Innovation im Rechnungswesen: KI und Finanzen mit Jennifer Warawa

Es ist einfach, in groben Zügen über die Einführung von KI in Ihrer Finanzabteilung nachzudenken. Sie werden "sich wiederholende Aufgaben automatisieren" oder "Daten konsolidieren, um Erkenntnisse zu gewinnen" Das klingt futuristisch, zukunftsweisend und hat genau die richtige Mischung aus Technologie und Unternehmensjargon.

Doch wie sieht KI im Finanzbereich in der Praxis aus? Wie kann Ihr Unternehmen KI einsetzen und ihr volles Potenzial ausschöpfen?

Um die Antworten zu erhalten, haben wir mit Jennifer Warawa, Executive Vice President of Partners, Accountants & Alliances bei Sage, gesprochen. Jennifer Warawa hat viele Jahre damit verbracht, Finanzleitern zuzuhören und ihnen bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen. Ihre praktische Sichtweise auf das Thema ist für jeden, der im Finanzwesen tätig ist, von unschätzbarem Wert.

Buchhaltung im Finanzwesen Q&A mit Jennifer Warawa

Prophix: Wie sehen Sie die aktuelle Nutzung von KI und maschinellem Lernen durch Buchhalter? Wie hoch ist der aktuelle Entwicklungsstand?

Jennifer: Ich würde sagen, der Entwicklungsstand ist wahrscheinlich gering. Aber sie haben sich auch noch nicht völlig darauf eingelassen. Die Buchhalter nutzen KI derzeit vor allem im Bereich der Automatisierung: Automatisierte Bankeinspeisungen, automatisierte Dateneingabe. Sie helfen dabei, einige dieser Verwaltungsaufgaben einzusparen. Und selbst dabei waren sie ein wenig vorsichtig, weil dies in einigen Fällen einen großen Teil ihrer Arbeit ausmachte. Sie fragten sich also: Okay, wenn ich damit anfange, was werde ich dann eigentlich tun?

Ich glaube, es ging hauptsächlich um die Automatisierung/Dateneingabe. Aber selbst das ist ein bisschen langsamer, als es wahrscheinlich sein könnte.

Prophix: Welche Ratschläge haben Sie für Unternehmen, die sich noch in einem frühen Stadium des Entscheidungsprozesses über KI befinden? Wie können sie einige der üblichen Vorbehalte überwinden?

Jennifer: Ich denke, eines der Dinge, die interessant sind, ist, dass die Unternehmen oft nur die... Ich möchte nicht "Worst-Case-Szenario" sagen Aber es ist in etwa so, wie die Leute über selbstfahrende Autos denken, richtig? Sie werden sagen: "Ich habe gehört, dass dieses selbstfahrende Auto einen Unfall hatte." Nun, wenn man sich das Verhältnis von Autos zu Unfällen und so weiter ansieht, sind selbstfahrende Autos tatsächlich sicherer als normale Autos. Aber es braucht nur den Unfall einer Person. Dann heißt es: "Oh, das funktioniert nicht. Diese Technologie funktioniert nicht. Sie ist noch nicht bereit für mich."

Ich denke, das Gleiche gilt in vielerlei Hinsicht für die Buchhaltungstechnologie. Man hört von Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsproblemen. Und sie sagen: "Oh, es ist noch zu früh. Es ist zu früh für die Cloud, zu früh für KI. Das hat nicht funktioniert." Ich würde also sagen, dass man das Ganze erst einmal im Vergleich zum Rest der Welt und der Art und Weise, wie sie die Technologie nutzen, betrachten sollte. Auch wenn sie von einer Ungenauigkeit oder einer Datenpanne oder etwas anderem hören, ist das in der Regel unbedeutend im Vergleich zu dem, was in der Vergangenheit passiert ist, selbst bei Vor-Ort-Lösungen.

Das ist also der erste Teil: Sie müssen über das große Ganze nachdenken. Denn sie neigen dazu, sich zu erschrecken, wenn sie eine schlechte Geschichte hören, aber sie müssen sie einfach in den Kontext stellen.

Der zweite Teil ist, dass dadurch exponentiell Zeit für wichtigere Aufgaben freigesetzt werden kann. Deshalb ermutige ich Unternehmen immer, darüber nachzudenken: "Was kann das für mich tun? Wie kann das meine Arbeit tatsächlich erleichtern?" Und dann: "Was kann ich tun, um meine Rolle aufzuwerten?"

Denn egal, wie man es betrachtet, wenn man an die Dateneingabe oder den Bankabgleich und ähnliche Dinge denkt, die durch die Technologie automatisiert werden... Das sind ohnehin keine wirklich wertvollen Aufgaben. Sie bietet also eine Chance. Oftmals konzentrieren sich die Leute darauf, was dadurch wegfällt oder was die Risiken sind, während sie die Chancen übersehen.

Ich würde also zu einem Unternehmen sagen: "Damit können Sie tatsächlich eine Menge Geld sparen. Wie hoch ist der ROI? Wie viel können Sie damit einsparen und was können Sie dann anders machen?"

Ich habe neulich mit einem Unternehmen darüber gesprochen, wie sie KI und maschinelles Lernen nutzen, um viele Aufgaben in ihrem Unternehmen zu automatisieren, und was sie getan haben, ist, dass sie tatsächlich eine Reihe von Mitarbeitern, die sie dem Back-Office und der Finanzabteilung zugewiesen hatten, verschoben und mehr Vertriebsmitarbeiter finanziert haben.

Sie sagten also: "Weniger Back-Office, mehr Front-Office. Jetzt sind wir in der Lage, unseren Umsatz zu steigern und trotzdem die Back-Office-Funktionen zu erledigen."

Prophix: Das ist ein tolles konkretes Beispiel, danke. Aber auf welche Aufgaben sollten sich Finanzleiter konzentrieren? Was sind die Dinge, die nicht automatisiert werden können?

Jennifer: Wenn Führungskräfte aus der Wirtschaft Angst haben, ihren Arbeitsplatz an die Technologie zu verlieren, nehme ich die Ärzteschaft als Beispiel. Ärzte sagen nicht: "Oh, ich kann nicht mehr so viel Zeit mit Tests und Diagnosen verbringen wie früher. Die Technologie versucht, mir meinen Job wegzunehmen."

Die Ärzte sagen: "Okay, die Technologie ermöglicht mir eine schnellere Diagnose, so dass ich meine Zeit damit verbringen kann, jemandem zu helfen, gesund zu werden, anstatt zu versuchen, herauszufinden, was das Problem ist. Dadurch kann ich mehr Zeit für die wertvolle Tätigkeit aufwenden, nämlich für das Wohlbefinden, nicht für die Diagnose

In der Buchhaltung ist es das Gleiche. Man verbringt die ganze Zeit damit, die Daten einzugeben, aber darin liegt nicht der eigentliche Wert. Man sollte die Zeit lieber auf die Wellness-Seite des Unternehmens verwenden. Wie kann man das Geschäft ausbauen? Wie kann man strategischer denken? Wie erstellt man einen Geschäftsplan und bringt ihn auf die nächste Stufe?

Und ich denke, wenn man darüber spricht, welche Aspekte des Geschäfts nicht automatisiert werden sollten, wenn ich über KI, sogar maschinelles Lernen und Buchhalter nachdenke, denke ich wirklich, dass es eine Partnerschaft zwischen Technologie und dem menschlichen Touch ist. Ich glaube also, dass es immer noch viele Möglichkeiten für eine Person gibt, die das Geschäft kennt, die das Geschäft versteht, die einsteigen und sagen kann: "Okay, hier sind alle Daten. Und hier ist, was sie uns sagen. Aber was sollen wir damit machen? Wie werden wir vorgehen...?"

Hier ist ein gutes Beispiel. Ich habe mich letzte Woche mit einem unserer Kunden getroffen. Sie sprachen darüber, dass sie, als sie als CEO in ihrer Branche anfingen, alle Daten zur Verfügung hatten. Sie hatten die ganze Technologie und die KI und, ich meine, sie hatten das Ding am Laufen, viele tolle Informationen. Alles, was man jemals brauchte.

Aber es fehlte die intellektuelle Neugier zu fragen: "Was machen wir jetzt damit? Wir haben also all diese Daten und Informationen, wir haben all das. Wie können wir daraus Erkenntnisse gewinnen und Maßnahmen ergreifen?" Und er sagte, das sei es, was fehle. Das ist es, was die menschliche Note tun muss.

Da kam er ins Spiel und sagte: "Wir müssen eine Kultur der intellektuellen Neugier fördern, was bedeuten diese Zahlen und wie werden wir unser Geschäft verändern, wenn wir diese Informationen kennen?" Ich denke also, es ist eine Partnerschaft. Jede Seite macht die andere Seite effektiver. Diese menschliche Note kann auf all den Daten, der Intelligenz und den Erkenntnissen aufbauen und sie in etwas Umsetzbares verwandeln.

Prophix: Wo sollten Führungskräfte im Finanzwesen mit KI beginnen? Was ist der erste Schritt, um sich einen Überblick zu verschaffen?

Jennifer: Als Erstes sollte man sich mit den Fakten vertraut machen. Ich glaube, dass viele Gespräche über KI auf sehr hohem Niveau geführt werden.

Es gibt sogar Unternehmen, die sagen: "Oh, ja. Wir nutzen KI", aber sie wissen nicht einmal, was KI ist. Es ist fast wie ein Schlagwort. Finanzleiter müssen sich also mit den Details befassen: "Was sind die Sicherheitsaspekte, auf die ich achten muss? Welche Aufgaben in meiner Finanzabteilung könnten durch KI und maschinelles Lernen verbessert, automatisiert oder effizienter gemacht werden?" Erstellen Sie quasi einen Business Case für KI.

Machen Sie sich ein Bild davon und entwickeln Sie dann Ihren eigenen Anwendungsfall für Ihr Unternehmen.

Viele Gründe, warum Menschen eine Technologie nicht annehmen, beruhen auf zwei Artikeln, die sie gelesen haben, und auf etwas, das sie in den Nachrichten gesehen haben. Sie denken: "Das ist nichts für mich. Es ist noch nicht so weit. Es ist noch zu früh." Und in der Zwischenzeit nehmen ihre Konkurrenten die Idee auf und setzen sie um.

Ich würde also sagen, Schritt eins: Machen Sie sich mit den Fakten vertraut und verstehen Sie die Möglichkeiten. Und dann, Nummer zwei, bauen Sie die Argumente für Ihr Unternehmen auf, damit Sie diese Argumente nutzen können, um die Konkurrenz zu umgehen.

Prophix: Wie lange wird es Ihrer Meinung nach dauern, bis KI und Automatisierung zum Standard für Finanzabteilungen werden? Sind wir ein Jahrzehnt davon entfernt? Fünf Jahre?

Jennifer: Nun, ich denke, die Gelegenheit ist genau jetzt. Wann wird es zum Standard? Ich nehme an einer Reihe von Foren teil, in denen Unternehmen aus dem Bereich der Buchhaltungstechnologie zusammenkommen und darüber sprechen, was in der Branche passiert und so weiter. Ich denke, dass die Geschwindigkeit des Wandels und der Technologieeinführung in den Bereichen Rechnungswesen und Finanzen insgesamt langsamer ist, als wir vor einigen Jahren vorausgesagt hätten.

Wir dachten, die Umstellung auf die Cloud würde schneller vonstatten gehen, wir dachten, die Finanzfachleute würden sich darauf stürzen und sagen: "Hey, das wird meine Arbeit erleichtern, und ich werde Leute einstellen können, die sinnvollere Aufgaben erledigen." Das war aber nicht der Fall. Es ging langsamer, als wir dachten. Und natürlich betrachteten wir es durch die Brille der Buchhalter, die manchmal etwas änderungsscheu und risikoscheu sind.

Ich würde sagen, dass wir hinter dem zurückbleiben, was wir im Moment sein sollten, und die Leute versuchen immer noch, die Optionen abzuwägen, was das für sie bedeutet.

Ich glaube, wir sind nicht da, wo wir sein sollten, aber ich glaube, dass die Menschen noch nicht einmal die vollen Auswirkungen dessen verstehen, was auf sie zukommt. Es ist fast wie ein Erdrutsch, der auf sie zukommt, und sie fangen gerade erst an, die Auswirkungen davon zu erkennen. Ich würde also sagen, dass in den nächsten fünf Jahren die Unternehmen, die einen Wettbewerbsvorteil haben wollen, KI und maschinelles Lernen einsetzen werden.

[bctt tweet="Ich würde sagen, in den nächsten fünf Jahren werden die Unternehmen, die einen Wettbewerbsvorteil haben wollen, KI und maschinelles Lernen einsetzen. - @jenniferwarawa " username="prophix"]

Ich habe mich vor ein paar Monaten in Kalifornien mit einem anderen Kunden von uns getroffen, einem Möbelhersteller. Sie sind sehr spezialisiert und alles ist sehr individuell. Sie sprachen darüber, wie ihr Geschäft in den letzten Jahren exponentiell gewachsen ist.

Ich fragte: "Worin liegt Ihrer Meinung nach Ihr Wettbewerbsvorteil? Es scheint, als ob ihr schneller wächst als die Konkurrenz." Und sie sagten: "Unser Wettbewerbsvorteil sind unsere Daten und das Verständnis dieser Daten." Sie sagten: "Wir schauen jede einzelne Stunde, die ganze Zeit, wir haben den Pulsschlag dessen, was in unserem Geschäft vor sich geht. Und das ist unser Wettbewerbsvorteil."

Ich sage den Leuten also, dass man KI in zehn Jahren, in fünf Jahren oder heute einführen kann. Aber Sie sollten wissen, dass Ihr Wettbewerbsvorteil davon abhängt, wann Sie die Technologie einsetzen. Wenn Sie also erst in zehn Jahren bereit sind, die Technologie einzuführen, müssen Sie damit rechnen, dass die Konkurrenz Sie auf dem Weg dorthin überrollt.

Jennifer Warawa ist Executive Vice President of Partners, Accountants, and Alliances bei Sage.

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