Null-Basis-Budgetierung: Was, Warum und Wie

Ist Ihr Finanzteam auf alles und jedes vorbereitet? Können Sie eine Budgetänderung an einem einzigen Tag umsetzen? Können Sie eine neue Gewinnprognose in weniger als einer Woche erstellen? Sind Ihre Prognosen durchweg genau?

Wenn nicht, was hält Sie davon ab?

Das Finanzwesen der Zukunft wird ein immer höheres Maß an Genauigkeit und Beweglichkeit erfordern. Aber was ist nötig, um erfolgreich zu sein? Laut unserer weltweiten Umfrage unter mehr als 500 Führungskräften aus dem Finanzbereich ist ein Schlüsselelement für viele Unternehmen die Zero-Based-Budgeting (ZBB).

Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, was ZBB ist, warum es wichtig ist und wie Sie damit beginnen können.

Was ist Zero-Based Budgeting?

ZBB ist eine Haushaltsplanung ohne Ballast. Es bedeutet, dass jeder Jahreshaushalt bei Null beginnt und die Annahmen über die Einnahmen des Vorjahres nicht übernommen werden. In der Praxis bedeutet dies, dass der Haushalt des letzten Jahres nicht als Ausgangspunkt verwendet wird. Stattdessen wird das Budget von Grund auf neu erstellt, basierend auf den Strategien und Zielen der Organisation.

Wie ZBB eine größere Genauigkeit liefert

Der Hauptvorteil von ZBB lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Genauigkeit. Warum stimmen die ZBB-Budgets in der Regel genau mit dem Geld überein? Das liegt an zwei Dingen: am Prozess und an den Erwartungen.

Genauigkeit durch Prozess

Der herkömmliche Budgetierungsprozess ist zwar effizient, aber nicht unglaublich genau. Das ist nicht weiter verwunderlich. Wenn ein Budget auf den Annahmen des letzten Budgets - und der Dutzenden davor - aufbaut, wird die Gültigkeit der Zahlen unweigerlich beeinträchtigt.

Relikte aus vergangenen Haushaltsplänen beeinträchtigen fast immer die Genauigkeit herkömmlicher Haushaltspläne. Zum Beispiel, wenn ein Abteilungsleiter den Posten "morepop" nicht erklären kann und nicht weiß, warum er dafür 25.000 $ benötigt. Aber da dieser Posten seit acht Jahren im Haushalt enthalten ist, muss er auch so bleiben.

Da der ZBB-Prozess bei Null anfängt, werden Sie Haushalte mit weniger Annahmen und weniger Schrott haben.

Genauigkeit durch Rechenschaftspflicht

Wenn die Abteilungsleiter begründen müssen, wie jede Ausgabe die Geschäftsziele unterstützt, werden sie bei der Budgetierung einen völlig anderen Ansatz verfolgen. Sie werden nicht einfach die Zahlen des letzten Jahres um ein paar Prozentpunkte nach oben oder unten korrigieren, sondern sich mehr Zeit nehmen, bevor sie die Zahlen in den Haushaltsplan übernehmen. Sie stützen sich auf die aktuellsten und umfassendsten Informationen, was bedeutet, dass die Zahlen bei der Veröffentlichung des Haushalts und während des gesamten Haushaltsjahres genauer sein werden.

Wie funktioniert das?

Versenden Sie normalerweise eine Haushaltsvorlage mit Zahlen an die Abteilungsleiter? Stellen Sie sich nun vor, Sie verschicken die Vorlage ohne Zahlen - nur mit Nullen - und sagen den Leuten, sie sollen es so nehmen, wie es ist.

Wie könnte das also aussehen? Angenommen, Ihr Unternehmen plant für das kommende Jahr eine große Produkteinführung. Ein Marketingleiter würde alles einkalkulieren, was er braucht, um die Markteinführung zur besten aller Zeiten zu machen - einschließlich Personal, Finanzierung von Kampagnen und Unterstützung durch Agenturen. In ähnlicher Weise würde der Betriebsleiter seine Ausgaben zur Unterstützung der Produkteinführung bewerten - z. B. die Notwendigkeit, die Ausrüstung umzurüsten oder neue Mitarbeiter einzustellen - und ein entsprechendes Budget aufstellen.

Die Erstellung des Budgets ist jedoch nur der erste Schritt. Dann muss das Budget genehmigt werden. Die Genehmigung des Budgets ist natürlich nichts Neues. Aber bei der ZBB kann der Genehmigungsprozess etwas intensiver sein. Es wird nicht einfach abgesegnet, nur weil das Budget einer Abteilung innerhalb des erwarteten Kostenrahmens liegt. Stattdessen sehen sich die Prüfer jeden einzelnen Posten und die damit verbundenen Kosten genau an. Und in der Regel gibt es viel mehr Fragen, was zu mehr Kommunikation, Zusammenarbeit und Überprüfungsrunden führt.

Wenn das alles nach mehr Arbeit klingt, dann ist es das auch. Aber wenn man diese zusätzliche Arbeit zu Beginn investiert, wird sie sich im Laufe des Jahres auszahlen.

Wie ZBB den gesamten FP&A-Prozess stärkt

Es ist wahrscheinlich nicht überraschend, dass Unternehmen, die ZBB einsetzen, Budgetänderungen extrem schnell umsetzen können - in der Regel in weniger als einem halben Tag. Aber es stellt sich heraus, dass ZBB noch einen weiteren Vorteil hat. Laut den Ergebnissen der Umfrage unter Finanzleitern aus dem Jahr 2021 erhöht ZBB auch die Flexibilität eines Unternehmens in anderen Aspekten von FP&A.

Vierundachtzig Prozent der Unternehmen, die ZBB verwenden, können ihre Gewinnprognosen in weniger als einer Woche erstellen, verglichen mit 51 % der Unternehmen, die dies nicht tun. Bei den Unternehmen, die ZBB einsetzen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Umsatz- und Gewinnprognosen innerhalb von +/- 5 % liegen, doppelt so hoch.

Woher weiß ich, ob mein Unternehmen dies tun sollte?

Ihr Unternehmen muss diese wichtige Frage beantworten: Ist ein wesentlich genaueres Budget die Zeit und Energie wert, die für die Einführung von ZBB im gesamten Unternehmen erforderlich sind?

Für einige Unternehmen ist die Antwort ein eindeutiges Ja. Unternehmen und große Unternehmen mit Budgets, die regelmäßig um mehr als 5 % abweichen, sollten ZBB unbedingt als Option in Betracht ziehen. Für kleinere Unternehmen, die weniger Ressourcen für den Prozess zur Verfügung haben, ist es möglicherweise nicht geeignet.

Was brauche ich für den Einstieg?

Wenn Sie der Meinung sind, dass ZBB für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sollten Sie bei der Implementierung mit Bedacht vorgehen und sicherstellen, dass Sie die nötige Zustimmung und Unterstützung erhalten, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen.

Engagement von Geschäftsführern

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von ZBB ist das Engagement und die Unterstützung auf den höchsten Ebenen des Unternehmens. Ein erfolgreicher ZBB-Prozess erfordert den Beitrag und die Beteiligung aller - insbesondere der Führungskräfte.

ZBB ist ein grundlegender Wechsel von der üblichen Budgetierung - und ein Wechsel, der von vielen Leuten viel mehr verlangt. Selbst wenn Ihre Abteilungsleiter derzeit an der Budgetierung teilnehmen, erfordert der Prozess in der Regel kein tiefes Eintauchen in die Kalkulation von Strategien und Taktiken. Und seien wir ehrlich, nicht jeder ist bereit, detaillierte Angaben zu machen, um die Kosten der einzelnen Posten zu rechtfertigen. Und das gilt nicht nur für die Abteilungsleiter - der ZBB-Prozess erfordert eine stärkere Beteiligung aller Prüfer. Ist die oberste Führungsebene daran interessiert, sich die Zeit zu nehmen, um alle Budgets im Detail zu prüfen und Ausgaben zu hinterfragen, die nicht mit den Geschäftsstrategien übereinstimmen?

Wenn Ihr Unternehmen ZBB anstrebt, sollten Sie es als Unternehmensinitiative von oben nach unten einführen - und sicherstellen, dass Sie den Nutzen für das Unternehmen und alle Beteiligten klar umreißen.

Neuer Prozess und Schulung

Bei der Einführung einer ZBB müssen Sie möglicherweise Ihr Finanzteam und die am Budgetierungsprozess beteiligten Personen schulen. Die Führungskräfte müssen lernen, wie man mit den Instrumenten umgeht. Die Finanzfachleute müssen einen Überblick darüber haben, wie die Dinge unternehmensweit ablaufen und wie die verschiedenen Abteilungen arbeiten.

Unterstützung durch die Technologie

Obwohl es theoretisch möglich ist, ZBB mit Tabellenkalkulationen zu implementieren, ist es viel einfacher, wenn man Technologie zur Seite hat. Ein Corporate Performance Management (CPM)-System kann den Budgetierungs- und Berichterstattungsprozess rationalisieren und automatisieren und so die manuelle Arbeit des Finanzteams drastisch reduzieren. Sie können das CPM-System zum Beispiel so konfigurieren, dass Änderungen an den Abteilungsbudgets automatisch in das Organisationsbudget einfließen.

Ein CPM-System unterstützt auch eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation und trägt dazu bei, dass die Budgets den Überprüfungsprozess ohne all die 5-Uhr-Besprechungen durchlaufen. Das CPM ist ein zentralisiertes System, so dass die Mitarbeiter jederzeit auf ein Budget zugreifen können, um den aktuellen Stand der Prüfung zu sehen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen. Sie können sogar zu früheren Versionen des Budgets zurückkehren, falls dies erforderlich ist.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mehr Genauigkeit und Flexibilität erreichen können

ZBB kann für jedes Unternehmen von großem Nutzen sein, aber seine eigentliche Stärke liegt in der symbiotischen Beziehung zwischen ZBB, rollierenden Prognosen und Szenarienplanung. Ihr Unternehmen kann vielleicht eine dieser Techniken mit manuellen Prozessen einführen, aber um diese Techniken - und die gesamte F&E - zu beherrschen, müssen Sie wahrscheinlich neue Technologien einführen, um den Prozess durch Automatisierung zu vereinfachen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Agilität und Genauigkeit Ihres FP&A-Prozesses verbessern können: Lesen Sie die2021Agility in Planning, Budgeting and Forecasting Survey.