Die ersten Dinge zuerst: Die wichtigsten Investitionsprioritäten für die Umgestaltung der Finanzen

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über all die manuellen Prozesse nachzudenken, die Sie jeden Tag durchführen. Wenn es mehr als nur ein paar sind, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Wir alle wissen, dass es an der Zeit ist, unzusammenhängende Tabellenkalkulationen und unnötige Dateneingaben über Bord zu werfen, aber die Investition in eine CPM-Software kann schwer zu verkaufen sein. Es kann schwierig sein, die Zustimmung der Unternehmensleitung zu technischen Investitionen einzuholen. FP&A wird manchmal nur als eine Kostenstelle angesehen, die Berichte und Analysen liefert. Das "P" der Planung wird dabei fast übersehen. Wir wissen jedoch, dass die F&E-Abteilung eine treibende Kraft für das Unternehmen sein kann, wenn man ihr die richtigen Instrumente zur Verfügung stellt. Unabhängig von diesen Hindernissen ist die digitale Transformation (und intelligente Technologieinvestitionen) der Schlüssel, um mit immer komplexeren und sich verändernden Märkten, verändertem Kundenverhalten, unvorhersehbaren Lieferketten und vielem mehr Schritt zu halten. Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, mit der Umstellung auf digitale Prozesse zu beginnen, kann es schwierig sein, herauszufinden, wie man das meiste aus seinem Technologiebudget herausholt und das bekommt, was man braucht. Um Teams, die in CPM investieren wollen, eine Orientierungshilfe zu geben, haben wir Analysten und Berater befragt: "Welche Technologien sollten im Budget der Finanzabteilung oberste Priorität haben?" Die folgenden Experten gaben ihre Ratschläge zu Technologie und der Zukunft von FP&A:

• Gary Boomer, Aktionär, Visionär und Stratege, Boomer Consulting, Inc. Gary ist ein äußerst einflussreicher Berater und Experte für strategische Planung. Von der Kundenentwicklung bis zur Vergütung identifiziert er Praktiken und Richtlinien, die den Fortschritt in der gesamten Buchhaltungsbranche fördern.
• Richard B. Pototsky, Präsident, Miami-CFO Richard ist ein erfahrener Profi im Bereich FP&A, der seinen Kunden seit über 25 Jahren zu mehr Wachstum und Rentabilität verhilft.
• Janet Schijns, Geschäftsführerin, JS Group Janet ist eine ehemalige Fortune-500-Führungskraft mit jahrzehntelanger Erfahrung in der High-Tech-Branche, die von Verizon über Motorola bis hin zu Office Depot reicht.

Kulturwandel: FP&A als strategische Investition

Mit den richtigen Instrumenten können Finanzabteilungen dazu beitragen, Geschäftsentscheidungen zu steuern, die Rentabilität zu verbessern und rechtzeitig Hinweise auf unerwartete Ereignisse zu geben. Insbesondere die Szenarioplanung ist ein wertvolles Gut, das die F&E-Abteilung bereitstellen kann, wenn die Daten und die Technik vorhanden sind. Doch der Wechsel zu einem stärker zukunftsorientierten Paradigma kann eine Herausforderung sein. Wie Boomer bemerkt: "Die Falle, in die die meisten Unternehmen, einschließlich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, im Hinblick auf Technologieausgaben tappen, besteht darin, dass der Großteil ihres Budgets dafür verwendet wird, "die Lichter am Leuchten zu halten", d. h. die bestehende Infrastruktur zu erhalten, anstatt Innovationen zur Verbesserung der Produktivität und des Kundenerlebnisses zu fördern. ... Innovation und digitale Transformation verursachen Störungen, und diejenigen, die gestört werden, mögen den Wandel oft nicht und leisten Widerstand. Daher sind Weiterbildungsmaßnahmen und externe Prozessüberprüfungen oft von Vorteil." Diese Überprüfungen helfen der Finanzabteilung, Hindernisse und Schmerzpunkte zu erkennen und die Prioritäten für ihre Technologieinvestitionen zu bestimmen. Boomer fährt fort: "Die wichtige Frage lautet: Wie können wir mehr Wert schaffen und die Kundenerfahrung verbessern? Veraltete interne Anwendungen führen oft dazu, dass Unternehmen in einem teureren Hybridmodell arbeiten." Boomer hebt einen der wichtigsten Punkte hervor, die Finanzleiter bei der Erstellung eines Business Case für Technologieinvestitionen nutzen können: Der Status quo ist wahrscheinlich weniger effizient und auf Dauer teurer als eine neue Technologie.

Prioritäten für technische Investitionen

Wenn die Entscheidung für die Investition in eine neue Technologie gefallen ist, auf welche Funktionen sollte Ihr Team dann achten? Richard B. Pototsky gibt Ihnen einige Anregungen, wo Sie anfangen sollten: "Organisationen, die noch dabei sind, ihr Verständnis für FinTech zu erweitern, sollten sich auf Investitionen in Softwaresysteme konzentrieren, die ihnen helfen werden:

• besser auf Veränderungen zu reagieren und diese zu antizipieren
• die Geschäftskontinuität zu verbessern
• sich wiederholende Finanzprozesse zu automatisieren
• budgetierung, Prognosen und Finanzberichte zu rationalisieren
• verbesserung der Datenqualität"

Pototsky weist darauf hin, dass CPM-Software eine grundlegende Technologie ist: "Die Fortschritte bei den CPM-Systemen (Corporate Performance Management) ermöglichen es den Unternehmen, das Wasser zu testen und kleine Änderungen in Schlüsselbereichen vorzunehmen, anstatt eine komplette Überholung auf einmal vorzunehmen", sagt er und fügt hinzu: "Mit der richtigen Technologie ist ein schnelles und relativ kostengünstiges Experimentieren möglich."

Drei CPM-Must-Haves

Unsere Experten haben mehrere Kernfunktionen identifiziert, die jede CPM-Lösung haben sollte, und die drei wichtigsten sind:

1. Prozesse automatisieren
2. Verbesserung der Datenqualität
3. Rationalisierung von Abteilungsfunktionen.

1. Prozesse automatisieren

Die Experten sind sich einig, dass eine der wichtigsten Funktionen von CPM-Software in der Automatisierung von Prozessen besteht. In allen Finanzabteilungen gibt es mindestens einige, oft sogar viele Prozesse, die manuell ausgeführt werden und mit den richtigen Tools automatisiert werden könnten. Darüber hinaus können Prozesse mit Hilfe von Technologie miteinander verknüpft werden, so dass Änderungen universell vorgenommen werden können. Janet Schijns sagt: "...ich würde Kernfunktionen wie FP&A automatisieren, um meinem Team mehr Zeit für fortgeschrittene Finanzplanung und -analyse zu geben." Mit der richtigen Technologie lassen sich Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduzieren und Zeit bei der Erstellung von Berichten sparen, die Tage oder Stunden dauern kann. Einer der wertvollsten Aspekte automatisierter Prozesse besteht darin, dass Änderungen schnell vorgenommen und die Ergebnisse weit verbreitet werden können. Agile FP&A-Teams, die sich nicht mit banalen Aufgaben aufhalten, sind besser in der Lage, auf Fragen zu reagieren und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.

2. Verbessern Sie die Datenqualität

Egal, was Sie tun, Ihre Ergebnisse sind nur so gut wie Ihre Daten. Investitionen in CPM-Software müssen eine genaue und zeitnahe Datenerfassung und -validierung beinhalten. Die Daten sollten außerdem so aufbewahrt werden, dass sie allgemein zugänglich und mit allen FP&A-Technologien kompatibel sind. Für Schijns steht die Datenqualität an erster Stelle: "Ich würde mit Investitionen in Daten und Analysen beginnen und sicherstellen, dass ich die richtigen Daten erfasse und in der Lage bin, die Daten zu analysieren, um daraus zu lernen." Pototsky unterstreicht die Bedeutung von Echtzeitdaten: "Finanzdaten in Echtzeit sind entscheidend für das Management der Gesundheit eines Unternehmens und die Schaffung von Wachstumschancen. Diese Upgrades und Investitionen werden den Unternehmen helfen, genau das zu tun." Die richtige Technologie kann hochwertige Daten zentralisieren, validieren und pflegen, die problemlos in automatisierte Prozesse eingespeist werden können.

3. Prozesse rationalisieren

Sobald Ihr Team durch Automatisierung und verbesserte Datenerfassung und -qualität Zeit gewonnen hat, besteht die nächste Priorität in der Rationalisierung von Prozessen. Zentralisierte Daten, die in Ihre CPM-Software einfließen, können die Prozesse für Budgetierung, Prognosen, Berichte und vieles mehr optimieren. Boomer weist darauf hin: "Wir befinden uns jetzt in der dritten Generation der Cloud, die eine verbesserte Integration und vor allem die Möglichkeit bietet, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten." Pototsky fügt hinzu: "Die Technologie hat uns innovative Werkzeuge an die Hand gegeben, die Prozesse rationalisieren und detaillierte Einblicke in die Finanzen in Echtzeit ermöglichen." Die gestrafften Prozesse sparen Zeit und Geld und ermöglichen wertvollere Berichte und Analysen.

Das Endergebnis

Unabhängig davon, wie man es betrachtet, ist die Investition in bessere Technik gut für das FP&A-Team und gut für das Unternehmen insgesamt. Es ermöglicht dem FP&A-Team, sich auf übergeordnete Projekte zu konzentrieren und den Zeitaufwand für Routineaufgaben zu reduzieren. Die Umstellung auf ein robusteres Datensystem ermöglicht eine datengestützte Entscheidungsfindung, die das Unternehmen leiten kann. Unsere Experten sind sich einig, dass die Zeit für FP&A gekommen ist, sich der digitalen Transformation anzuschließen. Wenn Sie mehr über intelligente Technologieinvestitionen für FP&A erfahren möchten, lesen Sie den Leitfaden Szenarienplanung für die Finanzabteilung.