Planung durch Ungewissheit

Software für Finanzplanung und -analyse (FP&A) ist eine von den meisten Analysten anerkannte Kategorie von Business-Software-Anwendungen (B2B). Diese Softwarekategorie ermöglicht es Unternehmen, die Beschränkungen von Tabellenkalkulationen zu überwinden und Finanzplanung, -berichterstattung und -analyse einfacher und in Zusammenarbeit durchzuführen. Je nach Anbieter wird sie auch als Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM) oder Business Performance Management (BPM) Software bezeichnet.

In diesem Whitepaper wird untersucht, wie die Marktvolatilität die Notwendigkeit der Unternehmensplanung unterstreicht, und diese Veränderungen werden in den Kontext der modernen F&A gestellt.

Wie sich die Planung verändert hat

Vor nicht allzu langer Zeit war die wichtigste (und oft einzige) Planungsaufgabe eines Unternehmens die Erstellung des Jahresbudgets. Die Budgetierung war ein formaler Prozess, der von der Finanzabteilung geleitet wurde und dessen Ergebnis ein Plan auf der Detailebene des Hauptbuchs war. Das Finanzteam legte das Budget dem Vorstand oder der Geschäftsleitung zur Genehmigung vor, was in vielen Unternehmen eine Ermächtigung zur Ausgabe darstellte. Wenn eine Ausgabe im Budget enthalten war, gingen die Manager davon aus, dass sie das Geld ausgeben konnten.

Das Jahresbudget war auch mit der Vergütung verknüpft, und die Prämien für die Abteilungen basierten in der Regel auf der Erreichung von Umsatzzielen. Dazu war es notwendig, Abweichungen zu berechnen - wenn 120 % des Budgets erreicht wurden, gab es einen höheren Bonus als wenn 110 % erreicht wurden.

Bei dieser Art, ein Unternehmen zu führen, ist die Planung relativ unwichtig. Die Erstellung des Budgets ist ein jährlicher Prozess, an dem hauptsächlich Finanzleute beteiligt sind. Die Mitarbeiter außerhalb des Finanzbereichs sind mehr mit ihrer variablen Vergütung und ihrer Fähigkeit, mehr Mitarbeiter einzustellen, beschäftigt.

Aber jetzt ändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen planen. Sie planen aus einer Vielzahl von Gründen detaillierter:

1. Moderne ERP-Systeme ermöglichen detailliertere oder "granularere" Daten im Hauptbuch. Finanzielle Transaktionen können vielen verschiedenen Berichtseinheiten zugeordnet werden, z. B. Abteilung, Projekt, Produkt usw.
2. Die Granularität kann sich auch auf die Zeit erstrecken. Anstatt nur einmal im Jahr zu planen, wollen die meisten Unternehmen Prognosen entweder vierteljährlich, monatlich oder (für Cash Forecasting) wöchentlich oder täglich erstellen.
3. Die monatliche Planung hat die Unternehmen dazu motiviert, über das laufende Geschäftsjahr hinauszugehen und jeden Monat entweder für volle 12 Monate im Voraus zu planen (rollierende Prognosen) oder die Planung zur Jahresmitte auf das gesamte folgende Jahr auszudehnen (Ziehharmonika-Planung).
4. Eine so detaillierte Berichterstattung kann sinnlos sein, wenn es keinen Plan gibt, mit dem sie verglichen werden kann. Daher sind die Unternehmen auch motiviert, auf einer detaillierteren Ebene zu planen, z. B. nach Projekten und Abteilungen. Bei den Personalkosten kann dies bedeuten, dass die Planung für einzelne Mitarbeiter oder auf der Ebene der Planstelle erfolgt.
5. Mit einer detaillierteren Planung sind aussagekräftigere Abweichungen möglich - nicht nur "der Jahresumsatz des Unternehmens ist um 10 % gestiegen", sondern "die Kosten für Zeitarbeitskräfte in der Region West liegen 15 % über dem Plan" oder "die operative Marge nach zwölf Monaten (TTM) ist in den letzten sechs Monaten gestiegen"

Unternehmen verwenden die beste FP&A-Software zur Planung, Berichterstattung und Analyse von Finanzdaten. Im Vergleich zu manuellen Tabellenkalkulationsalternativen können sie dies nicht nur detaillierter, sondern auch häufiger tun, so dass die Planungsprozesse genauer und zeitnäher sind. Das bedeutet, dass Unternehmen unter "normalen" wirtschaftlichen Bedingungen große Vorteile aus dem Einsatz von FP&A-Software ziehen.

Aber auch mit detaillierten Daten und häufiger Planung ist es nicht einfach, die Zukunft vorherzusagen. Fachleute aus der Wirtschaft, insbesondere Führungskräfte aus dem Finanzbereich, bevorzugen den höchstmöglichen Grad an Sicherheit - "wenn es in der Vergangenheit erfolgreich war, wird es auch in der Zukunft erfolgreich sein" - weil dies die Wahrscheinlichkeit maximiert, dass Pläne und Prognosen eingehalten werden.

Umgang mit Ungewissheit

Ungewissheit ist Planern ein Gräuel, denn sie erhöht die Risiken, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Unerwartete Ereignisse, wie z. B. ein wirtschaftlicher Abschwung, erschweren die Planung erheblich, erhöhen aber auch die Bedeutung der Fähigkeit, auf unerwartete Ereignisse durch eine häufigere Planung zu reagieren.

Die meisten Menschen kennen den Wall Street Crash von 1929, aber wer hat schon von der Kreditkrise von 1772 oder der Panik von 1907 gehört? Die Realität ist, dass wirtschaftliche Abschwünge nichts Neues sind und regelmäßig auftreten.

Die übliche Definition einer Rezession ist, dass die Wirtschaft in zwei oder mehr aufeinanderfolgenden Quartalen schrumpft. Dies ist eine Liste der Rezessionen in den USA seit den 1960er Jahren:

Ungefähr 1/7^th der Zeit, von 1960 bis 2020, befanden sich die Vereinigten Staaten in einer von neun Rezessionen. Jede Rezession dauert im Durchschnitt etwa 12 Monate, aber die Erholung kann leicht genauso lange dauern. Das bedeutet, dass die Auswirkungen dieser wirtschaftlichen Abschwünge und der damit verbundenen Erholungen bis zu einem Drittel der Zeit andauern können.

Wie kann sich ein Unternehmen also am besten auf wirtschaftliche Erschütterungen vorbereiten? Was sind die besten Praktiken?

Bewährte Praktiken der Planung

In Zeiten der Marktvolatilität ändert sich das Geschäftsumfeld. Die Planung ist dann viel wichtiger als in "normalen" Zeiten. Bei COVID-19 hat sich der Wandel schnell vollzogen, und die wirtschaftlichen Erwartungen scheinen sich fast jeden Monat zu ändern. Jedes Unternehmen wird Probleme bekommen, wenn "Planung" nur die Erstellung des Jahresbudgets bedeutet.

Während der COVID-19 haben die Kunden von Prophix davon profitiert, dass sie über Finanzmodelle für ihr Unternehmen verfügen.

Hier sind einige Beispiele:

Szenario-Planung - Ideal ist es, nicht nur eine "beste Schätzung" zu haben, sondern viele verschiedene mögliche Ergebnisse zu untersuchen, sowohl positive als auch negative.

Abweichungsanalyse - In einer Finanzkrise zeigt der Vergleich mehrerer geplanter Szenarien mit den Ereignissen auf der Makroebene, welches Szenario das wahrscheinlichste Ergebnis ist. Diese Art der Analyse gibt den Führungskräften ein besseres Gefühl dafür, was passiert.

Häufige rechtzeitige Prognosen - Wenn sich die externen wirtschaftlichen Bedingungen schnell ändern, ist es unerlässlich, neue Prognosen zu erstellen, sobald neue Daten verfügbar sind. zeitnah" bedeutet, dass ein neuer Reforecast innerhalb weniger Tage statt Wochen erstellt werden kann.

Cash-Prognosen - Wenn die Zeiten hart sind, ist Bargeld der König. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen der Lohnbuchhaltung und der Banken zu erfüllen. Dies kann eine monatliche, wöchentliche oder tägliche Planung erfordern.

Personalplanung - COVID-19 hat sich auf unterschiedliche Weise auf die Arbeitskosten ausgewirkt. Für viele Unternehmen bedeutete dies Entlassungen und Personalabbau. In anderen wurden die Gehälter der Mitarbeiter gekürzt, während einige Unternehmen schnell wuchsen und mehr Mitarbeiter einstellten. Jedes dieser Ergebnisse kann zu plötzlichen und substanziellen Veränderungen bei den Arbeitskosten führen, die nicht nur Löhne und Gehälter, sondern auch Lohnsteuern und andere Ausgaben umfassen.

Verfolgung der staatlichen Unterstützung - Während einer Rezession kann die staatliche Unterstützung in vielen verschiedenen Formen erfolgen und sich fast monatlich ändern. Bei der Unterstützung kann es sich beispielsweise um Darlehen für persönliche Schutzausrüstung (PSA), Lohnsicherungsprogramme oder staatliche Zuschüsse handeln.

Umsatzplanung - Einige Unternehmen importieren Umsatzprognosen aus ihrer CRM-Software (Customer Relationship Management), um nahezu in Echtzeit Prognosen zu erstellen. Änderungen im Ausgabeverhalten der Kunden beeinflussen die künftigen Einnahmen und zeigen, wo Ressourcen investiert werden sollten.

Es gibt nicht die eine magische Lösung. Unternehmen in verschiedenen Branchen müssen unterschiedliche Informationen berücksichtigen. Beispiele während COVID-19 sind:

1. Gemeinnützige Organisationen prognostizieren Veränderungen bei der Mittelbeschaffung und wie sich dies auf ihre Fähigkeit zur Durchführung von Programmen auswirken wird.
2. Bauunternehmen müssen über staatliche Projekte zur Ankurbelung der Wirtschaft Bescheid wissen und analysieren, wie diese ihrem Geschäft zugute kommen können.
3. Professionelle Sportmannschaften werden planen, wann sie wieder spielen können und in welcher Form dies geschehen wird. Die Fernseheinnahmen können weiterlaufen, aber die Einnahmen aus Eintrittsgeldern und Konzessionen können wegfallen.

In all diesen Branchen wird FP&A-Software für die Planung eingesetzt, und alle diese Beispiele beinhalten wichtige Änderungen in der Planung der Unternehmen. Um effektiv zu sein, muss die Planung flink (d. h. leicht zu ändern) und zeitnah (d. h. schnell zu beantworten) sein.

Aus diesem Grund haben die am besten geführten Unternehmen eine "Planungskultur", bei der die Planung nicht von stark manuellen Prozessen wie dem Kopieren und Einfügen von Tabellenkalkulationsformeln und -formaten abhängt. Die Erstellung eines neuen Szenarios oder einer Prognose ist beispielsweise ein wiederholbarer Prozess, der keine zeitaufwändige manuelle Eingabe erfordern sollte. Mit den richtigen Werkzeugen können Finanzfachleute mehr Zeit damit verbringen, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, indem sie verstehen, wie das Geschäft funktioniert.

Die Werkzeuge, die eine Planungskultur unterstützen, sind in FP&A-Softwarelösungen wie Prophix verfügbar. Best Practices für die Planung erfordern, dass der Planungsprozess schnell und zeitnah abläuft, und das ist nicht mehr nur ein Wunsch, sondern Realität.

Wirtschaftliche Unsicherheit ist nicht ungewöhnlich. Die Fähigkeit, ein Unternehmen durch Zeiten wirtschaftlicher Instabilität zu führen, erfordert eine flinke, zeitnahe Planung. Es ist jedoch wichtig, zwischen "Planung" und "dem Plan" zu unterscheiden.

Unternehmen sollten niemals sklavisch einem einzigen Plan folgen - dies ist die alte Art der Planung, bei der nur das Jahresbudget zählte. In der Realität ist es so, dass ein Plan, sobald er fertiggestellt ist, obsolet wird.

Das bedeutet aber nicht, dass Planung Zeitverschwendung ist. Der Akt der Planung selbst zwingt die Menschen dazu, darüber nachzudenken, was in der Zukunft passieren könnte, und gibt ihnen Einblick in die Risiken und Chancen, die sich aus der Navigation eines Unternehmens durch Zeiten der Marktunsicherheit ergeben.

Die am besten geführten Finanzabteilungen verfügen über eine Planungskultur, in der sie das Geschäft verstehen, schnell auf Veränderungen der externen Faktoren reagieren und die Unternehmensleitung dabei unterstützen, das Unternehmen durch turbulente Zeiten zu führen.