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Integrierte Finanzleistungsplattformen wie Prophix One sind von Anfang an auf Skalierung ausgelegt. Zentralisierte Daten, integrierte Governance, Zusammenarbeit in Echtzeit und Automatisierung reduzieren den manuellen Aufwand und unterstützen ein strukturiertes Wachstum. Und im Gegensatz zu herkömmlichen Plattformen, die eine monatelange Implementierung erfordern, kann Prophix One in nur 8 Wochen in Betrieb genommen werden. Von da an können Teams ohne Neuimplementierung in Bereiche wie Personalplanung oder Prognosen expandieren. Sie beginnen mit dem, was Sie heute brauchen, und skalieren, wenn Sie wachsen.

Automatisierung und Workflow-Management

Excel-basierte FP&A-Tools legen in der Regel Workflows über die Tabellenkalkulationen und fügen Genehmigungen, Aufgabenmanagement und Prozessverfolgung direkt in Excel hinzu. Dies kann zwar für eine gewisse Struktur sorgen, erfordert aber oft manuellen Aufwand, um manuellen Aufwand, insbesondere bei zunehmender Komplexität. So kann die Verwaltung von Abhängigkeiten oder die Koordinierung von Beiträgen zwischen Teams immer noch E-Mail-Erinnerungen oder externe Tools erfordern.

Im Gegensatz dazu ist eine integrierte Plattform für die Finanzleistung wie Prophix One hingegen baut Workflows direkt in die Plattform ein. Sie können Prozesse durchgängig automatisieren, von der Einreichung des Budgets über die Genehmigung bis hin zur Berichterstattung - und das alles, ohne auf externe Tools oder ständige Überwachung angewiesen zu sein. Finanzteams können Workflows einmalig einrichten und im Hintergrund ablaufen lassen. Ebenso wichtig ist, dass die Verantwortung für diese Workflows bei der Finanzabteilung (und nicht bei der IT-Abteilung) verbleibt, so dass die Teams schnell Änderungen vornehmen und flexibel bleiben können, wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln.

Integration mit Quellsystemen (ERP, CRM, HRIS)

Excel-basierte FP&A-Software ist oft auf Konnektoren oder Middleware von Drittanbietern angewiesen, um sich mit wichtigen Geschäftssystemen zu synchronisieren. Das kann mehr Einrichtungsaufwand, mehr Fehlerquellen und mehr Wartung bedeuten, um den korrekten Datenfluss zwischen Excel und Ihrem ERP, CRM oder HRIS sicherzustellen. Die Erfahrung und Stabilität kann von Anbieter zu Anbieter variieren, und die Finanzteams benötigen möglicherweise immer noch IT-Support, um Fehler zu beheben oder Integrationen zu pflegen.

Integrierte Plattformen für die Finanzleistung wie Prophix One sind so konzipiert, dass sie direkt mit führenden Systemen wie NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Salesforce und anderen verbunden werden können. Dank integrierter Konnektoren und eines gemeinsamen Datenmodells fließen die Daten automatisch über Ihre Budgets, Prognosen und Dashboards. Einmal eingerichtet, arbeiten die Integrationen im Hintergrund, um die Finanzdaten konsistent und aktuell zu halten - manuelle Datenabrufe oder Neuformatierungen sind nicht erforderlich. Und da die Plattform für das Finanzwesen entwickelt wurde, kann Ihr Team diese Verbindungen mit minimaler IT-Beteiligung verwalten.

Anpassbarkeit und Flexibilität

Excel-basierte FP&A-Software bietet den Finanzteams Flexibilität, da sie mit den Tools arbeiten können, die sie am besten kennen. Die vertraute Benutzeroberfläche ermöglicht es den Anwendern, Modelle mit nativen Excel-Funktionen, -Vorlagen und -Formeln zu erstellen. Aber diese Flexibilität kommt oft mit Grenzen. Komplexe Anpassungen können externe Workarounds oder zusätzlichen manuellen Aufwand erfordern, insbesondere wenn sich die Geschäftsanforderungen sich entwickeln. Das bedeutet auch, dass die Teams durch die Excel-eigenen Einschränkungen, die Versionskontrolle, Leistungsprobleme und Skalierbarkeitsprobleme gebunden sind.

Integrierte Plattformen für die Finanzleistung wie Prophix One bieten sowohl Struktur als auch Flexibilität. Sie basieren zwar nicht auf Excel, bieten aber eine nahtlose Möglichkeit, mit Excel zu arbeiten, und zwar mit dem Microsoft 365-Zusatzmodul. Dies ermöglicht benutzer bei Bedarf in Excel modellieren und gleichzeitig von der Leistungsfähigkeit und dem Umfang einer verbundenen Plattform profitieren. Teams können mit vorgefertigten Vorlagen und Planungsmodulen beginnen und diese dann an ihre Bedürfnisse anpassen, ohne Governance oder Leistung zu opfern. Es ist Flexibilität mit Leitplanken, so dass Finanzteams agil bleiben und gleichzeitig die Fallstricke einer tabellenbasierten Planung vermeiden können.

Gesamtbetriebskosten

Oberflächlich betrachtet mögen Excel-basierte FP&A-Tools kostengünstiger erscheinen. Die vertraute Umgebung bedeutet weniger Schulungsaufwand und möglicherweise eine schnellere Einarbeitung, was insbesondere für kleinere Teams oder Unternehmen, die gerade erst mit der FP&A-Planung beginnen, zu einer schnelleren Wertschöpfung führen kann. Doch mit der Zeit können sich die Kosten summieren. Die Skalierung dieser Tools erfordert oft zusätzliche Lizenzen, weitere Anpassungen und möglicherweise externe Unterstützung, um die wachsende Komplexität zu bewältigen.

Integrierte Plattformen wie Prophix One bieten eine längerfristige Perspektive. Teams können innerhalb von nur 8 Wochen mit der Implementierung beginnen und die für eine moderne Planung erforderlichen Funktionen nutzen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie andere Planungsbereiche wie Personalplanung oder Szenariomodellierung einbeziehen, ohne dass eine Neuimplementierung erforderlich ist. Das bedeutet vorhersehbare Kosten, schnelleren ROI und eine Lösung, die Ihr Unternehmen vom ersten Tag an skaliert.

Wann sollte man eine Excel-basierte FP&A-Plattform wählen?

Für Finanzteams, die sich stark auf Excel verlassen und einen schnelleren Weg zur Planung wünschen, kann eine Excel-basierte FP&A-Plattform eine praktische Wahl sein. Diese Tools sind so konzipiert, dass sie die bereits vorhandenen Kenntnisse der Benutzer erweitern und auf der Vertrautheit und Flexibilität von Tabellenkalkulationen aufbauen, ohne eine steile Lernkurve zu durchlaufen. Sie sind ideal für kleinere Teams oder Unternehmen, die eine schnelle Lösung suchen, die sich in bestehende Excel-Modelle integrieren lässt, und für diejenigen, die ihre Arbeitsabläufe modernisieren möchten, ohne sie zu überarbeiten.

Wenn Ihr Team nach einer Lösung sucht, die sich wie Excel anfühlt, aber zusätzliche Struktur, Zusammenarbeit und ein gewisses Maß an Automatisierung bietet, können Excel-basierte Plattformen die Geschwindigkeit und den Komfort bieten, die Sie für den Einstieg benötigen.

Wann sollte man sich für eine integrierte Plattform für die Finanzleistung entscheiden?

Für wachsende Finanzteams, die bereit sind, die Grenzen von Tabellenkalkulationen zu überwinden, bietet eine integrierte Finanzleistungsplattform eine skalierbare, zukunftssichere Lösung. Diese Plattformen wurden speziell für die strukturierte Planung über Abteilungen und Geschäftsbereiche hinweg entwickelt. Sie zentralisieren Daten, rationalisieren Arbeitsabläufe und bieten eine bessere Kontrolle über Sicherheit, Governance und Berichterstattung.

Integrierte Plattformen eignen sich am besten für mittelständische oder große Unternehmen, die mehr als nur schnelle Erfolge benötigen. Sie benötigen eine Grundlage, die mit ihnen skalieren kann. Mit Lösungen wie Prophix One können Teams mit einem fokussierten Anwendungsfall beginnen und nach Bedarf erweitern, ohne ihr gesamtes System neu implementieren oder überdenken zu müssen zu einem späteren Zeitpunkt.

Schlussfolgerung: Die Wahl der richtigen FP&A-Plattform für Ihr Finanzteam

Sowohl Excel-basierte FP&A-Plattformen als auch integrierte Finanzleistungsplattformen bieten deutliche Vorteile. Letztendlich kommt es auf die Bedürfnisse Ihres Teams an und zukunftspläne. Wenn Ihr Finanzteam tief in Excel verwurzelt ist und eine vertraute, schnell einsatzbereite Lösung sucht, könnte eine Excel-basierte Plattform eine solide Lösung sein.

Wenn Sie jedoch langfristiges Wachstum planen, unternehmensweite Kontrollen benötigen oder die Planung im gesamten Unternehmen vereinheitlichen möchten, bietet Ihnen eine integrierte Plattform die Struktur und Skalierbarkeit, die Sie brauchen, um dieses Ziel zu erreichen, ohne dass Sie Excel ganz aufgeben müssen.