Fragen und Antworten mit Bauexperten: Navigieren durch die neue Normalität

Im Jahr 2020 stand die Baubranche vor vielen verschiedenen Herausforderungen. In jedem Bundesstaat gab es unterschiedliche staatliche Vorschriften, Reisebeschränkungen unterbrachen die Lieferketten, und neue Sicherheitsrichtlinien beeinträchtigten die Produktivität auf den Baustellen. Da sich die Geschäftswelt im Jahr 2021 auf ein agileres Projektmanagement zubewegt, müssen sich die Bauunternehmer auf ihre Ressourcen - Menschen und Ausrüstung - konzentrieren. Die ständigen Veränderungen in der Baubranche bedeuten, dass die Bauunternehmen ihre Pläne ständig neu prognostizieren und anpassen müssen, um die Verfügbarkeit von Fachkräften und Ausrüstung effektiv zu verwalten. Wir haben uns mit Chuck Schwartz, Bauexperte bei Marcum LLP, und Chris Porter, Construction Manager bei Prophix, zusammengesetzt, um über die Herausforderungen des Ressourcenmanagements im Zeitalter von COVID-19 und die Erwartungen an die Erholung zu sprechen.

Chuck Schwartz

Chris Porter

1. Was sind Ihrer Meinung nach einige der Herausforderungen im Bereich der Ressourcen, die sich aus COVID-19 ergeben?

Chuck: Eine große Herausforderung waren die Unternehmen, die lokale serverbasierte Softwaresysteme (auch bekannt als "Inhouse") verwenden, im Gegensatz zu denjenigen, die Buchhaltungs- und Geschäftsverwaltungssoftware in der Cloud nutzen. Bei denjenigen, die Cloud-Software verwenden, kam es zu keinen nennenswerten Verzögerungen oder Ausfallzeiten, während diejenigen, die sich abmühen mussten, Computer einzurichten, um eine Verbindung zu ihren Systemen herstellen zu können. Durch die Schließung der Büros und die Abriegelung wurden wichtige Prozesse wie Systemsicherungen nicht regelmäßig oder gar nicht durchgeführt. Chris: Wie viele von uns wissen, ist der Arbeitskräftemangel in der Baubranche schon seit einiger Zeit ein Dauerthema. Wie bei vielen anderen Dingen auch hat COVID dieses Problem nur noch vergrößert. Aber nicht nur die Arbeitskräfte werden weiterhin eine Herausforderung darstellen. Auch Materialien und Ausrüstungen werden stark nachgefragt, und in beiden Bereichen sind die Preise u. a. wegen der Produktionsverlangsamung erheblich gestiegen. Diese Unterbrechung wird zweifellos noch einige Zeit andauern, bis die Produktion und das Angebot wieder das Niveau von vor der Pandemie erreichen können.

2. In welche Bereiche sollten Bauunternehmen Ihrer Meinung nach investieren, um sich auf mögliche zukünftige Störungen vorzubereiten? (z. B. Software, Stipendien oder Fachprogramme zur Ausbildung neuer Talente, Sicherheitsprotokolle, Schulungen für Projektmanager usw.)

Chuck: Ein altes Sprichwort besagt, dass man Dinge in guten Zeiten tun sollte, damit man in schlechten Zeiten nicht auf der Stelle treten muss. Und auch wenn dies sicherlich nicht gerade die guten Zeiten sind (zumindest noch nicht), denken Sie an die Zeit kurz vor dem Einschluss zurück - wir hatten gute Zeiten. Aber dann hörte ich Dinge wie: "Wir sind zu beschäftigt, um jetzt darüber nachzudenken" und andere Ausreden dafür, dass wir einige der wichtigen Dinge in den guten Zeiten nicht getan haben. Wenn wir also etwas aus dem Lockdown gelernt haben, dann, dass das Leben unberechenbar ist und jederzeit etwas passieren kann. Es ist wichtig, sich um die wichtigen und schwierigen Dinge zu kümmern, bevor die Katastrophe eintritt. Chris: Chuck spricht hier viele gute Punkte an. Wenn Sie proaktiv in die richtigen Bereiche Ihres Unternehmens investieren, werden Sie später erfolgreich sein, egal welche Herausforderungen auf Sie zukommen. Es ist immer schön, die guten Zeiten zu genießen, aber Unternehmen müssen strategisch über Investitionen in ihre Mitarbeiter, Technologien und Prozesse nachdenken. Was die Technologie betrifft, so verwenden Bauunternehmen viele verschiedene Technologien, um ihr Geschäft zu betreiben. ERP-, Kostenvoranschlags-, Projektmanagement-, CRM- und Gehaltsabrechnungssoftware sind nur einige davon. Sie brauchen all diese Systeme, um Ihr Unternehmen zu führen und Entscheidungen zu treffen, aber es ist mühsam, von einem System zum nächsten zu springen, um die benötigten Antworten zu erhalten. Unternehmer sollten in eine Datenstrategie und eine Technologie investieren, die alle ihre Daten zusammenführt. Auf diese Weise können innovative Bauunternehmen Probleme erkennen und auf sie reagieren, sobald sie auftreten. Bauunternehmen sollten in der Lage sein, die Auswirkungen von Projektverzögerungen, Geräte- oder Arbeitskräftemangel und die daraus resultierenden Zahlungsströme für das gesamte Unternehmen einfach zu modellieren.

3. Gibt es Technologielösungen, in die Bauunternehmen Ihrer Meinung nach investieren sollten, oder sollten sie, falls sie sie bereits haben, nach Möglichkeiten suchen, sie noch stärker zu nutzen?

Chuck: Abgesehen von der Cloud-CPM-Software würde ich sagen, eine integrierte ERP-Software für das Bauwesen. Was ich damit meine, ist, dass die meisten Buchhaltungssysteme für das Baugewerbe schon immer sehr gute Arbeit in den Bereichen Buchhaltung, Auftragskalkulation und Finanzberichterstattung geleistet haben, aber ich sehe auch wunderbare Fortschritte im Bereich des Projektmanagements und der Dokumentenkontrolle. Die meisten Bauunternehmer, mit denen ich spreche, würden es vorziehen, wenn ein einziges System ihr gesamtes Geschäft verwalten könnte, von der Buchhaltung und dem Back Office über das Projektmanagement bis hin zum Außendienst. Was ich in letzter Zeit von Systemanbietern wie Viewpoint gesehen habe, ist sehr beeindruckend und macht den Einsatz von Projektmanagement-Systemen Dritter überflüssig. Auch was ich von Prophix gesehen habe und wie sie mit ERP-Systemen zusammenarbeiten, um erweiterte Möglichkeiten für Finanz- und Statistikberichte zu bieten, ist sehr beeindruckend. CPM-Software ist wertvoll für Auftragnehmer, die sich mit Dingen wie PPP, ERC und anderen Berichts- und Prognoseanforderungen befassen. Chris: Ich stimme Chuck voll und ganz zu, dass man ohne eine integrierte Bau-ERP-Software wie Viewpoint sein Geschäft nicht so effizient führt, wie man es könnte. Ich glaube jedoch, dass dies nur die Hälfte des Puzzles ist. Vielleicht fühlen Sie sich nach einer langen ERP-Implementierung ausgebrannt und denken, das war's - aber es geht noch weiter. Jetzt müssen Sie sich überlegen, wie Sie all diese großartigen Informationen nutzen wollen. Letztendlich sind relationale Datensysteme wie ERPs in erster Linie für die Erfassung und Speicherung großer Datenmengen gedacht. Wenn Sie diese Daten in ein konsumierbares und leicht verständliches Format bringen, werden Sie Wettbewerbsvorteile auf dem Markt erzielen und bessere Entscheidungen treffen können.

4. Auf welche Bereiche sollten sich Auftragnehmer Ihrer Meinung nach aufgrund der COVID-Beschränkungen in Bezug auf die Terminplanung und den Personaleinsatz konzentrieren?

Chris: Eine der Lehren, die wir wohl alle aus dieser Pandemie gezogen haben, ist, dass sich unsere Situation im Handumdrehen ändern kann. In vielerlei Hinsicht ist das nichts Neues für Baufachleute, die ständig mit Planänderungen bei Aufträgen zu tun haben. Es kommt darauf an, dass Sie wissen, wo und wann Sie Änderungen an den geplanten Arbeitskräften und Geräten vornehmen können, und zwar im Voraus. Wenn Sie in der Lage sind, den Personal- und Geräteeinsatz im Voraus neu zu planen, können Sie die Auslastung und die Gewinnspanne dieser wichtigen Anlagen verbessern. Die Frage, die wir uns also stellen sollten, lautet: Kann ich das heute schon tun? Kann ich außerdem täglich über meine benötigten, geplanten und tatsächlichen Ressourcenstunden berichten? An dieser Stelle kommt eine Datenstrategie ins Spiel. Die Verknüpfung dieser 3 Datensätze ist unerlässlich, und zum Glück hat Prophix eine speziell entwickelte Lösung, die dies ermöglicht.

5. Worauf sollten sich die Auftragnehmer im Jahr 2021 einstellen, wenn der Impfstoff allgemein verfügbar ist?

Chris: In Gesprächen mit mehreren Bürgschaften und Buchhaltungspartnern wurde bereits ein verstärkter Fokus auf Cash-Management und finanzielle Gesundheit festgestellt. Alle verlangen regelmäßigere 13-wöchige Liquiditätsprognosen und Aktualisierungen der wichtigsten Leistungsindikatoren, wie z. B. die Anzahl der Tage in bar und andere Liquiditätskennzahlen. Da dies auch in absehbarer Zukunft der Fall sein wird, müssen die Auftragnehmer ihre Verfahren zur Zusammenstellung dieser Daten für die Beteiligten überdenken. Verbringen Sie viele Tage damit, diese Daten aus verschiedenen Systemen zu holen und in Excel zu verarbeiten? Eine Bank oder eine Bürgschaft wird viel mehr Vertrauen haben, wenn Sie ihnen die solide Grundlage zeigen können, auf der Sie diese Zahlen erstellt haben. Lösungen für das Corporate Performance Management, wie z. B. Prophix, bieten Auftragnehmern die Automatisierung, den Umfang und die Best Practices, die Excel nicht bieten kann. Sofort einsatzbereite Dashboards, gekoppelt mit einer Bibliothek von KPIs, können Auftragnehmern fast augenblicklich einen Einblick in den Zustand ihres Unternehmens geben. Wenn Sie mehr über Ressourcenmanagement erfahren möchten, sehen Sie sich unsere On-Demand-Präsentation mit Marcum, Viewpoint und Prophix an: Navigating Challenges and Strategies Related to Construction Claims During a Pandemic.