Menschen, Prozesse und Technologie müssen sich weiterentwickeln, um die Zukunft des Finanzwesens zu meistern, sagt Kenneth Fick

Wenn Ihre Finanzabteilung nicht so effizient, schnell oder flexibel ist, wie Sie es sich wünschen, welches Element ist dann schuld: Menschen, Prozesse oder Technologie?

Das ist natürlich eine Fangfrage. In jedem Unternehmen - und insbesondere im Finanzwesen - sind diese drei Elemente untrennbar miteinander verbunden. Wenn Sie Ihre Finanzabteilung umgestalten wollen, müssen Sie eine ganzheitliche Sichtweise einnehmen. Es ist wichtig zu verstehen, wie jedes Element mit den anderen interagiert, um Änderungen vorzunehmen, die alle drei verbessern.

Der Finanzberater Kenneth Fick hat jahrelang untersucht, wie alle beweglichen Teile in der Finanzabteilung zusammenpassen. Als Senior Manager von MorganFranklin Consulting und Präsident/CEO von Pierce the Fog Consulting verfügt er über eine Fülle praktischer Erfahrungen, wenn es darum geht, Finanzabteilungen zu helfen, ihre Effizienz zu steigern und ihre Rolle im Unternehmen zu erweitern.

In diesem Interview erzählt Fick, was Finanzleiter wissen müssen, um ihre Abteilung auf die nächste Stufe zu heben.

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Prozess und Technologie[/caption]

Prophix: Wie können Führungskräfte im Finanzwesen Menschen, Prozesse und Technologie nutzen, um effizienter zu arbeiten?

Nun, Menschen, Prozesse und Technologie sind das Goldene Dreieck praktisch jeder Geschäftsinitiative auf der Welt. Aber viel zu oft konzentrieren sich Führungskräfte nur auf ein Bein dieses dreibeinigen Stuhls.

Wenn zum Beispiel ein Prozess im Finanz- oder Rechnungswesen oder darüber hinaus als unzureichend empfunden wird, ist die natürliche Reaktion, einem der drei die Schuld zu geben, anstatt den Zusammenbruch aller drei in der Kette zu sehen. Ich persönlich habe die Erfahrung gemacht, dass es nie nur eine Sache ist. So wird beispielsweise gerne die Schuld auf die Technologie geschoben, aber in Wirklichkeit ist es eine Kombination aus allen dreien an verschiedenen Stellen.

Es müssen nicht alle Elemente gleichzeitig ersetzt werden, aber man muss alles in einem übergreifenden Sinn betrachten. Vielleicht ist das Problem eine schlecht gestaltete Benutzeroberfläche. Das habe ich auch schon bei guter Technologie erlebt. Oder der Prozess wurde für ein altes Geschäftsmodell entwickelt und ist nicht mehr anwendbar.

Ich persönlich ziehe es vor, zunächst eine Prozessanalyse zu entwickeln, die die Probleme aufzeigt und sie korrigieren oder abmildern kann. Dann kann man sehen, was man mit den Menschen und der Technologie machen kann.

Prophix: Wie bringt man die Mitarbeiter dazu, effizienter mit der Technologie zu arbeiten, in die man investiert hat?

Man muss die Verhaltensökonomie verstehen. Es gibt diese sehr leistungsfähigen Finanzsoftwarelösungen, und die Menschen nutzen weniger als 50 Prozent der Möglichkeiten, die sie bieten. Sie sind unendlich anpassbar, aber es ist, als würde man mit einem leeren Blatt Papier arbeiten. Es ist wie beim Schreiben eines Romans: Es ist so schwierig, weil man mit nichts anfängt und es von da aus entwickeln muss. Den Benutzern eine Anleitung zu geben, was als Nächstes zu tun ist und wie es zu tun ist, ist eine großartige Möglichkeit für das Amt für Finanzen, einen größeren Mehrwert zu schaffen.

Prophix: Glauben Sie, dass es eine einzige Quelle der Datenwahrheit gibt? Wenn nicht, wie können wir uns diesem Ideal annähern?

Ich glaube nicht, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt. Die Antwort ist einfach, aber schwer zu finden: Wir müssen uns mit Mehrdeutigkeit anfreunden. Wir sind darauf trainiert, uns mit Mehrdeutigkeit nicht wohlzufühlen. Wir sind begeistert, wenn Journaleinträge miteinander verknüpft sind, wenn man alles festhalten kann. Aber um die nächste Ebene von Daten zu erschließen, muss man verstehen, dass Unvollkommenheit Teil des Spiels ist.

[bctt tweet=""Um die nächste Ebene von Daten zu erschließen, muss man verstehen, dass Unvollkommenheit Teil des Spiels ist." says @PTFofBusiness" username="prophix"]

Im Moment sammeln wir eine ganze Reihe von Daten, aber wir wissen nicht, wie wir sie nutzen sollen. Wir wissen nur, dass wir sie sammeln müssen. Also sagt jeder: "Big Data, Big Data. OK, ich habe all diese Informationen, aber wie kann ich sie nutzen?"

Zunächst einmal müssen wir verstehen, dass die Daten nicht perfekt sind. Aber in Wirklichkeit sind unvollkommene Daten Gold wert. Es kommt darauf an, wie Sie diese Daten bereinigen und gleichzeitig verstehen können, dass die Zukunft unscharf ist. Sie wissen schon, das ist der "Nebel des Krieges" Man muss versuchen, diesen Nebel zu durchdringen, indem man externe und interne Datenpunkte heranzieht, um die Qualität und die Erkenntnisse zu gewinnen, die man für die Geschäftsplanung, die Rentabilitätsplanung und die Planung der Abläufe zur Unterstützung der Lieferkette benötigt.

Prophix: Wie sieht für Sie der "menschliche" Teil der Gleichung aus? Welche Art von Talenten sollten Finanzleiter einstellen?

Ich komme auf meine vorherige Antwort zurück: Sie sollten mit Mehrdeutigkeit umgehen können. Suchen Sie nach Leuten, die mit Dingen umgehen können, die nicht perfekt sind. Darüber hinaus ist natürliche Neugier eine Fähigkeit, auf die ich bei der Einstellung von Mitarbeitern für leistungsstarke Unternehmen achte. Warum? Warum machen wir die Dinge auf diese bestimmte Weise? Warum sehen unsere Zahlen nicht so aus?

Mit den richtigen Leuten kann man sich die Prozesse ansehen. Mit den richtigen Leuten kann man sich von dem Gedanken verabschieden: "Das haben wir schon immer so gemacht, weil ein Kunde das vor Jahren verlangt hat und wir nie damit aufgehört haben" Es gibt so viele Menschen, die mit archaischen Systemen arbeiten, und ich glaube, dass diese natürliche Neugier, dieses Fragen und Hinterfragen, dieses Versuchen, die Geschichte und die Hintergründe zu verstehen, dass diese Nachforschungen wirklich einen Mehrwert für das Unternehmen bringen werden.

Prophix: Was sollten Unternehmen tun, um mit Daten die nächste Stufe zu erreichen?

Das ist die einfachste Lösung: Integrieren Sie ein System oder eine Software für das Leistungsmanagement Ihres Unternehmens. Excel ist großartig für einfache Ad-hoc-Analysen. Wenn Sie jedoch schnelle Szenarioanalysen, "Was wäre wenn"-Analysen und tiefergehende Analysen durchführen wollen, benötigen Sie eine Plattform, die den Datenfluss sowohl von unten nach oben als auch von oben nach unten steuert.

Es handelt sich um dieselbe Informationstheorie, die man auch in Tabellenkalkulationen anwenden kann, aber wie bei jedem anderen Modell, das man erstellt, gibt es Annahmen, Gleichungen und Algorithmen, die man entwickelt. Und bei jeder Art von Tabellenkalkulation, die manuell geändert wird, ist die Fehleranfälligkeit höher, da sie sich ständig weiterentwickelt.

Wenn Sie derzeit mit Excel arbeiten, ist das großartig. Sie verstehen den Prozess. Lassen Sie uns nun einen Schritt weiter gehen und herausfinden, wie wir die Software dazu bringen können, so zu arbeiten, wie Sie es möchten, anstatt dass Sie dorthin gehen, wo die Software arbeitet.

Die Technologie ist nur eines dieser drei Standbeine des Hockers. Die Technologie kann also ein Problem sein, aber wenn der zugrunde liegende Prozess nicht funktioniert, dann sind die Menschen und die Technologie zum Scheitern verurteilt. Ich denke also, dass der Kern des Problems der Prozess selbst ist. Schauen Sie sich an, wie die Dinge ablaufen, und passen Sie sie an die Art und Weise an, wie Sie Ihr Unternehmen führen wollen. Das ist schwierig, denn die Unternehmen verändern sich ständig, und die Geschwindigkeit der Unternehmen nimmt weiter zu. Was Sie also heute entwickeln, muss möglicherweise ständig angepasst werden.

Wir müssen weg von der reinen Buchhaltung hin zu FP&A und der kontinuierlichen Bewegung und Entwicklung dieser Prozesse. Im Gegensatz zu einer statischen Umgebung, in der, sagen wir, 10 Leute für die Kreditorenbuchhaltung und 20 Leute für die vorhersehbare Buchhaltung zuständig sind, und die sich in verschiedenen Gebäuden befinden. Und warum? Ich meine, das war wahrscheinlich vor einiger Zeit großartig, aber warum tun wir das jetzt? Und ich denke, dass FP&A in der Lage ist, hier wirklich einen Mehrwert zu schaffen.

[bctt tweet=""Wir müssen weg von der reinen Buchhaltung hin zu FP&A und der kontinuierlichen Bewegung und Evolution dieser Prozesse." say @PTFofBusiness" username="prophix"]

Prophix: Unsere Umfrage ergab, dass FP&A-Fachleute nur 21 % ihrer Zeit für hochwertige Aktivitäten aufwenden. Wie kann die Finanzabteilung diese Statistik verbessern? Welche Aktivitäten definieren Sie als hochwertig?

Ich denke, der größte Bereich ist die Entscheidungsunterstützung. Damit meine ich die Unterstützung jeder Art von Management, die Bereitstellung strukturierter Analysen zur Unterstützung jeder Art von Entscheidung.

Ich arbeite gerade mit einem großen Unternehmen zusammen, und eines seiner größten Probleme ist die Kultur. Sie sitzen stundenlang an diesen Anrufen, ihr Tag ist mit vier- bis sechsstündigen Anrufen ausgefüllt, bei denen nichts erreicht wird. Und das Problem ist, dass sie alle Angst haben, Entscheidungen zu treffen. Deshalb kommt der Entscheidungsunterstützung eine besondere Bedeutung zu. Die Aufgabe eines Managers ist es, Entscheidungen mit unvollkommenen, unvollständigen Informationen zu treffen. Es wird nie ein Umfeld geben, in dem man über perfektes Wissen verfügt.

Wenn Sie ein Jahr warten wollen, nachdem die Bücher geschlossen sind, die Wirtschaft bereits weitergelaufen ist und Ihre Konkurrenten Sie vernichtet haben, werden Sie über perfekte Informationen verfügen. Und zu diesem Zeitpunkt werden sie absolut nutzlos sein.

Für die Finanzabteilung liegen die wertvollsten Projekte also im Bereich der Entscheidungsunterstützung. Es geht um die Beantwortung von Fragen zu Wettbewerbern, zu internen Systemen, zur Personalabteilung oder zu Steuerfragen. Darin liegt meiner Meinung nach der größte Wert für Sie. Nehmen Sie sich Zeit für die automatischen, routinemäßigen und langweiligen Dinge und konzentrieren Sie sich darauf, Entscheidungen zu treffen.

Andere Aktivitäten mit hohem Wert sind solche, die mit einem bestimmten ROI verbunden sind. Das ist oft der Fall im Bereich Marketing. Sie können den Return of Investment einer Marketingkampagne definieren, also ob sie erfolgreich war oder nicht. Aber es gibt eine Vielzahl anderer ROI-bezogener Aktivitäten: Die Rentabilität von Produktlinien und Produkten spielt eine große Rolle, einschließlich der Preisgestaltung.

Die Preisgestaltung ist eine wichtige wertschöpfende Tätigkeit. Die Analyse der Preisgestaltung und die Kundensegmentierung aufgrund der Preisgestaltung sind Bereiche, die einen sehr hohen Wert haben. Es sind Top-Line-Zahlen.

Prophix: Wie verändert sich Ihrer Meinung nach die Rolle der Finanzabteilung im Unternehmen?

Wenn die Leute an Buchhaltung und finanzielle Ergebnisse denken, denken sie normalerweise an das Back Office. Aber das ist wirklich nicht mehr der Fall. Um einen Mehrwert zu schaffen, muss man eher an der Front arbeiten. Es geht um die Zusammenarbeit mit den Marketingteams, den Preisgestaltungsteams, den Vertriebsmitarbeitern und den Mitarbeitern im mittleren Büro. Dort kann man entweder die Effizienz steigern und mit weniger mehr erreichen oder mit demselben Aufwand mehr erreichen oder den Umsatz durch die Ausrichtung auf verschiedene Bereiche und verschiedene Chancen oder Projekte erhöhen.

Kenneth Fick ist der Senior Manager von MorganFranklin Consulting und der Präsident und CEO von Pierce the Fog Consulting, LLC. Verbinden Sie sich mit ihm auf LinkedIn.

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