Excel vs. spezialisierte Planungssoftware: Die richtige Wahl treffen

Planung, Budgetierung und Forecasting sind zentrale Säulen der Unternehmensführung. Die Planung hat insbesondere die Aufgabe, Ziele zu setzen, Maßnahmen zu deren Erreichung zu definieren und den Einsatz der verfügbaren Ressourcen zu optimieren.

Innerhalb der Unternehmensplanung haben Prognosen und Szenarioplanung in den letzten Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. Die Dynamik der Märkte und des Wettbewerbs sowie Ereignisse wie die Pandemie, der Russland-Ukraine-Krieg und die daraus resultierende wirtschaftliche Unsicherheit haben bei vielen Unternehmen zu der Erkenntnis geführt, dass sie in die Unternehmensplanung und die Erstellung von Prognosen investieren müssen. Dies gilt vor allem für eine bessere technologische Unterstützung, aber auch für die prozessuale und inhaltliche Weiterentwicklung.

8 von 10 Unternehmen nutzen noch Excel für Planung, Budgetierung und Forecasting

Die Realität in vielen Unternehmen ist, dass der Einsatz von Microsoft Excel zur Unterstützung von Planungsprozessen immer noch erstaunlich hoch ist. Jahr für Jahr zeigt BARCs jährliche weltweite Umfrage unter Planungsfachleuten The Planning Survey", dass der Prozentsatz derer, die Excel für die Planung verwenden - einzeln oder in Kombination mit anderen Tools - immer noch deutlich über 70 Prozent liegt (siehe Abbildung 1). Excel ist somit in fast 8 von 10 Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses, insbesondere in Unternehmen, die zu den Nachzüglern gehören. Um zu untersuchen, was die erfolgreichsten Unternehmen anders machen als die weniger erfolgreichen, werden in der BARC-Planungsstudie die Unternehmen in "Leader" und "Laggards" eingeteilt. Zu den Nachzüglern gehören die untersten 10 Prozent (ca.) der Unternehmen, gemessen an der Erzielung von Geschäftsvorteilen.

Der Vergleich der führenden Unternehmen mit den Nachzüglern in Abbildung 2 zeigt, dass 82 Prozent der führenden Unternehmen spezialisierte Planungssoftware für Planung, Budgetierung und Forecasting verwenden, während 37 Prozent der Nachzügler standardmäßig Excel einsetzen. Nur 52 Prozent der Nachzügler verwenden spezialisierte Software als ihr Hauptplanungsprodukt. Im Rahmen von BARC-Beratungsprojekten stellen wir häufig fest, dass die Wahl der Planungssoftware in einem Unternehmen häufig den Grad der Wertschätzung für die Planung widerspiegelt. Während Planung, Budgetierung und Forecasting für viele Führungskräfte wichtige Elemente der Unternehmensführung sind, um das operative Geschäft mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, werden sie von Nachzüglern oft als lästige Pflichtübung angesehen, die mindestens einmal im Jahr erledigt werden muss.

Nur 8 Prozent der Anwender haben keine Probleme bei der Verwendung von Excel für die Planung

In Anbetracht der Bedeutung von Planung, Budgetierung und Forecasting für die Unternehmensführung ist eine derart umfangreiche Nutzung von Excel überraschend, wirft aber ein anderes Licht auf viele der Herausforderungen, die in den heutigen Planungsprozessen bestehen, und macht sie besser verständlich. In vielen Unternehmen sind die Planungsprozesse nicht ausreichend integriert, dauern zu lange, binden zu viele Ressourcen, sind zu detailliert und die Qualität der Ergebnisse steht - gemessen am Aufwand - oft in keinem guten Verhältnis.

Abbildung 3 zeigt, dass Excel-Anwender viel mehr Probleme haben als Anwender von spezialisierten Planungssoftwareprodukten wie Financial Planning and Analysis von Prophix. Nur 8 Prozent der Excel-Anwender geben an, überhaupt keine nennenswerten Probleme zu haben, verglichen mit 36 Prozent der Anwender spezialisierter Planungssoftware. Darüber hinaus kämpfen Excel-Anwender mit allgemeinen Problemen wie "Produkt kann große Datenmengen nicht verarbeiten" (42 Prozent), "Leistung zu langsam" (25 Prozent) und "Produkt kann große Anzahl von Anwendern nicht verarbeiten" (16 Prozent).

Nicht zuletzt aufgrund der oben genannten Vorteile haben spezialisierte Planungsprodukte eine deutlich höhere Weiterempfehlungsrate für Planungszwecke als Excel. Während 85 Prozent der Anwender von spezialisierter Planungssoftware sagen, dass sie ihr Planungsprodukt "wahrscheinlich" oder "auf jeden Fall" anderen Unternehmen empfehlen würden, sagen dies nur 45 Prozent der Excel-Anwender. Tatsächlich geben 29 Prozent der Excel-Nutzer an, dass sie die Verwendung von Excel als Planungstool anderen Unternehmen "wahrscheinlich nicht" oder "bestimmt nicht" empfehlen würden (siehe Abbildung 4).

Geschäftsvorteile von spezialisierten Planungsprodukten im Vergleich zu Excel

Lösungen für Planung, Budgetierung und Forecasting unterstützen den gesamten Prozess, von der Modellbildung über die Definition von Planungsmasken und Workflows bis hin zur Durchführung der Planung und Analyse der Pläne. Die folgenden Vorteile und Mehrwerte werden am häufigsten von Unternehmen erzielt, die spezialisierte Planungssoftwareprodukte von Prophix einsetzen, wie z.B:

• Erhöhte Transparenz der Planung
• Bessere Qualität der Planungsergebnisse
• Präzisere/detailliertere Planung
• Bessere Integration der Planung mit BI/Analytik
• Verbesserte Zufriedenheit der Software-Nutzer

Abbildung 5 zeigt deutlich, dass Unternehmen, die spezialisierte Planungsprodukte einsetzen, ein weitaus höheres Maß an geschäftlichen Vorteilen erzielen als Unternehmen, die Excel als Hauptplanungstool verwenden, was beweist, dass Excel als Planungsprodukt nicht uneingeschränkt geeignet ist. Vor allem die wichtigsten Vorteile spezialisierter Planungsprodukte werden mit Excel viel seltener erreicht. Abgesehen von einer Kostenreduzierung ist der Einsatz von Excel für die Planung in allen Geschäftsvorteilen unterlegen. Aber selbst eine Kostenreduzierung (vor allem Lizenzkosten) wird durch einen höheren manuellen Aufwand und mögliche Fehlerkorrekturen "erkauft".

Wie moderne Softwareplattformen Planung, Budgetierung und Prognosen unterstützen

Der Einsatz von spezialisierten Planungsprodukten wie Financial Planning and Analysis von Prophix anstelle von Excel ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine effiziente Unternehmensplanung. Diese Werkzeuge bieten umfangreiche Unterstützungsfunktionen für die Vorbereitung, Durchführung und Analyse der Planung.

Die Basis einer integrierten Unternehmensplanung ist eine einheitliche Datenbasis für Ist- und Plandaten sowie ein konsistentes Datenmodell. Marktführende Softwaretools für die Unternehmensplanung unterstützen die zentrale Speicherung aller Daten und schaffen so eine einzige, gemeinsame Datenbasis für die Unternehmensplanung sowie für andere Performance-Management-Disziplinen wie Reporting, Analyse und Finanzkonsolidierung (Single Point of Truth).

Darauf aufbauend muss ein integriertes Modell für die Unternehmensplanung entwickelt werden. Ziel ist es, die strategische und operative Planung mit der Finanz- und Ergebnisplanung flexibel zu integrieren. Dazu gehört insbesondere die Integration aller operativen Teilpläne (Absatz, Produktion, Beschaffung, Ressourcen, Kosten, Investitionen usw.) einschließlich ihrer Integration mit den Finanzplänen (Bilanz, GuV, Cashflow).

Unternehmensplanungstools unterstützen verschiedene Planungsstrategien wie Top-down- und Bottom-up-Planung. Top-down-Ansätze werden hauptsächlich für die strategische Unternehmensplanung und die Ergebnisplanung verwendet. Bottom-up-Ansätze hingegen werden häufiger in verteilten Umgebungen eingesetzt, wo es darum geht, Plandaten von einer großen Anzahl dezentraler Planer zu sammeln. Während für die Top-Down-Planung häufig Funktionen zur Simulation mit Szenarioanalysen oder zur Datenverteilung ("Splashing") benötigt werden, sind für die Bottom-Up-Planung benutzerfreundliche Funktionen zur Plandatenerfassung über verschiedene Clients (Web, Excel, etc.) sowie Workflow-Mechanismen zur Prozesssteuerung hilfreich.

Da sich die Planungsanforderungen aufgrund zunehmender Dynamik schnell ändern können, streben viele Fachabteilungen nach mehr Flexibilität im Umgang mit den Daten und Unabhängigkeit von der zentralen IT (Self-Service). Aus diesem Grund müssen die Software-Tools eine einfache, anwenderfreundliche Bedienung ohne großen Schulungsaufwand ermöglichen, um schnelle Ergebnisse zu erzielen. Ist eine Lösung in der Cloud verfügbar und wird vom Softwareanbieter betrieben (Software-as-a-Service), reduziert dies zusätzlich die Abhängigkeit von den eigenen IT-Ressourcen des Unternehmens.

Zusammenfassung

Die Dynamik von Markt und Wettbewerb stellt Unternehmen vor immer neue Herausforderungen. Innerhalb der Unternehmensführung hat die Unternehmensplanung die Aufgabe, Ziele zu setzen, Maßnahmen zur Zielerreichung zu definieren und den Einsatz der vorhandenen Ressourcen zu optimieren. Dabei ist der Einsatz von spezialisierten Planungsprodukten ein entscheidender Faktor für Effektivität und Effizienz.

Die Realität in vielen Unternehmen zeigt, dass der Einsatz von Microsoft Excel für die Planung immer noch erstaunlich hoch ist, was ein riskanter Ansatz ist. Um die Frage aus dem Titel des Blogs zu beantworten: Nein, die Verwendung von Excel für Planungsprozesse ist keine gute Wahl. Nicht nur, weil Excel-Benutzer viel mehr Probleme haben als Benutzer von spezialisierten Planungssoftwareprodukten, sondern auch, weil es Excel an Funktionalität und Unterstützung für die Rationalisierung von Planungsprozessen mangelt.

Moderne marktführende Financial Performance Management-Plattformen wie Prophix bieten umfangreiche Unterstützungsfunktionen für die Vorbereitung, Durchführung und Analyse der Planung. Um eine bestmögliche Unterstützung der Unternehmensprozesse zu erreichen, müssen die Planungstools sorgfältig nach den jeweiligen Anforderungen ausgewählt werden. Ein formalisierter Softwareauswahlprozess mit einer vergleichenden Betrachtung mehrerer Lösungen ist wichtig und schafft Investitionssicherheit.

Dieser Blogbeitrag wurde in Zusammenarbeit mit BARC erstellt.

Dr. Christian Fuchs ist Senior Analyst und Head of Data & Analytics Research bei BARC (Business Application Research Center). Er ist spezialisiert auf entscheidungsunterstützende Systeme in den Bereichen Corporate Performance Management, Unternehmensplanung, Finanzkonsolidierung und Analytik. Er ist Autor zahlreicher BARC-Studien. Als Berater unterstützt er Unternehmen bei der Softwareauswahl sowie bei strategischen Fragen zu Softwareportfolio, Architektur und Einsatzszenarien.