Finanzen neu gestalten mit Budgetierungssoftware | Prophix

Jeder technologische Fortschritt, vom Pflug bis zum Supercomputer, hat dazu beigetragen, den Zeitaufwand für Aufgaben, die man erledigen muss, zugunsten von Aufgaben, die man erledigen möchte, zu verringern. Es geht darum, Ihnen die körperliche und geistige Arbeit abzunehmen, damit Sie sich auf die lohnende, erfüllende und nützliche Arbeit konzentrieren können, die nur Menschen erledigen können. Bei Budgetierungs- und Prognosesoftware ist das nicht anders.

In zu vielen Unternehmen ist das Büro des CFO mit zu vielen Aufgaben überfordert . Datenkonsolidierung, Berichtserstellung und ein Dutzend anderer sich wiederholender Prozesse werden manuell durchgeführt, um eine ordnungsgemäße Budgetierung und Prognose zu erstellen. Diese Verpflichtungen sind zweifellos wertschöpfend für das Unternehmen, aber die damit verbundene manuelle Arbeit ist selten die beste Nutzung der Zeit eines Mitarbeiters.

Die Umgestaltung Ihrer Budgetierungs- und Prognoseprozesse beinhaltet den Einsatz von Technologie, um sie neu zu erfinden, zu rationalisieren und zu automatisieren, so dass Ihr Team mehr Zeit für höherwertige Aufgaben hat.

Budgetierung vs. Prognosen (und wo Software ins Spiel kommt)

Für alle, die nicht in der Finanzabteilung tätig sind, können die Begriffe Budgetierung und Prognose austauschbar erscheinen. Bevor wir darauf eingehen, warum Budgetierungs- und Prognosesoftware für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist, sollten wir sicherstellen, dass wir diese Begriffe definiert haben.

Was ist Budgetierung?

Bei der Budgetierung handelt es sich um einen Prozess, mit dem Unternehmen die erwarteten Einnahmen und Ausgaben quantifizieren. Aus diesem Prozess entstehen Budgets, die an die verschiedenen Abteilungen geschickt werden, um genau mitzuteilen, wie viel sie in einem bestimmten Zeitraum - in der Regel ein Geschäftsjahr oder ein Quartal - ausgeben dürfen. Während einige Unternehmen Daten aus den Vorjahren zur Budgetplanung heranziehen, ist die Budgetierung auf Nullbasis oft effektiver. Bei dieser Methode wird von den Abteilungen erwartet, dass sie ihren Bedarf planen, ohne einfach das Vorjahresbudget um ein paar Prozentpunkte anzupassen.

Was ist eine Vorausschätzung?

Während sich die Budgetierung mit den erwarteten Einnahmen und Ausgaben befasst, geht es bei der Prognose um die Projektion der möglichen Zukunft Ihrer Organisation. Das Büro des Finanzvorstands verwendet Daten aus früheren Perioden, um seine Prognosen zu erstellen. Manchmal werden diese Prognosen im Laufe der Zeit in die Zukunft fortgeschrieben - diese werden als rollierende Prognosen bezeichnet.

Was ist der Unterschied zwischen Budgetierung und Prognosen?

Der Hauptunterschied zwischen Budgetierung und Prognosen liegt in zwei Worten: "Erwartung" und "Prognose" Auch wenn diese Begriffe ähnlich klingen, sind die Erwartungen, die mit der Budgetierung einhergehen, in der Regel konservativer als die Projektionen der Prognosen, d. h., Sie haben in der Regel mehr Vertrauen in die Budgets.

BeiBudgets geht es darum, aus jedem Dollar, den Ihr Unternehmen einnimmt, das Beste zu machen, während Prognosen dazu dienen, mögliche Szenarien zu entwerfen und Ihre Geschäftsstrategie anzupassen. Wenn das Finanzteam feststellt, dass Abteilungen Gefahr laufen, ihr Budget zu überschreiten, gibt es in der Regel ein ernsthaftes Gespräch über die Einhaltung der Budgets oder deren Neubewertung. Wenn die Prognosen nicht mehr so genau sind wie früher, wird die Unternehmensleitung entweder die Gesamtstrategie des Unternehmens ändern oder sich auf eine andere Prognose einstellen.

Die Vorteile von Budgetierung und Prognose

Die Vorteile der Budgetierung

Eine genaue Budgetierung bringt den Unternehmen einige wichtige Vorteile:

• Sie wissen genau, wie viel Geld in das Unternehmen fließt.
• Genaue Kenntnis darüber, wie (und wo) Einnahmen in Ausgaben umgewandelt werden.
• Sicherstellen, dass jede Abteilung das ihr zugewiesene Geld optimal einsetzt.
• Anpassung der Ausgaben, um auf sich verändernde Marktbedingungen zu reagieren.
• Potenzielle finanzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen.

Und das Fazit? Die Budgetierung ist unerlässlich, um Ihr Ergebnis zu steigern.

Die Vorteile von Prognosen

Eine korrekte Prognose ist die Mühe mehr als wert, denn sie bringt folgende Vorteile mit sich:

• Die Planung mehrerer potenzieller Szenarien kann Ihnen helfen, einen Aktionsplan für jedes dieser Szenarien zu erstellen, was die Anpassungsfähigkeit Ihrer Organisation verbessert.
• Die Frage "Was wäre wenn" kann bei der Prognose Probleme im gesamten Unternehmen aufdecken, die sonst unbemerkt geblieben wären.
• Prognosen sind umso einfacher (und genauer) zu erstellen, je mehr Daten Sie haben.
• Eine ordnungsgemäße Prognose kann zu einer höheren Effizienz im gesamten Unternehmen führen, da Sie Wege finden, sich sowohl an steigende als auch an sinkende Einnahmen anzupassen.

Ohne Prognosen kann ein Unternehmen in einem guten Jahr zwar seine Ziele erreichen, wird aber wahrscheinlich nicht das gesamte Wachstum erzielen, das es sonst hätte erzielen können. In einem schlechten Jahr kann ein Mangel an Prognosen das Unternehmen lähmen.

Die Herausforderungen von Budgetierung und Prognosen

Die Herausforderungen der Budgetierung

Die Budgetierung ist zwar ein wesentlicher Finanzprozess, bringt aber auch erhebliche Herausforderungen mit sich:

• Unflexible Budgets können es den Abteilungen erschweren, angemessen auf Probleme und Chancen zu reagieren.
• Ohne Budgetierungssoftware kann es schwierig sein, Ressourcen für die Erstellung flexibler, genauer Budgets bereitzustellen.
• Ungenaue Budgets können eine Organisation daran hindern, ihre Chancen voll auszuschöpfen.
• Übertriebene Transparenz bei der Budgetierung kann zu einem Wettbewerb zwischen den Abteilungen führen, die meinen, um jeden Dollar konkurrieren zu müssen.

Die Budgetierung kann für manche Organisationen eine erhebliche Belastung darstellen, aber die Vorteile überwiegen bei weitem die möglichen Herausforderungen. Und wenn Sie eine Budgetierungs- und Prognosesoftware verwenden, können Sie viele dieser Herausforderungen beseitigen.

Die Herausforderungen bei der Erstellung von Prognosen

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Prognosen zu einer Herausforderung für Ihr Unternehmen werden können:

• Prognosen können leicht zu konservativ sein, was ihre Wirksamkeit einschränken kann. Ebenso sind übermäßig ausgefallene Prognosen von zweifelhaftem Wert. Das richtige Gleichgewicht zu finden, kann schwierig sein.
• Ähnlich wie die Budgetierung können Prognosen zeit- und ressourcenintensiv sein, insbesondere ohne Budgetierungs- und Prognosesoftware.
• Genaue Prognosen können eine Herausforderung sein, und Prognosen müssen zumindest einigermaßen genau sein, um nützlich zu sein.
• Wenn man sich zu sehr auf eine einzige Prognose verlässt, kann dies zu Entscheidungen führen, die letztlich dem Unternehmen schaden.

Um diese Herausforderungen zu vermeiden, sollten Sie Prognosen als das behandeln, was sie sind - ein Blick in eine mögliche Zukunft - und nicht als strikte Roadmap für die Planung Ihres Finanzjahres.

Umgestaltung Ihrer Budgetierung und Prognosen

Dazu bedarf es einer Kombination aus der richtigen Budgetierungs- und Prognosesoftware, den richtigen Prozessen und der richtigen Einstellung. Ein Team mit hervorragender Software, aber veralteten Prozessen wird ebenso ins Hintertreffen geraten wie ein Team, das zwar mit modernen Prozessen ausgestattet ist, aber nicht bereit ist, seine Software zu ändern. Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich überlegen, was Ihr Team aufhält.

Was hält das Büro des CFO zurück?

Die von Prophix durchgeführten Untersuchungen zum Thema Budgetierung und Prognosen haben ergeben, dass es häufig Probleme gibt, die die CFO-Abteilung davon abhalten, ihre Prozesse vollständig umzustellen.

Siloisierte Daten

Daten sind eines der wertvollsten Güter, die ein Unternehmen besitzt. Sie sind jedoch nur dann wertvoll, wenn Sie sie verfeinern, analysieren und als Grundlage für Ihre Entscheidungen nutzen können. Die Zusammenführung von Daten auf einer einzigen Plattform macht es dem CFO einfacher, sie sinnvoll zu nutzen.

Fehlende Zusammenarbeit

Daten sind nicht alles, was in Silos stinkt. Wenn jede Abteilung ihren eigenen Weg geht, ohne mit dem Rest des Unternehmens zu kommunizieren, kommt es häufig zu Engpässen. Diese Verlangsamungen können selbst die rationellsten Prozesse ausbremsen.

Mangel an geeigneten Tools

Ihr Unternehmen nimmt mehr Daten auf, als ein Mensch - oder sogar ganze Teams von Menschen - verarbeiten kann. Ohne die richtigen Werkzeuge, um diese Daten sinnvoll zu nutzen, müssen Sie versuchen, aus dem Vollen zu schöpfen. Mit der richtigen Budgetierungs- und Prognosesoftware lassen sich diese Prozesse automatisieren und rationalisieren.

Manuelle Prozesse

Das größte Hindernis auf dem Weg zur Umstellung ist der Mangel an Zeit und Ressourcen für die Umsetzung. Es ist schwer, eine neue Aufgabe zu übernehmen, wenn man damit beschäftigt ist, Daten in Tabellenkalkulationen manuell zu bearbeiten. Die Automatisierung ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Umstellung.

Umwandlung von Prognoseprozessen: Rollierend vs. vierteljährlich

Sobald Sie die Hindernisse beseitigt haben, die einer allgemeinen Umstellung im Wege stehen, ist Ihr Team bereit, sich mit spezifischen Prozessen zu befassen. Die Umstellung auf rollierende Prognosen ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherung des Erfolgs in der Zukunft. Teams, die rollierende Prognosen verwenden, können Umsätze und Erträge genauer vorhersagen als Teams, die vierteljährliche Prognosen erstellen. Laut Anders Liu-Lindberg, Partner und Mitbegründer des Business Partnering Institute, sind Agilität und Flexibilität die beiden Hauptvorteile von rollierenden Prognosen:

"Um die Prozesse für die Zukunft des Finanzwesens fit zu machen, müssen Finanzleiter flexible und agile Prozesse schaffen. Das Einzige, dessen wir uns sicher sein können, ist, dass sich die Welt schneller verändert, als wir eine genaue Zahl prognostizieren oder vorhersagen können, was als Nächstes passieren wird. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir die Annahmen hinter den strategischen und taktischen Entscheidungen, die wir getroffen haben, verstehen. Wir können die Realität mit diesen Annahmen abgleichen und wissen, wann wir handeln müssen, weil unsere Annahmen nicht mehr zutreffen. Das ist die Art von Prozess, die Finanzleiter auf ihrem Weg der Transformation schaffen müssen

Rolling Forecasting kann komplex, mühsam und zeitaufwändig sein. Für eine erfolgreiche Umstellung auf diesen Prozess benötigen Sie:

• Eine einzige integrierte Lösung für Budgetierungs- und Prognosesoftware. Eine Plattform wie Prophix kann Daten automatisch importieren und sich nahtlos in Ihre anderen Geschäftslösungen integrieren.
• Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Prophix bietet Workflows, die die Prognosen durch die Nachverfolgung von Eingaben, die Protokollierung von Änderungen und die Aufzeichnung von Genehmigungen rationalisieren, und das alles mit Versionskontrolle und ohne "Alle antworten"-E-Mail-Ketten.
• Agile Werkzeuge. Es gibt Dutzende von Faktoren, die eine gesamte Prognose verändern können: Zinssätze, Wechselkurse, Produktionsniveaus und vieles mehr.Prophix macht es einfach, diese Werte anzupassen, wenn sie sich ändern.

Umgestaltung der Budgetierungsprozesse: Null-Basis-Budgetierung

Die Umstellung auf Zero-Based Budgeting (ZBB) kann für das Office of the CFO einen tiefgreifenden Wandel bedeuten. Sie ermöglicht es Unternehmen, Einnahmen und Erträge genauer zu prognostizieren und Budgetmodelle bei Bedarf effizient zu ändern.

Die Umstellung erfordert zwar eine anfängliche Investition in Ressourcen, z. B. die Bildung eines interdisziplinären Ausschusses oder die Investition in die richtige Budgetierungs- und Prognosesoftware, doch die Vorteile sind es mehr als wert.

Erste Schritte mit ZBB

Der ZBB-Prozess beginnt mit den Menschen. Es ist wichtig, dass die Unterstützung bis zur Führungsebene reicht. Es handelt sich dabei um einen ernsthaften Paradigmenwechsel gegenüber dem üblichen Budgetierungsprozess, der mehr Input und Beteiligung anderer Abteilungen erfordert. Die Leiter der Finanzabteilung können sich für diesen Prozess stark machen, indem sie der Führungsetage den Business Case darlegen.

Sobald die Führungskräfte zugestimmt haben, hängt der Erfolg vom Prozess und der Schulung ab. Das Office of the CFO muss - ebenso wie andere am Prozess Beteiligte - lernen, wie man die erforderlichen Tools einsetzt. Die Leiter der Finanzabteilung müssen die Organisation kennen und wissen, wie die verschiedenen Abteilungen arbeiten und welche Anforderungen sie an die Budgetierung haben. Dies ist eine gute Gelegenheit für Ihr Team, sich besser in die Organisation einzufügen und sich mit den Daten vertraut zu machen.

Schließlich ist auch die technologische Komponente für den Erfolg entscheidend. Es ist zwar möglich, ZBB manuell mit Tabellenkalkulationen zu erstellen, aber das ist ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess. Eine Plattform wie Prophix kann dabei helfen, das zu automatisieren, was automatisiert werden kann, und die Kommunikation und Zusammenarbeit für den Rest zu erleichtern.

Beginnen Sie Ihre Transformation mit der richtigen Budgetierungs- und Prognosesoftware

Die digitale Transformation ist für jedes CFO-Büro, das eine bedeutendere und wertvollere Rolle in seinem Unternehmen übernehmen möchte, unerlässlich. Die Agilität und Effizienz, die diese Transformation mit sich bringt, kann zu vorausschauenderen Praktiken führen und die Finanzabteilung in die Lage versetzen, den Rest des Unternehmens besser zu beraten. Darüber hinaus erhöhen transformierte Finanzprozesse die Qualität und Quantität der aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse, was zu einer besseren Entscheidungsfindung für alle führt.

Sind Sie bereit, loszulegen? Sehen Sie sich die Prophix-Demo an, um die transformative Budgetierungs- und Prognosesoftware in Aktion zu erleben.