Lotus 1-2-3 und Rechenmaschinen: Erinnerungen an die alte FP&A-Schule und ein Blick in die Zukunft

Sehnen Sie sich nicht auch nach der Finanztechnologie von früher? War es nicht toll, sich in Lotus 1-2-3 auf nur drei Dinge zu beschränken? Ist die Welt nicht viel zu ruhig ohne das Kreischen der Nadeldrucker? Wäre es nicht großartig, wieder von diesen Lochkarten mit all den Buchstaben und Zahlen behindert zu werden? Nein? Vielleicht sind wir gar nicht so nostalgisch, was die alte Technik angeht. Aber nutzt Ihre Abteilung für Finanzplanung und -analyse (FP&A) die neuen technischen Möglichkeiten optimal aus? Oder steckt sie noch im 20. Jahrhundert fest? Um unseren neuesten interaktiven Leitfaden zu feiern, FP&A aufgerüstet: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysishaben wir Finanzexperten nach ihren Horrorgeschichten aus der Welt der Technik gefragt und um Rat gebeten, wie Sie Ihre F&E aufrüsten können.

Vom manuellen Hauptbuch zur Finanzautomatisierung

Mit welchen archaischen Werkzeugen mussten Finanzexperten zu Beginn ihrer Laufbahn zurechtkommen? "Zu Beginn meiner Karriere wurden diese Dinge auf Steintafeln erledigt. Als Johannes Gutenberg den Buchdruck erfand, beschleunigte dies den FP&A-Prozess erheblich", scherzt Jack McCullough, Präsident des CFO Leadership Council. Aber jetzt mal ganz im Ernst: "Das wird Sie erschrecken: Die manuelle Buchung des Hauptbuchs mit einem Füllfederhalter. Die Technik war ein großer Minicomputer IBM S/36, Lochkarten und ein elektrischer Taschenrechner - etwa 1982", sagt Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Für diejenigen, die das IBM System/36 nicht kennen: Dieses "kleine" Computersystem hatte in etwa die Größe eines Geschäftsfaxgeräts. Das Basismodell verfügte über 128 KB RAM und eine 30-MB-Festplatte, war aber auf 7 MB RAM und 1478 MB Festplattenspeicher erweiterbar. Beeindruckend, nicht wahr? Und noch besser? In den frühen 1980er Jahren konnte man dieses Meisterwerk der Innovation für den niedrigen Preis von 200.000 Dollar erwerben. Damals war das IBM System/36 beeindruckend, weil es Prozesse digitalisierte und die Effizienz drastisch verbesserte. Es konnte sogar Softwareprogramme mit einer Größe von bis zu 64K ausführen! Heute blicken wir mit einem Gefühl des Schocks und der Verwunderung auf das IBM System/36 zurück. Wie kann es sein, dass ein Desktop-Computer der Einstiegsklasse heute die tausendfache Rechenleistung zu einem Bruchteil des Preises hat? Seit diesem ersten Sprung zu Computern haben die Unternehmen weitere bemerkenswerte Fortschritte gemacht, z. B. kleinere Personalcomputer, modernere Software und vernetzte Systeme. Dennoch ist die FP&A-Technologie in vielen Unternehmen bei Tabellenkalkulationen und manueller Dateneingabe stehen geblieben - Techniken, die den Prozess ineffizient machen und sogar zu mehr menschlichen Fehlern führen können. Es ist an der Zeit, den nächsten Schritt nach vorne zu machen und FP&A mit automatisierten und umfassenden Prozessen zu modernisieren, die die Finanzabteilung ins 21.

Vom engen Blickwinkel zum Teil des großen Ganzen

Es ist nicht nur die Technologie, sondern auch die Funktion der Finanzabteilung, die sich entwickelt. In der Vergangenheit war die Finanzplanung eine Übung, die an die eigentliche Arbeit des Unternehmens, die strategische Planung, angehängt wurde. Jack McCullough erklärt: "Ich denke, die größte Veränderung besteht darin, dass vor 20 Jahren FP&A oft als von der strategischen Planung getrennt betrachtet wurde. Ja, Finanzplanung und strategische Planung arbeiteten in zwei verschiedenen Silos. Heute kann man das eine nicht mehr ohne das andere haben (mit Verlaub, Frank Sinatra). Aber früher waren es nur Buchhaltungstypen, die Zahlen in Tabellenkalkulationen ausführten, während heute die Technologie erstaunlich ist und die Akzeptanz der Finanzplanung als Teil des strategischen Plans fast einheitlich ist. Außerdem war die F&E in vielen Unternehmen damals ein saisonales Unterfangen (Erstellung des Finanzplans für das folgende Jahr im November und Dezember). Heute ist es ein kontinuierlicher Prozess, der vor allem dank der Technologie effektiver ist als je zuvor." Die Modernisierung der F&E trägt dazu bei, dass sich die Rolle der Finanzabteilung von einer unterstützenden Funktion im Hintergrund zu einer Schlüsselrolle bei der Entwicklung der Gesamtgeschäftsstrategie wandelt. Die Zunahme der Buchhaltungstechniken rollierender Prognosen, Zero-Based-Budgeting und Szenarienplanung ermöglicht es den Finanzabteilungen, häufiger, genauer und schneller als je zuvor Prognosen zu erstellen.

Vom Tabellenkalkulierer zum geschätzten Berater

Es besteht auch die Möglichkeit, die Rolle der FP&A-Fachleute innerhalb des Unternehmens aufzuwerten. Janet Schijns, CEO der JS Group, erzählt von der sich wandelnden Rolle der Finanzabteilung: "In meinem ersten Job, in der Kosmetikbranche, waren die Tools, mit denen ich arbeitete, größtenteils kalkulations- oder datenbankgestützt, mit begrenzter bis gar keiner Intelligenz und einer Reihe höchst komplizierter Prozesse, um selbst die einfachste Berechnung oder Präsentation zu einem angemessenen Ergebnis zu bringen. Es war eine Notwendigkeit, jederzeit einen erfahrenen Finanzfachmann an seiner Seite zu haben. Heute können Tools Daten zur Verfügung stellen und auf Knopfdruck analysieren. Dies ermöglicht einer größeren Anzahl von Führungskräften nicht nur den Zugang zu spezifischen Daten, sondern auch deren Auswertung, um das Unternehmen zu führen." Sie fragen sich vielleicht: Was ist falsch daran, wenn man immer einen Finanzfachmann an seiner Seite braucht? Sollten diese nicht für ihre Fähigkeiten anerkannt werden? Die Antwort ist ein klares "Ja"! Durch die Modernisierung von FP&A wird die Finanzabteilung jedoch nicht nur für ihre beeindruckenden Fähigkeiten im Umgang mit Zahlen bekannt sein. Die Finanztechnologie kann die Zusammenarbeit verbessern, so dass mehr Mitarbeiter an den Prognose- und Reforecasting-Prozessen mitwirken können. Und mit einem zentralen Informationsspeicher kann die gesamte Führungsetage auf die benötigten Informationen zugreifen, wenn sie sie brauchen. Die Finanzabteilung ist nicht mehr die erste Adresse für die Verteilung von Prognosen und die Erstellung von Berichten, sondern die erste Quelle für tiefergehende Analysen und geschäftsfördernde Erkenntnisse. Warum sind die Zahlen gestiegen? Warum sind sie rückläufig? Wie sollten wir unsere Strategie aufgrund von Veränderungen in der Lieferkette ändern? Mit einem besseren Zugang zu Daten gewinnen alle.

Von repetitiven Aufgaben zu einfachen Einblicken

Sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe waren in früheren Zeiten ein zentraler Bestandteil des Finanzwesens. Gabrielle Luoma, Mitbegründerin und CEO von MOD Ventures, LLC, erzählte, wie es für sie in den frühen Tagen ihres Unternehmens war: "Ab und zu blicken mein Mann und ich auf die Zeit zurück, als ich mein Unternehmen gerade gegründet hatte. Ich hatte eine Kundin, die einen ganzen Ordner voller Quittungen hatte, und sie wollte, dass jede einzelne in Quicken eingegeben wird. Das galt für das ganze Jahr, und so musste ich entziffern, was auf den Quittungen stand. Viele Quittungen waren so verblasst, dass wir sie kaum noch lesen konnten. Mein Mann verbrachte Stunden damit, die Namen der Lieferanten und die Beträge zu nennen, während ich sie in das System eintippte. Wir wollten einfach nur noch fertig werden Die meisten Menschen mögen keine alltäglichen Aufgaben. Laut einer Umfrage von Prophix verbringen die meisten Finanzfachleute derzeit jedoch nur etwa 20 % ihrer Zeit mit strategischen und höherwertigen Aufgaben. Die Modernisierung von FP&A kann Routineaufgaben automatisieren, einschließlich regelbasierter Aktivitäten, Berichterstellung, Datenkonsolidierung und -abgleich. Mit weniger repetitiven Aufgaben und zuverlässigeren Daten kann die Finanzabteilung mehr Zeit für Aktivitäten aufwenden, die dem Unternehmen einen größeren Nutzen bringen.

Sind Sie bereit für die Umstellung auf Modern FP&A?

Ist FP&A in Ihrem Unternehmen zukunftsorientiert oder in der Vergangenheit verhaftet? Die Steintafeln hinter sich zu lassen ist ein Anfang, aber es gibt noch weitere Möglichkeiten, wie Unternehmen den Prozess der Finanzplanung und -analyse modernisieren können. Wenn Sie bereit sind, sich von manuellen Prozessen zu verabschieden - und von der verstaubten Kopie von Lotus 123 -, dann werfen Sie einen Blick auf unser neues interaktives Asset, das Erkenntnisse von Finanzexperten darüber enthält, wie Sie die FP&A Ihres Unternehmens modernisieren können. Sehen Sie sich unser neues interaktives Asset an: FP&A Upgraded: Wie Sie die Finanzplanung und -analyse Ihres Unternehmens modernisieren können.