Flussanalyse erklärt: Definition, Beispiele und Anwendungsfälle

Viele Buchhaltungsaufgaben wiederholen sich im Laufe der Finanzzyklen eines Unternehmens. Im Laufe der Zeit zeigen diese wiederholten Berichte und Analysen Schwankungen auf. Eine Fluktuationsanalyse oder Flux-Analyse ist eine Möglichkeit, diese Schwankungen im Laufe der Zeit zu identifizieren, zu quantifizieren und zu qualifizieren. Diese Analysen helfen bei der Identifizierung von Fehlern, Mustern und sogar treibenden Kräften über Berichtszeiträume hinweg.

Was ist eine Flux-Analyse?

Die Flussanalyse oder Fluktuationsabweichungsanalyse ist ein Buchhaltungsinstrument zur Identifizierung und Untersuchung von Veränderungen zwischen Berichtszeiträumen. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Abweichungsanalyse, bei der das tatsächliche Budget eines Projekts mit seinem erwarteten Budget verglichen wird. Die Fluktuationsanalyse ist eine Art horizontale Analyse (oder Trendanalyse), bei der die Endwerte bestimmter Indikatoren über zwei oder mehr Rechnungsperioden hinweg verglichen werden.

Warum ist die Fluktuationsanalyse wichtig?

Die Schwankungsanalyse ist von entscheidender Bedeutung, um die Gründe für die Schwankungen im Laufe der Zeit zu ermitteln. Regelmäßige Schwankungsanalysen können:

• Die Klarheit der Finanzdaten verbessern
• Muster und damit verbundene Trends erkennen
• Anomalien, die Spitzen oder Rückgänge verursachen, beschreiben und erklären
• Risiken durch Analyse und Definition von Schwankungen steuern
• Die Entscheidungsfindung unterstützen und die Leistung optimieren

Dies hilft dann bei der Entwicklung robusterer Strategien und Prognosen, die sich besser an die Unsicherheiten und Veränderungen in komplexen Finanzumgebungen anpassen können.

Wann wird eine Flux-Analyse durchgeführt?

Eine Flux-Analyse wird am Ende eines Finanzberichtszeitraums durchgeführt, im Allgemeinen entweder jährlich oder vierteljährlich, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Unabhängig von der gewählten Kadenz müssen Flux-Analysen mit ähnlichen Zeiträumen durchgeführt werden: Jahr zu Jahr, Quartal zu Quartal oder Monat zu Monat. Wenn diese Analysen regelmäßig über mehrere Zyklen hinweg durchgeführt werden, entsteht eine Trendlinie.

Welches sind die üblichen Arten von Abweichungen in der Flussanalyse?

Umsatz

Umsatzabweichungen sind die Veränderungen des Umsatzes im Vergleich zu den Daten aus früheren Berichten oder Umsatzprognosen für den betreffenden Zeitraum. Die Untersuchung und das Verständnis der Ursachen für Umsatzschwankungen verbessert die Budgetierung und die Prognosen. Ist der Ist-Wert größer als der Soll-Wert, ist die Interpretation positiv.

Ausgaben

Die Aufwandsabweichung stellt die Veränderungen bei den Kosten dar. Hier ist eine sorgfältige Analyse von entscheidender Bedeutung, da die Auswirkungen dieser Veränderungen nicht immer eindeutig sind. Beispielsweise könnte ein Rückgang der Materialkosten zu einer Verringerung der Kosten der verkauften Waren führen, was wiederum eine Verbesserung der Gewinnspanne für das Unternehmen zur Folge hätte. Ein Rückgang der Ausgaben für dieselben Materialien ohne Kostensenkung könnte jedoch auf eine unzureichende Versorgung hindeuten, was zu einem geringeren Umsatz führen würde, wenn die Vorräte ausgehen.

Arbeit

Kurz gesagt, eine Abweichung bei den Lohn- und Gehaltsaktivitäten. Diese Abweichungen können verschiedene Ursachen haben, so dass eine sorgfältige und fundierte Analyse erforderlich ist. Wenn der Ist-Wert größer ist als der Benchmark-Wert, wird dies im Allgemeinen als negativ interpretiert.

Material

Hierbei handelt es sich um eine Kostenabweichung speziell für Materialien. Dazu gehören direkte und indirekte Materialkosten. Die Kosten für das Rohmaterial wären direkt. Ausrüstung oder Werkzeuge, die die Verwaltung des Materials erleichtern, wie z. B. Transport- oder Sicherheitsausrüstung, wären indirekte Kosten. Wenn die tatsächlichen Kosten über dem Richtwert liegen, wird dies meist als negativ interpretiert. In einigen Fällen trifft dies jedoch nicht zu, so dass ein klares Verständnis der Ursachen für diese Abweichungen erforderlich ist.

Gemeinkosten

Die Gemeinkostenabweichung ist die Veränderung der indirekten Kosten des Unternehmens, wie z. B. Versorgungsleistungen, Buchhaltungs- oder Anwaltskosten oder Büromaterial, um nur einige zu nennen. Ist der Ist-Wert größer als der Benchmark-Wert, ist er negativ.

Was sind einige häufige Gründe für Abweichungen bei der Flussanalyse?

Bei der Flussanalyse festgestellte Abweichungen haben eine von zwei Quellen: Fehler in den Daten oder tatsächliche Veränderungen. Abweichungen aufgrund von Fehlern sind zwar wertvoll für die Verbesserung von Berichten, Prozessen und Analysen, lassen sich aber leichter beheben. Abweichungen, die reale Veränderungen im Vergleich zu Benchmarks widerspiegeln, erfordern eine sorgfältigere Betrachtung, um die Ursachen und Auswirkungen auf das Unternehmen richtig zu interpretieren und zu bestimmen. Einige dieser Abweichungen können sich überschneiden, so dass eine sorgfältige Betrachtung der spezifischen Schwankung entscheidend ist, um diese Veränderungen im Laufe der Zeit richtig zu definieren.

Fehlerabweichungen

Fehler können durch unvollständige Daten, Fehler bei der Dateneingabe oder Fehler in der Hauptbuchformel verursacht werden. Diese Fehler führen dazu, dass die Finanzdaten des Unternehmens ungenau und irreführend sind. Durch die Durchführung einer Fluktuationsanalyse werden diese Fehler aufgedeckt, und obwohl sie keine echten Daten widerspiegeln, bieten sie Möglichkeiten zur Verbesserung der Buchhaltungs- oder Berichterstattungsprozesse.

Volumenabweichungen

Wenn sich ein wesentlicher Teil einer Transaktion ändert, führt dies zu einer Volumenabweichung. Eine Umsatzabweichung liegt beispielsweise vor, wenn die erwartete Zahl der Verkäufe von der tatsächlichen Zahl der Verkäufe abweicht.

Preisabweichungen

Die Ermittlung von Preisabweichungen ist eine Schlüsselkomponente des Kostenmanagements. Eine Preisabweichung liegt vor, wenn die erwarteten Kosten eines Einkaufs von den erwarteten Kosten abweichen. Es ist immer wünschenswert, dass die tatsächlichen Kosten niedriger sind als die erwarteten oder budgetierten Kosten.

Effizienzabweichungen

Eine Effizienzabweichung ist eine Veränderung des Ressourcenverbrauchs im Vergleich zum erwarteten Verbrauch. Dabei kann es sich um Rohstoffe, zugekaufte Teile, Arbeitskräfte oder den Einsatz von Maschinen handeln. In einigen Fällen kann dies auch auf Dienstleistungen und Versorgungsleistungen angewandt werden, z. B. auf die in ein Audit investierte Zeit oder die Menge an verbrauchtem Kraftstoff oder Strom.

Wie man eine Flussanalyse in 4 Schritten durchführt

1. Sammeln Sie Daten über den zu analysierenden Posten oder Saldo

Sammeln Sie alle relevanten Daten über den zu analysierenden Posten oder das zu analysierende Konto. Sammeln und ordnen Sie die Auszüge und Daten, und stellen Sie sicher, dass sie genau und vollständig sind. Ungenaue und unvollständige Daten führen zu Fehlern.

2. Definieren Sie die Parameter der Analyse

Legen Sie den Umfang der Analyse klar fest. Bestimmen Sie die Zeiträume, die analysiert werden sollen, und die Variablen, die verfolgt werden sollen. Wenn die Grenzen und der Zweck der Analyse klar definiert sind, bleiben die Ergebnisse übersichtlich und sind somit nützlicher.

3. Ermitteln Sie die Differenz der Werte von Periode zu Periode

Berechnen Sie die Differenz der Werte zwischen aufeinanderfolgenden Zeiträumen. Im Laufe der Zeit lassen sich anhand dieser Abweichungen Trends durch die Veränderungen im Laufe der Zeit erkennen. Um die prozentuale Veränderung zu ermitteln, verwenden Sie diese Formel:

veränderung in %: (Wert im aktuellen Zeitraum - Wert im vorherigen Zeitraum) / Wert im vorherigen Zeitraum

Die Quantifizierung dieser Veränderungen mit einer standardisierten Methode ermöglicht einen konsistenten Vergleich im Zeitverlauf.

4. Erläutern Sie jede signifikante Abweichung

Analysieren und erklären Sie alle signifikanten Abweichungen, die Sie feststellen. Dies kann eine Untersuchung der zugrundeliegenden Ursachen erfordern, um die Auswirkungen richtig einschätzen zu können. Bei der Erörterung von Wesentlichkeitsschwellen sollten Sie sich an den Richtlinien orientieren, die in diesem SEC-Artikel beschrieben sind, wenn Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten ansässig ist. Das Verständnis der Wesentlichkeitsschwelle hilft bei der Bestimmung, welche Abweichungen bedeutend genug sind, um eine weitere Untersuchung und Berichterstattung zu rechtfertigen.

Beispiel für eine Flussanalyse

Werfen wir einen kurzen Blick auf den fiktiven monatlichen Umsatz eines Einzelhandelsgeschäfts im ersten Quartal des Jahres.

Um signifikante Veränderungen und die zugrundeliegenden Ursachen zu ermitteln, berechnen wir zunächst die Unterschiede zwischen den einzelnen Zeiträumen. Von Januar auf Februar stiegen die Umsatzerlöse um 5.000 $, was einer Veränderung von 10 % entspricht:

(55.000 - 50.000) / 50.000 = 0,1 oder 10 %

Von Februar auf März stiegen die Einnahmen um 15.000 $, was zu einer Veränderung von 27,27 % führt:

(70.000 - 55.000) /55.000 = 0,2727 oder 27,27%

Der Anstieg von 10 % im Februar könnte auf eine erfolgreiche Marketingkampagne zurückzuführen sein, während der Anstieg von 27,27 % im März auf die Einführung eines neuen Produkts und die saisonale Nachfrage zurückzuführen sein könnte. Diese Abweichungen bedürfen weiterer Untersuchungen, um die Ursachen für diese Steigerungen zu ermitteln. Die aus dieser Analyse gewonnenen Erkenntnisse könnten die Wirksamkeit bestimmter Taktiken bei einer Produkteinführung bestätigen oder einen kausalen Zusammenhang zwischen Saisonalität und Umsatzsteigerung herstellen.

Vorteile der Fluktuationsanalyse

Eine konsequente Fluktuationsanalyse hat für das Unternehmen mehrere Vorteile, die über die reine Erfassung von Ausgabenabweichungen hinausgehen.

• Erkennen von Trends und Mustern: Regelmäßige Fluktuationsanalysen helfen dabei, Trends und Muster im Laufe der Zeit zu erkennen, was die Vorhersagegenauigkeit verbessert und die strategische Planung unterstützt.
• Risikomanagement: Durch die Analyse von Schwankungen können Unternehmen schwankende Risiken und Bereiche erkennen und ihre Strategie entsprechend anpassen, um diese Risiken zu mindern.
• Leistungsoptimierung: Das Feedback, das diese Analysen liefern, hebt Ineffizienzen und mögliche Verbesserungsbereiche hervor und rationalisiert so die betriebliche Gesamtleistung.
• Fundierte Entscheidungsfindung: Detaillierte Einblicke in die Dynamik eines Systems unterstützen die datengestützte Entscheidungsfindung.
• Verstehen von Schwankungen: Liefert konkrete Gründe für Schwankungen und verbessert das Verständnis und die Kontrolle von Prozessen.
• Ressourcenzuweisung: Steuerung der optimalen Ressourcenzuweisung auf der Grundlage der Analyse vergangener und aktueller Daten.

Herausforderungen der Flux-Analyse

Diese Analysen können recht abstrakt werden, was die Teams vor die Herausforderung stellt, eindeutige Beziehungen zwischen den Geschäftsaktivitäten und -leistungen und den Rohdaten herzustellen. Schauen wir uns einige häufige Herausforderungen an, denen Teams begegnen können.

• Mangelndes geschäftliches Verständnis oder Scharfsinn: Mangelndes Verständnis des geschäftlichen Kontextes hindert Analysten und Führungskräfte daran, die Ergebnisse richtig zu interpretieren. Falsche Interpretationen können zu fehlgeleiteten strategischen Entscheidungen führen. Um relevante Variablen korrekt zu identifizieren, ihre Auswirkungen zu verstehen und die Geschäftspläne entsprechend anzupassen, sind fundierte Fachkenntnisse unerlässlich.
• Es werden Daten benötigt, die möglicherweise nicht zugänglich oder nicht zuverlässig sind: Eine wirksame Flussanalyse hängt vom regelmäßigen Zugang zu hochwertigen Daten ab. In vielen Fällen sind die erforderlichen Daten schwer zu beschaffen oder weisen Ungenauigkeiten auf, was zu unzuverlässigen Analyseergebnissen führt.
• Unklare Richtlinien führen zu einer inkonsistenten Berichterstattung: Ohne klare Richtlinien und definierte Wesentlichkeitsschwellen wird es Unstimmigkeiten geben, wann und wie Flussanalysen durchgeführt und gemeldet werden. Die daraus resultierende unregelmäßige Berichterstattung und unzuverlässige Erkenntnisse untergraben die Effektivität und Nützlichkeit der Analyse.

Flussanalyse vs. vertikale Analyse

Die Flussanalyse ist eine Methode zur Verfolgung der finanziellen Veränderungen eines einzelnen Unternehmens über mehrere Berichtszyklen hinweg. Sie hilft Unternehmen, die Ursachen und Auswirkungen dieser Abweichungen zu verstehen. Dies wiederum verbessert die Vorhersage, Planung, Strategie und das Risikomanagement. Sie erfordert genaue, konsistente Daten über mehrere Zeiträume hinweg und kann komplex sein, so dass für eine korrekte Interpretation fundierte Geschäftskenntnisse erforderlich sind.

Bei der vertikalen Analyse werden die Jahresabschlüsse innerhalb einer einzigen Periode untersucht und jeder Posten als Prozentsatz einer Basiszahl ausgedrückt. Wie bei der Flussanalyse wird jedes Konto als prozentualer Wert dargestellt, aber anstatt Veränderungen im Zeitverlauf zu verfolgen, werden bei der vertikalen Analyse die einzelnen Konten miteinander verglichen. Dabei können zwei Konten desselben Unternehmens oder zwei Unternehmen miteinander verglichen werden. Diese einfache Methode eignet sich für das Benchmarking mit Branchenstandards oder Wettbewerbern. Die vertikale Analyse liefert nur eine Momentaufnahme eines Zeitraums und ist daher für die Ermittlung von Trends weniger geeignet.

Während sich die Flussanalyse auf Veränderungen im Zeitverlauf konzentriert, konzentriert sich die vertikale Analyse auf die Finanzstruktur innerhalb eines einzigen Zeitraums. Beide Arten der Analyse sind auf ihre Weise wertvoll und bieten komplementäre Einblicke, die das Verständnis für die finanzielle Leistung und Gesundheit eines Unternehmens verbessern.

Schlussfolgerung: Automatisieren Sie die Fluktuationsanalyse mit Prophix One™

Die Fluktuationsanalyse ist eine anspruchsvolle Aufgabe, insbesondere wenn keine zuverlässigen Daten verfügbar sind. Prophix One zentralisiert Ihre Finanzdaten, hält sie auf dem neuesten Stand und stellt sicher, dass keine Fehler Ihre Analyse beeinträchtigen. Die Fluktuationsanalyse kann problemlos in Ihre Finanzzyklen integriert werden, um tiefere Einblicke zu erhalten und Trends schnell und präzise zu erkennen. Sind Sie neugierig, wie das funktioniert? Hier erhalten Sie eine Demo.