Mittelständische Unternehmen, die in der Wahrheit von gestern verharren, verpassen die Wettbewerbsvorteile von heute

"Die Wahrheit von gestern ist die Wahrheit von heute", schreibt der ikonoklastische Bestsellerautor von Radical Honesty, Brad Blanton. "Selbst die befreiende Einsicht von gestern ist das Gefängnis der abgestandenen Erklärung von heute"

So sind die meisten mittelständischen Unternehmen (50 Millionen bis 1 Milliarde Dollar Umsatz) in dem veralteten Glauben gefangen, dass bessere Werkzeuge für die Finanzberichterstattung, Budgetierung und Planung nur für die größten Unternehmen effektiv sind.

Tatsächlich gibt es Tools für die Finanzplanung und -analyse (FP&A) auch für mittelständische Unternehmen und sie können einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten, indem sie Prozesse wie Budgetierung, Analyse, Planung und Berichterstattung drastisch beschleunigen und gleichzeitig Fehler und Auslassungen reduzieren. FP&A-Software ermöglicht dies durch die Automatisierung und Konsolidierung verschiedener Unternehmensdatenströme (Finanzen, Betrieb, Vertrieb usw.) in allen Abteilungen. Das Ergebnis ist, dass Daten nützlich werden, anstatt eine überwältigende Ressource zu sein, die zwar gesammelt, aber kaum genutzt wird.

Die meisten mittelständischen Unternehmen verwenden jedoch immer noch zeitaufwändige, fehleranfällige, auf Tabellenkalkulationen basierende Systeme für die Budgetierung, Planung und Finanzkonsolidierung und sind der Meinung, dass sie weder die Zeit noch die Ressourcen haben, um digitale Management-Tools zu implementieren, mit denen sie ihr Unternehmen besser führen können. Die häufigste Erklärung lautet: "Unsere Finanzleute sind zu sehr damit beschäftigt, unser Geschäft zu führen, um ein neues System einzuführen." In der Zwischenzeit sind diese hochqualifizierten Finanzfachleute kaum mehr als Büroangestellte, die unzählige Stunden damit verbringen, Daten und Formeln einzugeben und wieder einzugeben oder zwischen Zellen und Arbeitsblättern zu kopieren und einzufügen.

Die Automatisierung dieser Prozesse würde die Finanzfachleute von dieser im Grunde langweiligen Arbeit befreien und ihnen die Zeit geben, nützliche Analysen der Daten durchzuführen, um zu verstehen, welche Bereiche des Unternehmens rentabel sind, wo das Unternehmen Ressourcen investieren sollte, um die Rentabilität zu maximieren, und welche Prozesse die Produktivität behindern oder fördern. Sobald sie damit beginnen, entwickelt sich die Finanzabteilung von den Leuten, die berichten, was in der Vergangenheit passiert ist, zu den sprichwörtlichen Erbsenzählern. Stattdessen wird die Finanzabteilung zu einem Wertschöpfer im Unternehmen, der die strategische Ausrichtung mitbestimmen kann.

Betrachten Sie den monatlichen Berichtszyklus der meisten mittelständischen Unternehmen. Die Finanzabteilung importiert Daten aus allen Abteilungen. Allein die Beschaffung der Daten ist ein zeitaufwändiges Hin und Her, das oft mehrere Anfragen und Gespräche erfordert. Anschließend müssen die Daten kopiert und in Tabellenkalkulationen eingefügt oder neu eingegeben werden - ein Prozess, bei dem Fehler fast garantiert sind. Als Nächstes versuchen sie, die Daten einheitlich zu formatieren und sie in verschiedenen Arbeitsmappen zu verknüpfen. Das ist ein Prozess, der leicht fünf bis 10 lange Stundentage in Anspruch nimmt. Mit Automatisierung kann dies in ein paar Stunden erledigt werden.

Da die Finanzabteilung von der mühsamen Datenerfassung und -konsolidierung befreit ist, kann sie viel mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufwenden, z. B. für die Durchführung verschiedener Was-wäre-wenn-Szenarien. "Was wäre, wenn wir Ressourcen von Abteilung X nach Abteilung Y verlagern würden? Was wäre, wenn wir auf Direktvertrieb statt auf Vertriebskanalvertrieb umsteigen würden? Was wäre, wenn wir die Telekommunikationskosten um 8 Prozent senken würden? Etc."

In ähnlicher Weise sind die jährlichen Planungs- und Budgetierungsprozesse für die meisten mittelgroßen Finanzabteilungen ein Alptraum, der oft lange Nächte und Wochenenden im Büro erfordert. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Finanzmitarbeiter Monate mit dem jährlichen Budgetprozess verbringen . Dazu gehört das Entwerfen und Vorbereiten von Kalkulationstabellen, das Versenden an die Abteilungsleiter, das Erinnern an die Fälligkeit der Budgetzahlen, das Zurückerhalten der Kalkulationstabellen, das Kopieren von Daten zwischen den Kalkulationstabellen, das Validieren der aggregierten Zahlen, das Synchronisieren der Kalkulationsformate, das Übermitteln von Berichten an die Geschäftsleitung und möglicherweise das Wiederholen vieler dieser Aufgaben für verschiedene Szenarien. In vielen Fällen bleibt bis zur Fertigstellung des Budgets keine Zeit mehr, um zu prüfen, ob die Pläne glaubwürdig sind.

Umgekehrt berichten viele Unternehmen, die eine FP&A-Software eingeführt haben, dass sie einen dreimonatigen Budgetprozess auf drei Wochen verkürzen können. Neben den eindeutigen Vorteilen der Zeitersparnis führt der verbesserte Prozess auch zu ein genaueres Budget, das mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Es ermöglicht eine bessere Überprüfung, ob die veranschlagten Ressourcen realistisch sind, und verschafft Zeit, um festzustellen, ob es überschüssige Kosten gibt, die gesenkt werden können.

Für eine ordnungsgemäße Budgetierung, sei es jährlich, vierteljährlich oder auf einer rollierenden 12-Monats-Basis, wie es viele Unternehmen jetzt tun, benötigen die Managementteams des Mittelstands eine aufschlussreiche Analyse zuverlässiger und metrischer Daten. Sie brauchen auch die Zeit und die Informationen, um eine Vielzahl von Szenarien zu prüfen. Aber die meisten rennen weiterhin auf einer Tretmühle mit niedrigem Wert, unfähig, den möglichen Nutzen aus den Daten zu ziehen, die die Finanzabteilung durchlaufen, mit der unlogischen Erklärung, dass die Finanzabteilung keine Zeit hat, Dinge besser zu machen.

Große Unternehmen haben die Ressourcen, um große Enterprise Resource Planning-Systeme einzusetzen, aber der Mittelstand braucht eine andere Art von Tool, das nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern auch sofort einen Mehrwert schafft, ohne umfangreiche Anpassungen und Wartung. Mit der richtigen FP&A-Software, die geringwertige Prozesse automatisiert, können Managementteams im Mittelstand mehr Zeit damit verbringen, ihre analytischen Fähigkeiten zu nutzen, um Erkenntnisse über mehrere Variablen zu gewinnen. Trends und Abweichungen lassen sich leichter erkennen, wenn die Daten aktuell, vollständig und schnell verfügbar sind. Das gibt dem Management die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen.

Das Geschäftsumfeld und die einzelnen Unternehmen verändern sich ständig. Das Festhalten an der Wahrheit von gestern kann das größte Hindernis für den Erfolg von morgen sein.