Flexibles Budget: alles, was Sie wissen müssen

Was ist ein flexibler Haushalt? Ein Budget ist ein Budget, richtig?

Ein flexibles Budget ist eine besondere Art von Budget, das Schwankungen in der Geschäftstätigkeit berücksichtigt und einen Plan für die Zukunft enthält.

Mit anderen Worten: Es hilft Unternehmen, flexibel zu bleiben.

Aber wie erstellt man ein flexibles Budget? Und warum sollte man es überhaupt verwenden? Und ist zu viel Flexibilität nicht Zeitverschwendung?

Auf all das und mehr gehen wir in diesem Artikel ein.

Was ist ein flexibles Budget?

Ein flexibles Budget ist ein Budget, das an Veränderungen der Geschäftstätigkeit wie Umsatz oder Produktionsvolumen angepasst werden kann. In der Regel werden diese Anpassungen im Voraus festgelegt, um Probleme mit der Skalierbarkeit zu vermeiden, z. B. die Aufnahme von mehr Kunden, als das Unternehmen bewältigen kann.

Es wird oft in einem Atemzug mit dem statischen Budget genannt, das auf einem festen Aktivitäts- oder Produktionsniveau basiert.

Warum verwenden Unternehmen flexible Budgets?

Weil flexible Budgets den Unternehmen die Möglichkeit geben, die Ausgaben für verschiedene Geschäftsaktivitäten anzupassen, und ihnen so helfen, ihren Cashflow effizienter zu verwalten. Flexible Budgets helfen den Unternehmen, ihre Ausgaben flexibler zu gestalten, um es einmal so auszudrücken.

Beispiel für ein flexibles Budget

Die Formel für das flexible Budget ist ein Finanzinstrument, das sich an Änderungen des Leistungsvolumens anpasst.

Die Formel lautet: Fixkosten + (tatsächliche Leistungseinheiten x variable Kosten pro Leistungseinheit).

Mit dieser Formel können Unternehmen ihre Budgetierung an die tatsächlichen Ergebnisse anpassen, was zu einer genaueren Finanzplanung führen kann.

Hier ein kurzes Beispiel, um den Nutzen eines flexiblen Budgets zu verdeutlichen.

Angenommen, der bezahlte Werbekanal eines Unternehmens läuft gut und bringt mehr Einnahmen als erwartet. Ein flexibles Budget gibt dem Unternehmen grünes Licht, einen größeren Teil dieser Einnahmen wieder in den Kanal zu investieren.

Dies sollte zu noch mehr Gewinn führen.

Es kann jedoch auch zu Problemen bei der Skalierbarkeit führen, wenn die Vertriebs- und Customer-Success-Teams nicht mehr Kunden betreuen können, als im Budget vorgesehen waren. Ein robustes, flexibles Budget hat einen Plan für diese Szenarien und weist die Mittel entsprechend zu.

Nehmen wir an, es gibt eine unerwartete Ausgabe. Mit einem flexiblen Budget haben Sie, wenn Sie ein Szenario für unvorhergesehene Ausgaben erstellt haben, einen Plan, den Sie befolgen können.

Flexibles Budget vs. statisches Budget

Ein flexibles Budget bietet Richtlinien für ein Unternehmen, um seine Aktivitäten zu ändern, d. h. in Geschäftspraktiken zu investieren oder diese zu veräußern, und zwar auf der Grundlage eines externen Faktors, in der Regel der Einnahmen aus diesen Aktivitäten.

Ein statisches Budget bietet keine Anhaltspunkte oder Spielraum für Veränderungen. Es ist starrer und seine Ergebnisse sind klarer definiert.

Formel für die flexible Budgetabweichung

Die flexible Budgetabweichung ist die Differenz zwischen den Ergebnissen, die durch ein flexibles Budget erzielt werden, und den tatsächlichen Ergebnissen bei der Einhaltung dieses Budgets.

Die Formel für die flexible Budgetabweichung ist recht einfach:

Flexible Budgetabweichung = (Tatsächlicher Betrag - Flexibler Budgetbetrag)

Eine positive (oder günstige) flexible Budgetabweichung bedeutet, dass Sie "über Plan" lagen, während eine negative (oder ungünstige) Zahl bedeutet, dass Sie nicht so profitabel waren oder mehr ausgegeben haben als erwartet.

Grundlegende vs. mittlere vs. fortgeschrittene flexible Budgets

Wir können flexible Budgets je nach Einfluss und Komplexität in drei Typen einteilen.

Grundlegendes flexibles Budget: Bei dieser Art von flexiblem Budget sind nur Änderungen auf der Grundlage der Einnahmenzahlen möglich.

Mittleres flexibles Budget: Hier werden auch andere Aktivitäten berücksichtigt, die zu einer Änderung der Einnahmen oder der Geschäftsaktivitäten führen könnten, z. B. Änderungen des Personalbestands oder der Anzahl und Komplexität der Kunden.

Fortgeschrittenes flexibles Budget: Bei dieser Art von flexiblem Budget werden verschiedene Ausgaben im Unternehmen berücksichtigt, z. B. Produkteinführungen, Kennzahlen wie die magische SaaS-Zahl oder der Verschuldungsgrad und Dividenden aus Investitionen.

Die meisten Unternehmen, die Flexibilität in ihr Budget einbauen, verwenden ein einfaches flexibles Budget.

Vorteile eines flexiblen Budgets

Warum sollte ein Unternehmen ein flexibles Budget verwenden? Die Möglichkeit, auf die tatsächliche Leistung Ihres Unternehmens zu reagieren, kann sowohl für die Erhaltung des Status quo als auch für ein schnelleres Wachstum als erwartet von Nutzen sein. Unsichere Marktbedingungen sprechen für ein flexibles Budget, da es sicherer ist, dass ein einziger Plan nicht befolgt wird.

Gut für Unternehmen mit variablen Kosten

Unternehmen mit variablen Kosten benötigen flexible Budgets, da diese Art von Budget es ihnen ermöglicht, Kurskorrekturen vorzunehmen oder diese Schwankungen bei minimaler Unterbrechung ihrer Tätigkeit zu berücksichtigen.

Ein Unternehmen mit starken saisonalen Schwankungen sollte beispielsweise ein flexibles Budget haben, um den Anstieg und Rückgang von Angebot und Nachfrage entsprechend der Saisonalität zu berücksichtigen.

Leistungsmessung

Es gibt nichts Schöneres, als dem Unternehmen zu sagen, dass man im Plan liegt. Und mit einem flexiblen Budget haben Sie mehrere Eventualitäten, um im Plan zu bleiben.

Da Sie Abweichungen im Budget eingeplant haben, wissen Sie genau, welchen Weg Sie einschlagen müssen, um das Unternehmen auf dem geplanten Kurs zu halten.

Effizienterer Budgetierungsprozess

Flexible Budgets sind effizient, weil sie die gesamte Arbeit erledigen, während Sie an dem Budget arbeiten. Dies führt zwar zu einer längeren anfänglichen Budgetierungszeit, ermöglicht aber einen wesentlich schnelleren Gesamtbudgetierungsprozess, da Sie (im Idealfall) keine neuen Szenarien prognostizieren oder neue Projektionen berechnen müssen.

Bessere Kostenkontrolle

Die Vorhersage Ihrer Kosten im Voraus ist eine gute Möglichkeit, sie zu kontrollieren. Da ein flexibles Budget das Finanzteam in die Lage versetzt, vorausschauend zu denken und die Ausgaben in bestimmten Szenarien einzudämmen, bietet es dem Finanzteam eine wesentlich robustere Kostenkontrolle. Dies trägt dazu bei, die Budgetabweichung gering zu halten, was eine gute Sache ist.

Berücksichtigung von unvorhergesehenen Ausgaben

Ein flexibles Budget berücksichtigt naturgemäß bis zu einem gewissen Grad unvorhergesehene Ausgaben. Auch wenn die Höhe der unvorhergesehenen Ausgaben vielleicht nicht mit dem Budget übereinstimmt, wird der von Ihnen für das Unternehmen festgelegte Weg in vielen Fällen anwendbar sein, wenn auch mit einigen Anpassungen an den Rohdaten.

Spiegelt genauer wider, wie die Finanzen verwendet werden

Ein Unternehmen ist ein lebendiges Gebilde, und ein Budget sollte das auch sein. Es ist zwar schön, ein ideales, statisches Budget zu haben, aber ein flexibles Budget spiegelt eher wider, wie Unternehmen und Budgetverantwortliche ihre Finanzen tatsächlich einschätzen.

Die Grenzen eines flexiblen Budgets

Natürlich sind flexible Budgets nicht einseitig gut. Wie alles andere haben auch sie ihre Nachteile.

Sie sind zeitaufwändiger zu erstellen, zu entwickeln, zu überwachen und zu pflegen

Da sie notwendigerweise komplexer sind als statische Budgets und weil sie nicht einfach nur eingestellt werden können, erfordert die Erstellung flexibler Budgets mehr Gehirnschmalz, und sie erfordern auch eine genaue Überwachung. Dies kann zu einer gewissen Belastung für ein ohnehin schon dünn besetztes FP&A-Team führen.

Zu viel Flexibilität kann die Planungsfähigkeit von FP&A einschränken

Es ist möglich, zu viele Pläne zu haben, da die Planungsfähigkeit eines Unternehmens durch die Anzahl der Stunden begrenzt wird, die sein(e) Team(s) für die Erstellung von Plänen verwenden können. Budgetverantwortliche sollten darauf achten, dass das flexible Budget - insbesondere fortgeschrittene flexible Budgets - nicht zu einem unkontrollierten Zug der Komplexität wird.

Vorhersagen haben eine kürzere Lebensdauer und sind schnell veraltet

Flexibilität ist zwar großartig, aber manchmal passiert etwas Unerwartetes, das die ganze Arbeit, die man vorher gemacht hat, zunichte macht.

Unternehmen auf der ganzen Welt erlebten dies im März 2020, als die COVID-19-Pandemie Sperrungen erforderlich machte, die einen Großteil der Wirtschaft zum Erliegen brachten. Modelle und Prognosen wurden über den Haufen geworfen, und Unternehmen, die viel Zeit und Ressourcen in die Erstellung eines flexiblen Budgets investiert hatten, mussten feststellen, dass ein großer Teil ihrer Zeit und ihres Aufwands zunichte gemacht wurde.

Weniger Rechenschaftspflicht oder Anreize für die Budgetverantwortlichen, sich an das ursprüngliche Budget zu halten

Das Wissen, dass das Budget angepasst werden kann, kann für einige Budgetverantwortliche ein grünes Licht sein, mit ihren Ausgaben zu spielen. Achten Sie darauf, dass sie erwarten, dass Abweichungen vom Budget vom FP&A-Team genehmigt werden.

Verzögerungen beim Abschluss können zu Reibereien mit dem Buchhaltungsteam führen

Die Möglichkeit, das Budget anzupassen, ist zwar schön, kann aber dem Buchhaltungsteam viel Kopfzerbrechen bereiten, vor allem, wenn es einen Großteil seiner Arbeit für den Rechnungsabschluss wiederholen muss, wodurch sich ein Prozess, der sich aufgrund unvorhergesehener Umstände häufig verzögert, noch weiter verzögert.

Fehlende Umsatzvergleiche

Einer der größten Vorteile der einem statischen Budget innewohnenden Konsistenz sind die sauberen Vergleiche, die damit möglich sind. Ein flexibles Budget bringt jedoch viel mehr Varianz mit sich, was es für ein Team schwierig - wenn nicht gar unmöglich - macht, einen genauen Einnahmenvergleich oder eine Varianzanalyse auf der Grundlage eines idealen oder früheren Szenarios durchzuführen.

Was ist die flexible Budgetabweichung?

Die flexible Budgetabweichung ist die Differenz der Ausgaben oder Einnahmen zwischen dem Basis- oder Originalbudget und dem Budget, in das geflext wurde.

Beispiel für flexible Budgetabweichung

Angenommen, ein Unternehmen budgetiert die Herstellungskosten für ein Produkt im Wert von 100 Dollar mit 20 Dollar. Nachdem es die Zahlen überprüft hat, stellt es jedoch fest, dass die Herstellungskosten 25 $ betragen. Das Unternehmen erhöht die Kosten des Produkts, um dieser Abweichung Rechnung zu tragen, und tätigt 50 seiner 100 Produktverkäufe in diesem Berichtszeitraum zu diesem neuen Preis. Die flexible Budgetabweichung für dieses Produkt beträgt daher -250 $ (50 verkaufte Einheiten mit 5 $ mehr COGS als geplant, oder -5 $).

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung eines flexiblen Budgets

Wenn Sie beschlossen haben, dass ein flexibles Budget der richtige Weg für Ihre Organisation ist, erfahren Sie hier, wie Sie es erfolgreich einführen können.

1. Identifizieren Sie fixe und variable Kosten

Es ist wichtig, dass Sie feststellen, wo Abweichungen auftreten können. Kosten wie Miete, Schuldentilgung oder Sachanlagen werden wahrscheinlich fest und konstant bleiben. Aber Kosten wie Vertriebs- und Marketingausgaben können stark schwanken.

Trennen Sie die variablen Kosten heraus. So können Sie die Anzahl der zu erstellenden Szenarien erheblich reduzieren.

2. Verwenden Sie die variable Kostenquote zur Erstellung eines Budgetmodells

Die variable Kostenquote vergleicht die Kosten einer Produktionssteigerung mit den daraus resultierenden Einnahmen. In diesem Schritt wollen Sie den variablen Kostensatz für jedes Produkt, jede Ware oder Dienstleistung, die Sie verkaufen, ermitteln und ein Modell erstellen, das Sie für Ihre Szenarioanalyse im nächsten Schritt verwenden können.

Die Formel für den variablen Kostensatz lautet wie folgt:

Variabler Kostenquotient = Variable Kosten / Nettoumsatz

Alternativ dazu:

Variabler Kostensatz = 1 - Deckungsbeitrag

3. Modellieren Sie verschiedene Szenarien mit dem Budgetmodell

Jetzt, da Sie ein Budgetmodell haben, ist es an der Zeit, Szenarien zu modellieren. Sie sollten die Szenarien auf der Grundlage der wahrscheinlichen Kostenabweichung modellieren, wobei ein gewisser Spielraum für unerwartete Szenarien vorhanden sein sollte.

Ein FP&A-Tool wie Prophix One ist für diesen Schritt hervorragend geeignet.

4. Entscheiden Sie über Ihr Budget

Nachdem Sie nun Ihre zahlreichen Szenarien abgebildet haben, ist es an der Zeit, einige Budgetzahlen und -parameter festzulegen. Dies ist eher eine Kunst als eine Wissenschaft, aber Sie sollten zunächst mit einem konservativen Budget Prioritäten setzen und dann bequemere oder überflüssige Ausgaben aufstocken.

Jede Budgetierungsmethode eignet sich für diesen Zweck - Sie können die inkrementelle Budgetierung für ein flexibles Grundbudget oder die Budgetierung auf Nullbasis für eine vollständige Überarbeitung des Budgets verwenden.

5. Vergleichen Sie Ihr Budgetmodell mit den tatsächlichen Ausgaben durch eine Abweichungsanalyse

Abschließend sollten Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben mit Ihrem Budget vergleichen und bewerten, wie effektiv und genau Ihr flexibles Budget war.

DieAnalyse der Budgetabweichungen ist ein wesentlicher letzter Schritt in jedem Budgetierungsprozess und eine Voraussetzung für den nächsten Budgetierungszyklus.

Das Verständnis und die Bewertung Ihrer bisherigen Budgets helfen Ihnen, ein genaueres Budget für die Zukunft zu erstellen, was die Arbeit aller Beteiligten erleichtert und die Finanzen des Unternehmens stabilisiert.

Schlussfolgerung: Flexible Budgetierung mit Prophix

Jetzt wissen Sie alles darüber, wie man ein flexibles Budget erstellt und verwendet.

Und wenn Sie ein flexibles Budget für Ihre Organisation erstellen möchten, kann Prophix Ihnen dabei helfen. Mit Prophix One, einer Financial Performance Platform, können Sie schnell und einfach Szenarien erstellen und Ihre Budgetanalyse berechnen, wodurch die beiden größten Zeitfresser des Budgetierungsprozesses minimiert werden.