How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Es wurden Fehler gemacht…

…oder auch nicht. Die Aufgabe einer Bilanzabstimmung ist es, genau das herauszufinden. Wachsende Unternehmen können täglich Dutzende, wenn nicht gar Hunderte von Transaktionen durchführen, wobei jede einzelne die Möglichkeit für Fehler bietet. Bevor Salden von einem der beteiligten Konten zu Ihrer Bilanz hinzugefügt werden können, müssen sie abgeglichen werden.

Schauen wir uns den Bilanzabgleich genauer an.

Was ist ein Bilanzabgleich?

Beim Abgleich werden die Transaktionen in einer Bilanz mit der Belegdokumentation verglichen. Das kann helfen, Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie sich auf andere Prozesse auswirken, Fehler zu vermeiden und sogar Betrug zu verhindern. Diese sekundäre Dokumentation kann alles von einem Kontoauszug über eine Tabelle bis hin zu Rechnungen enthalten. Durch den Bilanzabgleich wird sichergestellt, dass Sie bei jeder Überprüfung der Finanzlage Ihres Unternehmens genaue Zahlen vorfinden.

Warum ist es wichtig, einen Bilanzabgleich vorzunehmen?

Bilanzen sind wichtig, um die Finanzlage eines Unternehmens zu kennen. Ein Bilanzabgleich:

• Stellt sicher, dass alle Transaktionen korrekt sind.
• Gibt Ihnen mehr Vertrauen in Ihre Kontensalden.
• Deckt Fehler auf, bevor sie sich auf nachgelagerte Prozesse auswirken.
• Schafft einen klaren Weg zur Lösung von Unstimmigkeiten.
• Sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Standards und Vorschriften einhält.
• Erstellt eine Dokumentation, auf die später verwiesen werden kann.
• Hilft bei der Erstellung von Datenspuren für künftige Audits.

Wann führt man einen Bilanzabgleich durch?

Der Bilanzabgleich erfolgt in der Regel in einem ähnlichen Zeitrahmen wie Finanzabschlüsse. Das bedeutet, dass Sie in der Regel monatliche Abgleiche durchführen, die mit den Monatsabschlüssen zusammenfallen, aber manche Unternehmen nehmen auch vierteljährlich oder jährlich einen Abgleich der Bilanzen vor.

Bilanzabgleich vs. Bankenabgleich

Beim Bilanzabgleich werden die Transaktionen in Ihrer Gesamtbilanz überprüft, während sich der Bankabgleich speziell auf Bankauszüge und Geldkonten konzentriert. Abgesehen vom Umfang und der Art der abzugleichenden Transaktionen handelt es sich um nahezu identische Prozesse.

So läuft ein Bilanzabgleich ab

Auch wenn der Bilanzabgleich zeit- und arbeitsintensiv sein kann, muss er nicht kompliziert sein. Folgen Sie einfach diesem sechsstufigen Prozess.

1. Ermitteln Sie, welche Konten abgeglichen werden müssen
Je nach Branche und Arbeitsweise Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise nur einige Konten im Rahmen dieses Prozesses abgleichen. Es kann beispielsweise sein, dass bereits eine andere Abteilung für den Bankabgleich verantwortlich ist, sodass die Einbeziehung dieser Konten in Ihre Abgleich einen doppelten Arbeitsaufwand bedeuten würde.

2. Sammeln Sie die erforderlichen Konto- und Finanzdaten.
Wenn Sie eine Financial Performance-Plattform wie Prophix verwenden, stehen Ihnen die benötigten Daten bereits zur Verfügung. Andernfalls müssen Sie auf alle an Ihrem Abgleich beteiligten Konten zugreifen, um die erforderlichen Daten zu erfassen.

3. Vergleichen Sie Ihre Informationen
Gehen Sie alle Transaktionen der in Ihrer Bilanz dargestellten Konten durch und vergleichen Sie sie mit Ihren Belegen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Debitorenbuchhaltung abgleichen, können Sie Transaktionen mit Rechnungen vergleichen, um Unstimmigkeiten festzustellen.

4. Untersuchen und erklären Sie die Differenzen, falls vorhanden
Es reicht nicht aus, Fehler in Ihrem Hauptbuch (oder GL) zu identifizieren; Sie müssen sie auch bereinigen! Manchmal ist das Erkennen und Erklären der Unterschiede so einfach wie das Erkennen von Tippfehlern und ähnlichen Fehlern bei der Dateneingabe. In anderen Fällen müssen Sie mehrere Systeme untersuchen, um die Fehlerquelle zu finden.

5. Passen Sie die Hauptbuch- und Journaleinträge an
Nachdem Sie Fehler identifiziert und untersucht haben, passen Sie das Hauptbuch und alle relevanten Journaleinträge an, um sicherzustellen, dass die Kontostände – und die daraus resultierende Bilanz – korrekt sind. Es gibt Software, die Ihnen dabei helfen kann, diesen Vorgang zu automatisieren und so für Zeitersparnis sorgt.

6. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Hinterlassen Sie Aufzeichnungen über jede Untersuchung und das Ergebnis, damit Controller, Prüfer und andere Fachleute alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen nachverfolgen können. Dies kann auch dazu beitragen, zukünftige Abgleiche zu beschleunigen, indem wiederkehrende Probleme identifiziert und dokumentiert werden.

Best Practices für den Bilanzabgleich

Hier sind einige einfache Beispiele dafür, wie ein Bilanzabgleich aussehen könnte, nachdem Ihr Team den gesamten Prozess durchlaufen hat.

Best Practices für den Bilanzabgleich

Da Sie nun wissen, wie ein Bilanzabgleich durchgeführt wird, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass dieser wichtige Prozess mit so wenig manuellem Aufwand wie möglich durchgeführt wird – und ohne das Risiko kostspieliger Fehler.

Automatisieren Sie, was möglich ist

Zu viele Teams verlassen sich bei den Prozessen des Bilanzabgleichs immer noch zu sehr auf Tabellenkalkulationen und manuelle Vorgänge. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern kann auch zu kostspieligen menschlichen Fehlern führen. Idealerweise sollte Ihr Team Software verwenden, die einige der arbeitsintensivsten Teile des Prozesses automatisiert, beispielsweise den Transaktionsabgleich.

Nutzen Sie Technologie, um Ihre Prozesse zu verbessern

Automatisierung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, aber die richtige Technologie kann noch viel mehr: Sie hilft Ihnen, Ineffizienzen aufzudecken und Probleme in Ihrem Prozess zu erkennen. Unabhängig davon, ob Sie integrierte Abgleichsfunktionen einer Software für Enterprise Resource Planning (ERP) verwenden oder eine dedizierte Lösung nutzen möchten – Technologie kann diesen schwierigen Prozess in etwas viel Überschaubareres verwandeln.

Überdenken Sie die Best Practices für die Risikobewertung

Die Risikobewertung ermöglicht es Buchhaltern, Controllern und anderen Personen innerhalb der Finanzabteilung, einige der mit finanziellen Entscheidungen verbundenen Risiken vorherzusagen. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Probleme vor dem Bilanzabgleich zu erkennen und den Teams einen Vorsprung bei der Identifizierung von Unstimmigkeiten zu verschaffen. Die Überprüfung Ihres Risikobewertungsprozesses kann Ihnen eine Menge Aufwand und Zeit für den Abgleich ersparen.

Legen Sie klare Richtlinien und interne Kontrollen fest

Der beste Weg, den Bilanzabgleich so mühelos wie möglich zu gestalten, ist, Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen. Vergewissern Sie sich daher, dass alle Richtlinien, die finanzielle Transaktionen betreffen, absolut klar sind und dass interne Kontrollen vorhanden sind, um potenzielle Unstimmigkeiten vor dem nächsten Abgleich aufzudecken.

Nutzen Sie eine Checkliste für den Bilanzabgleich

Wenn Checklisten gut genug für Piloten, Astronauten und Chirurgen sind, sind sie gut genug für die Finanzabteilung. Wenn Sie Ihren Abgleich in eine Checkliste umwandeln, können Sie potenzielle Fehler vermeiden und den gesamten Aufwand optimieren.

Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Bilanzabgleich

Wie viele andere Finanzprozesse ist auch der Bilanzabgleich schwierig, zeitintensiv und potenziell fehleranfällig. Hier sind einige Herausforderungen, auf die Sie bei der Bearbeitung der Transaktionen Ihres Unternehmens achten sollten.

Getrennte Daten und Tabellenkalkulationen

Einer der zeitaufwändigsten Teile des Abgleichs ist die Zentralisierung aller Daten, die Sie benötigen, sowohl für Ihr Hauptbuch als auch für die Belege, mit denen Sie die Daten vergleichen werden. Diese Daten sind oft über mehrere Tools und Tabellenkalkulationen verteilt, und allzu oft finden Sie Transaktionen, die in einem Tool versteckt sind, das monatelang nicht genutzt wurde, zu spät.

Manuelle Fehler und ungenaue Daten

Je mehr manuelle Prozesse an den täglichen Transaktionen Ihres Unternehmens beteiligt sind, desto mehr Möglichkeiten für Fehler und Ungenauigkeiten entstehen. Da das Auffinden und Beheben dieser Probleme der Hauptzweck des Abgleichs ist, wird der Abgleich bei Unternehmen, in denen viele Vorgänge manuell ausgeführt werden, länger dauern.

Fehlende interne Kontrollen

Wenn jede Abteilung ihre eigene Methode zur Verwaltung dieser Transaktionen hat und es nur wenige Kontrollen zur Standardisierung der Prozesse gibt, müssen Sie möglicherweise ungenaue Hauptbücher durchgehen, um eine genaue Bilanz zu erstellen.

Wie Software den Bilanzabgleich verbessern kann

Möglicherweise ist Ihnen ein Muster aufgefallen.

Wenn Sie sich zu sehr auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen verlassen, entstehen Fehler, die den Bilanzabgleich letztendlich arbeitsintensiver machen. Deshalb ist die richtige Software für die Optimierung des Bilanzabgleichs von entscheidender Bedeutung. Das liegt daran, dass Software das Folgende leistet:

• Sie standardisiert den Bilanzabgleich, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.
• Sie zentralisiert Daten aus mehreren Quellen über eingebaute Integrationen.
• Sie automatisiert die zeitaufwändigsten Aufgaben im Zusammenhang mit dem Abgleich, beispielsweise den Transaktionsabgleich.
• Sie ermöglicht die Aufzeichnung aller Änderungen im Hauptbuch, um eine reibungslose Prüfung und Überprüfung zu ermöglichen.

Mit der richtigen Software können Sie einen Bilanzabgleich in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern durchführen und gleichzeitig Kontrollen einrichten, die genau die Diskrepanzen verhindern, nach denen Sie suchen.

FAQs zum Bilanzabgleich

Der Bilanzabgleich kann ein komplexes Unterfangen sein, aber egal, welche Fragen Sie haben, wir haben die Antworten.

Warum gleichen wir nur Bilanzkonten ab?

Bilanzkonten werden häufiger abgeglichen, da sie als permanente (oder fortlaufende) Konten geführt werden, d. h. es findet ein Übertrag der Salden von einer Rechnungsperiode zur nächsten statt. Das bedeutet, dass auftretende Fehler ebenfalls übertragen werden, was den Abgleich noch wichtiger macht.

Wie oft sollten Bilanzkonten abgeglichen werden?

Der Abgleich der Bilanzkonten erfolgt in der Regel nach einem Zeitplan, der entweder mit dem Monatsabschluss oder mit seltener durchgeführten Abschlüssen übereinstimmt. Das bedeutet, dass er monatlich durchgeführt werden kann; die Regel ist jedoch einmal pro Quartal oder einmal pro Jahr.

Wie lauten die fünf Feststellungen zur Bilanz?

Die fünf folgenden Feststellungen werden von Wirtschaftsprüfern und Finanzanalysten verwendet, um die Richtigkeit der Angaben in der Bilanz zu überprüfen. Das sind die Feststellungen:

1. Existenz: Existiert der ausgewiesene Vermögenswert, die Verbindlichkeit oder das Eigenkapital tatsächlich zu dem in der Bilanz angegebenen Zeitpunkt?
2. Rechte und Pflichten: Ist das Unternehmen Eigentümer der ausgewiesenen Vermögenswerte oder hat es das Recht, diese zu nutzen? Bestehen rechtliche Pflichten für ausgewiesene Verbindlichkeiten?
3. Vollständigkeit: Sind alle relevanten Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapitaltransaktionen und Salden enthalten?
4. Bewertung oder Bemessung: Entsprechen die in den Jahresabschlüssen ausgewiesenen Beträge dem tatsächlichen Wert der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals?
5. Präsentation und Offenlegung: Sind die Informationen klar und verständlich? Werden alle notwendigen Offenlegungen gemacht?

Welche Rolle spielt der Bilanzabgleich im Abschlussprozess?

Der Bilanzabgleich ist ein wesentlicher Bestandteil des Abschlusses, da er sicherstellt, dass die Finanzabteilung mit genauen Daten arbeitet. Andernfalls könnte es dazu kommen, dass Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, ohne wichtige Fehler zu beachten, die die Ergebnisse erheblich verfälschen könnten.

Erleichtern Sie den Bilanzabgleich mit Finanzsoftware

Der Bilanzabgleich ist ein komplexer Prozess, der der Finanzabteilung die Zahlen liefert, die sie für den Monatsabschluss und den Jahresabschluss benötigt. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, den Großteil der damit verbundenen manuellen Arbeit zu eliminieren und gleichzeitig den gesamten Prozess zu vereinfachen. Finanzsoftware macht den Bilanzabgleich zum Kinderspiel. Sie zentralisiert alle Daten, die Sie abgleichen müssen, automatisiert den größten Teil der Arbeit und gibt Ihnen den Einblick, den Sie brauchen, um Fehler in Zukunft zu vermeiden.