Neue Technologien nutzen, um in Zeiten des Wandels erfolgreich zu sein

Warum wachsende Unternehmen in Finanzautomatisierung investieren müssen

Der aktuelle Stand der Finanzen

Im Finanzwesen vollzieht sich ein Wandel. Die Leiter der Finanzabteilung werden zu den Partnern des Unternehmens, die wir schon immer sein wollten. Wir führen Echtzeitanalysen durch, die aktuelle Geschäftsentscheidungen vorantreiben. All diese Daten, auf die wir jetzt Zugriff haben, verändern das Spiel. Wir verfügen über Echtzeitdaten, die in aufschlussreiche Berichte und Drilldown-Dashboards integriert sind, und haben alle Informationen, die wir brauchen, sofort zur Hand. Unsere Teams brauchen nur ein paar Knöpfe zu drücken und schon ist alles möglich. Oder? Leider ist die Realität weniger als 5% der Finanzteams auch nur annähernd die gleichen Erfahrungen machen. Der Abschluss der Bücher und die Erstellung von Prognosen dauern immer noch zu lange, so dass wir am Ende mit Tabellenkalkulationen und "Schätzungen" wenn wir schnell Entscheidungen treffen müssen. Wir verwenden die besten Daten, die wir haben, und nicht die echten, genauen und aktuellen Daten, die wir wirklich brauchen. Zu oft arbeiten wir noch mit "schnelle und schmutzige" analyse, oder "Back of the envelope" berechnungen.

Unsere Telefone haben genug Leistung, um Raumschiffe zum Mars zu schicken. Warum verwenden wir dann immer noch einzelne Tabellenkalkulationen, um unternehmenskritische Entscheidungen zu treffen?

Geringe Fortschritte bei der Planungsfähigkeit

Jetzt, da wir die immensen Herausforderungen der letzten 15 Monate hinter uns gelassen haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann, insbesondere im Finanzbereich. Eine Umfrage unter Finanzfachleuten aus über 500 Unternehmen in aller Welt hat Aufschluss darüber gegeben, wie sie im vergangenen Jahr gearbeitet haben, welche Instrumente sie eingesetzt haben und wie es um ihre Prognosefähigkeit bestellt ist. Es überrascht nicht, dass die Untersuchung bestätigte, dass der Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozess (PB&F) von allen Kernprozessen im Finanzwesen am stärksten gestört war. Die Unternehmen fanden es schwierig, in einer Zeit des Stresses und des Wandels schnell und genau neue Prognosen zu erstellen. Was haben die Umfrageergebnisse also ergeben? Insgesamt erstellen die Unternehmen ihre Prognosen schneller als in der Vergangenheit, aber die Genauigkeit hat sich verschlechtert. Zwei Drittel der Unternehmen können innerhalb einer Woche neue Prognosen erstellen, aber nur 39 % können die Erträge mit einer Genauigkeit von +/- 5 % vorhersagen. Satte 80 % können nicht länger als ein Jahr vorausschauen. In Anbetracht der Schocks in der Versorgungskette, die wir noch immer aus dem letzten Jahr kennen, rechtfertigt dies allein schon die Investition in bessere Prognosen!

Wie können wir flexibler werden und besser auf jede Art von Krise sowie auf die "normalen" geschäftlichen Veränderungen vorbereitet sein, mit denen wir regelmäßig konfrontiert werden, wie z. B. Übernahmen, disruptive Wettbewerber und sich ständig ändernde Geschäftsmodelle?

Szenario-Planung

Die Covid-19-Pandemie löste ein starkes Interesse an der Szenarioplanung aus, da die Führungskräfte nach einer besseren Möglichkeit suchten, für eine unsichere Zukunft zu planen. Unternehmen mit der Fähigkeit zur Szenarioplanung übertrafen alle anderen in Bezug auf Schnelligkeit und Genauigkeit der Prognosen. Und warum? Weil sie weniger auf Tabellenkalkulationen angewiesen sindweil sie bereits in spezielle Tools investiert haben. Sie sind nicht mit zu vielen Daten und zu wenig Informationen überlastet.

Ohne Automatisierung ist es fast unmöglich, mehrere Szenarien, Annahmen und Variablen gleichzeitig zu modellieren.

Warum haben also nur 4% der Unternehmen Zeit für die Szenarioplanung gefunden? Zu viele stecken in der Tabellenkalkulationshölle fest. Rolling Forecasts sind ein weiteres Instrument, mit dem Unternehmen ihre Planung flexibler gestalten können, doch die Akzeptanz ist mit nur 19%. Auch hier handelt es sich um eine weitere Technik, die in Tabellenkalkulationen nur schwer zu erstellen, zu pflegen und zu verwalten ist.

Daten müssen grundlegend verbessert werden

Die meisten Finanzverantwortlichen sind sich einig, dass die Daten verbessert werden müssen. Die Qualität der verwendeten Daten bestimmt die Qualität der Prognosen. Müll rein = Müll raus. Um die Datenqualität zu verbessern, müssen wir ein breiteres Netz auswerfen und operative Daten außerhalb der GL, Daten über Kundenbeziehungen und andere nicht-finanzielle Daten ermitteln, um unsere Prognosen zu verbessern. Die explosionsartige Zunahme von Social-Media-Daten ist ein Beispiel für neue Arten von Daten, die zur Erkennung von Trends und zur Erstellung von Prognosen genutzt werden können. Da der Datenpool immer größer wird, kann die Verwendung der richtigen Tools zur Analyse dieser verschiedenen Datentypen einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Externe Daten scheinen jedoch gegenüber internen Daten immer noch in den Hintergrund zu treten, was wahrscheinlich daran liegt, dass wir unsere internen Prozesse und Tools noch nicht optimiert haben, um diese Daten effizient zu erfassen.

Transformation verbessert die Agilität

Die Vorbereitung auf und die Bewältigung von Veränderungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Dennoch haben die meisten Unternehmen in den letzten drei Jahren keine größeren Änderungen an ihren PBF-Prozessen vorgenommen. Und das liegt nicht daran, dass keine Veränderungen notwendig wären! Um zu verstehen, wie sich Veränderungen auf die Agilität von Planung, Budgetierung und Prognosen auswirken, verglich die Studie die 5 % der Unternehmen, die ihre Funktionen vollständig umgestaltet haben, mit den 14 %, die in den letzten drei Jahren keine Anstrengungen unternommen haben. Was können wir von den 5 % der Transformationsführer lernen, die ihren PB&F-Prozess vollständig umgestellt haben? Wie sind sie in der Lage, ihre Daten als Unternehmenswert zu verwalten, anstatt von unzusammenhängenden Tabellenkalkulationen mit schlechter Datenverwaltung überwältigt zu werden? Sie haben diese gemeinsamen Elemente:

• Eine einzige Quelle der Wahrheit für ihre Daten, die aus einem zentralisierten Geschäftsmodell stammt, normalerweise in der Cloud
• Sie verwenden mehr fortschrittliche Tools wie KI und Visualisierung
• Sie legen großen Wert auf abschaffung von Tabellenkalkulationen für die Datenerfassung und Berichterstattung

Dies ermöglicht es ihnen, rollierende Prognosen, Zero-Based Budgeting und Szenarioplanung einzuführen. Unabhängig davon, ob Sie sich für alle oder nur für einige dieser Methoden entscheiden, sie ALLE tragen dazu bei, die Agilität des PBF-Prozesses zu erhöhen.

Wie Sie Ihre Planung agiler gestalten können

Wie können Sie also mit der Umsetzung dieser Änderungen beginnen? Es gibt keinen einfachen Knopf, und nur wenige Unternehmen scheinen die Zeit oder Energie für die massiven Umstellungsbemühungen zu haben, die diese Tools von Grund auf aufbauen. Es steht jedoch außer Frage, dass wir in der Lage sein müssen, unsere Einnahmen genau zu prognostizieren, das richtige Maß an Mitarbeitern und Zulieferern zu haben und über einen ausreichenden Cashflow zu verfügen, um das alles bezahlen zu können. Logischerweise wissen wir, dass wir das tun sollten, und wir wissen auch, dass es einen positiven ROI haben wird. Wo liegt also das Problem? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es in sehr manuellen Umgebungen so viel Arbeit erfordert, nur um die täglichen Aufgaben zu erledigen, dass es überwältigend erscheinen kann, auch nur daran zu denken, das sprichwörtliche neue Flugzeug zu bauen, während man so hart daran arbeitet, das alte zu fliegen. Haben Sie diesen Punkt erreicht?

Häufige Schmerzpunkte

Nachfolgend finden Sie einige der häufigsten Probleme in Teams, die ihre Prozesse und Systeme zu sehr manuell gestalten. Wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, ein Upgrade Ihrer Tools in Betracht zu ziehen. Wenn Sie versuchen, Ihre Prognosen mit den tatsächlichen Ergebnissen zu aktualisieren, stimmen die Daten aus der Finanziellen Vorausschau nicht mit den Prognoseannahmen überein. Die Prognosen wurden auf der Grundlage von Annahmen erstellt, die in der GL nicht enthalten sind. Die Abweichungsanalyse am Monatsende hilft Ihnen also nicht, die Veränderung Ihrer Prognosen zu erklären. Wie können Sie Ihre Prognosen aktualisieren, wenn Sie die Veränderungen bei den Ist-Werten nicht erklären können? Wenn Ihre Datensysteme nicht integriert sind, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie Ist-Daten erhalten, Ihre Analyse neu erstellen. Das dauert zu lange, so dass Sie dies nur einmal im Quartal tun, oder eher, wenn eine dramatische Veränderung dies erzwingt. Dann ist es zu spät. Sie haben die frühen Signale verpasst, die es Ihnen ermöglicht hätten, zu reagieren, und jetzt stecken Sie wieder in einer Krise und müssen reagieren. Wenn Ihre Daten und Systeme nicht integriert sind, verlassen Sie sich auf das institutionelle Gedächtnis der Mitarbeiter, die sich auf ihre "früheren Erfahrungen" berufen, um zu erkennen, was das Problem ist. Aber der Blick in den Rückspiegel reicht nicht mehr aus, um Antworten zu finden. Und es macht Sie noch verwundbarer, wenn Sie diese Mitarbeiter verlieren, denn jetzt ist Ihr institutionelles Wissen einfach zur Tür hinausgewandert. Das letzte Jahr hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, den Cashflow-Bedarf genau vorhersagen zu können AHEAD voraussagen zu können, um das richtige Maß an Anpassungen zu ermöglichen - sei es durch Kostensenkungen, Überbrückungsfinanzierung oder die Suche nach alternativen Einnahmequellen. Wenn Sie nur raten oder hoffen, dass Sie eine Krise überstehen werden, ist die Schlacht wahrscheinlich schon verloren. Sie wissen es nur noch nicht. Bei der Prüfung der Herausforderungen im Bereich der Prognosen müssen wir uns auch auf den Monatsabschluss konzentrieren - die Quelle eines Großteils unserer Daten.

Der Monatsabschluss ist die wichtigste Quelle für Ihre tatsächlichen Finanzdaten, die in die Prognosen einfließen.

Wenn Sie die Daten nicht auf der Ebene erfassen, die Sie für die Prognosen benötigen, werden Sie niemals einen Abgleich zwischen den Daten aus den verschiedenen Systemen vornehmen können. Wenn das Planungsteam die benötigten Daten nicht aus der Finanzbuchhaltung abrufen kann, holt es sich Berichte aus SalesForce, aus Vertriebswürfeln und aus anderen operativen Berichten. Und wenn die Daten nicht übereinstimmen, gibt es eine weitere Variable, die abgeglichen werden muss. Und wenn die vorgelagerten Geschäftsprozesse nicht diszipliniert genug sind, um die Daten in den richtigen Zeiträumen zu erfassen, kommt es zu zeitlichen Unterschieden und Aufholungen/Stornierungen, die so viel Rauschen um die Daten herum erzeugen, dass man froh sein kann, wenn man überhaupt die Signale erkennt, die einen vor Veränderungen warnen. Ein disziplinierter Monatsendprozess, der eng mit den vorgelagerten Geschäftsprozessen verzahnt ist, erfordert einen hohen Aufwand für die Erstellung und Pflege. Aber wenn er richtig gemacht wird, kann er sich in Form von sauberen, genauen Daten auszahlen, die in Ihren Prognoseprozess einfließen. Mit den richtigen Tools und der richtigen Automatisierung kann das Finanzteam seine Zeit mit der Analyse von Änderungen und der Hervorhebung von Signalen verbringen, auf die das Unternehmen reagieren muss, anstatt bis spät in die Nacht zu arbeiten, nur um die Zahlen in Einklang zu bringen.

Schaffung eines zentralisierten Geschäftsmodells

Wie können wir das besser machen, ohne alle unsere Systeme zu zerstören und von vorne anzufangen? Erstens: Sie müssen anfangen, Ihr Unternehmen und die Schlüsseldaten auf zentrale Weise zu betrachten. Es kann nicht sein, dass jedes Team seinen eigenen Satz von KPIs in seinen eigenen Tabellen hat. Sie müssen die kritischen KPIs auswählen, die von ALLEN genutzt werdenerfassen Sie sie, verfolgen Sie die Trends, und arbeiten Sie unternehmensweit zusammen. Vom Auftrag bis zur Kasse, von der Beschaffung bis zur Bezahlung und von den Personalprozessen. Das ist es, was EINE Quelle der Wahrheit bedeutet. Halten Sie die Daten sauber. Wenn Sie die Daten immer wieder in Tabellenkalkulationen eingeben, um das zu bekommen, was Sie brauchen, dann haben Sie nicht die Systeme, die Sie brauchen, oder Sie haben sie nicht richtig konfiguriert, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme ALLER unternehmenskritischen Tabellenkalkulationen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, und bestimmen Sie dann, WARUM die Tabellenkalkulation benötigt wird.

Wenn die Daten für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, dann lohnt es sich, in die richtigen Werkzeuge zu investieren, um sie richtig zu verarbeiten. Ist dies nicht der Fall, dann hören Sie auf, sie zu messen. Das folgende Flussdiagramm ist ein Beispiel dafür, wie Sie ALLE Ihre Prozesse im Finanzwesen integrieren können. Meiner Erfahrung nach konzentrieren sich die Planungsteams und die Berichterstattungsteams in der Regel auf unterschiedliche Prioritäten und Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Berichtsteam ist in der Regel mit dem Monats- oder Jahresende beschäftigt und blickt zurück, während das Planungsteam mit dem Unternehmen zusammenarbeitet und nach vorne schaut. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, sich auf die wichtigsten Einnahmen- und Ausgabentreiber für das Unternehmen als Ganzes zu einigen, und ALLE teams darüber aufklären, wie wichtig es ist, die kritischen KPIs bei jedem Schritt zu erfassen, dann können Sie die Daten viel nahtloser von einem Team an das andere weitergeben. Für diesen Teil brauchen Sie keine ausgefeilten Tools - es geht um die Disziplin, sich die Zeit zu nehmen, Ihren Prozess als integriertes Ganzes zu gestalten, anstatt einzelne Zyklen. Und wenn Sie das geschafft haben, haben Sie die Grundlage, die Sie brauchen, um die richtigen Planungstools erfolgreich zu implementieren.

Wichtigste Erkenntnisse

1 - Zentralisieren Sie Ihr Geschäftsmodell durch Integration Ihrer Prozesse und Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit. Die harte Arbeit besteht darin, Ihre Prozesse zwischen den Funktionen abzustimmen, um die Ineffizienz und Nacharbeit zu beseitigen, die dadurch entstehen, dass jedes Team für sich selbst entwirft. Aber der Lohn ist es wert! 2 - Es ist an der Zeit, sich von den Tabellenkalkulationen zu trennen. Sie werden nie aus der Excel-Hölle herauskommen, wenn Sie das nicht zu einer Priorität machen. 3 - Um mit der Tabellenkalkulationsgewohnheit zu brechenautomatisieren Sie mit den richtigen Tools. Es ist so wichtig, in diese Werkzeuge zu investieren, bevor uns die nächste Krise trifft. Es wird nie eine Zeit geben, in der es einfach ist, sondern nur eine Zeit, in der man es mit Entschlossenheit, Ressourcen und einer entsprechenden Priorität schaffen kann.

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