Bilanzabstimmung im Jahr 2025 (Definition und Beispiele)

Es wurden Fehler gemacht.

Zumindest ist es das, was Sie bei der Bilanzabstimmung zu entdecken versuchen. Wachsende Unternehmen können täglich Dutzende, wenn nicht Hunderte von Transaktionen durchführen, wobei jede einzelne Gelegenheit für Fehler bietet. Bevor die Salden der beteiligten Konten in die Bilanz aufgenommen werden können, müssen sie abgestimmt werden.

Schauen wir uns die Bilanzabstimmung im Detail an. Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie man eine Bilanz abstimmt, kennen bewährte Verfahren und Beispiele und haben Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Bilanzabstimmung.

Was ist eine Bilanzabstimmung?

Bilanzen sind wichtig, um zu wissen, wo Ihr Unternehmen finanziell steht. Außerdem ist die Bilanzabstimmung wichtig:

• Sie stellt sicher, dass alle Transaktionen korrekt sind
• Gibt Ihnen mehr Vertrauen in Ihre Kontensalden
• Deckt Fehler auf, bevor sie sich nachteilig auswirken
• Schafft einen klaren Weg zur Lösung von Diskrepanzen
• Sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen die Standards und Vorschriften einhält
• Erzeugt eine Dokumentation, auf die später Bezug genommen werden kann
• Hilft bei der Erstellung von Unterlagen für künftige Audits

Wann führen Sie eine Bilanzabstimmung durch?

Die Bilanzabstimmung wird in der Regel in einem ähnlichen Zeitrahmen wie die Finanzabschlüsse durchgeführt. Das bedeutet, dass Sie in der Regel monatliche Abstimmungen durchführen, die mit den Monatsabschlüssen zusammenfallen, aber einige Organisationen stimmen ihre Bilanzen auch vierteljährlich oder jährlich ab.

Bilanzabstimmung vs. Bankabstimmung

Bei der Bilanzabstimmung werden die Transaktionen in Ihrer Gesamtbilanz überprüft, während sich die Bankabstimmung speziell auf Bankauszüge und Geldkonten konzentriert. Abgesehen von ihrem Umfang und der Art der abzustimmenden Transaktionen handelt es sich um fast identische Prozesse.

Wie man die Bilanz abstimmt

Eine Bilanzabstimmung kann zwar zeit- und arbeitsaufwändig sein, muss aber nicht kompliziert sein. Hier ist ein einfaches Verfahren in sechs Schritten, das Sie befolgen können.

1. Ermitteln Sie, welche Konten abgestimmt werden müssen
Je nach Branche und Arbeitsweise Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise nur einige Konten im Rahmen dieses Prozesses abstimmen. So kann beispielsweise eine andere Abteilung bereits für den Bankabgleich zuständig sein, was bedeutet, dass die Einbeziehung dieser Konten in Ihren Abgleich doppelte Arbeit bedeuten würde.

2. Sammeln Sie die erforderlichen Konto- und Finanzinformationen
Wenn Sie eine Financial Performance Platform wie Prophix One verwenden, haben Sie die benötigten Daten bereits zur Hand. Andernfalls müssen Sie auf alle an der Abstimmung beteiligten Konten zugreifen, um die erforderlichen Daten zu sammeln.

3. Vergleichen Sie Ihre Informationen
Gehen Sie alle Transaktionen der in Ihrer Bilanz dargestellten Konten durch und vergleichen Sie sie mit Ihren Belegdokumenten. Wenn Sie beispielsweise Ihr Debitorenbuch abstimmen, können Sie Transaktionen mit Rechnungen vergleichen, um Unstimmigkeiten zu ermitteln.

4. Untersuchen und erklären Sie die Unterschiede, falls vorhanden
Es reicht nicht aus, Fehler in Ihrem Hauptbuch (oder GL) zu identifizieren, Sie müssen sie auch beheben! Manchmal ist das Erkennen und Erklären der Differenzen so einfach wie das Aufspüren von Tippfehlern und ähnlichen Dateneingabefehlern. In anderen Fällen müssen Sie mehrere Systeme untersuchen, um die Fehlerursache zu finden.

5. Bereinigen Sie die Hauptbuchhaltung und die Journaleinträge
Nachdem Sie die Fehler identifiziert und untersucht haben, bereinigen Sie die Hauptbuchhaltung und alle relevanten Journaleinträge, um sicherzustellen, dass die Kontosalden - und die daraus resultierende Bilanz - korrekt sind. Manche Software kann diesen Teil automatisieren und Ihrem Team wertvolle Zeit ersparen.

6. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Hinterlassen Sie Aufzeichnungen über alle Untersuchungen und deren Ergebnisse, damit Controller, Wirtschaftsprüfer und andere Fachleute alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen nachvollziehen können. Dies kann auch dazu beitragen, zukünftige Abstimmungen zu beschleunigen, indem wiederkehrende Probleme identifiziert und dokumentiert werden.

Beispiel für eine Bilanzabstimmung

Im Folgenden finden Sie einige einfache Beispiele dafür, wie eine Bilanzabstimmung aussehen könnte, nachdem Ihr Team den gesamten Prozess durchlaufen hat.

Best Practices für die Bilanzabstimmung

Da Sie nun wissen, wie eine Bilanzabstimmung durchgeführt wird, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass dieser wichtige Prozess mit so wenig manueller Arbeit wie möglich durchgeführt wird - und ohne das Risiko kostspieliger Fehler.

Automatisieren Sie, wo Sie können

Zu viele Teams verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen und manuelle Arbeit für den Großteil ihres Bilanzabstimmungsprozesses. Dies nimmt nicht nur Zeit für andere wichtige Aufgaben weg, sondern kann auch kostspielige menschliche Fehler verursachen. Idealerweise sollte Ihr Team eine Software einsetzen, die einige der arbeitsintensivsten Teile des Prozesses, wie den Abgleich von Transaktionen, automatisiert.

Nutzen Sie Technologie zur Verbesserung Ihrer Prozesse

Automatisierung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, aber die richtige Technologie kann noch viel mehr: Sie hilft Ihnen, Ineffizienzen aufzudecken und Probleme in Ihrem Prozess zu erkennen. Unabhängig davon, ob Sie die integrierten Abstimmungsfunktionen einer Warenwirtschaftssoftware nutzen oder eine spezielle Lösung einsetzen möchten, können Sie diesen schwierigen Prozess mit Hilfe von Technologie viel einfacher gestalten.

Überprüfen Sie bewährte Verfahren zur Risikobewertung

Die Risikobewertung ermöglicht es Buchhaltern, Controllern und anderen Personen im Büro des CFO, einige der mit finanziellen Entscheidungen verbundenen Risiken vorherzusagen. Auf diese Weise können potenzielle Probleme bereits vor dem Bilanzabgleich erkannt werden, so dass die Teams einen Vorsprung bei der Identifizierung von Diskrepanzen haben. Die Überprüfung Ihres Risikobewertungsprozesses kann Ihnen bei der nächsten Bilanzabstimmung eine Menge Arbeit ersparen.

Klare Richtlinien und interne Kontrollen einführen

Der beste Weg, den Prozess der Bilanzabstimmung so mühelos wie möglich zu gestalten, besteht darin, Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen. Vergewissern Sie sich daher, dass alle Richtlinien für Finanztransaktionen eindeutig sind und dass interne Kontrollen vorhanden sind, um potenzielle Unstimmigkeiten vor dem nächsten Abstimmungsvorgang zu erkennen.

Verwenden Sie eine Checkliste für die Bilanzabstimmung

Wenn Checklisten gut genug für Piloten, Astronauten und Chirurgen sind, dann sind sie auch gut genug für das Büro des Finanzvorstands. Wenn Sie Ihren Abstimmungsprozess in eine Checkliste umwandeln, können Sie potenzielle Fehler vermeiden und den gesamten Vorgang rationalisieren.

Herausforderungen im Zusammenhang mit der Bilanzabstimmung

Wie viele andere Finanzprozesse ist auch die Bilanzabstimmung schwierig, zeitaufwändig und potenziell fehleranfällig. Im Folgenden sind einige Herausforderungen aufgeführt, auf die Sie bei der Bearbeitung der Transaktionen Ihres Unternehmens achten sollten.

Unzusammenhängende Daten und Tabellenkalkulationen

Einer der zeitaufwändigsten Teile der Abstimmung ist die Zentralisierung aller Daten, die Sie benötigen, sowohl für Ihr Hauptbuch als auch für die Belege, mit denen Sie die Daten vergleichen. Diese Daten sind oft über mehrere Tools und Tabellenkalkulationen verstreut, und allzu oft finden Sie Transaktionen, die in einem Tool versteckt sind, das monatelang nicht genutzt wurde, zu spät im Prozess.

Manuelle Fehler und ungenaue Daten

Je mehr manuelle Prozesse in die täglichen Transaktionen Ihres Unternehmens involviert sind, desto mehr Möglichkeiten für Fehler und Ungenauigkeiten ergeben sich. Da der Hauptzweck der Abstimmung darin besteht, diese Fehler zu finden und zu beheben, werden Organisationen, die sich stark auf manuelle Arbeit verlassen, feststellen, dass ihre Abstimmungen länger dauern.

Fehlende interne Kontrollen

Wenn jede Abteilung ihre eigene Methode zur Verwaltung dieser Transaktionen hat und es nur wenige Kontrollen zur Standardisierung der Prozesse gibt, müssen Sie möglicherweise ungenaue Hauptbücher durchgehen, um eine genaue Bilanz zu erstellen.

Wie Software den Abstimmungsprozess in der Bilanz verbessern kann

Vielleicht haben Sie ein Muster erkannt.

Wenn man sich zu sehr auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen verlässt, entstehen Fehler, die zu mehr Arbeit führen, wenn es an der Zeit ist, die Bilanz abzustimmen. Aus diesem Grund ist die richtige Software für die Optimierung des Bilanzabstimmungsprozesses unerlässlich. Der Grund dafür ist, dass Software

• Standardisiert die Bilanzabstimmung, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern
• Zentralisiert Daten aus verschiedenen Quellen mit integrierten Integrationen
• Automatisiert die zeitaufwändigsten Aufgaben bei der Abstimmung, z. B. den Abgleich von Transaktionen
• Erzeugt eine Aufzeichnung aller Änderungen im Hauptbuch für eine reibungslosere Prüfung und Revision

Mit der richtigen Software können Sie Bilanzabstimmungen in kürzerer Zeit und mit weniger Fehlern durchführen und gleichzeitig Kontrollen einrichten, die die Diskrepanzen, auf die Sie achten wollen, verhindern.

FAQs zur Bilanzabstimmung

Die Bilanzabstimmung kann ein komplexer Prozess sein, aber egal, welche Fragen Sie haben, wir haben die Antworten.

Warum stimmen wir nur Bilanzkonten ab?

Bilanzkonten werden häufiger abgestimmt, weil sie als permanente (oder fortlaufende) Konten gelten, d. h., dass sie die Salden von einer Rechnungsperiode zur nächsten fortschreiben. Das bedeutet, dass alle Fehler, die auftauchen, auch übertragen werden, wodurch die Abstimmung noch wichtiger wird.

Wie oft sollten Sie die Bilanzkonten abstimmen?

Die Abstimmung der Bilanzkonten erfolgt in der Regel nach einem Zeitplan, der entweder mit dem Monatsabschluss oder einem selteneren Finanzabschluss zusammenfällt. Das bedeutet, dass sie so oft wie möglich durchgeführt werden können, aber in der Regel vierteljährlich oder jährlich erfolgen.

Was sind die 5 Bilanzpositionen?

Die fünf Bilanzaussagen werden von Wirtschaftsprüfern und Finanzanalysten verwendet, um die Richtigkeit der Angaben in einer Bilanz zu beurteilen. Hier sind diese Behauptungen:

1. Vorhandensein: Existiert der ausgewiesene Vermögenswert, die Verbindlichkeit oder das Eigenkapital zum Bilanzstichtag?
2. Rechte und Pflichten: Ist die Organisation Eigentümerin der ausgewiesenen Vermögenswerte oder hat sie das Recht, diese zu nutzen? Hat sie rechtliche Verpflichtungen für die ausgewiesenen Verbindlichkeiten?
3. Vollständigkeit: Sind alle relevanten Vermögenswerte, Schulden, Eigenkapitaltransaktionen und Salden enthalten?
4. Bewertung oder Bemessung: Entsprechen die im Abschluss ausgewiesenen Beträge dem tatsächlichen Wert der Aktiva, Passiva und des Eigenkapitals?
5. Darstellung und Offenlegung: Sind die dargestellten Informationen klar und verständlich? Wurden alle erforderlichen Angaben gemacht?

Welche Rolle spielt die Bilanzabstimmung im Abschlussprozess?

Die Bilanzabstimmung ist ein wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses, da sie sicherstellt, dass das Büro des Finanzvorstands mit korrekten Daten arbeitet. Andernfalls könnte es passieren, dass Sie Ihre Jahresabschlüsse abschließen, ohne Fehler zu berücksichtigen, die die Ergebnisse erheblich verfälschen könnten.

Erleichtern Sie die Bilanzabstimmung mit Finanzsoftware

Die Bilanzabstimmung ist ein komplexer Prozess, der dem Büro des Finanzvorstands die Zahlen liefert, die sie für den Monatsabschluss und wichtige Finanzberichte benötigen. Es gibt jedoch eine einfache Möglichkeit, den Großteil der manuellen Arbeit zu eliminieren und den gesamten Prozess zu vereinfachen. Finanzsoftware macht die Bilanzabstimmung zu einem Kinderspiel. Sie zentralisiert alle Daten, die Sie für die Abstimmung benötigen, automatisiert den Großteil der Arbeit und gibt Ihnen den Einblick, den Sie brauchen, um Fehler in Zukunft zu vermeiden.