Erhalten Sie die besten Praktiken, um Zeit zu sparen, Genauigkeit zu gewährleisten und Ihren Finanzabschluss-Workflow zu beschleunigen.
Dezember 29, 2025
Der Jahresabschluss ist eine stressige Zeit für Buchhaltungs- und Finanzteams. Es ist der Moment, in dem die Zahlen festgelegt werden, Führungsentscheidungen Gestalt annehmen und die Geschichte des vergangenen Jahres in den Fokus rückt. Umsatz, Margen, Cashflow und Positionen des Betriebskapitals wechseln von vorläufig zu endgültig und bilden die Grundlage für Ziele, Budgets und Investitionsentscheidungen. Für viele Finanzfachleute ist es auch die stressigste Zeit des Jahres.
Lange Checklisten, mehrere Beteiligte und enge Zeitpläne lassen wenig Spielraum für Fehler und erhöhen den Druck genau an dem Punkt, an dem Genauigkeit am wichtigsten ist.
Dieser Druck führt zu einem reaktiven Durcheinander, das durch manuelle Abstimmungen, tabellenbasierte Arbeitsabläufe und Genehmigungen in letzter Minute getrieben wird. Das Ergebnis ist, dass mehr Zeit darauf verwendet wird, Zahlen zu verfolgen und Probleme zu beheben, und weniger Zeit zur Unterstützung fundierter Entscheidungen bleibt.
Automatisierung ändert die Gleichung. Indem der Jahresabschluss in einen kontrollierten, wiederholbaren Prozess verwandelt wird, reduzieren Teams das Risiko, verbessern die Genauigkeit und schaffen eine stärkere Grundlage für selbstbewusste Entscheidungen. Dieser Leitfaden untersucht, wie Finanzabschluss-Software Teams dabei hilft, einen saubereren, zuverlässigeren Jahresabschluss zu erreichen.
Der Jahresabschluss ist die letzte Buchhaltungsphase nach dem Ende eines Geschäftsjahres oder Kalenderjahres, bei der alle Abstimmungen, Anpassungen und Überprüfungen für diesen Zeitraum zusammengeführt werden. Er umfasst typischerweise die Abstimmung von Transaktionen mit Kontoauszügen und Belegen, die Feststellung von Gewinn und Verlust für das Jahr und die Sicherstellung, dass die Finanzunterlagen konform und auditbereit sind. Es ist auch der perfekte Moment für Stakeholder, die Ergebnisse des Jahres zu betrachten und vorauszuplanen.
Jahresabschlüsse sind umfangreiche Operationen, die den wichtigsten Stakeholdern, die an der Führung und Überwachung Ihres Unternehmens beteiligt sind, vollständige Transparenz der finanziellen Leistung bieten sollten. Sie sollten eine genaue Geschichte Ihrer finanziellen Leistung erzählen, die für den Aufbau von Vertrauen bei Investoren, Prüfern, Vorstandsmitgliedern und Kreditgebern unerlässlich ist.
Aus einer Compliance- und Prüfungsperspektive sollte ein zuverlässiger Jahresabschluss alle Ihre finanziellen Aktivitäten im Laufe des Jahres berücksichtigen und dazu beitragen, dass Kontrollen und Abgleiche effizient bleiben. Während viele immer noch glauben, dass dieser Prozess ein heroisches, abschließendes Ereignis ist, das die letzten 12 Monate abschließt, ermutigen wir unsere Kunden, sich auf ein kontinuierliches Schließen zuzubewegen.
Das Modell des kontinuierlichen Schließens hilft Ihrem Team, den hektischen Endspurt zu reduzieren, indem die Arbeit nach oben verlagert wird, sodass Abstimmungen und Genehmigungen abgeschlossen werden, sobald sie auftreten, was den Jahresabschluss genauer und weniger hektisch macht.
Tatsächlich sehen effiziente Teams den Jahresabschluss als ähnlich wie den Monatsabschluss an, nur mit ein wenig zusätzlichen Daten, um sich auf die kommenden Monate und das Jahr vorzubereiten. Die Arbeit auf ein kontinuierliches Schließen hin stellt sicher, dass Sie Ist-Daten haben, die problemlos in Ihre laufende Planung und Prognose einfließen können.
Monatsabschlüsse erfolgen am Ende eines jeden Monats, sei es kalender- oder geschäftsjahresbezogen, während der Jahresabschluss im Dezember oder am Ende Ihres Geschäftsjahres stattfindet. Jahresabschlüsse sind in der Regel intensiver und haben einen breiteren Umfang, aber beide folgen im Allgemeinen denselben Prozessen. Viele Teams gehen fälschlicherweise davon aus, dass dieselben Kontrollen, die für den monatlichen Abschluss verwendet werden, auch für den Jahresabschluss gelten – nur um festzustellen, dass sie nicht skalieren.
Jahresabschlüsse berücksichtigen wichtige finanzielle Aufzeichnungen, wie die Berichterstattung über Steuern, die Vorbereitung auf externe Prüfungen, die Abstimmung von Nebenbüchern und die Abgrenzung von Verbindlichkeiten und Forderungen. Typischerweise ist der Monatsabschluss leichter, was idealerweise dazu beiträgt, die Belastungen am Jahresende zu reduzieren.
Viele Teams stellen jedoch fest, dass das Personal im letzten Monat des Jahres von der Datenmenge, den Überprüfungen, Revisionen und Versionen überwältigt ist. Sie sind von Datenmüdigkeit betroffen, die eintritt, wenn sich die Finanzabteilung ausschließlich auf manuelle Tabellenkalkulationen und Aufzeichnungen für monatliche Abschlüsse verlässt und annimmt, dass dieselben Methoden am Jahresende funktionieren.
Die Anwendung von Monatsabschlusspraktiken auf den Jahresabschluss funktioniert in der Praxis nie gut, da letzterer größere Komplexität mit sich bringt und mehr Sorgfalt erfordert:
Daher wenden effiziente Buchhaltungs- und Finanzteams Jahresabschlusspraktiken stattdessen auf Monatsabschlüsse an. Sie verwenden dieselben Prozesse und Werkzeuge, jedoch mit einem leichteren Umfang (um Improvisationen und Druck später zu reduzieren).
Der Druck nimmt jedoch zu, wenn man sich auf Tabellenkalkulationen und manuelle Prozesse verlässt. Die Abstimmung wird aufgrund von nicht verbundenen Dateien und E-Mail-Tracking komplex, und es gibt keine einzige, transparente Ansicht darüber, welche Konten abgestimmt wurden oder von wem. Auch unterstützende Nachweise sind schwer zu verfolgen.
Wenn Sie manuell abschließen und abzeichnen, schwächen Sie die Prüfpfade und machen die Prozesse komplexer als nötig. Insbesondere in Gruppenszenarien werden Konsolidierung und konzerninterne Aktivitäten unnötig kompliziert zu berücksichtigen.
Ein gut strukturierter Jahresabschluss umfasst Vorbereitung, Datensammlung, Kontenabstimmung und Abschluss der Berichterstattung. Idealerweise verschmelzen Aufgaben, die die ERP- (transaktionale) und CPM- (Konsolidierungs-) Ebenen umfassen, über diese Phasen hinweg.
Die folgenden Abschnitte unterteilen die typischen Pflichten, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse jeder Phase.
Beginnen Sie den Jahresabschluss, indem Sie Ihren Abschlusskalender erstellen und Teammitglieder bestimmten Aufgaben zuweisen.
Die Abhängigkeiten Ihrer Abschlussaktivitäten sollten ebenfalls im Voraus definiert werden, damit die Abfolge der Ereignisse klar ist und ein transparenter Arbeitsablauf besteht. Legen Sie klare Fälligkeitstermine für jede Aufgabe fest, um die Genehmigung durch die Beteiligten zu ermöglichen, und planen Sie sorgfältig, um bei Bedarf zusätzliche Überprüfungspässe zu ermöglichen.
Klarheit und Verantwortlichkeit in dieser Phase sind entscheidend, um Ihren Abschluss effizient, genau und unter Kontrolle zu halten.
Verlassen Sie sich auf Ihr ERP, um alle Daten zusammenzustellen, die erforderlich sind, um Konten abzustimmen und Journale nach dem Abschluss zu buchen, und dabei Verbindlichkeiten, Forderungen, Lagerbestände, Gehaltsabrechnungen, Ausgaben und mehr zu berücksichtigen.
Der Fokus auf Genauigkeit und Vollständigkeit ist entscheidend. Sie müssen klare Abgrenzungen festlegen und die Details erfassen, die in allen Transaktionen der letzten 12 Monate erfasst wurden (ohne dass etwas unausgeglichen bleibt).
Diese Phase kann für mittelständische Unternehmen anspruchsvoll sein. Die Arbeit mit mehreren ERPs und zahlreichen Datenquellen kann es schwieriger machen, einen einzigen, genauen Überblick über Buchhaltungs- und Unterstützungsdetails zu behalten.
Die Automatisierung des Sammelns und Verfeinerns von Daten mit Finanzkonsolidierungstools wie Prophix One gewährleistet jedoch eine einzige Quelle der Wahrheit, ohne den zusätzlichen Zeitaufwand und Stress, der mit der manuellen Untersuchung, Abstimmung und Bereinigung von Daten verbunden ist.
In dieser Phase beginnen Sie mit der Abstimmung von AR/AP, Beständen, wichtigen Bilanzkonten, allgemeinem Bankwesen, Steuern und Gehaltsabrechnungen, mit dem Ziel, Transaktionen abzugleichen und Anpassungen vorzunehmen, um das Jahr abzuschließen.
Es ist ratsam, in dieser Phase "Vorbereiter"- und "Genehmiger"-Rollen unter den Teams zuzuweisen und standardisierte Vorlagen zu verwenden, um den Abschluss effizient zu gestalten und dennoch Genauigkeit über mehrere Überprüfungen hinweg sicherzustellen. In dieser Phase sollten Sie auch das Alter der abzustimmenden Posten verfolgen, damit alles Ungeklärte vor dem Abschluss vorrangig behandelt wird.
Letztendlich ist diese Phase entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Anpassungen gerechtfertigt sind und dass Journaleinträge sowohl durch Beweise gestützt als auch von den relevanten Parteien genehmigt werden.
Wenn man sich ausschließlich auf manuelle Buchhaltung verlässt, ist diese Phase eine der komplexesten in einem durchschnittlichen Abschluss. Prophix One automatisiert jedoch diese Abstimmungen, ein klarer Vorteil gegenüber anderen dedizierten CPM-Plattformen.
Bevor Sie Berichte abschließen und veröffentlichen, müssen Teams ihre endgültigen Zahlen und alle unterstützenden Beweise festlegen. Dies stellt sicher, dass Beteiligte (wie Prüfer) die endgültigen Zahlen klar durch etablierte Abstimmungen und Journale zurückverfolgen können.
Alle Änderungen in dieser Phase müssen vollständig dokumentiert, kontrolliert und transparent sein, damit Sie einen sicheren Abschluss abschließen können.
Dennoch verlassen sich viele Teams immer noch auf manuelle Arbeitsabläufe und exportieren Zahlen in Tabellenkalkulationen und Präsentationen, was zu Versionsverwirrung führen und möglicherweise veraltete und nicht genehmigte Zahlen aufwerfen kann.
Mit automatisierter Berichterstattung aktualisieren sich die endgültigen Aufzeichnungen jedoch automatisch, was bedeutet, dass jeder in der Kette eine einzige, einheitliche Aussage der Wahrheit sieht. Das Risiko menschlicher Fehler und Versionsverwirrung wird erheblich reduziert.
Und menschliche Fehler bleiben ein glaubwürdiges Anliegen für viele größere Organisationen:
„In den ersten 10 Monaten des Jahres (2024) teilten 140 börsennotierte Unternehmen den Investoren mit, dass frühere Finanzberichte unzuverlässig waren und mit korrigierten Zahlen neu ausgegeben werden mussten, laut Daten von Ideagen Audit Analytics.“
Zuverlässige Jahresabschlüsse unterstützen die gesetzliche und regulatorische Compliance, indem sie ein genaues Bild der finanziellen Leistung über einen Zeitraum von 12 Monaten liefern. Ungenaue, unvollständige oder schlecht erklärte Aufzeichnungen können zu Prüfungsuntersuchungen, finanziellen Strafen und Reputationsschäden führen.
Ein gut durchgeführter Jahresabschluss ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und die Prüfungsbereitschaft. Aus der Sicht von Prophix ist der Abschluss der Punkt, an dem IFRS- und GAAP-Anforderungen umgesetzt werden – durch disziplinierte Abstimmungen, kontrollierte Anpassungen und dokumentierte Genehmigungen, auf die sich Prüfer verlassen können. Wenn diese Schritte konsequent ausgeführt werden, wird die Compliance in den Prozess integriert, anstatt in letzter Minute durchgesetzt zu werden.
Von Buchhaltungs- und Finanzteams wird erwartet, dass sie nicht nur genaue Ergebnisse liefern, sondern auch klar erklären, wie diese Ergebnisse erzielt wurden. Tabellenkalkulationsbasierte Prozesse erschweren dies, da die Teams gezwungen sind, übermäßige Zeit mit der Dekonstruktion von Formeln, der Verfolgung von Versionen und der Beantwortung vermeidbarer Prüfungsfragen zu verbringen. Dies erhöht die Arbeitsbelastung, verlängert die Prüfungszyklen und untergräbt das Vertrauen in die Zahlen.
Prophix verfolgt einen anderen Ansatz, indem die Datenherkunft und Rückverfolgbarkeit während des gesamten Abschlusses priorisiert werden. Prüfer wollen keine „Black-Box“-Tabellenkalkulationen – sie wollen klare, nachvollziehbare Daten, denen sie von Anfang bis Ende folgen können.
Mit der Automatisierung des Abschlusses wird jede Buchung, Anpassung und Genehmigung automatisch protokolliert und erstellt eine vollständige Prüfspur, die genau zeigt, wer eine Zahl geändert hat, wann sie geändert wurde und warum. Jedes Hauptkonto wird vollständig erfasst, mit unterstützenden Dokumenten und Kommentaren zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern, die die Freigabe demonstrieren.
Jetzt haben Prüfer Zugriff auf ein einziges Abschlussdokument, das Abstimmungen, Journale und Freigaben an einem Ort zusammenführt. Das führt zu einer reibungsloseren Nachabschlussprüfung mit weniger Rückfragen und größerer Sicherheit für Finanzleiter. Ihre Zahlen sind genau und verteidigungsfähig, lange bevor eine Prüfung stattfindet.
Häufige Herausforderungen beim Jahresabschluss umfassen das Zusammenfügen von Journaleinträgen durch Dateien und E-Mails mit begrenzter Sichtbarkeit der Genehmigungen und das manuelle Nachverfolgen des Abschlusses durch Checklisten. Viele Buchhaltungs- und Finanzteams kämpfen beim Jahresabschluss mit unterschiedlichen Tabellenkalkulationen, die keine klare Zuständigkeit und konsistente Freigabe aufweisen (oft, weil Informationen schwer nachzuverfolgen sind).
Stattdessen können Teams das Risiko des finanziellen Abschlusses besser kontrollieren, indem sie an einem einzigen zentralen Abschluss-Workflow oder einer Checkliste arbeiten. Hier können Vorbereiter, Prüfer und Stakeholder den Status von Aufgaben klar erkennen, Dokumente anhängen, Kommentare hinzufügen und freigeben.
Mit einer automatisierten CPM-Plattform wie Prophix One können Sie Daten aus mehreren Quellen problemlos zentralisieren, Abstimmungen automatisieren und mit mehr Vertrauen abschließen.
Ein schnellerer, zuverlässigerer Abschluss beginnt mit der Priorisierung. Anstatt jede Abschlussaktivität gleich zu behandeln, verfolgen führende Teams einen risikobasierten Ansatz – sie priorisieren Aufgaben mit höherem Risiko und höherer Komplexität, damit diese früher Aufmerksamkeit erhalten, gründlicher überprüft werden und mehr Zeit für die Lösung bleibt. Aktivitäten, die komplexe Urteile, große Salden, manuelle Eingaben oder externe Abhängigkeiten beinhalten, werden früh im Abschlusskalender geplant, während Aufgaben mit geringerem Risiko und Routineaufgaben folgen. Dieser Ansatz minimiert Überraschungen in letzter Minute, verkürzt Überprüfungszyklen und verbessert die Prüfungsergebnisse, indem die zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Bereiche angegangen werden, während noch Zeit für eine Reaktion bleibt.
Die folgenden Best Practices helfen, Risiken zu mindern und die Abschlussleistung zu verbessern:
Ein sauberer, dokumentierter Jahresabschluss gibt Ihnen eine verlässliche Eröffnungsbilanz und eine klare Aufzeichnung der wichtigsten Urteile und Risiken. Ein schneller und genauer Abschluss bedeutet, dass Sie früher über verlässliche Daten verfügen, um mit Zuversicht zu planen. Ein genauer Jahresabschluss mit klaren Nachweisen und Freigaben ermöglicht es Ihnen, schnell mit kritischen Szenarien für das nächste Jahr voranzukommen, ohne die Zahlen manuell in Tabellenkalkulationen neu erstellen zu müssen.
Die Verwendung von automatisierter Abschlusssoftware wie Prophix One zur Verarbeitung großer Mengen an Finanzdaten beschleunigt den Jahresendprozess und liefert eine verlässliche Grundlage für schnellere, selbstbewusstere Entscheidungen. Ein robuster, abgeschlossener Abschluss beispielsweise sichert Ihnen konkrete Eröffnungsbilanzen für Januar und alle Gewinnrücklagen, die übertragen werden.
Für Organisationen mit Konzernberichterstattungsanforderungen kann die Konsolidierung sehr effektiv sein, wenn sie direkt in den Abschlussprozess eingebettet ist.
Aus unserer Sicht sollte die Abschlussberichterstattung auf den gleichen kontrollierten, prüfbaren Strukturen und Kontrollen basieren, die für den gesetzlichen und Managementabschluss verwendet werden, um die Notwendigkeit der nachträglichen Überarbeitung von Zahlen zu eliminieren. Kontrollen wie Abschlusskalender und Abstimmungen sind beispielsweise einfach zu automatisieren, sodass Teams schneller in die Planung einsteigen können.
Wenn konzerninterne Eliminierungen, Währungsanpassungen und Konsolidierungsbuchungen im gleichen Workflow durchgeführt werden, reduzieren Teams den Abstimmungsaufwand, beschleunigen die Konzernberichterstattung und gewährleisten Konsistenz. Buchhaltungs- und Finanzteams können direkt in Budgetierung, Prognosen und Szenarioplanung übergehen, mit Vertrauen in ihre Zahlen (und die Daten, um ihre Entscheidungen zu untermauern).
Ein wirklich effizienter und genauer Jahresabschlussprozess beruht auf einer Kombination von ERP- und CPM-Tools, die zusammenarbeiten, um Berichte zu erstellen, die Vertrauen schaffen und zum Handeln anregen. Während ERPs entscheidend für die Datenbeschaffung sind, benötigen Sie die Unterstützung eines CPM wie Prophix One, um den Abschluss zu steuern, zu kontrollieren und zu sichern.
Prophix One ist eine Plattform für den Finanzabschluss, die entwickelt wurde, um mit mehreren ERPs gleichzeitig zu arbeiten. Während Ihr ERP nicht dafür ausgelegt ist, Abschlüsse zu orchestrieren, arbeitet unser CPM daneben, um die Lücke zu schließen.
Zum Beispiel, während Ihr ERP Transaktionsdaten zieht, verwaltet Prophix One den gesamten Abschlusszyklus darum herum. Es behandelt und verarbeitet Abstimmungen, Aufgaben, Genehmigungen, Journale und Berichte über eine einzige Anwendung.
Während viele Teams versuchen, die Lücke durch Abstimmungen und Abschlüsse mit E-Mails und Tabellenkalkulationen zu schließen, bieten wir Ihnen eine einzige Abschlussplattform, die diese für Sie überbrückt. Prophix One kann auch Konsolidierungsbedürfnisse für Gruppennutzer unterstützen.
Die Automatisierung Ihres Jahresabschlusses spart nicht nur Zeit und Mühe, sondern hat auch einen transformativen Einfluss auf die CFO-Büros. Zum Beispiel kann ein automatisierter Abschlussprozess helfen, Talente zu halten, das operationelle Risiko zu reduzieren, schneller Einblicke zu gewinnen und sogar die Prüfungskosten zu senken.
Durch den Wechsel von manuellen zu automatisierten Abschlüssen können Sie:
Der ultimative Vorteil der Verwendung von Prophix One als automatisierte Finanzberichtssoftware ist jedoch der Aufbau von Vertrauen. Ein Vorstand benötigt CFO-Daten, die nachweislich genau sind, und das wird am besten durch kontinuierliches Schließen mittels Automatisierung erreicht.
Sie sollten nicht nur auf das vergangene Jahr zurückblicken, sondern vorausblicken und saubere, umsetzbare Daten als wertvollen strategischen Partner anbieten, nicht als mitfühlenden Punktesammler.
Prophix One hilft Ihnen, Ihren Jahresabschluss besser zu kontrollieren, indem es komplexe Dateneinheiten verwaltet, Workflows automatisiert, Endanalysen bereitstellt und konkrete Prüfpfade in Ihren Prozess integriert.
Betrachten Sie die folgenden Herausforderungen:
Prüfer können nun von einem endgültigen Abschluss-Saldo in detaillierte Pfade eintauchen, unterstützt durch angehängte Nachweise, Dokumentation und Genehmigungshistorien. Es ist nicht nötig, nach Informationen zu suchen.
Prophix One vereint alle Ihre Abschlusstasks, Journale und Abstimmungen in einer einzigen, regulierten Plattform. Sie führen einen Jahresabschluss durch, dem Sie vertrauen und den Sie nachweisen können.
Ein reibungsloser, genauer Jahresabschluss ist ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, jedes Jahr im Dezember hastig Daten zu sammeln und abzugleichen, bietet ein automatisierungsorientierter Prozess dem Office of the CFO mehr Raum, sich auf Wachstum zu konzentrieren, anstatt auf die Nachverfolgung von Aufzeichnungen.
Darüber hinaus macht die Schaffung der Grundlagen für einen kontinuierlichen Abschluss Organisationen attraktiver für relevante Finanzfachkräfte und gibt den Finanz- und Buchhaltungsteams die Möglichkeit, ihr strategisches Wissen und ihre Expertise dort anzuwenden, wo es am meisten zählt.
Moderne Buchhaltungs- und Finanzteams erstellen bereits stärkere, genauere Finanzprognosen mit kontinuierlichen Abschlüssen. Der Jahresabschluss ist nicht mehr ein störendes, spielveränderndes Ereignis. Bewegen Sie sich in Richtung eines transparenten, verantwortungsvollen und umsetzbaren Abschlusses und beginnen Sie, selbstbewusstere und besser informierte Entscheidungen für die kommenden Jahre zu treffen. Machen Sie die selbstgeführte Tour zur Finanzkonsolidierung, um es selbst zu sehen.
